Anpassa formulär och fält

Som en administratör kan du anpassa CRM-informationen som visas i Copilot for Sales så att säljarna får en mer relevant vy.

CRM-formulär och fältanpassning är miljöspecifika – varje miljö har sin egen uppsättning konfigurationer. Kontakt-, affärsmöjlighets- och kontoposttyper är tillgängliga som standard. Du kan lägga till andra medföljande och anpassade posttyper och ta även bort dem när de inte behövs.

Copilot for Sales-formulär och listor baseras på CRM-vyer. En vy definierar listan över kolumner som ska visas, hur listan med poster sorteras som standard och vilka standardfilter som används för att begränsa vilka poster som ska visas i listan. För posttyperna Konto och Affärsmöjlighet är det inte obligatoriskt att välja en vy. Om du inte väljer en vy används standardvyn. För andra posttyper måste du välja en vy.

Kommentar

Du kan inte välja en vy för posttypen Kontakt.

Ändringar som görs i posttyper återspeglas i fönstret Copilot for Sales i Outlook, Copilot for Sales-panelen i Microsoft Teams och Adaptiva kort som delas i Teams-chatt. När du sparar Outlook-aktiviteter (e-postmeddelanden och möten) från Copilot for Sales till ditt CRM-system kan du söka efter poster av de posttyper som lagts till och ansluta aktiviteten till posten. När du använder Copilot for Sales appen för Teams via meddelandetillägg kan du söka efter poster för de posttyper som lagts till.

Postnamn, fältnamn och obligatoriska fält visas när de definieras i CRM.

Viktigt!

Termen posttyp i den här artikeln avser ett Salesforce-objekt i Copilot for Sales. Vilken term som visas i användargränssnittet beror på vilket CRM-system du är ansluten till. Om du är ansluten till Dynamics 365 visas posttyp. Om du är ansluten till Salesforce visas objektet.

Anteckning	Beskrivning
1	Välj för att anpassa formulär och fält.
2	Lägg till en ny anpassad eller medföljande posttyp. Mer information: Lägg till en ny posttyp
3	Uppdatera data från CRM. Mer information: Uppdatera data från CRM
4	Posttyper som lagts till i Copilot for Sales.
5	CRM-vy som används för att kontrollera formuläret för posttyp. Mer information: Ändra vy för en posttyp

Du kan välja en posttyp du vill visa och redigera inställningarna för den.

Förutsättningar

CRM-administratörer måste få administratörsinställningar från Copilot for Sales-appen i Teams. Mer information: Administratörsinställningar för Copilot for Sales

Lägga till en posttyp (eller ett Salesforce-objekt)

Du kan lägga till en ny anpassad eller medföljande posttyper till Copilot for Sales. Du kan till exempel lägga till en anpassad posttyp kallas Projekt för att spåra projekt. Du kan lägga till maximalt 10 posttyper.

Viktigt!

Termen posttyp avser ett Salesforce-objekt i Copilot for Sales.

1. I Copilot for Sales administratörsinställningar, välj Formulär.

2. Välj Lägg till en posttyp or Lägg till ett objekt.

3. I fönstret Lägg till en posttyp orn Lägg till ett objekt markerar du posttyp ska läggas till och väljer sedan Nästa.

   Kommentar

   • Endast posttyper som är relaterade till en tillgänglig posttyp visas. Kontakt-, konto- och affärsmöjlighetsposttyper är till exempel tillgängliga som standard, så du kan lägga till andra medföljande och anpassade posttyper som är relaterade till dessa posttyper.
   • Du kan bara lägga till en posttyp åt gången.
   • Logiska namn för posttyper och fält visas för att optimera prestanda.
   • För Dynamics 365 går det inte att lägga till posttyperna ActivityParty och ActivityPointer eftersom de för närvarande inte stöds.

   

4. I fönstret Välj relation för (posttyp), välj relationen till befintliga posttyper eller fält i Copilot for Sales och välj sedan Nästa.

   Kommentar

   • 1:N- och N:1-relationer stöds.
   • Logiska namn för posttyper och fält visas för att optimera prestanda.
   • Det här steget visas om posttyp du valde i föregående steg relaterar till fler än en posttyp eller fält. Annars anges relationen automatiskt.

