เวิร์กโฟลว์บัญชีธนาคารของผู้จัดจำหน่าย

ลำดับงานการอนุมัติบัญชีธนาคารให้แก่ผู้จัดจำหน่ายทำให้แน่ใจว่าข้อมูลธนาคารที่ผู้จัดจำหน่ายส่งเข้ามานั้นปลอดภัย สอดคล้องทางการเงิน และป้องกันการฉ้อโกง คุณลักษณะนี้ลดความเสี่ยงของการฉ้อโกงด้วยการตรวจหาและป้องกันการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้รับการอนุมัติ ธุรกิจสามารถประเมินและอนุมัติการเปลี่ยนแปลงไปยังกับข้อมูลบัญชีธนาคารของซัพพลายเออร์ และสามารถยืนยันว่ารายละเอียดธนาคารที่ระบุเป็นไปตามมาตรฐานและนโยบายขององค์กร

เมื่อคุณเปิดใช้งานลำดับงานผู้จัดจำหน่าย คุณสามารถระบุว่าฟิลด์ใดต้องมีการอนุมัติและการรออนุมัติที่จะทริกเกอร์ลำดับงาน

ข้อกำหนดเบื้องต้น

ก่อนที่คุณจะใช้คุณลักษณะนี้ได้ ระบบของคุณต้องเป็นไปตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

• แอปการเงินและการดำเนินงานของคุณต้องเป็นเวอร์ชัน 10.0.32 หรือสูงกว่า
• คุณลักษณะที่ชื่อ ลำดับงานข้อเสนอเปลี่ยนแปลงบัญชีธนาคารผู้จัดจำหน่าย ต้องเปิดใช้งานใน การจัดการคุณลักษณะ

ตั้งค่าลำดับงานบัญชีธนาคารผู้จัดจำหน่าย

หากต้องการตั้งค่าลักษณะลำดับงานการอนุมัติบัญชีธนาคารผู้จัดจำหน่าย ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้

1. ไปที่ บัญชีเจ้าหนี้ > การตั้งค่า > พารามิเตอร์บัญชีเจ้าหนี้

2. บนแท็บ ทั่วไป บน FastTab การอนุมัติบัญชีธนาคารผู้จัดจำหน่าย ให้ตั้งค่าฟิลด์ต่อไปนี้:

   • การอนุมัติบัญชีธนาคาร (สร้าง) – ตั้งค่าตัวเลือกนี้เป็น ใช่ เพื่อต้องมีการอนุมัติเรกคอร์ดบัญชีธนาคารใหม่ทั้งหมด โดยไม่พิจารณาว่ามีการใช้เว็บไคลเอนต์หรือเรกคอร์ดถูกนำเข้าผ่านเอนทิตี้ข้อมูลหรือไม่ ตั้งค่าตัวเลือกนี้เป็น ไม่ เพื่ออนุญาตให้ผู้ใช้สร้างหรือนำเข้าเรกคอร์ดบัญชีธนาคารใหม่โดยไม่ต้องการการอนุมัติ

   • การอนุมัติบัญชีธนาคาร (อัปเดต) – ตั้งค่าตัวเลือกนี้เป็น ใช่ เพื่อต้องการการอนุมัติ เมื่อผู้ใช้อัปเดตเรกคอร์ดบัญชีธนาคารที่มีอยู่โดยใช้เว็บไคลเอนต์ (การอนุมัติจะต้องใช้เฉพาะกับฟิลด์ที่เลือกกล่องทำเครื่องหมาย IsEnabled ในกริดบน FastTab นี้) ตั้งค่าตัวเลือกนี้เป็น ไม่ เพื่ออนุญาตให้ผู้ใช้อัปเดตฟิลด์ทั้งหมดในเรกคอร์ดบัญชีธนาคารที่มีอยู่โดยไม่ต้องการการอนุมัติ

   • พฤติกรรมเอนทิตี้ข้อมูล (อัปเดต) – เลือกค่าใดค่าหนึ่งดังต่อไปนี้เพื่อระบุพฤติกรรมที่เกิดขึ้นเมื่อมีการอัปเดตเรกคอร์ดที่มีอยู่ผ่านทางการนำเข้าผ่านเอนทิตี้ข้อมูล การตั้งค่าจะไม่ส่งผลต่อการอัปเดตที่คุณเปลี่ยนแปลงโดยใช้เว็บไคลเอนต์

