Dela via

Lösa problem med e-postarkiv och borttagning när du använder kvarhållningsprinciper

  • Artikel
  • Gäller för:
    Exchange Online, Microsoft Purview

Den här artikeln utforskar några vanliga problem som förhindrar hantering av meddelandeposter (MRM) från att korrekt ta bort eller arkivera e-postmeddelanden i Exchange Online. Den innehåller också steg för att identifiera rotorsaken och lösa problemen.

Obs!

  • De här felsökningsstegen gäller även för Exchange-hybriddistributioner där den primära postlådan finns lokalt och arkivpostlådan finns i Exchange Online. I sådana distributioner utför du dessa steg med hjälp av det lokala Exchange Management Shell.
  • I Exchange Online är MFA (Managed Folder Assistant) inställt på att bearbeta postlådor minst en gång var sjunde dag. Även om MFA vanligtvis bearbetar postlådor varje dag kan processen ta upp till sju dagar att slutföra. I stället för att vänta på att processen ska köras kan du tvinga den genom att köra cmdleten Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> .
  • MRM bearbetar inte postlådor som är mindre än 10 MB.
  • Om kontot är inaktiverat och postlådetypen är vanlig bearbetas inte postlådan av MRM. Därför visas inte efterföljande undantag i diagnostikloggarna för postlåda för undantagsspårning.

Vanliga orsaker

Det finns flera orsaker till varför MRM kanske inte bearbetar en postlåda som förväntat. Till exempel:

  • Postlådan placeras i kvarhållningsspärr. Det innebär att egenskapen RetentionHoldEnabled för postlådan är inställd på True. Postlådan migreras till exempel med hjälp av PST-importtjänsten.
  • Egenskapen ElcProcessingDisabled för postlådan är inställd på Sant. Den här inställningen förhindrar att MFA bearbetar postlådan alls.
  • Postlådan har en kvarhållningstagg tillämpad, men taggen är för närvarande inaktiverad. Därför arkiveras eller tas meddelanden i postlådan aldrig bort.
  • Postlådan som ska bearbetas är stor och innehåller många objekt. Detta kan göra att MFA arkiverar eller tar bort innehåll i långsammare takt.
  • Kvarhållningsprincipen som tillämpas på postlådan innehåller endast personliga taggar. Om användaren inte tillämpar dessa taggar manuellt kanske MRM inte bearbetar postlådan.

Felsökning

Kontrollera egenskapen RetentionHoldEnabled för postlådan

Använd cmdleten Get-Mailbox för att hämta egenskapen RetentionHoldEnabled för postlådan. Om egenskapen är inställd på Sant anger du värdet Falskt.

Kontrollera egenskapen ElcProcessingDisabled för postlådan

Använd cmdleten Get-Mailbox för att hämta egenskapen ElcProcessingDisabled för postlådan. Om egenskapen är inställd på Sant anger du värdet Falskt. Mer information om den här egenskapen finns i Skillnaden mellan ElcProcessingDisabled och RetentionHoldEnabled.

Granska kvarhållningsprinciperna och taggarna som tillämpas på postlådan

Använd cmdletarna Get-RetentionPolicyTag, Get-RetentionPolicy och Get-Mailbox för att kontrollera kvarhållningsprinciper och taggar som har tilldelats till den berörda postlådan.

Här är några exempel:

  • Om du vill hämta alla kvarhållningsprinciper för din Exchange Online klientorganisation kör du följande cmdlet:

    Get-RetentionPolicy

  • Kontrollera vilka principtaggar som läggs till i DEN MRM-princip som har tilldelats postlådan genom att köra följande cmdlet:

    Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks

  • Kör följande cmdlet för att hämta egenskapen RetentionHoldEnabled för postlådan och den tilldelade kvarhållningsprincipen:

    Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*

  • Om du vill kontrollera vilka personliga kvarhållningstaggar som användaren har valt utöver de som redan ingår i den tilldelade kvarhållningsprincipen kör du följande cmdlet:

    Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox

  • Om du vill granska information om en viss kvarhållningsprinciptagg kör du följande cmdlet:

    Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl

Var uppmärksam på kvarhållningstaggar som är inaktiverade eller som har åtgärderna inställda på att aldrig flyttas till arkivering eller aldrig tas bort. Varaktigheten som tilldelas till en tagg är en viktig faktor för att fastställa dess prioritet. Kontrollera därför taggar som har den längsta tidsperioden, till exempel att aldrig gå till arkivering eller aldrig ta bort, eftersom dessa taggar har företräde framför andra taggar som tillämpas.

Obs!

Standardprinciptaggen för arkivering som gäller för hela postlådan gäller även för Kalender, Uppgifter och Anteckningar. Du kan inte använda en personlig arkivtagg som aldrig flyttar till arkivåtgärden för dessa mappar. Undantag: Du kan använda taggar för anteckningar med hjälp av Outlook på webben. Mer information finns i Standardmappar som stöder kvarhållningsprinciptaggar.

