Komma igång med att implementera ämnen
Innan du börjar med implementeringen måste du förstå de begrepp som ingår i kunskapshantering och ämnen. Följande diagram visar vad som händer under ämnesidentifiering och -kuration:
- Identifiering: Användare kan identifiera kunskap i de appar som de använder varje dag via ämneskort – de kan också identifiera ämnen i Microsoft Search.
- Kuration: Ämnesexperter (SMF) förfinar ämnen via ämnessidor och AI lär sig av sina indata. Ämnescentret innehåller ämnessidor som användarna kan utforska och experter kan hantera.
- Identifiering: Med kunskap och personer om Microsoft Graph och artificiell intelligens (AI) (ämnen, färdigheter och så vidare) identifieras och organiseras automatiskt i relaterade ämnen. SharePoint-innehåll indexeras med säkerhetsinnehåll.
- Tillägg: Med Microsoft Graph-innehållsanslutningsprogram (kommer snart) kan du mata in kunskap från externa tjänster och datalagringsplatser.
Mer information finns i översikten för en introduktion.
Tänk på att:
- Ämnesidentifieringen förbättras när mer innehåll är tillgängligt.
- Säkerheten, sekretessen och platsen för dina data bevaras även om informationen presenteras i en ny upplevelse.
- Användare behöver en licens för att visa ämnen.
- Identifieringen är ursprungligen på engelskt språkinnehåll.
Tänk igenom följande frågor för att förbereda dig:
- Vilket innehåll ska användas för ämnesidentifiering?
- Vem ska hantera ämnen?
- Vem ser ämneskort och höjdpunkter?
- Vilka ämnen förväntas?
Läs den här listan över förutsättningar för att få ut mesta möjliga av Ämnen:
| Produkt eller funktion | Beskrivning |
|---|---|
| SharePoint Online med moderna SharePoint-sidor | Ämnesutvinning innehåller endast innehåll på SharePoint-webbplatser, och ämneskort kan bara visas på moderna sidor. |
| Microsoft Graph | Du kan styra om ämnen inkluderas eller exkluderas från Search eller Delve med Microsoft Graph-inställningarna. |
Planera för implementering
Om du vill planera för införandet av ämnen måste du:
Planera din metod och målscenarier:
- Fundera på att definiera och prioritera scenarierna.
- Tänk på de intressenter och projektteammedlemmar som du behöver ha involverat.
- Fastställ önskade affärsresultat och hur du ska mäta framgång.
Engage din organisation:
- Identifiera de affärsgrupper och affärsteam som behöver vara involverade och anpassa dem till de scenarier som du planerar.
- Börja fundera på hur du kan engagera några tidiga användare för att få kritisk, tidig feedback så att du kan iterera för att komma till den bästa lösningen.
- Börja skapa communityn och fundera på hur olika grupper i din organisation kan använda Ämnen.
Träna din organisation: De flesta förstår intuitivt begreppet ämnen och hur ämneskort sammanställer relevant information och förstår och ser värdet. Men du kanske vill skapa en utbildning som är anpassad efter din egen kultur och organisation för att visa hur du vill att Ämnen ska användas. Några träningsresurser:
- Resurscenter för Kunskap & Content Services. Innehåller översikter och funktionsinformation, inspelade videor och presentationer på kontorstid samt information om partner och deras erbjudanden.
- Dela innehåll om utbildning och användarhjälp med dina användare.
-
- Du kanske redan har övningsgrupper eller förkämpenätverk. Dessa nätverk är bra sätt att umgås och evangelisera och få kollegor involverade i att hjälpa varandra. Och de kan dela framgångshistorier, vilket kan vara värdefullt. De kan ge råd och generera spänning.
Målscenarier
Fastställ hur du vill använda Ämnen i din organisation så att du kan använda dem. Här följer några scenarier där kunskapshantering och ämnen kan hjälpa din organisation:
- Rollregistrering & utbildning: Att förstå en ny organisations terminologi, nyckelprojekt och kultur är viktiga steg i introduktionen. Enkel identifiering av ämnen kan hjälpa nya medarbetare att snabbt öka antalet nya jobb, roller eller projekt.
- Kunskapssökning och informationsdelning: När ämnen hanteras och delas kan personer i dina organisationer lättare hitta information och experter som kan hjälpa dem i det dagliga arbetet.
- Utökat beslutsfattande och förbättrad tid till marknad: När information och experter är lätta att nå kan du fatta beslut enklare och raka time off-projekt.