   

5. I fönstret Välj vy för (posttyp), välj vyn för att definiera hur en lista med poster för en specifik posttyp visas och välj sedan Lägg till.

   Kommentar

   • Alla offentliga och personliga vyer visas i listan.
   • För Dynamics 365 Copilot for Sales ingår endast de fält som tillhör posttyp och inte till några relaterade posttyper.

   

6. På inställningssidan för posttyp väljer du Publicera för att spara dina ändringar.

   Posttyp läggs till i slutet av listan med posttyper.

Ändra befintliga posttyper

När du har lagt posttyp kan du ändra den genom att exempelvis ändra vyn, lägga till/ta bort fält och ändra ordningen på fälten. Åtgärderna beror på om posttyp baseras på en CRM-vy eller inte.

Om du ändrar posttyp kan du anpassa den detaljerade vyn över CRM-poster i Copilot for Sales. Ändringar i den detaljerade vyn återspeglas i fönstret Copilot for Sales i Outlook, Copilot for Sales-panelen i Microsoft Teams och Adaptiva kort som delas i Teams-chatt.

Kommentar

Om du ändrar namnet på en posttyp i CRM uppdateras de inte med adaptivt kort eller meddelandetillägg i Teams. Om du till exempel byter namn på Konto till Kund visas namnet i Kort och meddelandetillägg som Konto.

Ändra posttyper baserat på en CRM-vy

Om en posttyp baseras på en CRM-vy bör du ändra CRM-vyn så att fälten och i vilken ordning de ska visas. Du måste sedan välja Uppdatera data för att få de senaste ändringarna från CRM och tillämpa dem i Copilot for Sales.

Ändra vy för en posttyp

Du kan ändra vilken vy en posttyp baseras på genom att välja en annan vy. Du kan till exempel välja en vy om du endast vill visa aktiva konton i stället för alla konton.

När du ändrar vyn rensas följande befintliga inställningar posttyp och anges som standard.

• Befintliga nyckelfält tas bort och nya standardvärden anges.
• Redigeringsbeteende för posttyp förblir oförändrat.
• Redigera funktionssätt för fält återställs. Om posttyp är redigerbar och en ny vy väljs blir fälten redigerbara.

För att välja en ny vy

1. I Copilot for Sales administratörsinställningar, välj Formulär.

2. Markera en posttyp som du vill ändra vy för.

3. Välj Ändra bredvid vyfältet.

   

4. Uppdatera relationen om det behövs och välj sedan Nästa.

5. Välj vyn som ska användas och välj sedan Klar.

6. På inställningssidan för posttyp väljer du Publicera för att spara dina ändringar.

Visa filter som används i en vy

Du kan visa källfrågan som används för att filtrera poster i en vy. Du kan till exempel visa källfrågan för vyn som endast visar aktiva konton.

Det hjälper dig att förstå hur en posttyp konfigureras. Till exempel filtrering och sortering av fält och fältordning. Frågan visas i visningsläge och du kan inte göra några ändringar i frågan.

1. I Copilot for Sales administratörsinställningar, välj Formulär.

2. Välj en posttyp som du vill visa frågan för som används i den valda vyn.

3. Välj Vyfilter under avsnittet Hantera fält.

   

   Fönstret Filtervillkor.

4. Om du vill kopiera en fråga-XML väljer du Kopiera XML.

Ändra posttyper ej baserat på en CRM-vy

Kommentar

Det här avsnittet är endast relevant för kontakt-, affärsmöjlighets- och kontoposttyper som inte bygger på en CRM-vy. Välj vyn som ska användas och välj sedan lägga till fält, ta bort fält och sortera om fält.

Om en posttyp inte är baserad på en CRM-vy kan du välja fält som ska inkluderas i vyn och i vilken ordning de ska visas. Upp till 40 medföljande och anpassade fält kan läggas till i ett postformulär.

Lägg till fält

För att lägga till fält

1. I Copilot for Sales administratörsinställningar, välj Formulär.

2. Välj en posttyp som du behöver lägga till fält i.

3. I avsnittet Hantera fält, välj Lägg till fält.

   

4. I fönstret Lägg till fält window, välj fält som ska visas i formuläret och välj sedan Lägg till.

   De nya fälten läggs till efter befintliga fält, men du kan ändra ordningen på dem.