     • อนุญาตให้เปลี่ยนแปลงโดยไม่มีการอนุมัติ – เอนทิตีข้อมูลจะอัปเดตค่าในฟิลด์ทั้งหมดโดยไม่มีการประมวลผลการเปลี่ยนแปลงผ่านลำดับงาน
     • ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง – เอนทิตี้ข้อมูลจะไม่มีการอัปเดตค่าให้กับฟิลด์ที่มีการป้องกัน การนำเข้าจะล้มเหลวถ้ามีการอัปเดตฟิลด์ที่มีการป้องกัน
     • สร้างข้อเสนอการเปลี่ยนแปลง – เอนทิตี้ข้อมูลจะอัปเดตค่าของฟิลด์ที่ไม่มีการป้องกัน และจะเพิ่มค่าใหม่ให้กับฟิลด์ที่มีการป้องกันเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่เสนอ เอนทิตี้ข้อมูลจะไม่เริ่มต้นลำดับงานโดยอัตโนมัติ และคุณจะต้องส่งการเปลี่ยนแปลงที่เสนอตามที่กำหนด

3. ในรายการของฟิลด์บัญชีธนาคารผู้จัดจำหน่าย ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย IsEnabled ของแต่ละฟิลด์ที่ต้องมีการอนุมัติ

4. บนบานหน้าต่างการดำเนินการ เลือก บันทึก

5. ไปที่ บัญชีเจ้าหนี้ > การตั้งค่า > ลำดับงานของบัญชีเจ้าหนี้

6. บนบานหน้าต่างการดำเนินการ เลือก สร้าง

7. ในกล่องโต้ตอบ สร้างลำดับงาน ให้เลือก การอนุมัติลำดับงานสำหรับการเปลี่ยนของผู้จัดจำหน่ายที่เสนอ

8. แอปตัวแก้ไขลำดับงานที่เปิดในเครื่องของคุณ ใช้เพื่อออกแบบลำดับงานของคุณตามต้องการ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้ตัวแก้ไขลำดับงาน โปรดดู ภาพรวมของระบบลำดับงาน และหัวข้อที่เกี่ยวข้อง

เพิ่มบัญชีธนาคารของผู้จัดจำหน่ายใหม่และส่งขอรับการอนุมัติ

เมื่อต้องการใช้เว็บไคลเอนต์เพื่อเพิ่มบัญชีธนาคารใหม่ของผู้จัดจำหน่ายและส่งเพื่อรับการอนุมัติ ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. ไปที่ บัญชีเจ้าหนี้ > ผู้จัดจำหน่าย > ผู้จัดจำหน่ายทั้งหมด
2. ให้เลือกผู้จัดจำหน่ายที่คุณต้องการตั้งค่าบัญชีธนาคารให้
3. บนบานหน้าต่างการดำเนินการ บนแท็บ ผู้จัดจำหน่าย ในกลุ่ม การตั้งค่า ให้เลือก บัญชีธนาคาร
4. บนหน้า บัญชีธนาคารผู้จัดจำหน่าย ในบานหน้าต่างการดำเนินการ ให้เลือก ใหม่ เพื่อสร้างบัญชีธนาคาร
5. ป้อนข้อมูลในฟิลด์ที่จำเป็นทั้งหมด
6. เมื่อคุณสร้างเรกคอร์ดเสร็จแล้ว ให้เลือก บันทึก
7. ในบานหน้าต่างการดำเนินการ ให้เลือก ลำดับงาน > ส่ง เพื่อส่งรายละเอียดบัญชีธนาคารใหม่เพื่อการอนุมัติ เรกคอร์ดบัญชีธนาคารใหม่จะไม่พร้อมใช้งานจนกว่าผู้อนุมัติจะอนุมัติ

