Lösa problem med ditt Viva Engage nätverk i internt läge

Vad är inbyggt läge?

Viva Engage är i inbyggt läge när användare, grupper och innehåll är kompatibla med och mappade till sina motsvarigheter i Microsoft Entra ID och Microsoft 365.

Vilka fördelar är nya i internt läge?

Viva Engage Premium-funktioner är endast tillgängliga för nätverk i inbyggt läge. Nätverk i internt läge kan utföra eDiscovery i sitt hemnätverk via portalen för säkerhet & efterlevnad, precis som för andra Microsoft 365-produkter. Administratörer och användare drar också nytta av en upplevelse som är mer konsekvent inom Viva Engage och i Microsoft 365-ekosystemet.

Obs!

Inbyggt läge rekommenderas starkt av säkerhetsskäl, efterlevnad och Microsoft 365-integrering.

Vad krävs för att jag ska vara i internt läge för Microsoft 365 i Viva Engage?

Alla nätverk som etablerats efter januari 2020 är i inbyggt läge som standard, men befintliga nätverk måste använda vårt justeringsverktyg för att deras nätverk ska gå in i internt läge. Om du vill använda verktyget måste nätverket framtvinga Microsoft 365-identitet. Det får också bara finnas ett (primärt) hemnätverk i Microsoft 365-klientorganisationen. Om ett nätverk uppfyller dessa två villkor kan justeringsverktyget hjälpa dig att åtgärda eventuella inkompatibiliteter mellan nätverket och ett nätverk i inbyggt läge.

Finns det fler licensieringskrav när du flyttar till inbyggt läge?

Inbyggt läge har inga licenskrav utöver kraven för Microsoft 365- och Microsoft 365-abonnemang som innehåller grupper.

Vilka funktioner stöds inte i internt läge och varför stöds de inte?

• Inbyggt läge stöder inte privata olistade grupper: Microsoft Entra ID och Microsoft 365-grupper stöder inte den här funktionen, så vi kan inte erbjuda den i nätverk i internt läge. Den nedladdningsbara justeringsverktygsrapporten kan ge information om antalet och användningen av privata olistade grupper i nätverket.

• Inbyggt läge stöder inte externa communities: Externa samarbetsfunktioner i hybridläge och icke-internt läge, inklusive externa communities, är inte kompatibla med Azure B2B. Nätverk i inbyggt läge kan vara värd för B2B-gäster i Microsoft 365-grupper-stödda communities. Användare från interna lägesnätverk kan samarbeta i externa communities i andra Viva Engage nätverk som inte är i inbyggt läge och som Viva Engage säkerhetsinställningar tillåter den här funktionen. Dessutom stöds externa nätverk för internt läge Viva Engage nätverk i den amerikanska geo-regionen.

Microsoft Entra B2B-samarbete (business-to-business) gör att du på ett säkert sätt kan dela företagets program och tjänster med gäster från andra organisationer samtidigt som du behåller kontrollen över dina egna företagsdata.

Den nedladdningsbara justeringsrapporten innehåller information om antalet och användningen av externa grupper i nätverket.

• Inbyggt läge stöder inte gäster på nätverksnivå: För större nätverkssäkerhet kan gäster inte få åtkomst till ett helt Viva Engage nätverk. Den nedladdningsbara justeringsrapporten innehåller information om antalet och aktiviteten för gäster i nätverket.

• Externa deltagare: Viva Engage tillåter för närvarande användare att lägga till externa deltagare i enskilda trådar. Den här funktionen är inte tillgänglig för Viva Engage nätverk som är i inbyggt läge eller i EU-geo. Den här funktionen är inte kompatibel med Azure B2B-gästmodellen, så den stöds inte i interna lägesnätverk.

• Filuppladdningar i Viva Engage privata meddelanden: För att vara i inbyggt läge måste alla filer som laddas upp i Viva Engage lagras i SharePoint. Eftersom Viva Engage privata meddelanden inte lagrar filer i SharePoint eller OneDrive för företag tar justeringsverktyget bort alla tidigare uppladdade privata meddelandefiler. Användare kan inte längre ladda upp filer i privata meddelanden. Den nedladdningsbara justeringsrapporten innehåller information om antalet filer som tidigare laddats upp i privata meddelanden.

