Dela via

Riktlinjer som ska användas när du tar bort ett konto från redovisningen i Microsoft Dynamics GP

Den här artikeln innehåller riktlinjer som du kan använda när du tar bort ett konto från redovisningen i Microsoft Dynamics GP 9.0 eller i Microsoft Business Solutions – Great Plains 8.0

Gäller för: Microsoft Dynamics GP
Ursprungligt KB-nummer: 933642

Introduktion

Anteckning

Innan du följer anvisningarna i den här artikeln kontrollerar du att du har en fullständig säkerhetskopia av databasen som du kan återställa om ett problem uppstår.

Mer information

Om du vill ta bort ett konto från redovisningen måste följande villkor vara uppfyllda: (i punktlistor)

  • Kontot kan inte ha något saldo

    Om kontot har ett saldo måste du överföra saldot med hjälp av en clearingtransaktion. Gör detta genom att följa stegen nedan:

    1. I området Saldo väljer du Transaktioner, pekar på Finans, väljer Rensa och väljer sedan Hittills år.
    2. Använd clearingtransaktionen för att överföra saldot från det konto som du vill ta bort till ett annat konto i redovisningen.
    3. Registrera clearingtransaktionen.

      Anteckning

      Bokför endast clearingtransaktionen för det aktuella året. Du kan inte publicera clearingtransaktionen till det år som senast stängdes.

    4. Välj Kort, välj Ekonomi och välj sedan Konto för att välja det konto som du vill ta bort.
    5. Markera kryssrutan Inaktiv för att se till att ingen annan transaktion kommer att bokföras på det här kontot.

  • Kontot får inte ha någon aktuell aktivitet eller några transaktioner hittills i år.

    Anteckning

    Om kontot har ett saldo har kontot vanligtvis också en eller flera transaktioner hittills i år. Om du vill ta bort transaktionerna hittills i år måste du vänta tills det aktuella räkenskapsåret har stängts.

  • Kontot kan inte ha några historiska data, till exempel en transaktionshistorik eller transaktioner som inträffar under år som är stängda

    Om kontot har historiska data följer du dessa steg:

    1. Kontrollera att alla användare är utloggade från Microsoft Dynamics GP.

    2. Välj Verktyg, välj Verktyg, välj Ekonomi och sedan Ta bort historik.

    3. I området Transaktionshistorik markerar du kryssrutan Skriv ut för att skriva ut de data som ska tas bort.

    4. I området Kontohistorik markerar du kryssrutan Skriv ut för att skriva ut de data som ska tas bort.

    5. I listan År väljer du det år som innehåller historiska data och väljer sedan Intervall.

    6. I fönstret Kontosegmentintervall väljer du segmentvärdena för det konto som du vill ta bort. Välj bara ett segmentvärde i taget så att du bara tar bort historiken för det kontot. Om du till exempel vill ta bort historiken för kontot 000-1100-00 följer du dessa steg:

      1. Välj uppslagsknappen bredvid segment-ID
      2. I området ID väljer du Segment 1 och sedan Välj.
      3. I rutan Från skriver du 000.
      4. I rutan Till skriver du 000.
      5. Välj Infoga.
      6. Välj uppslagsknappen bredvid segment-ID.
      7. I ID-området väljer du Segment 2 och sedan Välj.
      8. I rutan Från skriver du 1100.
      9. I rutan Till skriver du 1100.
      10. Välj Infoga.
      11. Välj uppslagsknappen bredvid segment-ID.
      12. I ID-området väljer du Segment 3 och sedan Välj.
      13. Skriv 00 i rutan Från.
      14. I rutan Till skriver du 00.
      15. Välj Infoga.

    7. När begränsningarna är korrekta väljer du OK.

    8. I fönstret Ta bort historik väljer du Bearbeta för att skriva ut rapporten.

    9. Kontrollera att rapporten är korrekt. Fortsätt inte med resten av stegen om inte rapporten är korrekt.

    10. I området Transaktionshistorik markerar du kryssrutan Ta bort och markerar sedan för att avmarkera kryssrutan Skriv ut .

    11. I området Kontohistorik markerar du kryssrutan Ta bort och markerar sedan för att avmarkera kryssrutan Skriv ut .

    Anteckning

    Utvärderingsbalansen kommer att vara ur balans för det år då historiken togs bort.

  • Kontot kan inte ha några data med flera växlar i tabellen MC00201 eller i tabellen MC30001.

    Tabellen MC00201 rensas automatiskt om du slutför stängningsprocessen vid årets slut. Tabellen MC30001 rensas automatiskt när du använder verktyget Ta bort transaktion.

    Följ dessa steg för att se till att de här två tabellerna inte har några transaktioner för kontot som tas bort.

    Microsoft tillhandahåller programmeringsexempel enbart i förklarande syfte och gör inga utfästelser, varken uttryckligen eller underförstått. Det omfattar, men är inte begränsat till, de underförstådda garantierna för säljbarhet eller lämplighet för ett visst syfte. I denna artikel förutsätts att du känner till det programmeringsspråk som demonstreras och de verktyg som används för att skapa och felsöka procedurer. Microsofts supporttekniker kan förklara hur en viss procedur fungerar, De ändrar dock inte dessa exempel för att tillhandahålla extra funktioner eller konstruktionsprocedurer för att uppfylla dina specifika krav.

    1. Kör följande instruktioner mot företagsdatabasen i Microsoft SQL Query Analyzer eller i Microsoft Support Administrator Console.

