ดูและอัปเดตข้อมูลเอนทิตีกับ Excel

ใช้กับแอพ Dynamics 365 ต่อไปนี้
Commerce, Finance, Supply Chain Management

บทความนี้อธิบายวิธีการเปิดข้อมูลเอนทิตีใน Microsoft Excel และจากนั้นดู อัปเดต และแก้ไขข้อมูลโดยใช้ Add-in ของ Microsoft Dynamics Excel เมื่อต้องการเปิดเอนทิตีข้อมูล คุณสามารถเริ่มจาก Excel หรือแอปการเงินและการดำเนินงานได้

โดยการเปิดข้อมูลเอนทิตีใน Excel คุณสามารถดูและแก้ไขข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและอย่างง่ายดายโดยใช้ Add-in ของ Excel Add-in นี้จำเป็นต้องมี Microsoft Excel 2016 หรือสูงกว่า

หมายเหตุ

หากผู้เช่า Microsoft Entra ID (Azure AD) ของคุณถูกตั้งค่าคอนฟิกให้ใช้ Active Directory Federation Services (AD FS) คุณต้องแน่ใจว่ามีการใช้การอัปเดตเดือนพฤษภาคม 2016 สำหรับ Office เพื่อให้ Add-in ของ Excel สามารถนำคุณเข้าสู่ระบบได้อย่างถูกต้อง

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ add-in ของ Excel ให้ดูวิดีโอ สร้างเทมเพลต Excel สำหรับหัวข้อและรูปแบบรายการ

เปิดข้อมูลเอนทิตีใน Excel เมื่อคุณเริ่มการทำงานจากแอปการเงินและการดำเนินงาน

1. ในหน้าของแอปการเงินและการดำเนินงาน ให้เลือก เปิดใน Microsoft Office

   ถ้าแหล่งข้อมูลราก (ตาราง) สำหรับหน้าเหมือนกับแหล่งข้อมูลรากสำหรับเอนทิตีใดๆ ตัวเลือก เปิดใน Excel จะถูกสร้างขึ้นสำหรับหน้านั้น ตัวเลือกที่เปิดใน Excel สามารถดูได้ในหน้าที่ใช้บ่อย เช่น ผู้ผู้ ผู้ขายทั้งหมด และ ลูกค้าทั้งหมด

2. เลือกตัวเลือก เปิดใน Excel และเปิดสมุดงานที่สร้างขึ้น สมุดงานนี้มีข้อมูลการผูกข้อมูลสำหรับเอนทิตี ตัวชี้ไปยังสภาพแวดล้อมของคุณ และตัวชี้ไปยัง Add-in ของ Excel

3. ใน Excel เลือก เปิดใช้งานการแก้ไข เพื่อเปิดใช้งาน Add-in ของ Excel เพื่อให้เรียกใช้ Add-in ของ Excel จะทำงานในบานหน้าต่างด้านขวาของหน้าต่าง Excel

4. ถ้าคุณกำลังเรียกใช้ Add-in ของ Excel เป็นครั้งแรก เลือก เชื่อถือ Add-in นี้

5. ถ้าคุณได้รับการเจ้งเตือนให้เข้าสู่ระบบ ให้เลือก เข้าสู่ระบบ และจากนั้นเข้าสู่ระบบโดยใช้ข้อมูลประจำตัวเดียวกับที่คุณใช้เพื่อเข้าสู่แอปการเงินและการดำเนินงาน Add-in ของ Excel จะใช้บริบทการลงชื่อเข้าใช้ก่อนหน้าจากเบราว์เซอร์ และจะลงชื่อเข้าใช้ให้กับคุณโดยอัตโนมัติ ถ้าสามารถทำได้ (หากต้องการทราบข้อมูลเกี่ยวกับเบราเซอร์ที่ใช้ระบบปฏิบัติการ โปรดดู เบราเซอร์ที่ใช้โดย Add-in ของ Office เพื่อให้แน่ใจว่าการลงชื่อเข้าใช้ประสบความสําเร็จ ให้ตรวจสอบชื่อผู้ใช้ในมุมด้านขวาบนของ Add-in ของ Excel

