การเรียกเก็บเงินในบัญชีลูกหนี้

ข้อมูลคอลเลกชันบัญชีลูกหนี้ถูกจัดการในมุมมองกลางหนึ่งรายการ โดยใช้หน้าคอลเลกชัน Microsoft Dynamics 365 Finance ผู้จัดการฝ่ายสินเชื่อและการเรียกเก็บเงินสามารถใช้มุมมองส่วนกลางนี้ เพื่อจัดการการเรียกเก็บเงิน ตัวแทนเรียกเก็บเงินจะเริ่มกระบวนการเรียกเก็บเงินจากรายชื่อลูกค้า ที่ถูกสร้างขึ้นโดยการใช้เกณฑ์การเรียกเก็บเงินที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือจากหน้าลูกค้า

ก่อนที่คุณจะเริ่มตั้งค่าหรือทำงานกับการเรียกเก็บเงิน คุณควรทำความเข้าใจแนวคิดต่างๆต่อไปนี้:

• สแนปช็อตอายุหนี้ลูกค้าประกอบด้วยข้อมูลยอดดุลอายุหนี้ ณ เวลาหนึ่ง
• การเรียกเก็บเงินกลุ่มลูกค้าช่วยคุณจัดระเบียบงานของคุณ
• ตัวแทนเรียกเก็บเงินสามารถมีกลุ่มลูกค้าของตนเองได้
• หน้ารายการจัดระเบียบการเรียกเก็บเงินลูกค้า กิจกรรม และกรณีต่างๆ
• ข้อมูลการเรียกเก็บเงินทั้งหมดสำหรับลูกค้าอยู่บนหน้าหนึ่งหน้า และคุณสามารถดำเนินการได้จากหน้านั้น
• ยกเว้น กลับมาคิด หรือกลับรายการดอกเบี้ยและค่าธรรมเนียม สามารถทำได้ในขั้นตอนเดียว
• การสร้างธุรกรรมการตัดจ่ายสามารถทำได้ในขั้นตอนเดียว
• การประมวลผลการชำระเงินที่มีเงินในบัญชีไม่พอ (NSF) สามารถทำได้ในขั้นตอนเดียว

ส่วนต่อไปนี้อธิบายแต่ละแนวคิด

สแนปช็อตอายุหนี้ของลูกค้า

สแนปช็อตอายุหนี้ประกอบด้วยยอดดุลอายุหนี้ที่คำนวณได้สำหรับลูกค้า ณ เวลาหนึ่ง ข้อมูลนี้จะแสดงขึ้นในหน้ารายการยอดดุลอายุหนี้และในหน้าการเรียกเก็บเงิน ต้องมีการสร้างสแนปช็อตอายุหนี้ก่อนที่คุณสามารถดูข้อมูลในหน้ารายการการเรียกเก็บเงิน

สำหรับแต่ละลูกค้า สแนปช็อตอายุหนี้ประกอบด้วยกับ ส่วนหัวของสแนปช็อตอายุหนี้และรายละเอียดเรกคอร์ดที่สอดคล้องกับแต่ละรอบระยะเวลาอายุหนี้ในข้อกำหนดรอบระยะเวลาอายุหนี้

ส่วนหัวของสแนปช็อตอายุหนี้ประกอบด้วยยอดเงินรวมที่ครบกำหนด วงเงินสินเชื่อ ยอดการบันทึกการจัดส่ง ยอดใบสั่งขาย จำนวนธุรกรรมที่มีข้อโต้แย้ง และยอดเงินรวมของธุรกรรมที่มีข้อโต้แย้งสำหรับบัญชีลูกค้า ธุรกรรมทั้งหมดสำหรับลูกค้าจะรวมอยู่ในการคำนวณยอดเงินเหล่านี้ ยอดเงินรวมที่ครบกำหนด วงเงินสินเชื่อ ยอดการบันทึกการจัดส่ง และจำนวนใบสั่งขายจะแสดงในกล่องแสดงข้อมูลย่อข้อมูลเครดิตในหน้าการเรียกเก็บเงิน

สำหรับแต่ละรอบระยะเวลาอายุหนี้ในข้อกำหนดรอบระยะเวลาอายุหนี้ จะมีการสร้างเรกคอร์ดรายละเอียดสแนปช็อตอายุหนี้ แต่ละเรกคอร์ดรายละเอียดสแนปช็อตอายุหนี้ประกอบด้วย รหัสรอบระยะเวลาอายุหนี้และยอดเงินรวมของธุรกรรมที่มีวันที่ซึ่งอยู่ในรอบระยะเวลาอายุหนี้ ธุรกรรมถูกกำหนดให้กับรอบระยะเวลาอายุหนี้ เช่น 30 วันที่เลยกำหนดชำระ วันที่มีความสัมพันธ์กับอายุหนี้ ณ วันที่ถูกระบุเมื่อคุณสร้างสแนปช็อตอายุหนี้ ข้อมูลนี้จะแสดงขึ้นในหน้ารายการยอดดุลอายุหนี้และในกล่องแสดงข้อมูลย่อยอดดุลอายุหนี้ในหน้าการเรียกเก็บเงิน

การเรียกเก็บเงินกลุ่มลูกค้า

กลุ่มลูกค้าเป็นการสอบถามที่กำหนดกลุ่มของเรกคอร์ดลูกค้า ที่สามารถแสดงและจัดการได้สำหรับการเรียกเก็บเงินหรือกระบวนการเกี่ยวกับอายุหนี้ ใช้กลุ่มลูกค้าเพื่อกรองข้อมูลในยอดดุลอายุหนี้ กิจกรรมการเรียกเก็บเงิน และหน้ารายการการเรียกเก็บเงินกรณีต่างๆ นอกจากนี้คุณยังใช้กลุ่มลูกค้าเพื่อกรองบัญชีลูกค้าที่ถูกรวมไว้เมื่อมีการสร้างสแนปช็อตอายุหนี้

