Översikt över affärsprocessflöden
Du kan hjälpa till att säkerställa att användare anger data konsekvent och gör på samma sätt varje gång de arbetar med kunden genom att skapa en affärsprocessflöde. Till exempel kan du skapa ett affärsprocessflöde om du vill att alla ska hantera kundtjänstärenden på samma sätt, eller för att kräva att personalen får ett godkännande för en faktura innan du skickar en beställning. Affärsprocessflöden använder samma underliggande teknik som andra processer, men de funktioner som de tillhandahåller skiljer sig från andra funktioner som använder processer. Information om hur du skapar eller redigerar ett affärsprocessflöde finns i skapa en affärsprocessflödet.
Se en kort video om affärsprocessflöden.
Varför används affärsprocessflöden
Affärsprocessflöden ger dig en guide att få jobbet gjort. De ger en strömlinjeformad användarupplevelse som leder människor genom de processer som deras organisation definierar för interaktioner som behöver avanceras till en slutsats av något slag. Den här användarupplevelsen kan skräddarsys så att personer med olika säkerhetsroller kan få en upplevelse som bäst passar det arbete de utför.
Använd affärsprocessflöden för att definiera en uppsättning steg som användarna kan följa för att ta dem till ett önskat resultat. Dessa steg har en visuell indikator som visar användarna var i affärsprocessen de befinner sig. Affärsprocessflöden minskar behovet av utbildning, eftersom nya användare inte behöver fokusera på vilken tabell de ska använda. De kan låta processen hjälpa dem. Du kan konfigurera affärsprocessflöden för att stödja vanliga försäljningsmetoder som kan hjälpa dina försäljningsgrupper att uppnå bättre resultat. Vad gäller tjänstgrupper kan affärsprocessflöden hjälpa ny personal att snabbt få upp till hastigheten och undvika misstag som kan leda till missnöjda kunder.
Vad affärsprocessflöden kan göra
Affärsprocessflöden ger dig möjlighet att definiera en uppsättning stadier och steg som sedan visas i en kontroll överst i formuläret.
Varje stadium innehåller ett grupp med steg. Varje steg motsvarar en kolumn där data kan anges. Du kan gå vidare till nästa stadium med hjälp av knappen Nästa stadium. I modellbaserade appar kan du arbeta med en fas för affärsprocessflöde i den utfällbara menyn för stadiet eller så kan du fästa den i sidofönstret. Affärsprocessflöden har inte stöd för att expandera den utfällbara menyn för scenen till sidofönstret på mobila enheter.
Du kan göra ett steg obligatoriskt så att användarna måste ange data för motsvarande kolumn innan de kan fortsätta till nästa stadium. Detta kallas vanligtvis för "stage-gating". Om du lägger till en kolumn som krävs av företaget eller systemet i ett stadium för affärsprocessflöde rekommenderar vi att du även lägger till den här kolumnen i formuläret.
Affärsprocessflöden uppträder relativt enkelt jämfört med andra typer av processer eftersom de inte tillhandahåller någon villkorlig affärslogik eller automation utöver att ge en effektiv upplevelse för datainmatning och styrning av inmatningen i olika stadier. När du kombinerar dem med andra processer och anpassningar kan de dock spela en viktig roll genom att spara tid för användarna, minska kostnaderna för utbildning och öka användarnas acceptans.
Kommentar
Om det finns obligatoriska kolumner i något stadium, även det aktuella stadiet, (förutom dolda kolumner) måste du fylla i kolumnerna i dessa stadier innan du sparar formuläret eller flyttar till ett nytt stadium. Inaktiverade kolumner blockerar fortfarande stadiets navigering om de är tomma och obligatoriska. Obligatoriska steg som är bundna till en kolumn med två alternativ (Ja/Nej) måste ha Ja (sant) som värde, annars betraktas de som tomma och blockerar fasnavigering. Observera att det här beteendet skiljer sig från hur fält som krävs av företaget hanteras i ett formulär, där Nej inte anses vara ett tomt värde.