   Kommentar

   Om du har kopplat Copilot for Sales till Salesforce lägger du endast till de fält som alla användare av Copilot for Sales har åtkomst till. Om en användare inte har tillgång till några av de fält som har lagts till kan de inte visa CRM-posten.

5. Välj Publicera för att spara dina ändringar.

Ta bort fält

1. I Copilot for Sales administratörsinställningar, välj Formulär.

2. Välj en posttyp som du behöver ta bort fält från.

3. I avsnittet Hantera fält, håll muspekaren över fältet du vill ta bort från formuläret och välj sedan Ta bort fält ().

4. Välj Publicera för att spara dina ändringar.

Sortera om fält

1. I Copilot for Sales administratörsinställningar, välj Formulär.

2. Välj den posttyp där du behöver ändra ordning på fält.

3. I avsnittet Hantera fält håll muspekaren över fältet du vill ta bort från formuläret och välj sedan pilarna Ta bort fält eller Flytta ned ().

   Du kan också dra fältet för att ändra ordning.

4. Välj Publicera för att spara dina ändringar.

Marjera fälten efter behov i Copilot for Sales

Om fälten i CRM inte är markerade som obligatoriska kan du markera dem som obligatoriska endast för Copilot for Sales. Säljare måste ange värden för dessa fält innan de kan spara posten i Copilot for Sales.

Kommentar

• Om ett fält är markerat som obligatoriskt i CRM är det markerat efter behov i Copilot for Sales och du kan inte ange det som valfritt.
• Om du använder Salesforce och du har markerat ett fält som obligatoriskt med alternativet sidlayout är fältet inte markerat som obligatoriskt automatiskt i Copilot for Sales. Du måste markera fältet manuellt som det behövs i Copilot for Sales.

1. I Copilot for Sales administratörsinställningar, välj Formulär.

2. Markera en posttyp som du behöver markera fälten för efter behov.

3. I avsnittet Hantera fält väljer du Obligatoriskt för de fält som du vill markera som obligatoriska.

   

4. Välj Publicera för att spara ändringarna.

Konfigurera redigering av poster och fält

Säljare kan redigera poster genom att öppna dem i CRM från en länk i Copilot for Sales. Gör det möjligt för dem att bli mer produktiva genom att redigera poster direkt i Copilot for Sales. Du kan också styra vilka fält som säljarna kan redigera direkt i Copilot for Sales.

Som standard är kontakter redigerbara. För andra poster måste du aktivera alternativet för att tillåta redigering.

Tillåta redigering av poster

1. I Copilot for Sales administratörsinställningar, välj Formulär.

2. Markera posttyp som du måste tillåta redigering för.

3. I avsnittet Redigera poster markerar du Redigera poster i Copilot for Sales så att säljare kan redigera alla relevanta fält i posttyp.

4. Om du vill begränsa redigeringen för specifika fält går du till avsnittet Hantera fält och stänger av Tillåt redigering för lämpliga fält.

   

5. Välj Publicera för att spara dina ändringar.

Konfigurera skapande av ny post

Välj om, hur och var säljare kan skapa nya poster från Copilot for Sales. Hjälp dem att spara tid genom att låta dem skapa nya infogade poster, direkt i Copilot for Sales och gör det enkelt för dem att gå till sitt CRM i en webbläsare med ett klick.

För att konfigurera skapande av nya kontakter

1. I Copilot for Sales administratörsinställningar, välj Formulär.

2. Markera posttyp som du måste konfigurera ny postgenerering för.

3. I avsnittet Skapa poster väljer du antingen den ena eller båda av följande alternativ:

   • Skapa nya poster i Copilot for Sales: Tillåt säljare att skapa nya poster infogade, direkt i Copilot for Sales.
   • Skapa nya poster genom att öppna (CRM) från en länk: Tillåt säljare att skapa nya poster i CRM genom att öppna en länk i en webbläsare.

   

4. Välj Publicera för att spara dina ändringar.

Konfigurera stöd för leads (förhandsversion)

[Det här avsnittet är en förhandsversion av dokumentationen och kan komma att ändras.]