Sök efter standardarkiv och standardkvarhållning för postlådan

Kontrollera om taggen Standardarkiv eller Standardkvarhållningsprincip tillämpas på postlådan. Om så är det kontrollerar du att:

  • Inga personliga arkiv- eller kvarhållningstaggar har tidigare tillämpats på mappar som aldrig har flyttats till arkivering eller aldrig tagit bort åtgärder.
  • Inga inaktiverade eller standardarkiv- eller kvarhållningstaggar har tillämpats på hela postlådan.
  • Standardarkivtaggen (eller andra principtaggar som har tillämpats) finns i listan över kvarhållningsprinciptaggar som finns i egenskapen PR_ROAMING_XMLSTREAM. Ta bort IPM om någon tagg saknas. Configuration.MRM-meddelande som innehåller egenskapen PR_ROAMING_XMLSTREAM och använd cmdleten Start-ManagedFolderAssistant tillsammans med växeln -FullCrawl för den berörda postlådan. När du gör detta återskapas IPM. Configuration.MRM dolt meddelande och uppdaterar PR_ROAMING_XMLSTREAM för att ha den nya principtaggen.

Du kan använda MFCMAPI för att kontrollera egenskapen PR_ROAMING_XMLSTREAM genom att följa dessa steg:

  1. Konfigurera den berörda postlådan i Outlook.
  2. Ladda ned MFCMAPI. Om du använder 64-bitarsversionen av Outlook laddar du ned 64-bitarsversionen. Annars laddar du ned 32-bitarsversionen.
  3. Öppna MFCMAPI, välj Verktygsalternativ> och välj sedan MAPI_NO_CACHE och MDB_ONLINE.
  4. VäljSessionsinloggning>, välj den profil som innehåller den berörda postlådan och välj sedan OK.
  5. Dubbelklicka på den berörda postlådan och expandera Rotcontainern>överst i informationsarkivet.
  6. Under Överst i informationsarkivet (eller motsvarande om användarpostlådan är inställd på ett annat språk än engelska) högerklickar du på Inkorgen och väljer sedan Öppna den associerade innehållstabellen.
  7. Sortera det övre fönstret efter kolumnen Meddelandeklass och välj sedan IPM. Configuration.MRM.
  8. I den nedre rutan sorterar du efter kolumnen Namn och letar sedan upp egenskapen PR_ROAMING_XMLSTREAM .
  9. Dubbelklicka på PR_ROAMING_XMLSTREAM, kopiera XML-koden i avsnittet Text , klistra in den i Anteckningar och spara sedan innehållet som en .xml fil.
  10. Öppna filen .xml i en webbläsare för att se de faktiska kvarhållningsprinciptaggar som tillämpas på postlådan.

Sök efter personliga taggar som tillämpas på mappar eller enskilda objekt

Du kan också använda MFCMAPI för att kontrollera om personliga arkiv- eller kvarhållningstaggar tillämpas korrekt på mappar. Det gör du genom att använda liknande steg som nämns ovan, markera den berörda mappen och kontrollera dess egenskaper för arkivtaggar eller kvarhållningstaggar. Du kan också göra detta för enskilda e-postmeddelanden.

Om du har att göra med en standardprincip för arkivering som gäller för hela postlådan visas inga egenskaper för arkivprinciper, till exempel:

  • PR_ARCHIVE_TAG
  • PR_ARCHIVE_PERIOD
  • PR_ARCHIVE_DATE
  • PR_POLICY_TAG
  • PR_RETENTION_DATE

Dessa egenskaper visas bara om en personlig arkivtagg, standardmappkvarhållningstagg eller personlig kvarhållningstagg används.

Samla in den primära postlådan och arkivpostlådans mappstatistik

Om du vill samla in information om de äldsta objekten och principerna som tillämpas kör du följande kommandon:

  • För den primära postlådan:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv

  • För arkivpostlådan:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv

Leta efter objektet som har det tidigaste mottagna datumet i en viss mapp i kommandots utdata. Använd följande vägledning:

  • Kontrollera OldestItemReceivedDate för alla mappar som finns överst i informationsarkivet, inklusive Inkorgen, Skickade objekt, Skräppost Email och någon av deras användarskapade undermappar. Exkludera borttagna objekt, kontakter, kalender (endast återkommande möten) och Uppgifter (endast återkommande aktiviteter). Jämför sedan värdet OldestItemReceivedDate med värdet för kvarhållningsåldern som anges i den icke-fungerande principen.

    Obs!

