Konfigurera SharePoint eSignature

Obs!

SharePoint eSignature är tillgängligt för den amerikanska marknaden. Om en klientorganisations plats är USA är SharePoint eSignature tillgängligt för den klientorganisationen. För klienter med flera geo-aktiverade klienter som finns i USA är eSignature endast tillgängligt i hemgeo. SharePoint eSignature distribueras till andra regioner senare i år.

Förutsättningar

SharePoint eSignature-tjänsten konfigureras i administrationscentret för Microsoft 365. Du måste ha behörighet som global administratör eller SharePoint-administratör för att kunna komma åt administrationscentret för Microsoft 365 och konfigurera SharePoint eSignature. Innan du börjar ska du avgöra om den här funktionen är lämplig för dina behov genom att läsa avsnittet Innan du börjar.

Obs!

Om du kommer att begära signaturer från externa mottagare måste du aktivera Microsoft Entra B2B-integrering för SharePoint och OneDrive och gästdelning. Externa mottagare är personer utanför organisationen och skulle registreras som gäster i din klientorganisation. Microsoft Entra B2B tillhandahåller autentisering och hantering av gäster. Mer information finns i Externa mottagare senare i den här artikeln.

Konfigurera SharePoint eSignature

1. I administrationscentret för Microsoft 365 väljer du Installation och sedan Använd innehålls-AI med Microsoft Syntex.

2. På sidan Använd innehålls-AI med Microsoft Syntex väljer du Hantera Microsoft Syntex.

3. På sidan Hantera Microsoft Syntex väljer du eSignature.

4. För befintliga kunder läser du användningsvillkoren och väljer sedan Aktivera för att aktivera tjänsten.

5. För nya Syntex-kunder aktiveras SharePoint eSignature-tjänsten när du har angett din faktureringsinformation och accepterat användningsvillkoren. På sidan eSignature :

   • Om du vill inaktivera tjänsten väljer du Inaktivera.
   • Information om hur du hanterar vilka webbplatser som tjänsten är tillgänglig finns i Hantera webbplatser.

Hantera webbplatser

Som standard är SharePoint eSignature aktiverat för bibliotek på alla SharePoint-webbplatser. Följ de här stegen för att begränsa vilka webbplatser som användare kan använda eSignature.

1. På sidan Hantera Microsoft Syntex väljer du eSignature.

2. På panelen eSignature går du till SharePoint-bibliotek där Syntex eSignature är aktiverat och väljer Välj webbplatser.

   a. Välj vilken webbplats eller vilka webbplatser som den här tjänsten ska aktiveras för.

   b. Om du vill begränsa användaråtkomsten till den här tjänsten väljer du Inga SharePoint-bibliotek eller -bibliotek på valda webbplatser och följer anvisningarna för att antingen välja webbplatser eller ladda upp en CSV med högst 100 webbplatser. Se till att lägga till webbplatsen för innehållscentret om du vill att den ska inkluderas. Du kan sedan hantera behörigheter för webbplatsåtkomst för de webbplatser som du har valt.

   c. Välj Spara.

Obs!

Den första eSignature-begäran i en Microsoft 365-klientorganisation kan ta lite längre tid att köra än vanligt. Det kan ta några sekunder till några minuter. Efterföljande begäranden körs dock normalt. Vi rekommenderar att administratörer skapar den första eSignature-begäran på en SharePoint-webbplats som det sista installationssteget.

Inaktivera eSignature

1. På sidan Hantera Microsoft Syntex väljer du eSignature.

2. Om SharePoint eSignature är aktiverat visas knappen Inaktivera . Om du vill inaktivera SharePoint eSignature väljer du Inaktivera.

Externa mottagare

Microsoft Entra B2B

Microsoft Entra B2B tillhandahåller autentisering och hantering av gäster. Externa undertecknare eller mottagare betraktas som gäster i din klientorganisation. För att kunna skicka begäranden till undertecknare utanför organisationen måste du aktivera Microsoft Entra B2B-integrering för SharePoint och OneDrive.