När du aktiverar stöd för leads Copilot for Sales, leadsrelaterade konton och andra relaterade poster visas för säljarna. Försäljare kan:

• Visa befintliga leads i Copilot for Sales.
• Skapa och redigera leadsposter infogade i Copilot for Sales.
• Koppla e-postmeddelanden och möten till leadsregister.
• Tvetydigt mellan flera lead-matchningar.

När du har aktiverat leadssupport liknar användarupplevelsen att arbeta med leads som att arbeta med kontakter. Du kommer att märka en mindre skillnad i flödet för att skapa en ny kontakt eller lead. Du kommer att kunna välja om du vill lägga till en extern e-postadress som kontakt eller lead.

Förutsättningar

• Slå på leadstöd

  • Fyll i formulär för förhandsgranskning för att möjliggöra leadsupport i din miljö.

• Känn igen leads in Copilot for Sales

  • Du måste lägga till Leads-posten (eller Salesforce-objektet) till Copilot for Sales administrationsinställningar.
  • Leadpostformuläret måste ha fälten förnamn, efternamn och e-postadress1 tillagda och inställda på obligatoriska.
  • Vyn Leads som väljs måste inkludera ovan nämnda fält som kolumner.

• Support för relaterade entitetskort i Salesforce (som med kontakter)

  • En anpassad relation mellan Leads och Konto måste upprättas i CRM-systemet.
  • Vyn för kontoobjektet i Copilot for Sales inställningarna måste ändras till någon annan vy än standardvyn Ingen.
  • Fältet Konto måste läggas till som en kolumn i vyn som är vald för Lead-posten eller objektet.

• Sparar till lead i Salesforce

  • En begränsning i Salesforce-frågan tillåter inte att leads visas i sökupplevelsen Ansluten till. För att associera ett e-postmeddelande med leads och kontakter i en tråd måste säljare spara e-postmeddelandet utan att ansluta till en post. E-postmeddelandet eller mötet associeras fortfarande med leads och kontakter i fälten Till, Kopia och Hemlig kopia.

Välj nyckelfält för minivyn

Varje posttyp har en minivy som visar begränsad information när de döljs eller visas i en lista. Minivyn är tillgänglig på olika platser i fönstret Copilot for Sales, till exempel i snabbvyn på fliken CRM.

Minivyn innehåller en fast rubrik och två konfigurerbara obligatoriska fält. De fält som är tillgängliga i minivyn är de som är tillgängliga i den detaljerade vyn. Inställningen för nyckelfält påverkar sökfunktionen i tillägget Copilot for Sales för Outlook. Mer information: Sökbeteende i tillägget Copilot for Sales för Outlook

För att välja nyckelfält

1. I Copilot for Sales administratörsinställningar, välj Formulär.

2. Markera posttypen du behöver för att markera fälten för minivyn.

3. I avsnittet Nyckelfält, välj fält från listan.

   

4. Välj Publicera för att spara dina ändringar.

Sökbeteende i tillägget Copilot for Sales för Outlook

Viktiga fältinställningar påverkar resultatet när säljare söker efter anslutna poster i Dynamics 365. I Dynamics 365 beror sökfunktionen för kopplade poster på snabbsökningsvyn. Se till att nyckelfälten du väljer för minivyn finns i snabbsökningsvyn, annars kommer söklistan inte att visa dem. I Salesforce utförs sökningen på namnet och de ytterligare fält som valts för minivyn.

Nyckelfält som valts för posttyper påverkar sökresultaten som visas för posterna. Nyckelfält visas, om de inte är tomma, tillsammans med namnet på posten i sökresultaten.

Uppdatera data från CRM

Du bör uppdatera data för att hämta senaste ändringarna från CRM till Copilot for Sales. Om du till exempel lägger till ett nytt fält posttyp en vy i CRM bör du uppdatera data så att de återspeglar det nya fältet i Copilot for Sales. Du kan uppdatera data antingen för posttyp samtidigt eller för en viss posttyp.

Uppdatera data för alla posttyper

1. I Copilot for Sales administratörsinställningar, välj Formulär.

2. Välj Uppdatera data.

Uppdatera data för en specifik posttyp

1. I Copilot for Sales administratörsinställningar, välj Formulär.

2. Håll markören posttyp som du vill uppdatera data för och markera sedan Fler alternativ (...).

3. Välj Uppdatera från snabbmenyn.

Alternativt kan du välja posttyp och sedan välja Uppdatera data under Hantera fält.

