ส่วนประกอบของรายงานทางการเงิน

บทความนี้อธิบายวิธีการใช้ส่วนประกอบ หรือบล็อคส่วนประกอบของข้อกำหนดของรายงานในการรายงานทางการเงิน บล็อคส่วนประกอบเหล่านี้รวมคำนิยามแถว คำนิยามคอลัมน์ และคำนิยามแผนภูมิรายงาน บทความอธิบายถึงวิธีการจัดระเบียบ และล็อคบล็อคส่วนประกอบ

หลักการในการออกแบบภายใต้ผู้ออกแบบรายงานทางการเงินคือการแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนประกอบหรือบล็อคส่วนประกอบที่เล็กที่สุด และผสมและจับคู่กับส่วนประกอบต่างๆ ตามที่กำหนด ดังนั้น การจัดรูปแบบรายงานของคุณแยกจากข้อมูลทางการเงินของคุณ และคุณสามารถเปลี่ยนการออกแบบของรายงานได้โดยไม่ต้องปรับเปลี่ยนข้อมูลทางการเงินใน Microsoft Dynamics 365 Finance หากใช้วิธีการบล็อคส่วนประกอบนี้ คุณสามารถรวมข้อความ ยอดเงิน และการคำนวณต่างๆ เพื่อจัดทำรายงานที่คุณต้องการได้ นอกจากนั้น ความยืดหยุ่นนี้จะกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ โดยการทำให้คุณสามารถดูการดำเนินงานของคุณในแบบที่แตกต่างออกไปได้อย่างง่ายดายมากขึ้น บล็อคส่วนประกอบแต่ละรายการของข้อกำหนดของรายงานจะมีลักษณะคล้ายกับกระดาษคำนวณสามมิติ แต่มีประสิทธิภาพมากกว่านั้น ข้อกำหนดของรายงานจะระบุคำนิยามแถว คำนิยามคอลัมน์ และคำนิยามแผนภูมิรายงานเพิ่มเติมที่ควรนำมาใช้สำหรับรายงาน ยังมีข้อมูลเกี่ยวกับที่ที่ใช้เก็บรายงานที่สร้างขึ้นและวิธีการจัดรูปแบบรายงาน

บล็อคส่วนประกอบของรายงาน

บล็อคส่วนประกอบ	คำอธิบาย	สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม
คำนิยามแถว	คำนิยามแถวกำหนดบรรทัดรายการคำอธิบาย (ตัวอย่างเช่น เงินเดือนหรือการขาย) ในรายงาน อีกทั้งยังแสดงรายการค่าเซ็กเมนต์หรือมิติที่ประกอบด้วยค่าสำหรับสินค้าแต่ละบรรทัดรายการ และรวมถึงการจัดรูปแบบแถวและการคำนวณ	คำนิยามแถว
คำนิยามคอลัมน์	คำนิยามคอลัมน์กำหนดรอบระยะเวลาที่จะใช้เมื่อข้อมูลถูกแยกออกจากมิติทางการเงิน ทั้งยังรวมถึงการจัดรูปแบบคอลัมน์และการคำนวณ	คำนิยามคอลัมน์
คำนิยามแผนภูมิรายงาน	คำนิยามของแผนภูมิรายงานคล้ายคลึงกับแผนภูมิองค์กร ซึ่งประกอบด้วยหน่วยรายงานแต่ละรายการที่แสดงถึงแต่ละกล่องในแผนภูมิ หน่วยต่างๆ อาจเป็นแบบแต่ละแผนกจากข้อมูลทางการเงินหรือหน่วยที่มีระดับสูงกว่าที่สรุปข้อมูลจากหน่วยรายงานอื่น	คำนิยามแผนภูมิรายงาน
ข้อกำหนดของรายงาน	ข้อกำหนดของรายงานจะใช้คำนิยามแถว คำนิยามคอลัมน์ และคำนิยามแผนภูมิรายงานเพิ่มเติมเพื่อสร้างรายงาน อีกทั้งยังให้ตัวเลือกและการตั้งค่าเพิ่มเติมที่คุณสามารถใช้ได้ในการกำหนดรายงาน	ข้อกำหนดของรายงาน