อัปเดตเรกคอร์ดบัญชีธนาคารผู้จัดจำหน่ายที่มีอยู่และส่งเพื่ออนุมัติ

เมื่อต้องการใช้เว็บไคลเอนต์เพื่อแก้ไขบัญชีธนาคารที่มีอยู่ของผู้จัดจำหน่ายและส่งเพื่อรับการอนุมัติ ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. ไปที่ บัญชีเจ้าหนี้ > ผู้จัดจำหน่าย > ผู้จัดจำหน่ายทั้งหมด

2. ให้เลือกผู้จัดจำหน่ายที่คุณต้องการอัปเดตข้อมูลบัญชีธนาคารให้

3. บนบานหน้าต่างการดำเนินการ บนแท็บ ผู้จัดจำหน่าย ในกลุ่ม การตั้งค่า ให้เลือก บัญชีธนาคาร

4. บนหน้า บัญชีธนาคารผู้จัดจำหน่าย ในบานหน้าต่างรายการ ให้เลือกบัญชีที่คุณต้องการแก้ไข บนบานหน้าต่างการดำเนินการ ให้เลือก แก้ไข

5. แก้ไขฟิลด์ตามความจําเป็น แต่ละฟิลด์ที่จะต้องใช้การอนุมัติเมื่อได้รับการอัปเดตแล้วทำเครื่องหมายว่า (ต้องมีการอนุมัติ)

6. เมื่อคุณแก้ไขเรกคอร์ดเสร็จแล้ว ให้เลือก บันทึก

7. ถ้าคุณอัปเดตฟิลด์อย่างน้อยหนึ่งฟิลด์ที่ต้องใช้การอนุมัติ บานหน้าต่างการดำเนินการจะมีปุ่มใหม่สองปุ่ม: การเปลี่ยนแปลงที่ขอ และ ลำดับงาน

   • เมื่อต้องการตรวจทานการเปลี่ยนแปลงที่เสนอของคุณ ให้เลือก การเปลี่ยนแปลงที่ขอ บนบานหน้าต่างการดำเนินการเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ การเปลี่ยนแปลงที่ขอ เมื่อต้องการละทิ้งค่าที่เสนอสำหรับฟิลด์ ให้เลือก ละทิ้ง ที่ถัดจากฟิลด์ในรายการ เมื่อต้องการละทิ้งการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ให้เลือก ละทิ้งการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ เมื่อคุณดำเนินการเสร็จสิ้น ให้เลือก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ
   • เมื่อต้องการส่งการเปลี่ยนแปลงเพื่อขออนุมัติ ให้เลือก ลำดับงาน > ส่ง ในบานหน้าต่างการดำเนินการ การเปลี่ยนแปลงฟิลด์ที่มีการป้องกันของคุณจะไม่มีการอัปเดต จนกว่าผู้อนุมัติจะอนุมัติฟิลด์เหล่านั้นแล้ว

ปฏิบัติตามสถานะการอนุมัติของบัญชีธนาคารผู้จัดจำหน่ายใหม่หรือที่อัปเดต

หัวข้อของเรกคอร์ดบัญชีธนาคารผู้จัดจำหน่ายทุกเรกคอร์ด ประกอบด้วย สถานะการตรวจทาน ที่คุณสามารถใช้เพื่อติดตามสถานะการอนุมัติของเรกคอร์ดได้ ตารางต่อไปนี้แสดงค่า สถานะการตรวจทาน และคำอธิบาย

สถานะการตรวจทาน	คำอธิบาย
แบบร่าง	สถานะนี้บ่งชี้เรกคอร์ดบัญชีธนาคารใหม่ที่ยังไม่ได้ส่งเพื่ออนุมัติ
อนุมัติแล้ว	สถานะนี้จะแสดงเรกคอร์ดบัญชีธนาคารที่มีการอนุมัติการตั้งค่าใหม่และอัปเดตทั้งหมดแล้ว
อนุมัติแล้ว ยังไม่ได้ส่งการเปลี่ยนแปลง	สถานะนี้จะบ่งชี้เรกคอร์ดบัญชีธนาคารที่อนุมัติไว้ก่อนหน้านี้ ที่มีการแก้ไขฟิลด์ที่มีการป้องกันแล้ว แต่ยังไม่ได้ส่งเพื่อขออนุมัติ
อนุมัติแล้ว การเปลี่ยนแปลงที่ค้างอยู่	สถานะนี้จะบ่งชี้เรกคอร์ดบัญชีธนาคารที่อนุมัติไว้ก่อนหน้านี้ ที่มีการแก้ไขฟิลด์ที่มีการป้องกันแล้ว และส่งเพื่อขออนุมัติแล้ว