Add-in ของ Excel จะอ่านข้อมูลสำหรับเอนทิตีที่คุณเลือกโดยอัตโนมัติ หมายเหตุว่าไม่มีข้อมูลใดๆ ในสมุดงานจนกระทั่ง Add-in ของ Excel มีการอ่าน

เปิดข้อมูลเอนทิตีใน Excel เมื่อคุณเริ่มการทำงานจาก Excel

1. ใน Excel บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม Add-in เลือก ร้านค้า เพื่อเปิด Office Store

2. ใน Office Store ค้นหาโดยใช้คำสำคัญ Dynamics และเลือก เพิ่ม ถัดจาก Add-in ของ Microsoft Dynamics Office (the Excel add-in)

3. ถ้าคุณกำลังเรียกใช้ Add-in ของ Excel เป็นครั้งแรก เลือก เชื่อถือ Add-in นี้ เพื่อเปิดใช้งาน Add-in ของ Excel เพื่อให้เรียกใช้ Add-in ของ Excel จะทำงานในบานหน้าต่างด้านขวาของหน้าต่าง Excel

4. เลือก เพิ่มข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ เพื่อเปิดบานหน้าต่าง ตัวเลือก

5. ในเบราเซอร์ของคุณ ให้คัดลอก URL ของอินสแตนซ์ของแอปการเงินและการดำเนินงานเป้าหมายของคุณ วางลงในฟิลด์ URL ของเซิร์ฟเวอร์ และจากนั้นลบทุกอย่างหลังชื่อโฮสต์ URL ที่เป็นผลลัพธ์ควรมีเพียงชื่อโฮสต์เดียว

   ตัวอย่างเช่น ถ้า URL คือ https://xxx.dynamics.com/?cmp=usmf&mi=CustTableListPage ลบทุกอย่างยกเว้น https://xxx.dynamics.com

6. เลือก ตกลง แล้วเลือก ใช่ เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง Add-in ของ Excel ถูกรีสตาร์ทและโหลดข้อมูลเมตา

   ปุ่ม การออกแบบ พร้อมใช้งานแล้วในขณะนี้ ถ้า Add-in ของ Excel มีลิงก์ โหลดแอปเพล็ต คุณอาจไม่ได้เข้าสู่ระบบในฐานะผู้ใช้ที่ถูกต้อง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการระบุปัญหานี้ ให้ดูที่ โหลดแอปเพล็ต

7. เลือก ออกแบบ Add-in ของ Excel ดึงข้อมูลเมตาของเอนทิตี

8. เลือก เพิ่มตาราง รายการของเอนทิตีปรากฏขึ้น เอนทิตีจะแสดงรายการในรูปแบบ "ชื่อ - ป้ายชื่อ"

9. เลือกเอนทิตีในรายการ เช่น ลูกค้า - ลูกค้า แล้วเลือก ถัดไป

10. เมื่อต้องการเพิ่มฟิลด์จากรายการ ฟิลด์ที่มีพร้อมใช้งาน ไปยังรายการ ฟิลด์ที่เลือก ให้เลือกฟิลด์ และจากนั้นเลือก เพิ่ม อีกทางหนึ่งคือ ดับเบิลคลิกที่ฟิลด์ในรายการ ฟิลด์ที่พร้อมใช้งาน

11. หลังจากที่คุณได้เพิ่มฟิลด์ไปยังรายการ ฟิลด์ที่เลือก แล้ว โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าเคอร์เซอร์อยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้องในแผ่นงาน (ตัวอย่างเช่น เซลล์ A1) และจากนั้นเลือก เสร็จสิ้น แล้วเลือก เสร็จสิ้น เพื่อออกจากการออกแบบ

12. เลือก รีเฟรช เพื่อดึงชุดข้อมูล

ดูและอัปเดตข้อมูลเอนทิตีใน Excel

หลังจาก Add-in ของ Excel อ่านข้อมูลเอนทิตีลงในสมุดงาน คุณสามารถอัปเดตข้อมูลได้ตลอดเวลาโดยการเลือก รีเฟรช ใน Add-in ของ Excel

