Aktivera dokumentförslag till rekommenderar relaterade dokument
Viktigt!
Funktionen för dokumentförslag har tagits bort för alla tabeller förutom tabellen ärende. Ärendetabellen är tillgänglig med Dynamics 365 Customer Service. Mer information: Skapa ett ärende.
Om du aktiverar dokumentförslag blir din Dynamics 365-program webbläsare och mobila användare medvetna om viktiga dokument som är relaterade till vad de arbetar med Dynamics 365-program, till exempel en stor affärsmöjlighet. Du som administratör anger relevanta fält. En rekommendationsmotor med Azure-textanalys använder nyckelordsmatchning för att automatiskt koppla relaterade poster för att hitta liknande dokument. Du skapar likhetsregler i Dynamics 365-program för att tillhandahålla din egna likhetslogik. Dynamics 365-program visar sedan en lista över föreslagna dokument för användaren när denne arbetar i den aktuella posten.
Kommentar
Funktionen dokumentförslag kräver ingen anslutning till -tjänsten för Azure-textanalys. Om du inte väljer att inte använda Azure-textanalys, kommer dokumentförslag att använda den inbyggda logiken för nyckelordsmatchning som finns tillgänglig i Dynamics 365-program. Vi rekommenderar emellertid att du använder Azure-tjänsten för textanalys för en mer avancerad nyckelordsmatchning.
Dokumentförslag söker andra liknande poster att avgöra om likheter finns i dokument som finns på en SharePoint site, OneDrive, eller på en extern plats. Förslag på dokument kan ha flera olika format, till exempel Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF och textfiler. När liknande dokument påträffas, visar Dokumentförslag dem för dig och ger dig möjlighet att öppna dokumentet eller göra en kopia.
Krav
Följande krävs för att använda Dokumentförslag med Dynamics 365-program:
Dynamics 365 Customer Service.
Att föreslå dokument som finns på SharePoint:
Tillgång till SharePoint Online, SharePoint 2013 eller SharePoint 2016.
Dokumenthanteringen måste ställas in i Dynamics 365-program. Se Konfigurera SharePoint-integrering.
Dataverse sökning måste vara aktiverad. Mer information: Konfigurera Dataverse söka efter relevans för organisationen
Dokumentförslag fungerar med webbläsaren Dynamics 365 för surfplattor och Dynamics 365 för telefoner.
För att använda Azure-textanalys med dokumentförslag:
En Azure-prenumeration krävs för att använda Azure-tjänsten för textanalys.
En systemadministratör måste aktivera textanalysanslutningen i Dynamics 365-program.
En systemadministratör måste definiera en likhetsregel för varje entitetstyp som ska tas med i dokumentförslag. Mer information: se Använd avancerade likhetsregler för att visa förslag för liknande ärenden.
Så här fungerar det
Du använder dokumentförslag med entiteten ärende.
Du kan använda mönstermatchningen som är inbyggt i Dokumentförslag-funktionen men vi rekommenderar att du använder Azure-tjänsten för textanalys för en mer avancerade nyckelordsmatchning.
Dokumentförslag söker endast platser och dokument som användaren har åtkomst till.
Platser där dokument påträffas söks i följande ordning:
SharePoint-standardwebbplats.
Andra SharePoint-webbplatser.
OneDrive.
Microsoft 365-grupp (med lösningen installerad).
Extern URL (om denna har konfigurerats).
Dokumentförslag inte igenom bifogade filer som du lägger till i Anteckningar i Dynamics 365-programposter.
Lägga till en extern URL för att söka igenom en annan webbplats
Externa webbplatser, till exempel ett lokalt SharePoint-dokumentbibliotek kan ingå i Dokumentförslag genom att lägga till en extern URL för den webbplats som ska genomsökas.
Kommentar
För bästa resultat när du använder en extern webbplats för dokumentförslag rekommenderar vi att du använder Azure-textanalys, vilket ger en mer avancerad logik för nyckelordsmatchning.