Autentisering

Externa mottagare kan behöva autentisera sig innan de kan komma åt ett dokument för signering. Vilken typ av autentisering som krävs av de externa mottagarna beror på konfigurationen för gästanvändare på SharePoint-nivå eller på klientorganisationsnivå. Om den externa användaren tillhör en organisation med en Microsoft 365-klientorganisation är det dessutom möjligt att organisationens konfiguration påverkar deras autentiseringsupplevelse när de försöker signera dokumentet. Mer information finns i Samarbete med gäster på en webbplats.

Villkorlig åtkomst

Viss villkorlig åtkomst kan avgöra om externa mottagare (undertecknare utanför organisationen eller Microsoft 365-klientorganisationen) kommer att kunna signera ett dokument. Beroende på administratörskonfigurationen kanske externa undertecknare inte kan komma åt och läsa dokumentet för signering. I vissa andra fall kanske de kan komma åt dokumentet för signering, men signeringsåtgärden misslyckas. Ett vanligt sätt att lösa detta är att lägga till Microsoft eSignature Service i listan över godkända appar via administrationscentret för Microsoft Entra.

Dokumentlagring och kvarhållning

Dokumentlagring

Med SharePoint eSignature kan en beställare starta en signaturbegäran från ett PDF-dokument som sparas i ett SharePoint-bibliotek där eSignature har aktiverats. När alla nödvändiga parter har signerats sparar SharePoint eSignature-tjänsten en kopia av det signerade dokumentet i mappen för det ursprungliga dokumentet (ursprunglig mapp). Avsändaren meddelas i ett e-postmeddelande som innehåller en länk för att visa dokumentet och en separat länk till SharePoint-mappen där det signerade dokumentet sparades.

Innan en signaturbegäran skickas och när begäran har slutförts görs vissa kontroller för att säkerställa att avsändaren har behörighet att skriva till dokumentet och den ursprungliga mappen. Om behörigheten ändras när signaturbegäran pågår kanske tjänsten inte kan spara en kopia av det signerade dokumentet i den ursprungliga mappen. Den här händelsen kan inträffa när:

• Avsändaren av begäran har inte längre åtkomst till den ursprungliga mappen. Avsändarens åtkomst har till exempel återkallats av ägaren till den ursprungliga mappen eller en SharePoint-administratör.

• Den första skrivbehörigheten för avsändaren till den ursprungliga mappen nedgraderades till att endast visa.

• Den ursprungliga mappen har tagits bort.

Dokumentkvarhållning

När en signaturbegäran skapas för ett dokument i SharePoint skapar SharePoint eSignature-tjänsten en fungerande kopia av dokumentet. Det är den här arbetskopian som skickas ut till alla mottagare för signering, och det är så avsändaren kan spåra statusen för sina begäranden. Arbetskopian av begäran lagras i ett dolt dokumentbibliotek i SharePoint. Signaturen kommer endast att läggas till i arbetskopian av begärandedokumentet efter att alla parter har undertecknat; Annars visas den som osignerad även om någon av parterna har lagt till sin signatur.

Arbetskopian av begäran lagras och behålls i fem år eller i enlighet med den kvarhållningsprincip för dokument som har konfigurerats av SharePoint- eller klientadministratören. Läs mer om kvarhållningsprinciper.

Url-länkar i e-post upphör att gälla

Varje e-postmeddelande som skickas i förhållande till en signaturbegäran innehåller en URL-länk som gör att mottagaren kan visa, granska och signera dokumentet. När en begäran når ett terminaltillstånd (när statusen är Slutförd, Avbruten eller Nekad) har mottagaren 30 dagar på sig att visa, ladda ned och lagra dokumentet på en önskad plats. När länken har upphört att gälla kan den inte längre användas för att komma åt dokumentet.

Om en avsändare avbryter en begäran förlorar mottagarna omedelbart åtkomsten till begärandedokumentet för mer skydd. E-postmeddelandet som tas emot av mottagarna innehåller ingen URL-länk för att visa begäran.