Skapa flexibla organisationsscheman i Visio

Den här stegvisa artikeln beskriver metoder som du kan använda för att skapa flexibla organisationsscheman i Microsoft Visio. Den här artikeln innehåller information om hur du:

• Gör organisationsschemat enkelt att ändra
• Ändra rapporteringsstrukturen, positionstypen och formernas placering
• Jämför två versioner av samma organisationsschema och skapa en rapport över ändringarna
• Lagra data i organisationsschemat och generera rapporter

Gör organisationsschemat enkelt att ändra

Om du vill göra organisationsschemat enkelt att ändra i framtiden använder du någon eller båda av följande metoder:

• Skapa organisationsschemat med hjälp av lösningen Organisationsschema. Lösningen Organisationsschema är en uppsättning specialdesignade former, guider och andra verktyg.

  På Arkiv-menyn pekar du på Ny, väljer Organisationsschema, väljer Måttenheter eller AMERIKANSKA enheter och väljer sedan Skapa.

• Låt mallen Organisationsschema automatiskt rita de anslutningsappar som upprättar rapporteringsrelationerna i organisationsschemat.

  Om du vill upprätta en rapportrelation automatiskt drar du en form från stencilen Organisationsschemaformer och släpper sedan formen direkt ovanpå den form som representerar den position som den rapporterar till.

Ändra rapporteringsstrukturen, positionstypen och formernas placering

Om du vill ändra rapporteringsstrukturen, positionstypen och platsen för formerna i organisationsschemat använder du eller flera av följande metoder:

• Om du snabbt vill skapa rapporteringsrelationer mellan en övervakare och flera underordnade, drar du formen Flera former eller formen Tre positioner ovanpå arbetsledarens form.

• Om du vill konvertera positionstypen för en form till en annan positionstyp högerklickar du på formen, väljer Ändra placeringstyp, väljer den positionstyp som du vill använda och väljer sedan OK.

• Om du vill tilldela en position och dess underordnade till en ny övervakare drar du formen som representerar den underordnade positionen ovanpå den form som representerar den arbetsledarposition som du vill att den underordnade positionen ska rapportera till.

• Om du vill flytta en position och behålla samma rapporteringsstruktur väljer du den form som representerar positionen, pekar på Flytta underordnade på menyn Organisationsschema och väljer sedan antingen Vänster/Uppåt eller Höger/Ned.

  Obs!

  I Visio 2010 är "Flytta underordnade" nu knapparna Flytta åt vänster/uppåt och Flytta åt höger/ned i gruppen Ordna på fliken Organisationsschema i menyfliksområdet.

• Om du vill ändra layouten för positioner i en rapportstruktur högerklickar du på den form som representerar den översta nivån i rapporteringsstrukturen och väljer sedan Ordna underordnade. Klicka på det layoutformat som du vill använda och välj sedan OK.

Jämför två versioner av samma organisationsschema och skapa en rapport över ändringarna

Du kan jämföra två olika versioner av samma organisationsschema och sedan generera en rapport över skillnaderna mellan den äldre versionen och den nyare versionen. Du kan använda informationen i rapporten för att uppdatera information i en äldre version av ett organisationsschema. Följ dessa steg om du vill jämföra två olika versioner av samma organisationsschema:

1. Öppna antingen den nyare versionen av organisationsschemat eller den äldre versionen av organisationsschemat.

2. På menyn Organisationsschema väljer du Jämför organisationsdata.

   Obs!

   I Visio 2010 väljer du fliken Organisationsschema och sedan Jämför i gruppen Organisationsdata .

3. I rutan Ritning för att jämföra den med väljer du Bläddra, letar upp den version av organisationsschemat som du vill jämföra och väljer sedan Öppna.

4. Under Jämför typ använder du något av följande steg, beroende på din situation:

   • Välj Min ritning är äldre. Visa en rapport över de ändringar som gjorts i den andra ritningen.
   • Välj Min ritning är nyare. Visa en rapport över de ändringar jag har gjort i ritningen.

5. Under Rapporttyp anger du önskat alternativ.

6. Välj OK. Följande är exempel på situationer där du kanske vill jämföra två versioner av ett organisationsschema:

   • Du har två versioner av ett organisationsschema för avdelningar. En version är avsedd för distribution och den andra versionen är för privat bruk. Den version som du behåller för privat bruk innehåller konfidentiella data, till exempel anställningsdatum, löner och betygsnivåer. När avdelningsorganisationen ändras behöver du bara uppdatera den offentliga versionen. Genom att jämföra den offentliga versionen med den privata versionen kan du uppdatera strukturändringarna manuellt utan att påverka konfidentiella data.

   • Du har uppdaterat ett organisationsschema för avdelningen för att återspegla de senaste personaländringarna. Det uppdaterade organisationsschemat för avdelningen innehåller ny information och synkroniseras inte med det övergripande organisationsschemat för ditt företag. Genom att jämföra avdelningsdiagrammet med det övergripande organisationsschemat för ditt företag kan du generera en rapport över skillnaderna och skicka rapporten till personalavdelningen så att organisationsschemat för hela företaget kan uppdateras.

   • Du har lagt mycket tid på att formatera och lägga ut en särskild version av ett organisationsschema för en presentation. Strax före presentationen får du veta att organisationen har ändrats. Genom att jämföra det formaterade diagrammet med ett diagram som representerar den nya organisationen kan du enklare uppdatera det formaterade diagrammet utan att förlora någon formatering.

Lagra data i organisationsschemat och generera rapporter

Du kan lägga till data som e-postadresser och telefonnummer i former i organisationsschemat. Gör så här:

1. I organisationsschemat högerklickar du på den form som du vill lägga till data i och väljer sedan Egenskaper.

2. I dialogrutan Anpassade egenskaper skriver du in de data som du vill lägga till och väljer sedan OK. Observera att du också kan skapa anpassade egenskapsfält för data som du vill lägga till i former i organisationsschemat. Följande är två exempel på situationer där du kanske vill lagra data i former i organisationsschemat:

   • Du vill att organisationsschemat ska fungera som en offentlig datakälla och representera organisationsstrukturen. Om du till exempel lagrar anställdas telefonnummer och e-postadresser i organisationsschemaformer kan du omvandla organisationsschemat till en kommunikationskatalog.

   • Du vill att organisationsschemat ska fungera som central lagringsplats för offentliga eller privata medarbetares data. Du vill till exempel lagra telefonnummer, anställningsdatum, löner och betygsnivåer i organisationsschemat. Dessutom vill du generera en rapport från organisationsschemat. Du kan spara rapporten som ett Microsoft Office Excel-kalkylblad, som en HTML-fil, som en XML-fil eller som ett Excel-kalkylblad som är inbäddat i en form i ritningen.