När du lägger till en extern URL till funktionen för aktiverade dokumentförslag är det följande som användarna får uppleva.
Webbläsare. När du kör Dynamics 365-program från en webbläsare och klickar på Dokumentförslag kan användarna klicka på Andra rekommendationer på sidan för Dokumentförslag för att visa en annan sida som kan innehålla fler dokumentförslag som finns på den externa platsen. Observera att användaren uppmanas att logga in på den externa platsen.
Mobila program. För programmen Dynamics 365 för surfplattor och Dynamics 365 för telefoner: Efter att de har klickat på Dokumentförslag kan användarna klicka på Övriga rekommendationer, vilket öppnar den externa platsen i enheternas förvalda webbläsare och kan innehålla fler dokumentförslag som hittats på den externa platsen. Observera att användaren uppmanas att logga in på den externa platsen.
Konstruera extern URL
Den externa URL:en bör vara konstruerad i ett format som kan förstås av den externa platsen. För platser som använder en konstruktion liknande https://contoso.com/search?{0}, där https://contoso.com/search? utgör strukturen för söknings-URL och {0} är nyckelordssträng, passerar exempelvis nyckelorden i {0}-parametern. De nyckelord som skickades till URL:en härleds från liknande postregler som innehåller entitetsmappningar för Textmatchningar. Mer information: se Använd avancerade likhetsregler för att visa förslag för liknande ärenden.
Värdena i textfälten tillhörande mappningar för likhetsregler används som nyckelord för att skapa den fråga som skickas till den externa webbplatsen, liknande nedanstående URL, där nyckelord är de textvärden som finns i mappningarna för likhetsregler och & representerar ett tomt utrymme som Dokumentförslag använde för att separera varje nyckelord.
https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC
För en lokal SharePoint-server kan du lägga till en extern URL som pekar på en underwebbplats liknande denna, där mysharepoint är webbplatsens namn, webbplatser är namnet på webbplatsen och namn på underwebbplats är namnet på underwebbplatsen.
https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}
Konfigurera anslutning av Azure-textanalys
För att använda Azure-textanalys med Dokumentförslag, måste en Azure-anslutning för textanalys konfigureras.
Kommentar
Funktionen dokumentförslag kräver ingen anslutning till -tjänsten för Azure-textanalys. Om du inte väljer att inte använda Azure-textanalys, kommer dokumentförslag att använda den inbyggda logiken för nyckelordsmatchning som finns tillgänglig i Dynamics 365-program. Vi rekommenderar emellertid att du använder Azure-tjänsten för textanalys för en mer avancerad nyckelordsmatchning.
Definiera och aktivera likhetsregler
Om du inte redan har definierat likhetsregler, se Använd avancerad likhetsregler att visa förslag för liknande ärenden.
Aktivera dokumentförslag
Gör följande om du vill aktivera Dokumentförslag:
Bläddra till administrationscenter för Microsoft Power Platform och logga in med autentiseringsuppgifter för global administratör.
Gå till Miljöer> [välj en miljö] >Inställningar>Integration>Dokumenthanteringsinställningar>Hantera dokumentförslag.
I området Välj entiteter väljer du entiteten Ärende som du vill inkludera i dokumentförslag Verkställ.
Dricks
Om ärendeentiteten inte finns med i området Välj enheter beror detta på att likhetsregler för ärendeentiteten inte har definierats och aktiveras. Använd avancerade likhetsregler för att visa förslag för liknande ärenden.
Ange en extern URL som ska ingå i dokumentförslag. Som standard söker dokumentförslag i Microsoft 365-tjänster som SharePoint eller OneDrive. Om du vill söka en extern webbplats utöver de tillgängliga Microsoft 365-tjänsterna, exempelvis en lokal SharePoint-webbplats, ange då bas-URL för det externa systemet. Dynamics 365-program kommer att lägga till en frågesträng till den bas-URL som du anger. Mer information: Lägga till en extern URL för att söka på en annan webbplats.