สร้างแม่แบบสำหรับอีเมล

ประหยัดเวลาเมื่อสร้างหลายข้อความอีเมล โดยการจัดทำเทมเพลตอีเมล แม่แบบอีเมลประกอบด้วยข้อมูลที่กรอกไว้ล่วงหน้าที่คุณระบุ ดังนั้น คุณจึงไม่ต้องป้อนข้อมูลเดียวกันอีกสำหรับแต่ละบทความ

แม่แบบอีเมลจะแนบไปกับกิจกรรมอีเมลหลังจากที่สร้างกิจกรรม โดยทั่วไป แต่ละกิจกรรมอีเมลจะมีชนิดแม่แบบอีเมลของตัวเอง ตัวอย่างเช่น กิจกรรมอีเมลที่สร้างจากเรกคอร์ดกรณีและปัญหาจะใช้แม่แบบอีเมล์กรณีและปัญหา คุณยังสามารถสร้างแม่แบบส่วนกลางที่พร้อมใช้งานสำหรับชนิดของเรกคอร์ดใดๆ ก็ตามได้ด้วย หรือแม่แบบส่วนบุคคลที่พร้อมใช้งานสำหรับคุณเท่านั้น หรือแม่แบบองค์กรที่พร้อมใช้งานสำหรับทุกๆ คนในองค์กรของคุณ

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี Security role ของผู้ดูแลระบบหรือมีสิทธิ์เทียบเท่าใน Microsoft Dynamics 365

   ตรวจสอบ Security role ของคุณ

   • ทำตามขั้นตอนใน ดูโปรไฟล์ผู้ใช้ของคุณ

   • ไม่มีสิทธิ์ที่ถูกต้องหรือไม่ โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ

2. ในศูนย์จัดการ Microsoft Power Platform เลือกสภาพแวดล้อม

3. เลือก การตั้งค่า>แม่แบบ>แม่แบบอีเมล

4. บนแถบการดำเนินการ เลือก สร้าง

5. ในกล่องโต้ตอบ ชนิดเท็มเพลตอีเมล ในรายการ ชนิดเท็มเพลต เลือกชนิด และจากนั้น เลือก ตกลง

   สำคัญ

   ถ้าคุณเลือกชนิดของเรกคอร์ดเฉพาะ เช่น ลูกค้าเป้าหมาย หรือโอกาสทางการขาย เท็มเพลตจะใช้ได้สำหรับชนิดของเรกคอร์ดนั้นเท่านั้น นี่เป็นสิ่งที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ เมื่อต้องการนำเนื้อหาเดียวกันไปใช้กับชนิดของเรกคอร์ดอื่น ให้สร้างแม่แบบใหม่

6. บนฟอร์ม เท็มเพลตอีเมล ป้อน ชื่อเรื่อง และ เรื่อง

7. คุณสามารถพิมพ์คำอธิบายแม่แบบได้ แต่คำอธิบายจะไม่แสดงให้ผู้รับเห็น

8. พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการส่งในข้อความนี้ ใช้แถบเครื่องมือจัดรูปแบบเพื่อแก้ไขข้อความ

   เคล็ดลับ

   • แม้ว่าคุณจะไม่สามารถแทรกรูปภาพหรือ HTML ลงในข้อความอีเมลหรือแม่แบบอีเมลได้โดยตรง แต่คุณสามารถใช้คุณลักษณะการคัดลอกใน Internet Explorer เพื่อคัดลอกรูปภาพจากเว็บไซต์ และวางลงในข้อความอีเมลหรือแม่แบบอีเมล รูปภาพจะยังดูได้ตราบเท่าที่เว็บไซต์เข้าถึงได้

   • เพื่อรวมการเชื่อมโยงหลายมิติในแม่แบบอีเมล ให้พิมพ์ URL ที่มี http://, เช่น http://contoso.com อย่าใส่จุดหรือจุลภาคหรือเว้นวรรคหลัง URL มิฉะนั้นการเชื่อมโยงจะใช้ไม่ได้ เลือกข้อความลิงก์แล้วเลือก ทำให้เป็นการเชื่อมโยงหลายมิติ ()