Vad är den största skillnaden mellan inbyggt läge och eDiscovery?

• Inbyggt läge är ett tillstånd där alla användare, grupper och innehåll från nätverket är kompatibla med och mappade till sina motsvarigheter i Microsoft Entra ID och Microsoft 365.

• eDiscovery är en Viva Engage funktion som Microsoft tillhandahåller till kunder via efterlevnadsportal i Microsoft Purview.

Viva Engage kan erbjuda eDiscovery till kunder när alla deras användare, grupper och innehåll kan identifieras via efterlevnadsportalen. För att underlätta den här processen måste Viva Engage se till att alla grupper är Microsoft 365-anslutna eftersom eDiscoverable-innehåll måste sparas i grupppostlådan. På samma sätt måste användarna ha ett Microsoft Entra konto.

Vad kan du ta med i kommunikationen till dina användare?

När du är redo att kommunicera kommande ändringar i din organisation ändrar du följande kommunikation för att uppfylla organisationens behov:

---

Hello NAME OF EMPLOYEE,

Vi förbereder vårt Viva Engage nätverk för att stödja nödvändiga efterlevnads- och säkerhetsprinciper för vår organisation.

Här är några ändringar som vi kommer att lansera under de närmaste veckorna:

– Alla olistade privata grupper blir privata grupper i listan på DATE. Icke-medlemmar kan se gruppen i sökresultat och andra områden, men endast medlemmar kan komma åt innehållet. Om du inte vill att gruppen ska vara synlig för icke-medlemmar måste du ta bort den före det datumet. Du kan också ändra namnet på gruppen om problemet är att personer kan identifiera syftet med gruppen baserat på namnet.

– Alla gäster på nätverks-, grupp- och konversationsnivå från vårt Viva Engage nätverk tas bort på DATUM. Om du arbetar med personer utanför vårt Viva Engage nätverk bör du komma på ett alternativt sätt att kommunicera med dem.

– Alla Viva Engage gruppfiler lagras i SharePoint från och med DATUM. Det innebär att tidigare uppladdade gruppfiler migreras till SharePoint och att alla nya gruppfiluppladdningar sparas i SharePoint.

– Alla filer som tidigare laddats upp på Viva Engage privata meddelanden tas bort på DATE. Inga nya filer kan laddas upp i Viva Engage privata meddelanden.

– Från och med DATUM måste användarna ha behörighet att skapa Microsoft 365-grupper för att skapa en grupp i Viva Engage. Om du för närvarande inte har behörighet att skapa Microsoft 365-grupper kan du inte längre skapa grupper i Viva Engage. Kontakta din chef om du inte har behörighet att skapa Microsoft 365-grupper, men tro att du behöver dem för att utföra ditt jobb.

Ditt IT-team

Migrering

Vad kan slutanvändarna förvänta sig under migreringen?

De flesta slutanvändare ser inga ändringar i sina Viva Engage när verktyget körs. Om slutanvändarna skapar communities i Viva Engage behöver de behörighet att skapa Microsoft 365-grupper för att fortsätta att göra det under migreringen. Vi rekommenderar att du kommunicerar de förväntade processändringarna till slutanvändarna tidigt i migreringsplaneringsprocessen.

Hur gör jag för att kontrollera statusen för nätverkets migrering till internt läge?

Alla globala Admin från din klientorganisation kan kontrollera statusen för nätverkets justering till inbyggt läge genom att öppna Viva Engage administrationscenter. På fliken Konfigurera & konfiguration kan de komma åt Konfigurera klientorganisation, som sedan dirigerar dem till Viva Engage administrationscenter. I Viva Engage administrationscenter kan de välja internt läge för att se förloppet.

Nätverk

Ska jag justera nätverket så att det är i inbyggt läge?

Ja. Hybridnätverk och icke-interna nätverk migreras automatiskt till internt läge under hela 2023. Vi rekommenderar starkt att du initierar processen på egen hand när du är redo. Alla Viva Engage premiumfunktioner kräver att dina nätverk är i inbyggt läge.

Kan ett nätverk som är i inbyggt läge komma ur inbyggt läge?