แก้ไขข้อมูลของเอนทิตีใน Excel

คุณสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลเอนทิตีได้ตามที่คุณต้องการ แล้วเผยแพร่กลับมาแอปการเงินและการดำเนินงาน โดยการเลือก เผยแพร่ ใน Add-in ของ Excel เมื่อต้องการแก้ไขเรกคอร์ด เลือกเซลล์ในแผ่นงาน และจากนั้นเปลี่ยนค่าในเซลล์ เมื่อต้องการเพิ่มเรกคอร์ดใหม่ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

• คลิกที่ใดก็ได้ในตารางแหล่งข้อมูล และจากนั้นเลือก สร้าง ใน Add-in ของ Excel
• คลิกที่ใดก็ได้ในแถวสุดท้ายของตารางแหล่งข้อมูล และจากนั้นกดแป้น Tab จนกว่าเคอร์เซอร์จะย้ายออกจากคอลัมน์สุดท้ายของแถวนั้น และแถวใหม่ถูกสร้างขึ้น
• คลิกที่ใดก็ได้ในแถวโดยทันทีที่ด้านล่างตารางแหล่งข้อมูล และเริ่มป้อนข้อมูลในเซลล์ เมื่อคุณย้ายโฟกัสออกจากเซลล์นั้น ตารางแหล่งข้อมูลจะขยายเพื่อรวมแถวใหม่
• สำหรับการผูกฟิลด์ของเรกคอร์ดหัวข้อ ให้เลือกฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่ง และเลือก สร้าง ใน Add-in ของ Excel

หมายเหตุว่าคุณสามารถสร้างเรกคอร์ดใหม่ได้ถ้าคีย์และฟิลด์บังคับทั้งหมดถูกผูกไว้ในแผ่นงาน หรือค่าเริ่มต้นถูกกรอกข้อมูลโดยใช้เงื่อนไขตัวกรองเท่านั้น

เมื่อต้องการลบเรกคอร์ด ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

• คลิกขวาที่หมายเลขแถวที่อยู่ถัดจากแถวของแผ่นงานที่ควรถูกลบ และจากนั้นเลือก ลบ
• คลิกขวาที่ใดก็ได้ในแถวของแผ่นงานที่ควรถูกลบ และจากนั้นเลือก ลบ>แถวของตาราง

ถ้าแหล่งข้อมูลถูกเพิ่มเป็นแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้อง จะมีการเผยแพร่หัวข้อก่อนรายการ ถ้ามีการขึ้นต่อกันระหว่างแหล่งข้อมูลอื่นๆ คุณอาจต้องเปลี่ยนลำดับการเผยแพร่ค่าเริ่มต้น เมื่อต้องการเปลี่ยนลำดับการเผยแพร่ ใน add-in ของ Excel เลือกปุ่ม ตัวเลือก (สัญลักษณ์เกียร์) และจากนั้น บน FastTab ตัวเชื่อมต่อข้อมูล เลือก ตั้งค่าคอนฟิกการเผยแพร่ใบสั่ง

เพิ่มหรือเอาคอลัมน์ออก

คุณสามารถใช้ตัวออกแบบในการปรับปรุงคอลัมน์ที่ถูกเพิ่มไปยังแผ่นงานโดยอัตโนมัติ

หมายเหตุ

ถ้าปุ่ม ออกแบบ ไม่ปรากฏด้านล่างของปุ่ม ตัวกรอง ใน add-in ของ Excel คุณต้องเปิดใช้งานตัวออกแบบแหล่งข้อมูล เลือกปุ่ม ตัวเลือก (สัญลักษณ์เกียร์) และจากนั้นเลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานการออกแบบ

1. ใน Add-in ของ Excel เลือก ออกแบบ แหล่งข้อมูลทั้งหมดมีแสดงรายการไว้

2. ถัดจากแหล่งข้อมูล เลือกปุ่ม แก้ไข (สัญลักษณ์ดินสอ)

3. ในรายการ ฟิลด์ที่เลือก ปรับรายการของฟิลด์ตามที่คุณต้องการ:

