Hur fältsäkerheten påverkar synkroniseringen med Outlook
Att säkra ett fält med säkerhet på fältnivå kan påverka synkroniseringen mellan program för kundengagemang (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing och Dynamics 365 Project Service Automation) och Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Föreställ dig följande scenario.
Kommentar
Vi rekommenderar inte att skydda ett fält när fältet är inställt på att synkronisera. Du bör INTE skydda fält som synkroniseras. Om du ändå väljer att skydda fält för synkronisering behöver du göra följande:
- Säkra fältet på fältnivå. Mer information finns i Ange säkerhet på fältnivå.
- Ändra riktningen för synkroniseringen så att synkroniseringen inte försöker uppdatera eller skriva fältet under synkroniseringen. Mer information: Kontrollera fältsynkronisering mellan program för kundengagemang och Outlook eller Exchange
Scenario: Hindra användare från att ändra befattning
Företaget Contoso vill främja konsekvent dataregistrering. När försäljningspersonal är ute i fält, är det enkelt att skapa olika poster för att beskriva samma sak. Samma befattning kan till exempel anges som "byggchef", "förman" eller "platschef". Fältet Befattning skyddas för att förhindra detta. Detta har konsekvenser för synkronisering.
Ange säkerhet på fältnivå
Johan, administratör för Contoso, anger säkerheten på flera fält.
John gjorde på följande sätt:
I webbprogrammet, gå till Inställningar (
) >Avancerade inställningar.Gå till Inställningar>Anpassningar.
Välj Anpassa systemet
Visa Entiteter>Kontakt.
Välj Fält och jobtitle. Det finns många kontaktfält så måste du gå igenom flera sidor.
Välj Redigera.
För fältsäkerhet, välj Aktivera>Spara och stäng.
Välj Publicera alla anpassningar.
Johan säkrade också följande kontaktfält så att de inte visas i program för kundengagemang: ftpsiteurl, governmentid
Skapa och konfigurera en fältsäkerhetsprofil
Johan skapar en fältsäkerhetsprofil och tilldelar försäljningsteamets medlemmar till profilen.
John gjorde följande för att skapa fältsäkerhetsprofilen:
I webbprogrammet, gå till Inställningar (
) >Avancerade inställningar.Välj Inställningar>Säkerhet.
Välj Fältsäkerhetsprofiler.
Skapa en profil. Välj Ny och ange ett namn.
Välj Spara och stäng.
Välj den nya profilen >Användare>Lägg till
Välj användare och välj sedan Välj>Lägg till.
Ange fältbehörigheter
Med en säkerhetsprofil klar och användare tillagda i profilen kan Johan nu ange behörigheter på fälten för att matcha företagets krav.
I webbprogrammet, gå till Inställningar (
) >Avancerade inställningar.Välj Inställningar>Säkerhet.
Välj Fältsäkerhetsprofiler> din profil.
Välj Fältbehörigheter> fältet som ska skyddas >Redigera
Ändra säkerhetsinställningarna för att matcha ditt företags krav och välj OK>Spara och stäng.
Användaren ser
Nancy, en säljare på Contoso, använder Dynamics 365 for Outlook och skapar en ny kontakt och spårar den i Dynamics 365-appar.
När Nancy synkroniserar med appar för kundengagemang observerar hon att fältet Befattning försvinner från kontakten. Detta beror på att Nancy saknar uppdateringsrättigheter för fältet Befattning.
Nancys chef, med uppdateringsrättigheter till fältet Befattning, fyller i fältet med rätt befattning: Byggchef.
Nancy synkroniserar igen med program för kundengagemang och nu finns fältet Befattning i kontakten med rätt titel.