     การเชื่อมโยงจะเพิ่มลงใน URL โดยอัตโนมัติ และข้อความจะมีการขีดเส้นใต้และเปลี่ยนเป็นสีน้ำเงิน

   • เมื่อต้องการรวมฟิลด์ข้อมูลในไฮเปอร์ลิงก์:

     1. เลือกข้อความลิงก์ฟิลด์ข้อมูล ตัวอย่างเช่น http://contoso.com/q?{!ผู้ใช้ : เมือง;}

     2. เลือก ทำให้เป็นการเชื่อมโยงหลายมิติ ()

        ข้อความและฟิลด์ข้อมูลจะถูกแปลงเป็นไฮเปอร์ลิงก์ ตัวอย่างเช่น: <a href="https://contoso.com/q?{!User : City;}">http://contoso.com/q?{ผู้ใช้ : เมือง;}</a>

        ข้อความไฮเปอร์ลิงค์จะปรากฏเป็นลิงก์เมื่อแม่แบบถูกนำมาใช้ในอีเมล

   • ไม่มีการตรวจสอบการสะกดในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing และ Dynamics 365 Project Service Automation) แต่อาจใช้โซลูชันอื่นๆ ได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ไปที่ Microsoft Dynamics ตัวค้นหาโซลูชัน

   • แถบเครื่องมือการจัดรูปแบบมีแบบอักษรและขนาดแบบอักษรที่จำกัด อย่างไรก็ตาม ท่านสามารถคัดลอกและวางเนื้อหาจาก Office Word ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะต่างๆ เช่น การตรวจสอบการสะกดคำ และการจัดรูปแบบข้อความขั้นสูงได้ เมื่อต้องการเว้นระยะห่างหนึ่งบรรทัด ให้กด Shift+Enterที่ท้ายบรรทัด

9. เมื่อต้องการแทรกฟิลด์ข้อมูลเพื่อแสดงข้อมูล เช่น ชื่อของลูกค้า หรือข้อมูลจากใบเสนอราคา จากเรกคอร์ดแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า เลือก แทรก/ปรับปรุง และจากนั้น ในกล่องโต้ตอบ ค่าของฟิลด์ข้อมูล เลือก เพิ่ม

10. ในกล่องโต้ตอบ เพิ่มค่าข้อมูล เลือก ชนิดของเรกคอร์ด และ ฟิลด์ และจากนั้น เลือก ตกลง

11. เลือก ตกลง อีกครั้ง เพื่อแทรกข้อมูล

12. เมื่อต้องการใส่ชื่อและนามสกุลของลูกค้า คุณจะต้องทำซ้ำขั้นตอนการแทรกข้อมูลทั้งสามขั้นตอนเหล่านี้ ชื่อและนามสกุลจะเป็นค่าข้อมูลแยกกัน

    เคล็ดลับ

    ใช้กล่อง ข้อความเริ่มต้น เพื่อกำหนดว่าจะแสดงข้อความอะไร ถ้าเรกคอร์ดไม่มีข้อมูลสำหรับฟิลด์

13. เลือก บันทึก หรือ บันทึกและปิด

หมายเหตุ

• เมื่อต้องการแชร์เทมเพลตเป็นแบบส่วนบุคคล หรือเทมเพลตส่วนบุคคลเป็นแชร์ บนฟอร์มเทมเพลต บนเมนู การดำเนินการ เลือก แปลงกลับเป็นเทมเพลตส่วนบุคคล หรือเลือก ทำให้เทมเพลตพร้อมใช้งานสำหรับองค์กร
• ถ้าคุณใช้แม่แบบอีเมลเป็นลายเซ็นในแม่แบบอื่น ให้ใส่แม่แบบที่เป็นลายเซ็นก่อน มิฉะนั้น บรรทัดหัวเรื่องจะถูกเขียนทับ
• ถ้าคุณต้องสำรองแม่แบบของคุณ หรือส่งออกแม่แบบสำหรับการใช้ในการนำไปปฏิบัติที่แตกต่างกัน คุณสามารถส่งออกแม่แบบในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของการส่งออกการแก้ไข/ปรับปรุงตามคำสั่ง ข้อมูลเพิ่มเติม: ส่งออกการแก้ไข/ปรับปรุงตามคำสั่งเป็นโซลูชัน

ดูเพิ่มเติม