Nej. När ett nätverk är i inbyggt läge kan det inte komma ut ur det interna läget. Vi rekommenderar att administratörer noggrant granskar den dokumentation som vi tillhandahåller om inbyggt läge innan processen påbörjas eftersom den inte kan stoppas och ångras.

Hur går ett nätverk in i internt läge för Microsoft 365?

Nya nätverk: Alla nya nätverk som etableras efter januari 2020 är i internt läge som standard.

Befintliga nätverk: Befintliga nätverk kan uppgradera till inbyggt läge med hjälp av Justeringsverktyget för Microsoft 365.

Filer

Hur hanterar Viva Engage i inbyggt läge filmigrering?

När en Viva Engage grupp är ansluten migrerar justeringsverktyget alla filer som tidigare laddats upp till Viva Engage till SharePoint. När filer flyttas till SharePoint-dokumentbiblioteket flyttas endast den senaste versionen över och versionshistoriken kopieras inte.

Varför tar justeringsverktyget bort meddelanden och filer från borttagna grupper och borttagna användare?

Borttagna grupper och borttagna användare har vanligtvis ingen postlåda, vilket innebär att innehåll som är associerat med den gruppen eller användaren inte skulle vara tillgängligt för eDiscovery. Därför måste vi ta bort innehållet från nätverk i inbyggt läge för att kunna erbjuda en eDiscovery-lösning i efterlevnadsportalen som innehåller alla konversationer och filer i nätverket för inbyggt läge.

Hur hanterar Viva Engage i inbyggt läge filnamnskonflikter?

Filer som tidigare laddats upp till Viva Engage kanske inte uppfyller begränsningarna för SharePoint-filnamn. När migreringen är klar hämtar IT-administratören en rapport över filnamnskonflikter. Uppdatera filnamnen och kontrollera att det inte finns några filnamn som innehåller något av följande ogiltiga tecken innan du kör verktyget igen:

• "
• *
• :
• <
• >
• ?
• /
• \
• |

Du kan inte ta nätverket till internt läge för Microsoft 365 förrän du har löst namnproblem för filer som lämnas kvar.

Felkoder

Om du får fel i rapporten som genereras av justeringsverktyget följer du stegen i den här tabellen för att felsöka. Om du stöter på en felkod som inte finns med här kontaktar du Microsofts supportteam.

Kod	Beskrivning	Migrering
CannotOpenFile--2147024816	Det går inte att öppna en fil	Ta bort fil
FilealreadyExists – 2130575257	Filen finns redan i SharePoint	Byt namn på/ta bort
FileNameCharactersNotPermitted – 2130575245	Tecken som inte tillåts i SharePoint finns i filnamnet	Byt namn på/ta bort
InvalidCharactersInPath – 2147024809	Tecken som inte tillåts i SharePoint finns i filnamnet	Byt namn på/ta bort
PathTooLong---2147024690---2130575338	Filsökvägen är för lång	Byt namn på/ta bort
SpFileDeleted---2130575338	Fil som tagits bort i SharePoint	Ladda upp igen till SharePoint/ta bort fil
Okänd		Ta bort fil-/ kontaktsupport

Obs!

Om du har många filer med otillåtna tecken kan du kontakta Microsofts support för att få ett skript som byter namn på filer i en massprocess.

Vad händer med konversationer och filer från borttagna Microsoft 365-grupper som finns inom deras 30-dagars återställningsfönster?

När justeringsverktyget körs tas konversationerna bort och Viva Engage värdbaserade filer för alla borttagna grupper, oavsett om gruppen är i ett hårt borttaget eller mjukt borttaget tillstånd. Det innebär att om det finns Viva Engage Microsoft 365-anslutna grupper som är i perioden för mjuk borttagning när justeringsverktyget körs, skulle dessa grupper återställas utan konversationer och utan några filer som hade laddats upp till Viva Engage. Gruppmetadata och filer som har laddats upp till SharePoint skulle fortsätta att återställas som de är i scenarier med icke-internt läge.

Användare och gäster

Nätverksgäster

• Varför stöds inte nätverksgäster i internt läge?

  Nätverksgäster i Viva Engage är för närvarande inte Azure B2B-gäster, så deras användar-ID:n är inte associerade med ett konto i Microsoft Entra ID för din Microsoft 365-klientorganisation. Eftersom eDiscovery kräver att alla användare är i Microsoft Entra ID kan gästfunktionen på nätverksnivå inte stödjas i internt läge. Du kan bjuda in B2B-gäster att samarbeta på communitynivå i nätverk i inbyggt läge.