Affärsprocessflöden som är integrerade med andra anpassningar
När du eller dina användare registrerar data med hjälp av affärsprocessflöden tillämpas ändringarna av data också på formulärkolumner så att all automation som tillhandahålls av affärsregler eller formulärskript kan användas omedelbart. Steg kan läggas till som anger värden för kolumner som inte finns i formuläret och dessa kolumner läggs till i Xrm.Page objektmodellen som används för formulärskript. Alla arbetsflöden som initieras av ändringar i kolumner som ingår i ett affärsprocessflöde tillämpas när data i formuläret sparas. Om automatiseringen tillämpas av ett arbetsflöde i realtid är ändringarna omedelbart synliga för användaren när data i formuläret uppdateras efter att raden har sparats.
Även om kontrollen affärsprocessflöde i formuläret inte ger någon direkt programmerbarhet på klientsidan, tillämpas ändringar som tillämpas av affärsregler eller formulärskript automatiskt på affärsprocessflöde kontroller. Om du döljer en kolumn i ett formulär döljs även den kolumnen i kontrollen för affärsprocessflöde. Om du anger ett värde med hjälp av affärsregler eller formulärskript anges det värdet i affärsprocessflödet.
Samtidiga affärsprocessflöden
Med samtidiga affärsprocessflöden kan anpassare konfigurera flera affärsprocesser och associera dem med samma startrad. Användare kan växla mellan flera processer som körs samtidigt, och återuppta sitt arbete vid det stadiet i processen som de befann sig på.
Affärsprocessflöden för system
När din Power Platform miljö har inställningen Aktivera Dynamics 365-appar aktiverad ingår följande affärsprocessflöden. Granska dessa affärsprocessflöden för att förstå hur affärsprocessflödena fungerar:
- Lead till affärsmöjlighet, försäljningsprocess
- Processen Telefon till ärende
- Försäljningsprocess
Flera tabeller i affärsprocessflöden
Du kan använda ett affärsprocessflöde för en enskild tabell eller över flera tabeller. Du kan till exempel ha en process som börjar med en affärsmöjlighet, sedan fortsätter till en offert, en order och sedan en faktura, innan den slutligen återgår för att stänga affärsmöjligheten.
Du kan utforma affärsprocessflöden som knyter samman raderna för upp till fem olika tabeller till en enda process så att personer som använder appen kan fokusera på flödet i sin process i stället för på vilken tabell de arbetar i. De kan då enklare navigera mellan relaterade tabellrader.
Multipla affärsprocessflöden finns tillgängliga för en tabell
Alla användare i en organisation följer inte samma process och olika villkor kan kräva att en annan process tillämpas. Du kan ha upp till 10 aktiva affärsprocessflöden per tabell för att tillhandahålla lämpliga rutiner för olika situationer.
Kontrollera vilket affärsprocessflöde som tillämpas
Du kan associera affärsprocessflöden med säkerhetsroller så att endast personer med dessa säkerhetsroller kan visa eller använda dem. Du kan också ange ordningen på affärsprocessflödena så att du kan styra vilket affärsprocessflöde som är inställt som standard. Detta fungerar på samma sätt som att definiera flera formulär för en tabell.
När en användare skapar en ny tabellpost filtreras listan över tillgänglig aktiva affärsprocessdefinition av användarens säkerhetsroll. Den första aktiverade affärsprocessdefinitionen som finns tillgänglig för användarens säkerhetsroll enligt processorderlistan är den som tillämpas som standard. Om det finns fler än en aktiv affärsprocessdefinition kan användare läsa in en till från dialogrutan Växla process . När processer växlas kommer den som för närvarande återges gå till bakgrunden och ersätts med den valda men behåller sitt läge och kan växlas tillbaka. Varje rad kan ha flera processinstanser associerade (var och en för en annan definition av affärsprocessflöde, upp till totalt 10). När formuläret läses in återges endast ett affärsprocessflöde. När en användare tillämpar en annan process kan den processen bara läsas in som standard för den specifika användaren.