ถ้าคุณยังใหม่กับการออกแบบรายงาน คุณอาจต้องการใช้วิซาร์ดรายงานเพื่อสร้างข้อกำหนดของรายงานขึ้นมาอย่างรวดเร็ว ซึ่งคุณสามารถกำหนดค่าต่างๆ ได้ในภายหลัง ถ้าคุณมีประสบการณ์ในการออกแบบรายงาน และต้องการความยืดหยุ่นเพิ่มเติมสำหรับการออกแบบรายงาน คุณสามารถรวมบล็อคส่วนประกอบทั้งของใหม่หรือที่มีอยู่แล้ว เพื่อสร้าง เพื่อสร้างข้อกำหนดของรายงานใหม่ได้ คุณไม่จำเป็นต้องเข้าใจถึงตัวเลือกข้อกำหนดของรายงานที่มีอยู่ทั้งหมด ในการจะสร้างรายงานที่มีคุณภาพขึ้นมา เมื่อคุณเริ่มคุ้นเคยกับการออกแบบรายงานแล้ว คุณสามารถขยายข้อกำหนดของรายงานเพื่อใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะขั้นสูง หลังจากที่คุณได้สร้างรายงานพื้นฐานแล้ว คุณสามารถกำหนดข้อกำหนดของรายงานและบล็อคส่วนประกอบใดก็ได้ในข้อกำหนดของรายงาน

จัดระเบียบบล็อคส่วนประกอบ

ใช้โฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบบล็อคส่วนประกอบของคุณในโปรแกรมออกแบบรายงาน โฟลเดอร์ทั้งหมดจะมีความเฉพาะกับชนิดของบล็อคส่วนประกอบที่อยู่ข้างใน ตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์ทั้งหมดที่ประกอบด้วยคำนิยามแถวจะอยู่ในบานหน้าต่าง คำนิยามแถว ใน Report Designer

สร้างโฟลเดอร์

1. ใน Report Designer เลือกชนิดของบล็อคส่วนประกอบเพื่อจัดระเบียบในบานหน้าต่างนำทาง ตัวอย่างเช่น จะเรียงลำดับคำนิยามแถว คลิก คำนิยามแถว

2. ในบานหน้าต่างนำทาง เลือกโฟลเดอร์ที่มีอยู่เพื่อสร้างโฟลเดอร์ใหม่ด้านล่าง และจากนั้นทำตามขั้นตอนเหล่านี้อย่างใดอย่างหนึ่ง:

   • คลิกขวาที่โฟลเดอร์หลัก และจากนั้นคลิก โฟลเดอร์ใหม่
   • เลือกโฟลเดอร์หลัก คลิก ไฟล์ แล้วจึงคลิก โฟลเดอร์ใหม่

3. เมื่อโฟลเดอร์ใหม่ปรากฏขึ้น ป้อนชื่อของโฟลเดอร์ใหม่ และจากนั้นกด Enter

ล็อคบล็อคส่วนประกอบ

คุณสามารถสร้างรหัสผ่านเพื่อล็อค และป้องกันบล็อคส่วนประกอบได้ ในวิธีนี้ คุณสามารถเพิ่มระดับความปลอดภัยให้กับองค์ประกอบของรายงานโดยไม่ต้องมีการรักษาความปลอดภัยทั้งระบบ รหัสผ่านสามารถช่วยป้องกันข้อมูลบล็อคส่วนประกอบที่สำคัญที่ใช้ในการประมวลผลรายงานสิ้นเดือนของคุณ ผู้ใช้ในทุกบทบาทสามารถล็อคบล็อคส่วนประกอบได้ อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้รายอื่นสามารถเข้าถึงส่วนประกอบที่ถูกล็อคได้แบบอ่านอย่างเดียวเสมอ ผู้ใช้สามารถเปิด เปลี่ยนแปลง และบันทึกส่วนประกอบที่ถูกล็อคด้วยชื่อใหม่ ผู้ใช้ที่มีบทบาทของผู้ดูแลระบบจะสามารถเข้าถึงและเปลี่ยนแปลงบล็อคส่วนประกอบที่ถูกล็อคได้เสมอ