Exempelscenario för rollregistrering
En HR-chef måste ge information till nya anställda för att hjälpa dem att snabbt registrera sig för företaget och deras team. De vill peka dem på rätt resurser, dokument och teammedlemmar som de behöver för att kunna registrera sig snabbt och effektivt. De letar efter en lösning som gör att den nya medarbetaren snabbt kan hitta den information de behöver utan att behöva söka på flera lagringsplatser eller lämna de program som de redan använder.
Till exempel:
- En anställd (Jordan) tar på sig en ny roll, eller har nyligen anställts och har precis börjat med en roll. Jordanien vill engagera sig och vara produktiv så snabbt som möjligt. Men Jordanien behöver också hjälp med att hitta en startplats.
- En kollega (Kim) som var i rollen innan Jordanien skapade ämnessidor som kan hjälpa nya anställda och alla andra som letar efter den informationen.
- Kim var ett SMF och hade behörighet att titta på obekräftade ämnessidor. Obekräftade ämnessidor är bra utgångspunkter för vad AI:n har upptäckt och skapat, och Kim kunde redigera dem för att lägga till expertresurser, definitioner och fästa andra resurser.
- När Jordan läser igenom ett nytt inlägg på SharePoint ser de en ämnesmarkering och hovrar över den för att snabbt få en definition av termen och vem som ska kontaktas med fler frågor. Tidigare kunde Jordan ha varit tvungen att jaga runt efter denna information och kontakta kollegor för att se vem som ska fråga om något.
- Det kan vara kraftfullt att exponera den här informationen via ämnen. Även om den här informationen kan ha varit tillgänglig tidigare kan den ha varit silod och svår att hitta. Att föra in det i de program som Jordanien använder och hjälpa dem att hitta dessa experter kan också driva en känsla av engagemang och gemenskap. Det kan också hjälpa dem att känna sig mer bemyndigade när de hanterar den nya rollen.
När du automatiserar det här scenariot kan du se till att:
- Nya medarbetare kan snabbt få kontakt med rätt personer i rätt projekt.
- Nyanställda har omedelbar tillgång till den senaste projektinformationen i flödet av sitt arbete.
- Söktiderna minskar avsevärt.
- Registreringstiderna minskar avsevärt.
Exempelscenario för kundtjänst
Du kan göra det möjligt för kundtjänst att snabbt hitta filer och experter för att hjälpa till med ovanliga skattefrågor och snabbt dokumentera svaret för andra att enkelt komma åt med Ämnen.
En supportrepresentant behöver till exempel snabbt hitta kunskapsbas artiklar, dokument och principer så att de kan stödja kunderna. De vill hitta rätt information vid rätt tidpunkt, utan att behöva sålla igenom flera databaser, lagringsplatser eller program manuellt eller skicka ett samtal. Och de letar efter en lösning som gör att de kan hålla sig inom sina huvudsakliga principer för samtalsupplysning och åtkomstprinciper, förordningar och riktlinjer i flödet av konversationer, så att de snabbt kan svara på frågor och uppdatera ärendet.
När du automatiserar det här scenariot med Ämnen kan du se till att:
- Samtalstiderna för support minskas.
- Eskalering till stöd för andra och tredje nivån minskas.
- Antalet återanrop i ett visst fall minskas.
- Kundnöjdheten ökar.
Prioritera dina scenarier
När du har identifierat dina scenarier kan du prioritera scenarierna:
Ett sätt att prioritera dem är att rita ut dina scenarier i ett rutnät som visar påverkan jämfört med enkel implementering. Leta efter scenarier som har både hög inverkan och är enkla att implementera och göra dem till din högsta prioritet. Scenarier med låg påverkan och svår implementering är din lägsta prioritet. När du har en snabb vinst med ett scenario med stor påverkan som är lätt att implementera hjälper det människor att bli upphetsade och se möjligheterna att använda ämnen.
Välj ett par viktiga scenarier att fokusera på först, arbeta med dina tidiga användare för att få feedback och distribuera sedan i faser. På så sätt kan du iterera, göra förbättringar och få feedback så att du kan utöka implementeringen med tiden.
