Läs på engelska

Dela via


Synkroniseringslogik för avtalade tider, kontakter och uppgifter

I den här artikeln beskrivs hur avtalade tider, kontakter och uppgifter synkroniseras mellan Dynamics 365 och Exchange. E-post synkroniseras separat.

Avtalade tider, kontakter och uppgifter synkroniseras som standard på båda sätten mellan Dynamics 365 och Exchange. Serversynkronisering, även känd som Exchange-synkronisering, är den bästa metoden. Synkroniseringen sker på olika sätt, beroende på objektet som synkroniseras och synkroniseringsriktningen.

Krav på synkroniseringskonfiguration

Innan avtalade tider, kontakter och uppgifter kan synkroniseras måste motsvarande post i Dynamics 365 uppfylla följande krav. Observera att köbrevlådor inte stöder synkronisering av avtalade tider, kontakter eller uppgifter.

  • Användarens e-postadress är godkänd.
  • Postlådan är testad och aktiverad.
  • Avtalade tider, kontakter och uppgifter är inställda på att använda synkronisering på serversidan.

Mer information finns i Ansluta till Exchange Online och serversynkronisering.

Synkroniseringsfilter avgör vilka poster som synkroniseras mellan Dynamics 365 och Exchange med serversynkronisering. För mer information, see Välj posterna som ska synkroniseras mellan kundengagemangsappar och Exchange.

Synkronisera från Dynamics 365 Exchange

När ett objekt synkroniseras med Exchange upprättas en länk. Synkronisering är alltid dubbelriktad. Alla ändringar på ena sidan reflekteras på den andra.

Synkronisera från Exchange till Dynamics 365

Avtalade tider, kontakter och uppgifter synkroniseras endast från Exchange till Dynamics 365 om följande krav uppfylls:

  • Objektet har skapats i Dynamics 365 for Outlook-program.
  • Objektet spåras till Dynamics 365 i Dynamics 365 for Outlook.
  • Kategorin Spårad till Dynamics 365 används i Outlook eller en annan e-postklient, inte Dynamics 365 for Outlook.

Anteckning

Serversynkronisering synkroniserar avtalade tider med kategorin Spårad till Dynamics 365 om den avtalade tiden finns i huvudkalendermappen eller dess undermappar. Objekt i andra kalendermappar synkroniseras inte.

En skärmbild av en postlåda i Outlook med avtalade tider som kan synkroniseras från huvudkalendermappen.

När dessa krav uppfylls skapas objektet i Dynamics 365 av serversynkronisering och en länk skapas. Synkronisering är alltid dubbelriktad. Alla ändringar på ena sidan reflekteras på den andra.

Mer information finns i:

Synkroniserar avtalade tider

Hur avtalade tider synkroniseras mellan Dynamics 365 och Exchange beror på synkroniseringsriktningen och den avtalade tidens egenskaper.

Organisatör för avtalad tid

Den avtalade tidens organisatör är ett nyckelfält för synkronisering av avtalade tider. Det driver olika synkroniseringsbeteenden. Det är till exempel bara organisatören av Dynamics 365 som kan synkronisera och distribuera avtalade tider från Dynamics 365 till Exchange-deltagare. När du skapar avtalade tider med hjälp av anpassningar såsom Power Automate eller anpassad kod, bör du kontrollera att organisatören har angetts korrekt. Organisatörsfältet är inte exponerat på mötesformuläret som standard. Du kan lägga till den i formulär, vyer eller avancerade sökningsfrågor om det behövs för att bekräfta att värdet är närvarande och korrekt.

Om en organisatör för en avtalad tid ändras i Dynamics 365 efter att den har synkroniserats med Exchange, kan det leda till att den ursprungliga organisatören gör en annullering. Detta kan inträffa eftersom den avtalade tiden inte längre uppfyller villkoren för användarens synkroniseringsfilter. Dessutom kan den nya organisatören synkronisera den avtalade tiden som ett nytt möte i Exchange. Funktionen för att skicka en annullering rån den tidigare organisatören kan ändras med hjälp av OrgDBOrgSetting med namnet DistinctSyncCalAndSyncDeletesForExchangeSync.

Anteckning

En avtalad tid som skapas i Dynamics 365 visas som den skapas av SYSTEM om följande villkor gäller:

  • Den användare som spårade den avtalade tiden är inte organisatören
  • OrgDBOrgSetting med namnet DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities är inställt på standardvärdet False.