• Vad ska jag göra med mina befintliga nätverksgäster?

  De flesta nätverk har aldrig haft några nätverksgäster. Om nätverket tidigare hade nätverksgäster är det troligt att de flesta av dessa gäster inte längre har åtkomst på grund av att ditt nätverk framtvingar Microsoft 365-identitet.

  Den nedladdningsbara justeringsrapporten innehåller information om nätverksgästerna i nätverket och deras aktivitet i nätverket. Vi rekommenderar att du använder informationen i rapporten för att avgöra om dessa användare ska fortsätta att ha åtkomst till nätverket. Om du vill att dessa användare ska ha åtkomst till nätverket när nätverket är i inbyggt läge måste du ge dem Microsoft Entra kontoautentiseringsuppgifter.

Vad händer med användare som inte har behörighet att skapa Microsoft 365-grupper?

Om ditt nätverk tillämpar skapanderättigheter för Microsoft 365-grupper kan användare som saknar dessa rättigheter inte skapa communities i Viva Engage. Vi rekommenderar att alla användare kan skapa Viva Engage communities så att hela organisationen kan dra nytta av fördelarna med ett öppet, samarbetsnätverk.

Hur är det med användare som inte finns i Microsoft Entra ID?

• Varför skulle jag inte ha användare i Microsoft Entra ID i mitt nätverk om jag framtvingar Microsoft 365-identitet?

  Att framtvinga Microsoft 365-identitet tar inte bort användare från nätverket som lämnade organisationen innan din organisation framtvingade Microsoft 365-identitet. De flesta kunder som har användare i sitt Viva Engage nätverk som inte är i Microsoft Entra ID fastställer att dessa användare inte har varit aktiva i nätverket sedan Microsoft 365-identiteten tillämpades för nätverket eller tidigare.

• Varför skulle vissa av dessa användare ha den senaste aktiviteten?

  När ett nätverk väljer att framtvinga Microsoft 365-identitet kan administratören välja om alla inloggade användare i nätverket ska loggas ut eller inte. Om nätverket inte tvingar alla användare att logga ut är det möjligt att vissa av dessa användare har varit tillräckligt aktiva för att de ska vara inloggade.

• Vad ska jag göra med användare som inte finns i Microsoft Entra ID?

  Den nedladdningsbara justeringsrapporten innehåller information om vilka användare i ditt Viva Engage nätverk som inte finns i eller mappas till ett konto i Microsoft Entra ID. Vi rekommenderar att du använder rapporten för att avgöra om dessa användare ska fortsätta att ha åtkomst till nätverket. Om du vill ge fortsatt Viva Engage åtkomst till användare som för närvarande inte har ett Microsoft Entra konto måste du skapa ett nytt Microsoft Entra konto för dem eller bjuda in dem som B2B-gäst. I vissa fall kan dessa konton vara tjänstkonton eller robotar i stället för specifika slutanvändare.

• Varför skulle en användare inte vara i Microsoft Entra ID?

  Det finns flera möjliga orsaker:

  • I vissa fall har användaren bjudits in till nätverket men har aldrig loggat in på Viva Engage. Dessa användare är "väntande" användare.

  • Användaren har inte behövt logga in på Viva Engage sedan nätverket började tillämpa Microsoft 365-identitet. De använder alltså Viva Engage tillräckligt regelbundet och med samma klient som de har varit inloggade i sedan nätverket började tillämpa identiteten.

  • Användaren kan vara en gäst på nätverksnivå i nätverket. Gäster på nätverksnivå stöds inte i Microsoft Entra ID.

• Vad gör verktyget för väntande användare? Verktyget försöker först associera den väntande användaren med ett konto i Microsoft Entra ID för din Microsoft 365-klientorganisation. Om det fungerar finns användaren kvar i nätverket. Om verktyget inte kan associera den väntande användaren med ett Microsoft Entra konto i din klientorganisation tas användaren bort från Viva Engage.

Varför stöds inte externa deltagare i enskilda konversationer i internt läge?