1. ใน Report Designer เปิดส่วนประกอบรายงานเพื่อล็อค เช่น คำนิยามแถว คำนิยามคอลัมน์ ข้อกำหนดของรายงาน หรือคำนิยามแผนภูมิรายงาน
2. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ป้องกัน/ยกเลิกการป้องกัน คุณสามารถคลิกไอคอน ป้องกัน/ยกเลิกการป้องกัน (ไอคอนล็อค) ในแถบเครื่องมือได้
3. ในกล่องโต้ตอบ ป้องกัน ป้อนและยืนยันรหัสผ่าน และจากนั้น คลิก ตกลง ไอคอนล็อกในแถบเครื่องมือจะถูกเน้นไว้บล็อคส่วนประกอบที่เปิดไว้ถูกล็อค

หากจะปลดล็อคบล็อคส่วนประกอบที่ถูกล็อคไว้ ให้เปิดบล็อคส่วนประกอบและคลิก ป้องกัน/ยกเลิกการป้องกัน บนแถบเครื่องมือ หรือ บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ยกเลิกการป้องกัน

กลุ่มบล็อคส่วนประกอบ

บล็อคส่วนประกอบ คือ คำนิยามแถว คำนิยามคอลัมน์ คำนิยามแผนภูมิรายงาน และข้อกำหนดของรายงานที่คุณสร้างสำหรับรายงาน กลุ่มบล็อคส่วนประกอบเป็นชุดคำนิยามและชุดค่ามิติ

ดูกลุ่มบล็อคส่วนประกอบ

คุณสามารถดูบล็อคส่วนประกอบทั้งหมดที่ถูกกำหนดให้กับกลุ่มบล็อคส่วนประกอบ นอกจากนี้ คุณยังสามารถส่งออกหรือนำเข้าบล็อคส่วนประกอบได้

1. ใน Report Designer บนเมนู บริษัท คลิก กลุ่มบล็อคส่วนประกอบ
2. ในกล่องโต้ตอบ กลุ่มบล็อคส่วนประกอบ เลือกบล็อคส่วนประกอบเพื่อดู
3. คลิก ดู เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ ดูกลุ่มบล็อคส่วนประกอบ ซึ่งคุณสามารถดูเนื้อหาของกลุ่มบล็อคส่วนประกอบได้
4. คลิก ปิด เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ

ส่งออกกลุ่มบล็อคส่วนประกอบ

คุณสามารถส่งออกกลุ่มบล็อคส่วนประกอบ หรือรายงานบล็อคส่วนประกอบที่ระบุในกลุ่มบล็อคส่วนประกอบ คุณสามารถใช้กลุ่มบล็อกการสร้างแบบขยายเป็นข้อมูลสำรองได้ คุณยังสามารถคัดลอกข้อมูลที่ส่งออกระหว่างการติดตั้งได้อีกด้วย Report Designer รวมสไตล์ตัวอักษรที่อ้างอิงและชุดค่ามิติพร้อมกับกลุ่มบล็อกการสร้าง

1. ในโปรแกรมออกแบบรายงาน บนเมนู บริษัท คลิก กลุ่มบล็อคส่วนประกอบ

2. ในกล่องโต้ตอบ กลุ่มบล็อคส่วนประกอบ เลือกกลุ่มบล็อคส่วนประกอบที่จะส่งออกแล้วคลิก ส่งออก

3. ในกล่องโต้ตอบ ส่งออก เลือกข้อกำหนดของรายงานที่จะส่งออก:

   • เมื่อต้องการส่งออกข้อกำหนดของรายงานและบล็อคส่วนประกอบที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของคุณ คลิก เลือกทั้งหมด
   • เมื่อต้องการส่งออกรายงาน แถว คอลัมน์ แผนภูมิ หรือเซ็ตค่ามิติที่เฉพาะ คลิกแท็บที่เหมาะสม และจากนั้นเลือกรายการที่จะส่งออก กดค้างปุ่ม Ctrl เพื่อเลือกหลายรายการในแท็บ

   หมายเหตุ

   เมื่อคุณเลือกรายงานที่จะส่งออก แถว คอลัมน์ ลำดับ หรือชุดค่ามิติที่เกี่ยวข้องจะถูกเลือกด้วย

4. เมื่อคุณเสร็จสิ้นการเลือกรายการที่จะส่งออก คลิก ส่งออก

5. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น เลือกสถานที่ที่จะส่งออกกลุ่มบล็อคส่วนประกอบไป