Om organisatören för Outlook-mötet är en Dynamics 365-användare blir ägaren organisatör. Om organisatören inte är en Dynamics 365-användare blir ägaren den användare som spårade den.

Synkronisera avtalade tider från Dynamics 365 till Exchange

  • Mappning: Avtalade tider i Dynamics 365 synkroniseras med Exchange som möten.

  • Mötesstatus: Om mötesstatusen i Dynamics 365 är Slutförd, Avbruten eller Ledig (Öppen), synkroniseras mötesstatusen till Exchange som Ledig.

  • Påminnelse: Ingen påminnelse är inställd om mötet är mer än sju dagar tidigare eller om mötesstatusen är Ledig (Öppen).

  • Inbjudningar: Ingen inbjudan skickas om:

    • Den avtalade tiden är i det förflutna.
    • Inga deltagare bjuds in.
    • Den användare som synkroniserar den avtalade tiden är inte organisatören.
    • Inga av följande egenskaper har ändrats: Subject, Body, Location, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Synkronisering av annullerade och borttagna avtalade tider från Dynamics 365 till Exchange

När den avtalade tiden tas bort i organisatörens postlåda skickar Exchange en inställd avtalad tid till deltagare.

Om den avtalade tiden tas bort i Dynamics 365 skickas ingen annullering om:

  • Den avtalade tiden är i det förflutna.
  • Den användare som synkroniserar den avtalade tiden är inte organisatören av avtalade tider.
  • Den avtalade tiden har inte deltagare.

Som standard synkroniseras inte avtalade tider som annulleras i Dynamics 365 med Exchange som annullerad. Du kan ändra funktionen genom att aktivera SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange i OrgDbOrgSettings. När den här inställningen är aktiverad avbryter en avtalad tid i Dynamics 365 mötet i Exchange, vilket innebär att en avbeställning skickas till deltagare.

När en avtalad tid tas bort i Dynamics 365 och synkroniseras med Exchange tas den avtalade tiden endast bort i Exchange om alla följande villkor är uppfyllda:

  • Den avtalade tiden är länkad.
  • Synkroniseringsanvändaren är avtalade tidens organisatör.
  • Den avtalade tiden är i framtiden.
  • Den avtalade tiden har inte tagits bort på ett logiskt sätt.

Om alla de här villkoren inte uppfylls finns den avtalade tiden kvar i Exchange, men länken är inte länkad.

När du spårar ett återkommande möte skickas inte nya inbjudningar till deltagare i Dynamics 365 om:

  • Alla förekomster av serien finns kvar i Outlook och Exchange.
  • Inga deltagare har lagts till eller tagits bort.

Om organisatören har tagit bort tidigare instanser av serien ser Dynamics 365 dem som saknade i Exchange. De återskapas och en ny inbjudan skickas till deltagarna.

Synkronisera avtalade tider från Exchange till Dynamics 365

  • Mappning: Möten i Exchange synkroniseras till Dynamics 365 som avtalade tider. Återkommande möten synkroniseras med Dynamics 365 som en primär återkommande avtalad tid och dess instanser. Om enskilda instanser av ett återkommande möte ändras i Exchange synkroniseras de med Dynamics 365 som poster för en avtalad tid som undantag.

  • Mötesstatus och ledig/upptagen-status: Om mötestillståndet i Exchange är Ledig, synkroniseras mötestillståndet till Dynamics 365 som Ledig. Om statusen är Slutförd eller Avbruten i Dynamics 365 anges den avtalade tidens status i Dynamics 365 till Slutförd. Om tillståndet är Öppet i Dynamics 365 har den avtalade tiden statusen Ledig . Om statusen Upptagen/Ledig för den avtalade tiden för Exchange är inställd på Arbetar någon annan stans så ställs Dynamics 365 in på tillståndet Öppen och statusen är Kostnadsfritt.

  • Avtalade tider med tillståndet Slutförd eller Avbruten i Dynamics 365: Om tillståndet för avtalad tid i Dynamics 365 är Slutförd eller Avbruten kommer eventuella ändringar av mötet i Exchange inte att synkroniseras till Dynamics 365.

  • Mötesbokning och konflikthantering: När ett möte spåras till Dynamics 365 använder serversynkronisering boknings-API:et för att se till att deltagarna är tillgängliga vid den angivna tiden. Om till exempel organisatörens kalender i Dynamics 365 har en annan avtalad tid samtidigt misslyckas bokandet och den avtalade tiden synkroniseras inte. Användaren kan lösa schemaläggningskonflikten, välja att ignorera den och låta den avtalade tiden synkroniseras i alla fall. Om du bokar från Dynamics 365 i Outlook automatiskt uppstår en schemaläggningskonflikt. Mer information finns i En schemaläggningskonflikt hittades när du sparade ett möte [ämne för avtalad tid] från Exchange till Microsoft Dynamics 365.

Synkronisering av annullerade och borttagna avtalade tider från Exchange till Dynamics 365

När en spårad avtalad tid eller en undantags avtalad tid tas bort i Exchange tas inte den avtalade tiden bort i Dynamics 365 under synkronisering om:

  • Statusen är Slutförd eller Avbruten.
  • Den avtalade tiden är i det förflutna.
  • Den användare som synkroniserar den avtalade tiden är inte organisatören av avtalade tider.

(En avtalad tid med undantag är en specifik instans av en återkommande avtalad tid som har ändrats individuellt.)

Synkronisera avtalade tider för service

  • Mappning: Avtalade tider för tjänster i Dynamics 365 synkroniseras med Exchange som möten.

  • Inbjudningar och avbokningar: Inbjudningar och avbokningar skickas aldrig för servicebesök.

  • Kopior: Under synkroniseringen får användarna sin egen kopia av servicebokningen i sina brevlådor. Det finns ingen central organisatör för avtalade tider för service.

Synkroniserar kontakter

  • Mappning: Kontakter i Dynamics 365 synkroniseras till Exchange som kontakter.

  • Adresssynkronisering: Se Adresssynkronisering för kontakter.

  • Raderade kontakter:

    • Kontakter som tas bort i Dynamics 365 tas endast bort i Exchange om den synkroniserande användaren inte är ägaren till den ursprungliga kontakten.
    • Kontakter som tas bort i Exchange tas endast bort i Dynamics 365 om den synkroniserande användaren är ägaren till den ursprungliga kontakten.

Synkroniseringsuppgifter

Hur uppgifter synkroniseras mellan Dynamics 365 och Exchange beror på synkroniseringsriktningen och uppgiftens egenskaper.

Synkronisera uppgifter från Dynamics 365 till Exchange

  • Mappning: Fax, brev, telefonsamtal och uppgifter i Dynamics 365 synkroniseras med Exchange som uppgifter.

  • Påminnelse: Om det uppgift förfallodatumet är mer än en dag sedan och det uppgift tillståndet i Dynamics 365 är Öppet eller Schemalagt, ställs en påminnelse in under synkroniseringen.

  • Förfallodatum: Det uppgift schemalagda slutdatumet i Dynamics 365 synkroniseras med Exchange som det uppgift förfallodatumet.

  • Status för uppgift: När procent färdigt inte har angetts:

    • en Öppen uppgift synkroniseras med Exchange som Inte startat.
    • En Slutförd eller avbruten uppgift synkroniseras till Exchange som slutförd.
  • Slutdatum: uppgiftens faktiska slutdatum synkroniseras med Exchange som uppgiftens slutdatum.

  • Raderade uppgifter: Uppgifter som raderas i Dynamics 365 raderas endast i Exchange om deras status i Exchange inte är slutförd.

  • Automatisk komplettering av uppgifter: Uppgifter som är markerade som slutförda i Dynamics 365 har ett värde i fältet actualEnd . Om en uppgifts actualEnd-fält fylls i och datumet är tidigare synkroniseras uppgiften med Exchange som Slutförd automatiskt. Om du använder anpassningar för att återaktivera en uppgift, se till att rensa datum actualEnd för att undvika att synkronisering på serversidan slutför den automatiskt.

Synkronisera uppgifter från Exchange till Dynamics 365

  • Mappning: Uppgifter i Exchange synkroniseras till Dynamics 365 som uppgifter.

  • Status för uppgift: Uppgifter som inte har startats i Exchange synkroniseras till Dynamics 365 som Inte startade.

  • Faktisk uppgift start: När en uppgift som skapas i Exchange synkroniseras till Dynamics 365 anges dess actualStart fält till den aktuella tidsstämpeln.

  • Raderade uppgifter: Som standard raderas även fax, brev, telefonsamtal och uppgifter som raderas i Exchange i Dynamics 365. Du kan ändra på det här beteendet genom att växla OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

  • Procent slutförda: Uppgifter som är inställda som 100 % slutförda synkroniseras till Dynamics 365 som slutförda.