För att se till att en affärsprocess läses in som standard för alla användare (ett beteende som motsvarar att "fästa" processen) kan ett anpassat klient-API-skript (webbresurs) läggas till vid formulärinläsning som specifikt läser in en befintlig affärsprocessinstans baserat på affärsprocessdefinitions-ID:t.
Att tänka på med affärsprocessflöden
Du kan endast definiera affärsprocessflöden för de tabeller som stöds. Du måste vara medveten om begränsningarna för antalet processer, stadier och steg som kan läggas till.
Affärsprocessflöden som anropar ett arbetsflöde
Du kan anropa arbetsflöden på begäran inifrån ett affärsprocessflöde. Du konfigurerar detta från designern för affärsprocessflöde genom att dra en arbetsflödeskomponent till ett processteg eller till avsnittet Globala arbetsflöden .
När du inkluderar ett arbetsflöde som du vill Utlösare vid scenavslutning av ett stadium i ditt affärsprocessflöde, och det stadiet är det sista stadiet i flödet, ger designern intrycket att arbetsflödet utlöses när det stadiet är slutfört. Arbetsflödet utlöses dock inte eftersom en fasövergång inte sker. Du får ingen varning eller något felmeddelande som hindrar dig från att inkludera arbetsflödet på scenen. När en användare interagerar med affärsprocessflödet resulterar det inte i en fasövergång om du slutför eller avbryter processen, och därför utlöses inte arbetsflödet. Föreställ dig följande exempel:
Du skapar ett affärsprocessflöde med två stadium, S1 ansluter till S2 med ett arbetsflöde på stadium S2 och anger en utlösare till Slut på stadium.
Du skapar ett affärsprocessflödet med tre stadium, S1 ansluter till S2 och S2 växlar till S3. Du inkluderar ett arbetsflöde för S2 och anger en utlösare till Slut på stadium.
Arbetsflödet utlösare inte i något av fallen. Du kan komma runt det här problemet genom att lägga till ett globalt arbetsflöde och lägga till det arbetsflöde som du vill utlösare i det så att arbetsflödet utlöses för affärsprocessen i stället för ett stadium i processen. Du kan ställa in utlösaren för ett globalt arbetsflöde till Bearbeta övergiven eller Process slutförd för att få arbetsflödet att utlösare när en användare överger eller slutför affärsprocessen.
Tabeller som kan använda affärsprocessflöden
Alla anpassade tabeller kan använda affärsprocessflöden. I följande standardtabeller kan du också använda affärsprocessflöden. Vissa tabeller kräver en Dynamics 365-app, till Dynamics 365 for Sales exempel eller Dynamics 365 for Customer Service.
- Account
- Avtalad tid
- Kampanj
- Kampanjaktivitet
- Kampanjsvar
- Konkurrent
- Kontakt
- E-post
- Berättigande
- Fax
- Ärende
- Faktura
- Lead
- Brev
- Marknadsföringslista
- Affärsmöjlighet
- Telefonsamtal
- Produkt
- Prislistepost
- Offert
- Återkommande avtalad tid
- Försäljningsdokument
- Social aktivitet
- Ordna
- Användare
- Uppgift
- Team
Aktivera en anpassad tabell för affärsprocessflöden genom att markera kryssrutan Affärsprocessflöden (kolumnerna skapas) i tabelldefinitionen. Du kan inte ångra den här åtgärden.
Obs
Om du navigerar till det stadium i affärsprocessflödet som innehåller Social Activity-tabellen och väljer knappen Nästa stadium visas alternativet Skapa. När du väljer Skapa läses formuläret Social aktivitet in. Eftersom Social Activity emellertid inte är giltigt för Create från appens användargränssnitt kan du inte spara formuläret, och felmeddelandet "Oväntat fel" visas.
Maximalt antal processer, stadier och steg
För att säkerställa acceptabel prestanda och användbarhet för användargränssnittet finns det Dit vissa begränsningar som du bör vara medveten om när du använder affärsprocessflöden:
- Det får inte finnas fler än 10 aktiverade affärsprocessflödesprocesser per tabell.