Den här funktionen är för närvarande inte kompatibel med Azure B2B-gästmodellen. Den här funktionen är inte tillgänglig för Viva Engage nätverk som är i inbyggt läge eller eu-geo.

Grupper

Vad händer med mina befintliga Yammer-grupper som stöds i internt läge?

Befintliga Yammer-grupper ansluts till nyligen skapade M365-grupper. Dessa nya Microsoft 365-grupper följer inte någon befintlig namngivningsprincip för att skapa Microsoft 365-grupper.

Vad behöver jag göra för att förbereda communityn för alla företag för att vara Microsoft 365-ansluten?

Det krävs inga förberedelser för att göra All Company-communityn Microsoft 365 ansluten. Verktyget ansluter communityn och tilldelar verifierade administratörer för nätverkscommunityn som ägare av communityn Alla företag i Microsoft Entra ID. Som community-ägare kan de publicera meddelanden i communityn Alla företag, som de kunde innan Alla företag var Microsoft 365 anslutna.

• Hur skiljer sig alla företag från andra Microsoft 365-anslutna grupper?

  Communityn Alla företag skiljer sig från andra Viva Engage communities genom att alla användare i nätverket behandlas som medlemmar i gruppen oavsett om de faktiskt är medlemmar i gruppen eller inte. När Alla företag är anslutna kan du lägga till medlemmar i gruppen från Microsoft Entra ID. Vi rekommenderar dock inte att du lägger till användare som medlemmar eftersom det inte ändrar beteendet för communityn i Viva Engage för dessa användare.

• Kan jag ta bort alla företag när det är anslutet?

  Vi rekommenderar inte att du tar bort alla företag eftersom det är en viktig kanal för användarna att kommunicera brett i organisationen. Men när Alla företag är Microsoft 365 anslutna kan du ta bort Microsoft 365-gruppen från Administrationscenter för Microsoft 365 eller Microsoft Entra administrationscenter. I så fall följer Viva Engage borttagningen och visar inte Alla företag i nätverket.

• Kan jag göra All Company privat när det är anslutet?

  Ett privat Företag stöds inte i Viva Engage. Vi rekommenderar inte heller att du gör All Company privat eftersom det är en viktig kanal för användarna att kommunicera i organisationen. När Alla företag är Microsoft 365 anslutna kan du göra det privat via Administrationscenter för Microsoft 365 eller Microsoft Entra administrationscenter. I så fall visar Viva Engage inte Alla företag i nätverket för någon oavsett gruppmedlemskap.

Varför stöds inte externa grupper i internt läge?

Eftersom Viva Engage externa grupper inte är kompatibla med Azure B2B är gäster i externa grupper i Viva Engage inte associerade med ett konto i Microsoft Entra ID för din Microsoft 365-klientorganisation.

• Vad ska jag göra med mina externa grupper?

  Den nedladdningsbara justeringsrapporten innehåller information om användningen av externa grupper i företagsnätverket så att du kan fastställa den bästa vägen framåt för din organisation. Många organisationer blockerar redan skapandet av externa grupper i sitt nätverk. Dessa företag kommer inte att påverkas av denna förändring.

  Om ditt nätverk har externa grupper rekommenderar vi att du använder den nedladdningsbara justeringsrapporten för att se om det finns några externa gäster i gruppen, om dessa gäster har någon ny aktivitet och om själva gruppen har någon ny aktivitet. Du kan sedan utvärdera vilka åtgärder som ska utföras på gruppen. Om gruppen inte har några externa medlemmar men har haft den senaste aktiviteten av interna medlemmar, kan du välja att låta verktyget göra gruppen till en intern enda grupp. Om gruppen har externa medlemmar men inte har haft någon aktivitet på ett tag kan du välja att ta bort gruppen innan du kör verktyget.

  Oavsett vilken väg du väljer rekommenderar vi att du tydligt meddelar ägarna till dessa grupper vilka ändringar som kommer så att de kan varna dig om möjliga problem. I vissa fall kan dessa grupper ägas av ledande ledare i din organisation, så se till att välja lämplig kommunikationskanal när du kontaktar gruppägare.

Hur fungerar olistade privata grupper?

• Varför kan jag inte ha olistade privata grupper i internt läge?