Identifiera intressenter
Identifiera intressenterna för projektet. Nyckelrollerna är Executive sponsor, Success owner och Champions.
| Roll | Ansvarsområden | Department |
|---|---|---|
| Chefssponsorer | Förmedla visioner och värderingar på hög nivå till företaget | Chefsledarskap |
| Projektledare | Övervaka hela start- och distributionsprocessen | Projekthantering |
| Kunskapsadministratörer | Konfigurera ämnen | IT-avdelning |
| Kunskapshanterare | Hantera ämnen och övervaka taxonomi | Alla avdelningar |
| Taxonomichefer | Övervaka taxonomi | Alla avdelningar |
| Ämnesexperter och ämnesdeltagare | Generera eller granska ämnen och beskrivningar | Alla avdelningar |
| Segrare | Hjälp med att evangelisera och hantera hantering av invändningar | Alla avdelningar (personal) |
| Innehavaradministratör | Konfigurera inställningar på klientorganisationsnivå | IT-avdelning |
| Power Platform-administratör | Konfigurera Dataverse-miljö | IT-avdelning |
| Sökadministratör eller chef | Konfigurera sökinställningar | IT-avdelning |
I en större organisation kan du också ha flera personer i dessa roller, och du måste skapa samordning mellan dem. I ett mindre företag kan en enskild person utföra flera av dessa roller. Olika roller kan vara mer involverade i olika faser i projektet. Administratörer är till exempel mer involverade i att konfigurera funktionerna, medan ämnesexperter och mästare inte engagerar sig förrän du börjar definiera ämnen.
Även om vi rekommenderar att var och en av dessa roller uppfylls under hela distributionen kan det hända att du inte behöver alla för att komma igång med din identifierade lösning.
Skapa en lyckad plan
Använd dessa indikatorer för att mäta framgången för Ämnen i din organisation. Titta på:
- Ämnesanvändning:
- Ämnesintryck
- Antal ämnen – både bekräftade och obekräftade i listan över granskade ämnen.
- Antal publicerade ämnessidor.
- Slutanvändarfeedback från ämneskort.
- Gör undersökningar om medarbetarnas tillfredsställelse. Ämnen bör förbättra medarbetarnas möjlighet att hitta information, så hitta sätt att samla in indata och feedback om den upplevelsen.
- Positiv inverkan på sökanalys. Eftersom ämnen visas i sökupplevelsen kan du med tiden se sänkta antal övergivna sökningar eftersom det är lättare att hitta ämnena i sökningen.
Skapa ett champion-nätverk
Skapa ett förkämpenätverk i din organisation. Mästare är viktiga eftersom de kan:
- Skapa en cirkel med inflytande inom deras team
- Hantering av enhetsämne & underhåll
Du kan rekrytera mästare från olika roller – Kunskapschefer och ämnesexperter.
Många mästare nätverk använder Viva Engage som sin plattform. I Viva Engage kan personer ställa frågor och få svar och dela framgångsberättelser. Du kan förlita dig på nätverket med personer i hela företaget för att ge råd till sina kollegor och visa hur deras team använder Ämnen så att andra team kan tänka på sina egna scenarier.
Vissa organisationer använder hackathons (formella eller informella, virtuella eller personligen) för att samla grupper av personer för att arbeta med ett specifikt projekt. Du kan till exempel samla dina ämnesexperter och låta dem arbeta tillsammans för att kurera en uppsättning ämnessidor.
Tänk på hur du kan känna igen dina mästare. Att belöna deras aktiviteter, ge dem erkännande och generera en engagerande community kan få anställda att känna att de bidrar till något viktigt samtidigt som de får något tillbaka från sina investeringar.
Nu när du är redo att lansera vill du se till att du uppmuntrar pågående engagemang.
- Behåll aktiva Viva Engage grupper för dina mästare.
- Dela framgångsberättelser.
- Var regelbundet värd för engagemangshändelser för att dela berättelser eller introducera nya funktioner.
- Ställ in utmaningar för människor och kör tävlingar.
Nästa steg
När du är redo att distribuera Ämnen måste du engagera personer.
- Börja introducera funktionsuppsättningen och få dem att tänka på sina scenarier.
- Samla in intressenterna och skapa scenarier.
- Driva communityn och tänk på hur du ska engagera dem.
- Slutför sedan förberedelsestegen. Vissa kan vara teknisk beredskap och viss affärsberedskap.
- Slutligen, umgås och främja.
- Delta i diskussionen och se de senaste händelserna i ämnescommunityn.
Feedback
Kommer snart: Under hela 2024 kommer vi att fasa ut GitHub-problem som feedbackmekanism för innehåll och ersätta det med ett nytt feedbacksystem. Mer information finns i: https://aka.ms/ContentUserFeedback.
Skicka och visa feedback för