    • Mer information om borttagna objekt, återkommande kalenderobjekt och uppgifter finns i Fastställa ålder för olika typer av objekt.
    • Kontakter bearbetas inte av kvarhållningsprinciper eftersom de inte har någon start- eller förfallodatumstämpel.

  • För objekt som finns i mappen Återställningsbara objekt kontrollerar du i stället egenskapen OldestItemLastModifiedDate och jämför den med egenskapen RetainDeletedItemsFor som har angetts för den berörda postlådan.

I utdata kontrollerar du också vilka principer som tillämpas på mapparna och avgör om inaktiverade personliga taggar, aktiva personliga taggar eller till och med principer för kvarhållningsefterlevnad åsidosätter den förväntade principen. Granska följande kolumner:

  • DeletePolicy
  • ArchivePolicy
  • CompliancePolicy
  • RetentionFlags

De här kolumnerna anger om en kvarhållningstagg för standardmappar, en personlig kvarhållningstagg eller en personlig arkivtagg tillämpas på mapparna. Kolumnen RetentionFlags kan också visa:

  • Om en explicit kvarhållningstagg eller arkivtagg tillämpas (explicita taggar anger att principerna tillämpas manuellt och inte ärvs)
  • Om mappen måste genomsökas på nytt av MFA

Obs!

Principer som tillämpas på mappar i arkivpostlådan ärvs vanligtvis från mapparna i den primära postlådan. Användare kan dock använda en annan personlig tagg i en mapp i arkivpostlådan. Mer information finns i Tillämpa en kvarhållningstagg på en mapp i arkivet.

Kontrollera MRM-diagnostikloggarna

Samla in MRM-diagnostikloggen genom att köra följande PowerShell-kommando:

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

Granska loggen för att ta reda på om det uppstod några fel när MFA bearbetade postlådan. Kontrollera datumet för det senaste felet för att fastställa dess relevans för det aktuella problemet.

Obs!

Om loggen innehåller felmeddelanden om att resursen inte är felfri innebär det att bearbetningen av postlådan begränsas. På grund av storleken på postlådan och antalet objekt som den innehåller bearbetar MRM postlådan mycket långsamt. Tyvärr går det inte att begränsa när du arbetar med stora postlådor.

Om du inte ser några loggar och du får ett felmeddelande om att inga loggar hittades innebär det att MRM har bearbetat postlådan utan fel.

Du bör också kontrollera följande ytterligare egenskaper som kan ange om MFA har bearbetat innehållet i postlådan:

  • ElcLastRunUpdatedItemCount: Antalet enskilda objekt som taggats eller inte taggats av MFA vid den senaste körningen
  • ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount: Antalet objekt som MFA uppdaterade med en arkivtagg vid den senaste körningen
  • ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount: Antalet objekt som MFA uppdaterade med taggen expiry (delete) vid den senaste körningen
  • ElcLastRunDeletedFromRootItemCount: Antalet objekt från mappen Borttagna objekt som har upphört att gälla och som automatiskt har flyttats till mappen Återställningsbara objekt
  • ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount: Antalet objekt som MFA tog bort från mappen Återställningsbara objekt vid den senaste körningen
  • ElcLastRunArchivedFromRootItemCount: Antalet objekt som har flyttats från Inkorgen eller Överst i informationsarkivet för den primära postlådan till Inkorgen eller Överst i arkivpostlådan
  • ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount: Antalet objekt som har flyttats från mappen Återställningsbara objekt i den primära postlådan till mappen Återställningsbara objekt i arkivpostlådan
  • ElcLastSuccessTimestamp: Den senaste gången som MFA bearbetade postlådan utan fel (vid MRM-begränsning kan dessa fel vara tillfälliga. Det innebär att objekt fortsätter att flyttas eller tas bort, men i långsammare takt än vanligt.)

Om du vill hämta dessa egenskaper kör du följande PowerShell-kommandon. Dessa kommandon parsar XML och returnerar de Email livscykelrelaterade egenskaper som börjar med "Elc".

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

Om du fortfarande inte kan lösa problemet kontaktar du Microsoft Support.

Metodtips

Vi rekommenderar att du aktiverar arkivpostlådan för ett konto omedelbart efter att den har placerats i bevarande av juridiska skäl. Detta gäller särskilt om användaren har mycket e-posttrafik. Om du gör det kan du förhindra att mappen Återställningsbara objekt blir full och låter användarna fortsätta att kunna ta bort objekt från sin primära postlåda. Dessutom rekommenderar vi att du aktiverar automatisk utökning av arkivering, beroende på användarens Microsoft 365-licens.

Observera att mappen Återställningsbara objekt för den primära postlådan inte bör ha den maximala kvoten eftersom den också kan hindra MRM från att flytta objekt till arkivet. Mer information om gränser för postlådemappar och lagringsgränser för postlådor finns i Exchange Online gränser.