เมื่อต้องการดูประวัติลำดับงานและติดตามความคืบหน้าของเรกคอร์ดที่อยู่ระหว่างการอนุมัติ ให้เลือก ลำดับงาน > ดูประวัติ ในบานหน้าต่างการดำเนินการ

อนุมัติบัญชีธนาคารของผู้จัดจำหน่ายใหม่หรือที่อัปเดต

หลังจากส่งเรกคอร์ดแล้ว ลำดับงานจะดำเนินการตามกระบวนการของลำดับงานมาตรฐาน ระบบจะแจ้งให้ผู้อนุมัติที่เหมาะสมทราบเกี่ยวกับการอัปเดตและแจ้งให้ผู้อนุมัติไปที่หน้า บัญชีธนาคารผู้จัดจำหน่าย ซึ่งผู้อนุมัติสามารถดำเนินการสิ่งต่อไปนี้ได้

• หากต้องการอัปเดตเรกคอร์ดบัญชีธนาคารที่มีอยู่ ผู้อนุมัติสามารถดูค่าปัจจุบันและค่าที่นำเสนอของฟิลด์ที่ได้รับการป้องกันแต่ละฟิลด์โดยเลือก การเปลี่ยนแปลงที่ขอ ในบานหน้าต่างการดำเนินการ ผู้อนุมัติจะตรวจทานการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว แล้วเลือก ลำดับงาน > อนุมัติ ในบานหน้าต่างการดำเนินการเพื่ออนุมัติ หลังจากการอนุมัติทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์ ระบบจะอัปเดตฟิลด์ทั้งหมดเป็นค่าที่คุณนำเสนอ
• หากต้องการเรกคอร์ดบัญชีธนาคารใหม่ ผู้อนุมัติต้องเปิดเรกคอร์ด ตรวจทานรายละเอียดบัญชีธนาคารในหน้า บัญชีธนาคารผู้จัดจำหน่าย แล้วเลือก ลำดับงาน > อนุมัติ เพื่ออนุมัติเรกคอร์ดใหม่ เมื่อการอนุมัติทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์แล้ว บัญชีธนาคารใหม่จะพร้อมใช้งาน
• เมื่อต้องการปฏิเสธเรกคอร์ดใหม่หรือเรกคอร์ดที่อัปเดต ผู้อนุมัติจะเลือก ลำดับงาน > ปฏิเสธ ในบานหน้าต่างการดำเนินการ เรกคอร์ดจะถูกส่งกลับไปยังสถานะการตรวจทานการส่งล่วงหน้า (ร่าง หรือ อนุมัติแล้ว ยังไม่ได้ส่งการเปลี่ยนแปลง) เพื่อให้สามารถแก้ไขได้และ/หรือส่งใหม่ได้ตามต้องการ (เมื่อต้องการส่งเรกคอร์ดใหม่ ผู้ใช้เลือก ลำดับงาน > ส่งอีกครั้ง ในบานหน้าต่างการดำเนินการ)
• ในการมอบหมายการอนุมัติให้กับผู้อนุมัติอื่น ผู้อนุมัติสามารถเลือก ลำดับงาน > มอบหมาย ในบานหน้าต่างการดำเนินการ
• หากต้องการยกเลิกลำดับงาน ผู้ใช้ใดๆ สามารถเลือก ลำดับงาน > ยกเลิก ในบานหน้าต่างการดำเนินการได้ เรกคอร์ดจะถูกส่งกลับไปยังสถานะการตรวจทานการส่งล่วงหน้า (ร่าง หรือ อนุมัติแล้ว ยังไม่ได้ส่งการเปลี่ยนแปลง) เพื่อให้สามารถแก้ไขได้และ/หรือส่งใหม่ได้ตามต้องการ ผู้ส่งเดิมอาจใช้ฟังก์ชันนี้เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด