Rekommendationer för identifiering och klassificering av flöden

Gäller för den här checklisterekommendationen för Power Platform välstrukturerad tillförlitlighet:

RE:02	Identifiera och betygssätt användar- och systemflöden. Använd en allvarlighetsskala grundad dina affärskrav för att prioritera flödena.

Den här guiden beskriver rekommendationer för att identifiera och prioritera arbetsbelastningsflöden. Identifiera och prioritera arbetsbelastningsflöden innebär att mappa användarflöden och systemflöden för att fastställa hur viktiga de är för organisationen. Det här säkerställer att du identifierar och prioriterar de viktigaste arbetsbelastningsfunktionerna och minska risken för skadliga fel. Om du inte identifierar och prioriterar arbetsbelastningsflöden kan det leda till systemfel och lägre tillförlitlighet i arbetsbelastningen.

Definitioner

Begrepp	Definition
Användarflöde	Sökvägar eller sekvenser för åtgärder som användare vidtar i ett program eller system.
Systemflöde	Informations- och processflödet i ett system. Systemet följer automatiskt det här flödet för att aktivera användarflöden eller arbetsbelastningsfunktioner.

Viktiga designstrategier

När du utformar arbetsbelastningen är det viktigt att definiera användar- och systemflödena.

• Användarflöden visar en användares rörelser genom programmet. De fokuserar på användargränssnittet, interaktioner, beslut och stegen som krävs för att slutföra en uppgift. Användarflöden ger ett användarcentrerade perspektiv på användarupplevelse och gränssnittsdesign.

• Systemflöden kartlägger hur arbetsbelastningen fungerar internt. De fokuserar på dataflytt, indatabearbetning, utdatabearbetning och interaktioner mellan arbetsbelastningskomponenter, serverdeltjänster och externa API:er. Systemflöden visar intrikat information om hur arbetsbelastningen fungerar internt.

Du måste identifiera och definiera flöden tidigt i arbetsbelastningens designfas. Det ger en bättre förståelse för vad som påverkar arbetsbelastningens tillförlitlighet. Det anpassar arkitekturbesluten till arbetsbelastningens tillförlitlighetsmål.

Identifiera alla användar- och systemflöden

Utdata från identifiering av alla användar- och systemflöden är en katalog med alla flöden i arbetsbelastningen. Den här identifieringsprocessen kräver att du mappar alla användarinteraktioner och processer i ett system från början till slut. Den här mappningen är en förutsättning för att identifiera viktiga flöden. Här följer rekommendationer för att identifiera alla användar- och systemflöden i en arbetsbelastning:

• Identifiera nyckeldeltagare. Tänk igenom alla som bidrar till processen. Det här omfattar även personer på avdelningen och andra avdelningar som arbetar tillsammans på problemet. Förstå hur de fungerar i samband med affärsproblemet som löses.

• Intervjua intressenter. Intressenter kan ge värdefull information för att identifiera flöden och de kan till och med hjälpa dig att mappa och prioritera flöden. Det går även att intervjua användare, affärsanalytiker och tekniska team för att samla in insikter om användarinteraktion och beroenden i arbetsbelastningen.

• Upptäck processer för att förbättra användningen av processutvinning. Om din uppgift är helt utförd på datorn går det att använda processutvinning till att upptäcka alla steg som personer i organisationen utför för att slutföra uppgiften. Processutvinning visualiserar processen i en processmappning och avslöjar flaskhalsar och mått för processerna i en analysrapport.

• Granska dokumentationen. Det kanske inte finns dokumentation att granska under designfasen. Om det finns dokumentation måste du använda den. Be om diagram över systemarkitekturen, användarhandböcker och processbeskrivningar. Sådana dokument kan hjälpa dig att förstå arbetsbelastningens avsedda funktioner och dess enskilda flöden.

• Observera vilka aktiviteter som utförs. Övervakar uppgiften om den utförs på ett annat sätt i dag. Skriv ned aktiviteterna som användaren utför för att utföra uppgifterna i det här steget i affärsprocessen. Visa detaljerna för aktiviteterna. När du fattar beslut om aktiviteter bör du överväga att ta hänsyn till och verkan för varje aktivitet, hur de relaterar till varandra och hur de flyttar dig närmare målet som du vill använda. Identifiera startpunkten för processen och fyll i de aktiviteter som leder till målet. Aktiviteter kan vara sekventiella, vilket innebär antingen att en aktivitet inte kan inträffa förrän den föregående är slutförd, eller parallella, vilket innebär att två eller flera aktiviteter inträffar samtidigt.

• Identifiera vilka data som behövs och varifrån de kommer. Skapa en lista med alla datakällor och observera varifrån data kommer. Kommer det från ett internt system eller från en extern datakälla? Hur autentiserar användare för att hämta data? Finns det olika behörighetsnivåer? Ändras data beroende på vem som använder systemet?

• Identifiera vilken data som skapas eller redigeras. Samlas data in i dag med pappers- eller elektroniska formulär? Ett sådant formulär kan fungera som en bra startpunkt när du funderar på layouten för skärmar och hur informationen samlas in. Vad är de data som registreras? Vad kallas detta? Är det här det verkliga namnet från datakällan eller ett gemensamt namn som används i den här delen av företaget? Du måste kanske mappa namnet i datakällan till det egna namnet som dina användare känner till.

• Avgöra vilka beslut som tas som en del av användar- eller systemflödet. Är det ett beslut om att aktiviteten ska ingå i processen? Finns det något sätt som lösningen kan göra beslutet automatiskt baserat på data? Finns det en hierarki för data? Varje utgiftsrapport kan till exempel ha flera utgifter och vissa kostnadstyper kräver ytterligare information. Kommunicerar detta beslut med någon? Hur meddelas detta? Är godkännanden som krävs innan nästa steg av processen påbörjas? Hur sparas godkännandena? Finns det en specifik användare eller roll som kan godkänna nästa steg i processen?

• Lista identifierade flöden. Intervjuerna, dokumentationen och observationerna gör det möjligt att identifiera alla flöden i arbetsbelastningen. Sammanställ en lista med alla flöden du identifierar och kategorisera dem i användarflöden (med fokus på användarinteraktioner) och systemflöden (med fokus på serverdelsprocesser och dataflytt).

• Definiera flödets start- och slutpunkter. Definiera klart och tydligt för varje identifierat flöde var det startar och slutar. Dokumentera varje användarinteraktion för användarflöden och dess förväntade resultat. Fokusera på användarfunktioner och gränssnittdesignen. Du måste identifiera underliggande utlösare och förväntade resultat för systemflöden.

• Dela upp varje flöde. Dela upp varje flöde i enskilda steg och beskriv åtgärder, beslut eller processer som äger rum vid varje tidpunkt. Observera hur varje steg interagerar med andra delar av systemet, inklusive beroenden av andra flöden eller externa system. Du måste identifiera hur flöden integreras med och påverkar arbetsbelastningen och användarupplevelsen. Det här dubbla synsättet ger en bra bild av hela arbetsbelastningen.

• Unik dokumentutdata. Identifiera alternativa sökvägar eller undantag i varje flöde, till exempel felhantering eller villkorlig förgrening. Om ett flöde har flera möjliga resultat måste du lägga till dem i katalogen som olika poster. Du måste identifiera interaktionens avsedda beteende för användarflöden. Du måste identifiera processens avsedda beteende för systemflöden.

• Visualisera med diagram. Skapa flödesscheman eller diagram som visuellt återger flödet och dess steg. Det går att använda verktyg såsom Microsoft Visio, Unified Modeling Language (UML) sekvensdiagram, användningsfallsdiagram, enkla ritverktyg eller en beskrivande lista i textformat (se Exempel på flödeskatalog).

• Uppdatera flödesmappning iterativt. Flödesmappning är en iterativ process. Flöden kan ändras, delas eller kombineras, särskilt i designfasen. När arbetsbelastningsflödena blir mer tydligt definierade måste du uppdatera flödeskatalogen så att den överensstämmer. Verifiera och förfina flödesdiagrammen med feedback från intressenter för att säkerställa att de är korrekta och fullständiga.

Identifiera affärsprocesser för varje flöde

Affärsprocesser är en serie uppgifter som används till att skapa utdata, till exempel kostnadsrapportering, semesterhantering, orderuppfyllelse eller lagerkontroll. Identifieringen av affärsprocesser för varje flöde innebär att mappa flöden till en eller flera affärsprocesser. Den här mappningen hjälper dig att förstå vikten av varje flöde för verksamheten.

Du har kanske befintlig dokumentation eller verksamhetsplaner som tillhandahåller mappning av flöden till affärsprocesser. Ibland ger användarhandböcker, utbildningsmaterial eller systemspecifikationer insikter om arbetsbelastningens och flödenas avsedda användning och syfte. I annat fall måste du mappa flödena till affärsprocesserna som de stöder. Här är rekommendationer för att identifiera affärsprocesser för varje flöde:

• Använd arbetsbelastningens utdata. Det går att använda arbetsbelastningens utdata och flödesuppdelning till att korrelera flöden med affärsprocesserna som de stöder. Granska först utdata som arbetsbelastningen genererar. Utdata kan vara försäljningsrapporter, datafiler eller slutförda uppgifter.

• Genomför intervjuer. Tala med teammedlemmar och intressenter som interagerar med arbetsbelastningen. Du måste ställa specifika frågor om de dagliga uppgifterna, hur de använder arbetsbelastningen och vilka mål de uppnår med den. Tekniska team har ofta en djupare förståelse av arbetsbelastningsstrukturen och kan ge insikter i affärsprocesserna de stöder.

• Övervaka ej tilldelad arbetsbelastning. Övervaka arbetsbelastningen för befintliga arbetsbelastningar och sök efter mönster i användningen som tyder på underliggande affärsprocesser, till exempel datainmatning, orderbearbetning eller kundinteraktion.

• Koppla utdata till en affärsprocess. Anslut prickarna från flödesutdata till den övergripande affärsprocessen som de stöder. Om till exempel ett flödessteg innebär bearbetning av kundorder stöder det affärsprocessen för orderhantering direkt. Orderuppfyllelse bidrar till att affärsmålen upprätthåller kundnöjdhet och genererar intäkter. Använd slutligen flödet till att avgöra vilket flöde som skapade försäljningsrapporten.

Identifiera processens ägare och intressenter för varje flöde

Processägaren för ett flöde är personen som är ansvarig för att körning av en viss process genomförs. De är ansvariga för den processen och flödena som stöder den. Identifiera processägaren för varje arbetsbelastningsflöde. Identifiera även intressenterna för varje flöde. Intressenter kan vara inblandade i arbetsbelastningen, vara beroende av ett flöde eller hantera ett beroende som flödet har.

Du har kanske en ansvarstilldelningsmatris (RAM) eller en RACI-matris (utförare, ansvarig, konsulterad och informerad) (RACI) som redan identifierar processägare och intressenter. Vanligtvis är processägarna utförare av eller ansvariga för en process och du rådgör med eller informerar intressenterna.

Identifiera eskaleringsvägar för varje flöde

Identifiering av eskalerande sökvägar handlar om att fastställa kanaler för eskalerande problem som är relaterade till ett flöde. Problem som måste eskaleras kan vara brådskande uppdateringar, säkerhetsproblem, försämringar eller tekniska händelser. Målet med att identifiera en eskaleringsväg är att säkerställa en snabb och effektiv lösning på problem.

Eskaleringsvägen som du kartlägger måste börja med personen eller gruppen som troligast löser ett visst problem. Om den här personen eller gruppen inte kan lösa problemet måste eskaleringsvägen identifiera nästa kontaktpunkt. Nästa kontaktpunkt har större ansvar och kan koordinera riskreduceringsstrategierna med fler delar i organisationen. Antalet personer som eskalerar varierar beroende på flöde och organisation. För många personer i en eskaleringsväg kan göra lösningsförsöken långsammare.

Identifiera affärspåverkan för varje flöde

Det är viktigt att identifiera affärspåverkan för varje flöde för att förstå hur varje flöde bidrar till de viktigaste affärsmålen. Affärspåverkan kan vara effektivitetsförbättringar, direkta eller indirekta kostnadsbesparingar, riskreducering eller affärsomvandling. Genom att förstå varje flödes både positiva och negativa påverkan går det att prioritera åtgärder för att säkerställa tillförlitligheten i verksamhetens viktigaste flöden. Det är viktigt att tänka på flödesfelens direkta påverkan och deras indirekta påverkan på andra sammankopplade processer. Här är stegen för att identifiera varje flödes affärspåverkan:

• Identifiera positiv påverkan. Avgör de förväntade fördelarna när ett flöde körs som avsett. De förväntade fördelarna kan vara förbättrad drifteffektivitet, ökad kund- eller medarbetarnöjdhet, förbättrad datasäkerhet, säkerställd efterlevnad av föreskrifter eller andra positiva effekter på verksamheten.

• Identifiera negativ påverkan. Utvärdera eventuell negativ påverkan om en process misslyckas eller inte fungerar som förväntat. Överväg att kvantifiera specifika faktorer, t.ex. minskade intäkter. Ta med ämnesrelaterad påverkan såsom skada på anseendet, urholkat kundförtroende eller negativ påverkan på andra relaterade affärsprocesser.

• Ange kapacitets- och tillgänglighetsantaganden. Upprätta antaganden om förväntad kapacitet och tillgänglighet för varje process. Överväg faktorer såsom förväntad arbetstid och målets drifttid i procent. Om det finns förväntningar på målet för återställningstid (RTO) eller på målet för återställningspunkt (RPO) bör du ta med dem. Dessa antaganden bidrar till att förstå tillförlitlighetskraven för varje flöde.

Genom att utvärdera dessa aspekter systematiskt får du en fullständig bild av hur varje flöde påverkar verksamheten och kan fatta strategiska beslut om tillförlitlighetsoptimering.

Tilldela varje flöde en allvarlighetsbedömning

En detaljerad utvärdering av flödenas betydelse relativt allmän affärspåverkan gör det möjligt att tilldela varje flöde en allvarlighetsbedömning. Syftet är att sortera flödena efter prioritet och tilldela en etikett som gör det möjligt att identifiera de viktiga flödena. Den här processen ger en logisk fortsättning för att identifiera, mappa och anpassa med affärsprocesser och påverkan. Använd följande allvarlighetsbeskrivningar för att tilldela viktiga omdömen:

• Kritisk (hög kritiskhet): Viktiga flöden ingår i kärnverksamhetens funktioner. De påverkar direkt viktiga sidor i ett företag, till exempel kundupplevelser, ekonomiska transaktioner, säkerhetsprotokoll, hälsa och säkerhet. Fel eller störningar i dessa flöden kan orsaka stora direkta eller negativa långsiktiga effekter. Exempel på negativa effekter är intäktsförlust, förlorat förtroende och rättsliga problem. Genom att prioritera dessa flöden säkerställer att arbetsbelastningens viktigaste delar är robusta och viktiga.

• Viktigt (medelhög allvarlighet): Viktiga flöden uppfyller delar av en affärsfunktion men samverkar inte direkt med eller påverkar inte viktiga affärsåtgärder. Om ett problem exempelvis stör ett internt databearbetningsflöde kan du försöka köra databearbetningen igen utan direkta externa effekter. Dessa flöden är nödvändiga för en smidig verksamhet men de ger en buffert för omedelbara kund- eller ekonomisk effekter, så att hanterade svar på problem kan åtgärdas.

• Produktivitet (låg allvarlighet): Produktivitetsflöden har ingen direkt eller stor effekt på kärnverksamhetens funktioner eller på kundupplevelsen. Några exempel är hjälpprocesser och ärenden som används av mindre team, t.ex. regelbunden filöverföring till lagringsenheter för säkerhetskopior eller för att bearbeta feedbackundersökningar. Dessa flöden bidrar till det övergripande systemet, men avbrott i dem orsakar troligen inte några större direkta affärs- eller verksamhetsproblem och det finns ofta en manuell lösning.

Genom att använda den här strukturerade metoden för att tilldela allvarlighet kan du effektivt prioritera resurser och fokusera på att underhålla och öka tillförlitlighet och effektivitet i de viktigaste flödena.

Avvägning: Högre förväntningar på tillförlitlighet sammanfaller ibland med högre driftkostnader och mer hanteringsarbete för operatörerna. Säkerställ att intressenterna förstår de potentiella kostnadsökningarna för att förbättra tillförlitligheten för viktiga flöden.

Exempel på flödeskatalog

Följande exempel ger ett heltäckande scenario och illustrerar viktiga punkter som hjälper dig att identifiera, mappa och prioritera dina flöden. Arbetsbelastningsexemplet är en verksamhetsspecifik app för utgiftsrapportering, som gör det möjligt för anställda att fylla i utgiftsformulär, för chefer att granska och godkänna kostnaderna och se över veckorapporterna.

Användarflöde 1: Fyll i utgiftsformuläret

Flödesbeskrivning: Anställda använder programmet till att fylla i utgiftsformuläret.

• Affärsprocesser: Det här flödet stöder att fylla i och skicka in utgiftsformuläret, men det är asynkront, vilket gör det mindre viktigt.

• Processägare: Verksamhetsadministratör

• Intressenter: Anställda, arbetsledare, verksamhetsadministratör

• Eskaleringsvägar: Programteam, plattformsteam

• Affärspåverkan: Det här flödet är viktigt för de anställda att begära utgifter, men det påverkar inte direkt verksamhetens huvudintäkt och har ingen direkt kundpåverkan. När anställda inte kan skapa kostnadspåståenden på grund av att det här flödet inte är tillgängligt, påverkar det inte företagets intäkter eller rykte negativt. Anställda kan spara utgifter senare. Ett långvarigt driftavbrott kan leda till kreditkortsavgifter om betalning av utgifter försenas. Hög tillgänglighet är dock inte nödvändigt för den här processen. Verksamhetsadministratörerna angav ett krav på 90 % tillgänglighet för den här processen och anser att driftavbrott utanför arbetstid är användbart för underhåll.

• Allvarlighetsklassificering: Produktivitet (Låg)

Användarflöde 2: Granska och godkänn utgifter

Flödesbeskrivning: Den anställdes arbetsledare granskar och godkänner utgiftanspråken.

• Affärsprocesser: Det här flödet stöder granskning och godkännande av utgiftsanspråk, men det är en asynkron process.

• Processägare: Verksamhetsadministratör

• Intressenter: Anställda, arbetsledare, verksamhetsadministratör

• Eskaleringsväg: Programteam, plattformsteam

• Affärspåverkan: Det här flödet gör det möjligt för arbetsledare att granska och godkänna utgiftsanspråk och begära mer information. Hög tillgänglighet för det här flödet är inte viktigt eftersom arbetsledare har sju dagar på sig att godkänna utgiftsanspråk. När anställda inte kan skapa kostnadspåståenden på grund av att det här flödet inte är tillgängligt, påverkar det inte företagets intäkter eller rykte negativt. Anställda kan spara utgifter senare. Ett långvarigt driftavbrott kan leda till kreditkortsavgifter om betalning av utgifter försenas. Hög tillgänglighet är dock inte nödvändigt för den här processen. Verksamhetsadministratörerna angav ett krav på 90 % tillgänglighet för den här processen och anser att driftavbrott utanför arbetstid är användbart för underhåll.

• Allvarlighetsklassificering: Produktivitet (Låg)

Användarflöde 3: Ange och bokför transaktioner

Flödesbeskrivning: Verksamhetsadministratörer måste granska utgifter och bokföra transaktioner för att betala kreditkort.

• Affärsprocesser: Det här flödet stöder betalning av kreditkortsavgifter.

• Processägare: Verksamhetsadministratör

• Intressenter: Verksamhetsadministratör, plattformsteam, datateam

• Eskaleringsväg: Plattformsteam, datateam, plattformsteamets jourhavande tekniker

• Affärspåverkan: Det här flödet är en integrerad del i utgiftsbetalning och saknade betalningar kan leda till kreditkortsavgifter. Det finns dock ofta tillräckligt med tid mellan utgifter som lämnas in och tills betalning förfaller. Verksamhetsadministratörerna angav ett krav på 90 % tillgänglighet för den här processen och anser att driftavbrott utanför arbetstid är användbart för underhåll.

• Allvarlighetsklassificering:

Systemflöde 4: Skapa utgiftsrapport varje vecka

Flödesbeskrivning: En veckovis utgiftsrapport skapas för ekonomichefen att granska. Rapporten skapas och publiceras i Power BI och ett meddelande skickas till ekonomichefen.

• Affärsprocesser: Det här flödet stöder granskning av utgifter.

• Processägare: Ekonomichefen

• Intressenter: Verksamhetsadministratör, alla tekniska team

• Eskaleringsväg: Programteamets jourhavande tekniker, plattformsteamets jourhavande tekniker, datateamets jourhavande tekniker

• Affärspåverkan: Om det här flödet inte är tillgängligt påverkas inte företagets omsättning eller rykte. Verksamhetsadministratörerna angav ett krav på 90 % tillgänglighet för den här processen och anser att driftavbrott utanför arbetstid är användbart för underhåll.

• Allvarlighetsklassificering:

Användarflöde 5: Kostnadsgranskning

Flödesbeskrivning: Externa granskare utför just-in-time-granskning av utgifter för att kontrollera om rapporterna uppfyller regelefterlevnadskraven.

• Affärsprocesser: Det här flödet stöder regelefterlevnads - och granskningsprocesser direkt. Utan den här funktionen kan företaget få böter från externa granskare.

• Processägare: Plattformsteam

• Intressenter: Plattformsteam, driftteam, verksamhetsadministratörer

• Eskaleringsväg: Plattformsteamets jourhavande tekniker

• Verksamhetspåverkan: Det här flödet kräver hög tillgänglighet eftersom externa användare kan begära rapportering av utgifter utan varning eller avisering. Om det här flödet inte är tillgängligt kan det leda till böter. Det är en viktig process där företaget förväntar sig 99,9 % drifttid, även under utökade arbetstid.

• Allvarlighetsklassificering: Hög

Underlätta Power Platform

Överväg att använda process- och uppgiftsutvinning i Power Automate genom att inkludera en processmappning, ett kraftfullt verktyg som hjälper dig att visualisera och analysera affärsprocesser.

Läs om att konverterar idéer till en helt funktionell lösning genom att planera ett Power Apps-projekt.

Checklista för tillförlitlighet

Se den fullständiga uppsättningen rekommendationer.

Checklista för tillförlitlighet