   • เมื่อต้องการเพิ่มฟิลด์จากรายการ ฟิลด์ที่มีพร้อมใช้งาน ไปยังรายการ ฟิลด์ที่เลือก ให้เลือกฟิลด์ และจากนั้นเลือก เพิ่ม อีกทางหนึ่งคือ ดับเบิลคลิกที่ฟิลด์ในรายการ ฟิลด์ที่พร้อมใช้งาน
   • เมื่อต้องการเอาฟิลด์ออกจากรายการ ฟิลด์ที่เลือก เลือกฟิลด์ และจากนั้นเลือก เอาออก อีกวิธีหนึ่งคือ คลิกที่ฟิลด์สองครั้ง
   • เมื่อต้องการเปลี่ยนลำดับของฟิลด์ในรายการ ฟิลด์ที่เลือก เลือกฟิลด์ และจากนั้นเลือก ขึ้น หรือ ลง

4. เมื่อต้องการนำการเปลี่ยนแปลงของคุณไปใช้กับแหล่งข้อมูล เลือก อัปเดต แล้วเลือก เสร็จสิ้น เพื่อออกจากการออกแบบ

5. ถ้าคุณเพิ่มฟิลด์ (คอลัมน์) แล้ว ให้เลือก รีเฟรช เพื่อดึงชุดข้อมูลที่อัปเดตแล้ว

เปลี่ยนขนาดชุดงานการเผยแพร่

เมื่อผู้ใช้เผยแพร่การเปลี่ยนแปลงที่เรกคอร์ดข้อมูลโดยใช้ Add-in ของ Excel การอัปเดตจะถูกส่งในชุดงาน ขนาดชุดงานการเผยแพร่เริ่มต้น (และสูงสุด) คือ 100 แถว อย่างไรก็ตาม คุณลักษณะ อนุญาตการตั้งค่าคอนฟิกขนาดชุดงานที่เผยแพร่ใน Excel Add-in ช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นในการลดขนาดชุดงานการเผยแพร่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเห็นการหมดเวลาเมื่อพยายามเผยแพร่การอัปเดตจาก Excel

ผู้ดูแลระบบสามารถระบุขีดจํากัดของขนาดชุดงานที่เผยแพร่ทั่วทั้งระบบในสมุดงาน "เปิดใน Excel" โดยการตั้งค่าฟิลด์ เผยแพร่ขีดจํากัดชุดงาน ในส่วน พารามิเตอร์แอป ของหน้า พารามิเตอร์แอป Office

นอกจากนี้ คุณยังสามารถเปลี่ยนขนาดชุดงานการเผยแพร่ของสมุดงานแต่ละสมุดงานได้โดยใช้ Add-in ของ Excel

1. เปิดสมุดงานใน Excel
2. เลือกปุ่ม ตัวเลือก (เกียร์) ที่มุมขวาบนของ Add-in ของ Excel
3. ตั้งค่าฟิลด์ เผยแพร่ขนาดชุดงาน ตามต้องการ ค่าที่คุณตั้งค่าต้องน้อยกว่าขีดจํากัดของชุดงานการเผยแพร่ทั่วทั้งระบบ
4. เลือก ตกลง
5. บันทึกสมุดงาน ถ้าคุณไม่ได้บันทึกสมุดงานหลังจากที่คุณเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า Add-in การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นจะไม่ยังคงอยู่เมื่อเปิดสมุดงานอีกครั้ง

ผู้สร้างเทมเพลตสมุดงาน Excel สามารถใช้ขั้นตอนเดียวกันเพื่อตั้งค่าขนาดชุดงานการเผยแพร่ของเทมเพลตก่อนที่จะอัปโหลดไปยังระบบ

คัดลอกข้อมูลสภาพแวดล้อม

ข้อมูลที่ถูกอ่านลงในสมุดงานจากสภาพแวดล้อมเดียว สามารถถูกคัดลอกไปยังสภาพแวดล้อมอื่นได้ อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถเพียงแค่เปลี่ยน URL การเชื่อมต่อ เนื่องจากแคชข้อมูลในสมุดงานจะดำเนินต่อเพื่อจัดการข้อมูลในฐานะข้อมูลที่มีอยู่ คุณต้องใช้ฟังก์ชัน Copy Environment Data เพื่อการเผยแพร่ข้อมูลไปยังสภาพแวดล้อมใหม่ในฐานะข้อมูลใหม่แทน