6. ในฟิลด์ ชื่อไฟล์ ให้ป้อนชื่อสำหรับไฟล์ ผู้ออกแบบรายงานจะเพิ่มนามสกุลของไฟล์เป็น .tdbx โดยอัตโนมัติ

7. คลิก บันทึก กลุ่มบล็อคส่วนประกอบจะถูกบันทึกลงในสถานที่ที่คุณระบุไว้

นำเข้ากลุ่มบล็อคส่วนประกอบ

คุณสามารถนำเข้ากลุ่มบล็อคส่วนประกอบไปยังกลุ่มบล็อคส่วนประกอบที่มีอยู่ กลุ่มบล็อคส่วนประกอบที่ถูกนำเข้าทั้งหมดจะยังรักษาลักษณะตัวอักษรเดิมไว้และการอ้างอิงบริษัทและรวมไปถึงเซ็ตค่ามิติที่เกี่ยวข้องด้วย

1. ใน Report Designer บนเมนู บริษัท คลิก กลุ่มบล็อคส่วนประกอบ

2. ในกล่องโต้ตอบ กลุ่มบล็อคส่วนประกอบ เลือกกลุ่มบล็อคส่วนประกอบที่จะนำเข้ากลุ่มบล็อคส่วนประกอบ แล้วคลิก นำเข้า

3. ในกล่องโต้ตอบ เปิด เลือกกลุ่มบล็อคส่วนประกอบที่จะนำเข้าแล้วคลิก เปิด

4. ในกล่องโต้ตอบ นำเข้า เลือกข้อกำหนดของรายงานที่จะนำเข้า:

   • เมื่อต้องการนำเข้าข้อกำหนดของรายงานและบล็อคส่วนประกอบสนับสนุนทั้งหมด คลิก เลือกทั้งหมด
   • การนำเข้ารายงาน แถว คอลัมน์ แผนภูมิ หรือ เซ็ตค่ามิติที่เฉพาะ ให้เลือกรายงาน แถว คอลัมน์ แผนภูมิ หรือค่าเซ็ตมิติที่จะนำเข้า

5. เมื่อคุณเสร็จสิ้นการเลือกรายการที่จะนำเข้าแล้ว ให้คลิก นำเข้า

ยกเลิกการเช็คเอาท์บล็อคส่วนประกอบ

เมื่อคุณเปิดบล็อคส่วนประกอบ ผู้ใช้รายอื่นสามารถเข้าถึงบล็อคส่วนประกอบได้แค่แบบอ่านอย่างเดียวเท่านั้น ในบางครั้งผู้ใช้ลืมที่จะปิดบล็อคส่วนประกอบ หรือจะปิดการทำงานของระบบโดยไม่ปิดบล็อคส่วนประกอบ ดังนั้น บล็อคส่วนประกอบจะยังคงถูกเช็คเอาท์ และผู้ใช้คนอื่นไม่สามารถเปิดได้ ในสถานการณ์เหล่านี้ ผู้ดูแลการรายงานทางการเงินสามารถใช้กล่องโต้ตอบ เช็คเอาท์รายการ เพื่อตรวจสอบบล็อคส่วนประกอบที่ผู้ใช้ปล่อยทิ้งไว้ให้เป็นแบบเช็คเอาท์

หมายเหตุ

คุณต้องมีบทบาทของผู้ดูแลระบบในการเช็คอินบล็อคส่วนประกอบโดยใช้กล่องโต้ตอบ เช็คเอาท์รายการแล้ว

1. ใน Report Designer บนเมนู เครื่องมือ คลิก เช็คเอาท์สินค้า
2. ในกล่องโต้ตอบ เช็คเอาท์รายการ เลือก แสดงรายการจากผู้ใช้ทั้งหมด รายการจะได้รับการอัพเดตให้แสดงบล็อคส่วนประกอบทั้งหมดที่ได้รับการเช็คเอาท์ และผู้ใช้ที่เช็คเอาท์บล็อคส่วนประกอบเหล่านั้นแล้ว
3. เลือกบล็อคส่วนประกอบ แล้วคลิก ยกเลิกการเช็คเอาท์
4. คลิก ใช่ เพื่อเช็คอินบล็อคส่วนประกอบ

ทรัพยากรเพิ่มเติม

การรายงานทางการเงิน