      • Om du använder Microsoft SQL Server använder du SQL Query Analyzer. Starta SQL Query Analyzer genom att välja Start, peka på Program, peka på Microsoft SQL Server och sedan välja Frågeanalys.

      • Om du använder SQL Server Desktop Engine (även kallat MSDE 2000) använder du supportadministratörskonsolen. Starta supportadministratörskonsolen genom att välja Start, peka på Program, peka på Microsoft-administratörskonsolen och sedan välja Supportadministratörskonsol.

         Select * from GL00105 where ACTNUMST = 'yyy'

        Kommentar

        I det här påståendet representerar yyy det faktiska kontonumret.

    2. Använd värdet som returneras i FÄLTET ACTINDX för att köra nästa instruktion.

      Select * from MC00201 where ACTINDX = 'xxx' Select * from MC30001 where ACTINDX = 'xxx'

      Kommentar

      I det här påståendet representerar xxx det kontoindexvärde som returnerades i fältet ACTINDX.

    3. Om instruktionen returnerar några poster i tabellen MC00201 eller i tabellen MC30001 kör du följande instruktioner mot företagsdatabasen för att ta bort dessa poster.

      Delete MC00201 where ACTINDX = 'xxx' Delete MC30001 where ACTINDX = 'xxx'

  • Kontot kan inte finnas i en snabbjournal eller i en sparad batch

    Följ dessa steg för att avgöra om kontot finns i en snabbjournal eller i en sparad batch:

    1. Välj Verktyg, peka på Installation, peka på Ekonomi och välj sedan Snabbjournal för att avgöra om kontot finns i en snabbjournal.

    2. Välj Verktyg, peka på Rutiner och välj sedan Huvudpostering för att avgöra om kontot finns i en sparad grupp.

    3. Om du ser några batchar i fönstret Master Posting ska du avgöra vilken modul batchen tillhör.

    4. I den modulen visar du batchen eller batcharna med hjälp av ett fönster som bara visar en batch i taget. Gör detta genom att följa stegen nedan:

      1. Välj transaktioner
      2. Välj serienamnet, till exempel Ekonomi, Försäljning eller Inköp.
      3. Välj Batchar.

      4. Kommentar

        Menynamnet kan vara olika för varje modul. Menynamnet kan till exempel vara Batchar för kundfordringar.

    5. Välj batcharna en i taget och skriv sedan ut redigeringslistan.

    Kommentar

    • Du kan skriva ut redigeringslistan i fönstret Serie eller i fönstret Huvudpostering. Redigeringslistan skriver ut de konton som påverkas om batchen publiceras.
    • Namnet på redigeringslistan kan vara olika för varje modul. Namnet på redigeringslistan kan till exempel vara Rensa postredigeringslista.

  • Kontot får inte finnas i ett allokeringskonto. Kontot kanske inte ingår i ett allokeringskonto, antingen som ett uppdelningskonto eller som ett distributionskonto.

    Kommentar

    Du kan ta bort konton för variabelallokering och fasta allokeringskonton när som helst eftersom dessa konton inte har något saldo. Men om några transaktioner innehåller ett saldo har dessa transaktioner ett tomt distributionskonto. Om du lägger till allokeringskontona igen återupprättar inte kontona länken mellan de transaktioner som innehåller ett saldo. Länken återupprättas inte eftersom kontona får ett nytt kontoindexvärde.

    Följ dessa steg för att avgöra om kontot finns i ett allokeringskonto:

    1. Välj Kort, peka på Ekonomi, välj Variabel allokering och välj sedan variabelallokeringskontona en i taget för att visa både distributions- och uppdelningskontona.

      Anteckning

      Du kan bara visa uppdelningskontona om du väljer distributionskontona.

    2. Om kontot visas som en del av ett variabelallokeringskonto väljer du Redigera och väljer sedan Ta bort rad för att ta bort raden där kontot visas.
    3. Välj Kort, peka på Ekonomi, välj Fast allokering och välj sedan de fasta allokeringskontona en i taget för att visa distributionskontona.
    4. Om kontot visas som en del av ett fast allokeringskonto väljer du Redigera och väljer sedan Ta bort rad för att ta bort raden där kontot visas. Justera sedan procentandelarna som tilldelas till distributionskonton.

    Kommentar

    Du kan spara ett fast allokeringskonto även om dess distributionskonton inte är 100 procent distribuerade. Du kan dock inte publicera några transaktioner med det fasta allokeringskontot.

    Anteckning

    Om du vill ta bort enhetskonton använder du samma riktlinjer som du använder för att ta bort bokföringskonton.

Friskrivning

Microsoft och/eller dess leverantörer lämnar inga synpunkter eller garantier om lämpligheten, tillförlitligheten eller noggrannheten hos den information som finns i dokumenten och relaterad grafik som publiceras på denna webbplats ("materialen") för något ändamål. Materialet kan innehålla tekniska felaktigheter eller typografiska fel och kan ändras när som helst utan föregående meddelande.

I den utsträckning som tillåts enligt tillämplig lag frånsäger sig Microsoft och/eller dess leverantörer alla representationer, garantier och villkor oavsett om de är uttryckliga, underförstådda eller lagstadgade, inklusive men inte begränsade till representationer, garantier eller villkor för äganderätt, icke-intrång, tillfredsställande villkor eller kvalitet, säljbarhet och lämplighet för ett visst syfte, med avseende på materialet.