1. เลือกปุ่ม ตัวเลือก (สัญลักษณ์เกียร์) จากนั้นบน FastTab ตัวเชื่อมต่อข้อมูล เลือก Copy Environment Data

2. ป้อนเซิร์ฟเวอร์ URL สำหรับสภาพแวดล้อมใหม่

3. เลือก ตกลง แล้วเลือก ใช่ เพื่อยืนยันการดำเนินการ add-in ของ Excel จะถูกรีสตาร์ท และเชื่อมต่อกับสภาพแวดล้อมใหม่ ข้อมูลที่มีอยู่ใดๆ ในสมุดงานจะถือเป็นข้อมูลใหม่

   หลังจาก add-in ของ Excel ถูกรีสตาร์ท กล่องข้อความแจ้งว่า สมุดงานอยู่ในโหมดสำเนาสภาพแวดล้อม

4. เมื่อต้องการคัดลอกข้อมูลไปยังสภาพแวดล้อมใหม่ในฐานะข้อมูลใหม่ เลือก เผยแพร่ เพื่อยกเลิกการดำเนินการคัดลอกสภาพแวดล้อม และตรวจทานข้อมูลที่มีอยู่ในสภาพแวดล้อมใหม่ เลือก รีเฟรช

การแก้ไขปัญหา

มีปัญหาบางอย่างที่สามารถแก้ไขได้ผ่านขั้นตอนง่ายๆ

• ลิงค์ "โหลดสินค้า" จะแสดงขึ้น – หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหานี้ โปรดดูที่ การโหลดการป้อนข้อมูลการแก้ไขปัญหา
• คุณจะได้รับข้อความ "ไม่อนุญาตให้ใช้" หากคุณได้รับข้อความ "ไม่อนุญาตให้" ในขณะที่ Add-in ของ Excel โหลดข้อมูลเมตา บัญชีที่ล็อกอินเข้าสู่ Add-in ของ Excel ไม่มีสิทธิ์ในการใช้บริการ อินสแตนซ์ หรือฐานข้อมูลเป้าหมาย เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ โปรดตรวจสอบว่าชื่อผู้ใช้ที่ถูกต้องปรากฏอยู่ในมุมขวาด้านบนของ Add-in ของ Excel หรือไม่ ถ้าชื่อผู้ใช้ที่ไม่ถูกต้องปรากฏขึ้น ให้เลือก ลงชื่อออก และจากนั้นลงชื่อเข้าใช้กลับเข้าไป
• เว็บเพจที่ว่างเปล่าจะแสดงบน Excel ถ้ามีการเปิดเว็บเพจที่ว่างเปล่าในระหว่างกระบวนการลงชื่อเข้าใช้ บัญชีนั้นต้องมี AD FS แต่ Excel เวอร์ชันที่ใช้งาน Add-in ของ Excel มีไม่เพียงพอที่จะโหลดการลงชื่อเข้าใช้กล่องโต้ตอบเมื่อเร็วๆ นี้ เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ ให้อัปเดตรุ่นของ Excel ที่คุณใช้อยู่ เมื่อต้องการอัปเดตรุ่นของ Excel เมื่อคุณอยู่ในองค์กรที่อยู่ในช่องทางรอการตัดบัญชี ใช้ เครื่องมือการปรับใช้ Office เพื่อ ย้ายจากช่องทางรอการตัดบัญชีไปยังช่องทางปัจจุบัน
• คุณจะได้รับการหมดเวลาขณะที่คุณ เผยแพร่การเปลี่ยนแปลงข้อมูล ถ้าคุณได้รับข้อความหมดเวลาขณะคุณพยายามเผยแพร่การเปลี่ยนแปลงข้อมูลไปยังเอนทิตี้ ให้พิจารณาการลดขนาดชุดงานการเผยแพร่ของสมุดงานที่ได้รับผลกระทบ เอนทิตีที่ทริกเกอร์จํานวนตรรกะที่มากกว่าในการเปลี่ยนแปลงเรกคอร์ด อาจต้องมีการส่งการอัปเดตในชุดงานที่เล็กลงเพื่อช่วยป้องกันการหมดเวลา