- Varje process får innehålla högst 30 stadier.
- Processer med flera tabeller får innehålla högst fem tabeller.
Support för entitetsanpassning för affärsprocesstabell
Tabeller för affärsprocessflöde kan visas i systemet så att tabellraddata kan göras tillgängliga i rutnät, vyer, diagram och instrumentpaneler.
Använda tabellrader i affärsprocessflöden med rutnät, vyer, diagram och instrumentpaneler
När affärsprocessflöden är tillgängliga som en tabell kan du använda avancerade sökningar, vyer, diagram och instrumentpaneler som hämtas från affärsprocessflöde data för en viss tabell, till exempel ett lead eller en affärsmöjlighet. Systemadministratörer och anpassare kan skapa anpassade rutnät, vyer, diagram och instrumentpaneler för affärsprocessflöden liknande dem som skapats med valfri annan tabell.
Om du vill komma åt en standardvy för affärsprocessflöde går du till Power Apps, Välj Lösningar, öppnar den lösning du vill använda, VäljObjekttabeller > och öppnar den processtabell som du vill använda, till exempel tabellen Lead till affärsmöjlighet, försäljningsprocess. Välj Vyer och välj sedan den vy som du vill använda.
Flera standardvyer finns tillgängliga som du kan visa som ett diagram, till exempel vyn Försäljningsprocess för affärsmöjlighet.
Interagera med affärsprocessflödestabell från ett arbetsflöde
Du kan även interagera med affärsprocessflödestabeller från ett arbetsflöde. Du kan till exempel skapa ett arbetsflöde för tabellraden affärsprocessflöde om du vill ändra det aktiva stadiet när en kolumn i tabellraden Affärsmöjlighet uppdateras. Mer information om hur du gör detta finns i Automatisera stadier i affärsprocessflödet med hjälp av arbetsflöden.
Köra affärsprocessflöden offline
Du kan använda affärsprocessflöden offline om följande villkor uppfylls:
- Affärsprocessflödet används i en Power Apps-app.
- Power Apps-appen är aktiverad för offlineanvändare.
- Affärsprocessflödet har en enskild tabell.
De tre kommandon som är tillgängliga för ett affärsprocessflöde när Power Apps-appen är offline är:
- Nästa stadium
- Föregående stadium
- Ange aktivt stadium.
Uppslagskolumn i affärsprocessflöde stadium
De senaste raderna visas i en uppslagskolumn för en modellbaserad app. Följ stegen nedan om du vill förhindra att de senast använda objekten visas i uppslagsobjekten:
När du är i formulärdesignern med ett tabellformulär för en tabell som används i ett affärsprocessflöde Välj steget uppslagskolumndata i trädvyn i det vänstra navigeringsfönstret.
Markera Inaktivera de senast använda objekten.
Spara och publicera.
Begränsningar vid användning av affärsprocessflödestabeller
För närvarande kan du inte skapa anpassade formulär för tabeller baserade på ett affärsprocessflöde.
Om en lösning innehåller en affärsprocessflödestabell måste affärsprocessflödestabellen läggas till manuellt i lösningen innan du exporterar den. Annars inkluderas inte affärsprocessflödestabellen i lösningspaketet. Mer information finns i Skapa och redigera tabeller.
Att lägga till processtabellen i en modellbaserad app kan resultera i begränsade funktioner. Läs mer i skapa och redigera affärsprocessflöden.
Affärsprocessflöden visar namnet på den affärsprocessflöde som anges vid den tidpunkt då affärsprocessflödet skapas. Det innebär att om namnet i definitionen för affärsprocessflöde ändras, visar nya affärsprocessflöde-instanser det uppdaterade namnet, men äldre affärsprocessflöde-instanser visar det ursprungliga namnet. Dessutom visas inte definierade definitionsnamn för lokaliserade affärsprocessflöden.