  Microsoft Entra ID och Microsoft 365-grupper stöder för närvarande inte olistade privata grupper. Om Viva Engage fortsatte att stödja den här funktionen i ett nätverk i inbyggt läge skulle grupper vara olistade i Viva Engage. Dessa grupper skulle dock exponeras via andra Microsoft 365-produkter. Den nedladdningsbara justeringsrapporten innehåller information om antalet och användningen av privata olistade grupper i nätverket.

• Vad ska jag göra med mina olistade privata grupper?

  Den nedladdningsbara justeringsrapporten innehåller information om användningen av privata olistade grupper i företagsnätverket så att du kan fastställa den bästa vägen framåt för din organisation.

  Om ditt nätverk har privata olistade grupper rekommenderar vi att du använder justeringsrapporten för att se om det finns några användare eller gäster i gruppen och om dessa användare eller gäster har någon aktivitet i gruppen nyligen. Du kan sedan utvärdera vilka åtgärder som ska utföras på gruppen. Om gruppen har haft den senaste aktiviteten men gruppnamnet inte innehåller konfidentiell eller känslig information kan du välja att låta verktyget endast göra gruppen intern. Om gruppen inte har haft någon aktivitet på ett tag kan du välja att ta bort gruppen innan du kör verktyget.

  Oavsett vilken väg du väljer rekommenderar vi att du tydligt meddelar ägarna till dessa grupper vilka ändringar som kommer så att de kan varna dig om eventuella problem. I vissa fall kan dessa grupper ägas av ledande ledare i din organisation, så se till att välja lämplig kommunikationskanal när du kontaktar gruppägare.

Vad händer med grupper utan ägare som har behörighet att skapa Microsoft 365-grupper?

• Varför behöver du lägga till den globala administratören som kör justeringsverktyget som gruppägare i grupper som inte har någon ägare med behörighet att skapa Microsoft 365-grupper?

  Den här ändringen görs för grupper utan ägare eller grupper med ägare, men ingen av dem har behörighet att skapa Microsoft 365-grupper. Om du vill göra en Viva Engage community eller grupp till en Microsoft 365-ansluten grupp måste minst en gruppägare ha behörighet att skapa Microsoft 365-grupper. Eftersom globala administratörer har behörighet att skapa Microsoft 365-grupper kan du genom att lägga till den globala administratören som gruppägare se till att gruppen kan bli Microsoft 365-ansluten.

• Vad gör jag med mina grupper utan ägare som har behörighet att skapa Microsoft 365-grupper?

  Den nedladdningsbara justeringsrapporten identifierar grupper i företagsnätverket som inte har gruppägare som har behörighet att skapa grupper så att du kan fastställa den bästa vägen framåt för din organisation. Dessa grupper omfattar:

  • Grupper som inte har några ägare.
  • Grupper vars ägare inte har behörighet att skapa Microsoft 365-grupper.

  Om nätverket har många av dessa grupper har du några tillgängliga alternativ.

  • Du kan låta verktyget lägga till den globala administratör som kör verktyget till varje grupp som ägare så att gruppen kan bli Microsoft 365-ansluten. När en grupp har anslutits kan du ta bort den globala administratören från ägarskapet för gruppen.

  • Du kan också granska de grupper som påverkas från den nedladdningsbara justeringsrapporten och se om de har någon ny aktivitet eller aktiva gruppmedlemmar. Om de inte gör det kan du välja att ta bort dessa grupper innan du kör verktyget. När dessa grupper har tagits bort kan du köra verktyget. Om du tar bort inaktiva grupper innan du kör verktyget minskar du antalet grupper som du som global administratör måste läggas till i för att uppnå inbyggt läge.

  • Du kan ge behörighet att skapa Microsoft 365-grupper till alla användare i din organisation eller åtminstone till användare som är ägare till oanslutna grupper i Viva Engage, så att dessa grupper kan anslutas utan att lägga till den globala administratören som ägare. När dessa grupper har anslutits kan du välja om du vill återkalla behörighet att skapa grupper från de användare som du har beviljat åtkomst till.

Oavsett vilket alternativ du väljer rekommenderar vi att du kommunicerar tydligt till användarna i nätverket om de ändringar som kommer så att de kan varna dig om eventuella problem.