Avancerade synkroniseringsinställningar

Ignorera logiskt borttagna objekt under synkronisering

När något objekt inte matchar synkroniseringsfiltren, är det vanligtvis av två skäl:

  • Posten finns inte längre i Dynamics 365 eftersom den raderades fysiskt.
  • Posten finns kvar i Dynamics 365, men den kan inte längre nås. Antingen förlorade användaren som är associerad till postlådan åtkomst till objektet, eller så har objektets egenskaper ändrats och den matchar inte längre synkroniseringsfiltren. Det här villkoret kallas logisk borttagning.

Som standard skickar serversynkronisering en borttagningsåtgärd till Exchange i båda fallen. Du kan ändra funktionen och ignorera logiska borttagningar, aktivera DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync i OrgDbOrgSettings.

För mer information om synkroniseringsfilter, se:

Tillåt kopierade objekt

När ett länkat objekt kopieras i Exchange ignoreras kopieringsåtgärden som standard i serversynkronisering. På så sätt undviks att dubblettinformation skapas i Dynamics 365. Om du vill ändra funktionen och hämta dubblettobjekt från Exchange stänger du av IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox i Inställningen OrgDbOrgSettings.

Synkronisera bifogade filer, kontaktadresser och uppgifter i Outlook

Följande avsnitt gäller för synkronisering som är klar Dynamics 365 for Outlook eller serversynkronisering. Mer information finns i Integrera ditt e-postsystem.

En skärmbild av fliken Systeminställningar för synkronisering i Dynamics 365 for Outlook.

Synkronisera bifogade filer till avtalade tider

Användare kan bifoga dokument, bilder, inspelningar och andra filer till möten som de skapar i Dynamics 365 eller i Dynamics 365 for Outlook-app. Som standard inkluderas inte bifogade filer när avtalade tider synkroniseras. För att inkludera dem:

  1. I Dynamics 365 for Outlook, gå till Inställningar>Administration>Systeminställningar.
  2. På fliken Synkronisera välj Synkronisera bilagor till avtalade tider med Outlook eller Exchange.
Att tänka på när man synkroniserar bifogade filer
  • Om du inaktiverar synkronisering av bifogade filer visas inte bifogade filer i avtalade tider i Dynamics 365. De visas fortfarande i avtalade tider i Dynamics 365 for Outlook.
  • Bilagor i återkommande avtalade tider eller servicetider kan inte synkroniseras.
  • Med bifogade filer kan synkroniseringstiden öka. Du kanske vill använda bifogade filer sparsamma om du använder ett nätverk med låg bandbredd.

Synkronisera kontaktadresser

På fliken Synkronisering i Dynamics 365 for Outlook, välj ett av följande alternativ för att välja hur kontaktadresser synkroniseras:

  • Synkronisera e-postadress endast i Outlook-kontakt: En postadress synkroniseras mellan Dynamics 365 och Outlook. Detta är tillräckligt för de flesta organisationer och är standard.

  • Synkronisera alla tre adresserna (Företag, Hem, Annat) i Outlook-kontakt: Alla tre Outlook-e-postadresser (Företag, Hem och Annat) synkroniseras mellan Dynamics 365 och Outlook.

Varning

Om du har befintliga data kan data gå förlorade om du ändrar inställningen så att alla tre adresserna synkroniseras. Attribut för befintliga spårade kontakter mappas om när den här inställningen är aktiverad. Vi rekommenderar att du testar det här alternativet innan du distribuerar för att förstå hur omorganiseringen påverkar miljön och dina data. I de flesta fall bör du ha fullständiga data på ena sidan (vanligtvis i Dynamics 365) och synkronisera med den andra sidan (normalt Outlook eller Exchange).

För mer information: Vilka fält kan synkroniseras mellan Dynamics 365-program och Outlook?

Synkronisera uppgifter som tilldelats i Outlook

Som standard synkroniseras inte uppgifter som skapats med Dynamics 365 for Outlook i Dynamics 365. Om du vill synkronisera dem väljer du fliken Synkronisering i Dynamics 365 for Outlook, välj Synkronisera uppgifter som är tilldelade i Outlook.

Att tänka på när man synkroniserar uppgifter
  • Återkommande uppgifter kan inte synkroniseras.
  • Personen som tilldelar uppgiften och personen som uppgiften är tilldelad måste finnas i samma organisation.
  • Uppgifter kan inte synkroniseras till flera e-postadresser.

Se även