Skriv ett e-postmeddelande med Copilot

När du skriver utkast till e-postmeddelanden till kunder kan Copilot ge förslag på hur de blir tydliga, koncisa och engagerande.

Granska alltid svaret Copilot genererar innan du skickar e-postmeddelandet till kunden.

Förutsättningar

• Din administratör har aktiverat funktionen.
• Du har de behörigheter som krävs för att använda Copilot.

Navigering

När du loggar in på ett CRM-system som inte kommer från Microsoft kan du komma åt funktionen på följande sätt:

• Öppna ett e-postmeddelande som är länkat till ett ärende i CRM.
• Starta den inbäddade upplevelsen och logga sedan in på ditt Dynamics-konto.
• I hjälpfönstret Copilot som visas väljer du Skriv ett e-postmeddelande.

Använd Copilot för att skapa ett e-postmeddelande

Du kan använda de fördefinierade prompterna för att skapa e-postutkast på fliken Skriv ett e-postmeddelande i Copilot-hjälpfönstret:

• Föreslå ett samtal: Skriver ett utkast på svar som föreslår ett samtal med kunden samma dag eller nästa dag.
• Begär mer information: Skriver ett utkast på svar som begär mer information från kunden för att lösa problemet.
• Engagera dig i feedback: Skriver ett utkast på ett empatiskt svar till en kund som har ett klagomål.
• Tillhandahåll produkt-/serviceinformation: Skriver ett utkast på ett svar som ger information eller svar på kundfrågor om en viss produkt eller tjänst.
• Lös kundens problem: Utarbetar ett svar som ger en lösning, och lösningssteg, om tillämpligt – på kundens problem.
• Anpassad: Låter dig ge din egen fråga för svaret.

Anmärkning

• Om kunskapsbasen inte är aktiverad ser du endast prompterna Föreslå ett samtal, Begär mer information, Engagera dig i feedback och Anpassat.

Granska förslag på svar

När du väljer en av de fördefinierade anvisningarna genererar Copilot ett förslag på svar som visas i användargränssnittet. Du kan också se infogade citat som visar den kunskapsbas som Copilot hämtade svaret från. När du för muspekaren över källhänvisningen kan du visa en infogade länk till källan. Du kan välja Sluta svara för att stoppa Copilot från att skapa e-postutkastet. I appen visas prompter för att börja om.

Du kan välja ikonen Justera med Copilot om du vill ändra längden och tonaliteten på svaret på engelska. Gör följande:

Längd: Välj Kort, Medel eller Lång för att gruppera eller expandera texten.
Ton: Välj Vänlig, Professionell eller Formell om du vill justera tonen i texten.

Så använder Copilot kunskapsbasen och webbkällor

Om administratören har aktiverat interna kunskapskällor utförs följande åtgärder:

• Copilot använder interna kunskapsbaskällor och söker i den interna kunskapsbasen.
• Appen visar de kunskapskällor som används för att skapa utkast när du väljer Sök efter källor.
• När du använder en Anpassad prompt för att ytterligare förfina svaret visas växlingsknappen Använd kunskapsbas och som anges till På. Du kan växla till Av om du vill inaktivera kunskapsbaskällor.

Använd svaren

Om du vill använda utkastet som Copilot genererar utför du följande åtgärder: – Välj Redigera för att ytterligare förfina svaret. – Välj Översätt för att översätta svaret till ett annat språk. – Välj Kopiera för att kopiera svaret och klistra sedan in det i e-postmeddelandets brödtext.

Börja om

Om du vill återgå till prompter väljer du Börja om längst ned i rutan Copilot.

Översätta svar

Om översättning har aktiverats kan du välja Översätt och sedan välja önskat språk för att översätta svaret till det språket. Du kan också välja Visa original för att översätta svaret tillbaka till originalspråket.