Ta bort en posttyp

1. I Copilot for Sales administratörsinställningar, välj Formulär.

2. Håll muspekaren över posttypen du vill ta bort och välj sedan Ta bort (posttyp) ( ).

Kommentar

• När du tar posttyp posttyper som innehåller relaterade posttyper i Copilot for Sales tas även alla relaterade posttyper bort.
• Det går inte att ta bort kontakten posttyp.

Styra ordningen på posttyper i fönstret bredvid

Du kan välja i vilken ordning posttyper ska visas i sidofönstret i Copilot for Sales i Outlook. Ordern baseras på den ordning i vilken posttyper läggs till i Copilot for Sales. Du kan ändra ordern genom att ta bort och lägga till posttyper i önskad ordning. Standardorder för nya miljöer är kontakt, affärsmöjlighet och konto. Nyligen tillagda posttyper läggs till i slutet av listan.

CRM-anpassningens genomslag på samarbetsområden

Samarbetsplatser kan skapas i Microsoft Teams baserat på posttyper för Konto och Affärsmöjlighet (eller Salesforce-objekt) som är tillgängliga i Copilot for Sales administratörsinställningarna.

I följande tabell visas förändringen i administratörsinställningarna och det motsvarande funktionssättet för samarbetsområden:

Tillgängliga posttyper (eller Salesforce-objekt)	Samarbetsområdens funktionssätt
Konto och affärsmöjlighet är tillgängliga	Samarbetsplatser kan skapas för konton och affärsmöjligheter.
Konto är tillgängligt och affärsmöjlighet är inte tillgängligt	Samarbetsplatser kan skapas endast för konton.
Kontot är inte tillgängligt och möjligheten är tillgänglig	Samarbetsplatser kan skapas endast för affärsmöjligheter.
Konto och affärsmöjlighet är inte tillgängliga	Samarbetsutrymmen kan inte skapas. Kortet Samarbeta i Teams visas inte i fönstret Copilot for Sales i Outlook.

Vanliga frågor och svar

Återspeglas ändringar i CRM automatiskt i Copilot for Sales?

Ändringar som görs i CRM återspeglas inte automatiskt i Copilot for Sales. Du måste välja Uppdatera data på sidan Anpassa formulär och fält för att få de senaste uppdateringarna från CRM. Mer information: Uppdatera data

Varför är borttagningsalternativet inaktiverat för vissa fält i kontaktposten?

Om du aktiverar ny kontaktgenerering inifrån Copilot for Sales kan du inte ta bort ett fält från kontaktformuläret om det är markerat som obligatoriskt i CRM.

Vilka fält kan inte anpassas?

Följande fält kan inte läggas till från sidan Copilot for Sales administratörsinställningar:

Dynamics 365

• Fält av typen File, Bild, Rich text eller MultiSelect alternativuppsättning.

• Entitets-ID

• Alla fält där IsValidODataAttribute har angetts som falskt.

Salesforce

• Fält av typen Geolokalisering, Textområde (rich), Textområde (krypterat), Extern uppslagsrelation eller Plocklista (flerval).

• Entitets-ID

Hur många fält kan jag lägga till i en post?

Du kan lägga till maximalt 40 fält i en post.

Varför går det inte att redigera vissa fält, även om posten har angetts som redigerbar?

Ett fält kan inte redigeras i följande fall:

• Fältet beräknas
• Fältet är obligatoriskt i CRM

Hur visas hyperlänkformelfält från Salesforce CRM visas i Copilot for Sales?

I Salesforce CRM åter ett formellt fält för hyperlänkar som återger rich text i Salesforce, vilket gör att användarna kan klicka på länken. I fälten Copilot for Sales hyperlänkformel visar URL:er (men inga bilder) som klickbara länkar.

Varför får användare ett fel med felkod 4100 när de visar en CRM-post?

Om du har anslutit Copilot for Sales till Salesforce och dina användare ser ett 4100-fel när de visar en CRM-post har de inte åtkomst till några av de fält som ska visas. Se till att alla användare av appen har åtkomst till fälten som lagts till i en CRM-post.