ตัวแทนเรียกเก็บเงิน

โดยค่าเริ่มต้น ผู้ใช้สามารถดูข้อมูลลูกค้าทั้งหมดได้ในหน้ารายการคอลเลกชัน คุณสามารถใช้เรกคอร์ดตัวแทนเรียกเก็บเงินเพื่อกำหนดกลุ่มลูกค้าที่พร้อมจะกรองข้อมูลในหน้ารายการการเรียกเก็บเงินและในหน้าการเรียกเก็บเงิน

ตัวแทนเรียกเก็บเงินคือ บุคคลที่ทำงานกับลูกค้าเพื่อให้แน่ใจว่ามีการรวบรวมการชำระเงินในเวลาที่เหมาะสม ตัวแทนเรียกเก็บเงินเป็นผู้ปฏิบัติงานซึ่งถูกกำหนดให้กับผู้ใช้ในหน้าการตั้งค่าผู้ใช้

หน้ารายการเรียกเก็บเงิน

หน้ารายการต่อไปนี้ช่วยคุณจัดระเบียบข้อมูลการเรียกเก็บเงิน

• ยอดดุลตามอายุหนี้ – คอลัมน์บนหน้ารายการแสดงยอดดุลของลูกค้าและยอดเงินที่คำนวณอายุตามรอบระยะเวลาอายุหนี้ ข้อมูลนี้ถูกจัดเก็บในสแนปช็อตอายุหนี้ รอบระยะเวลาอายุหนี้จะขึ้นอยู่กับข้อกำหนดรอบระยะเวลาอายุหนี้ที่ใช้ ข้อกำหนดรอบระยะเวลาอายุหนี้ถูกนำมาจากกลุ่มลูกค้า ถ้าได้มีการระบุไว้สำหรับแบบสอบถามกลุ่ม ถ้ากลุ่มไม่มีข้อกำหนดรอบระยะเวลาอายุหนี้ จะมีการใช้ข้อกำหนดรอบระยะเวลาอายุหนี้เริ่มต้นที่ระบุไว้ในหน้าพารามิเตอร์บัญชีลูกหนี้ ถ้าไม่มีการระบุข้อกำหนดรอบระยะเวลาอายุหนี้เริ่มต้น จะมีการใช้ข้อกำหนดรอบระยะเวลาอายุหนี้แรกในหน้าการกำหนดรอบระยะเวลาอายุหนี้
• กิจกรรมการเรียกเก็บเงิน – คอลัมน์ในหน้ารายการแสดงกิจกรรมที่ถูกระบุเป็นกิจกรรมการเรียกเก็บเงิน กิจกรรมเหล่านี้จะสร้างขึ้นโดยใช้หน้าการเรียกเก็บเงิน ใช้กิจกรรมต่างๆเพื่อติดตามงานที่คุณดำเนินการซึ่งเกี่ยวข้องกับการเรียกเก็บเงิน
• กรณีการเรียกเก็บเงิน – คอลัมน์ในหน้ารายการจะแสดงข้อมูลสำหรับกรณีต่างๆที่มีประเภทกรณีซึ่งมีชนิดกรณีการเรียกเก็บเงิน

หมายเหตุ

ต้องมีการสร้างสแนปช็อตอายุหนี้ก่อนที่คุณจะสามารถดูข้อมูลในหน้ารายการเหล่านี้ ข้อมูลจะถูกแสดงเฉพาะสำหรับลูกค้าที่มีการสร้างสแนปช็อตอายุหนี้ นอกจากนี้ เรกคอร์ดที่ถูกแสดงในหน้ารายการสามารถถูกกรองได้ ดังนี้:

โดยค่าเริ่มต้น ผู้ใช้การเงินและการดำเนินงานมีสิทธิ์เข้าถึงลูกค้าทั้งหมดที่มีสแนปช็อตอายุหนี้

ถ้ามีกลุ่มลูกค้าอยู่ ผู้ใช้ต้องถูกตั้งค่าเป็นตัวแทนเรียกเก็บเงินเพื่อใช้กลุ่มในการกรองข้อมูลในหน้ารายการการเรียกเก็บเงิน ข้อมูลถูกจำกัดให้ลูกค้าที่ถูกรวมอยู่ในกลุ่มลูกค้าที่เลือก

ถ้าผู้ใช้ถูกตั้งค่าเป็นตัวแทนเรียกเก็บเงิน เฉพาะกลุ่มที่ถูกเลือกสำหรับตัวแทนเรียกเก็บเงินจะพร้อมใช้งานในหน้ารายการ ถ้าการสลับการอนุญาตให้ตัวแทนดูกลุ่มลูกค้าทั้งหมดถูกเลือกในหน้าตัวแทนเรียกเก็บเงินสำหรับตัวแทนเรียกเก็บเงิน กลุ่มทั้งหมดจะพร้อมใช้งานสำหรับตัวแทนนั้น

หน้าการเรียกเก็บเงิน

ใช้หน้าการเรียกเก็บเงินเพื่อดู จัดการ และดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลการเรียกเก็บเงิน กิจกรรม และกรณีต่างๆ สำหรับลูกค้า

บานหน้าต่างด้านบนแสดงกรณีสำหรับลูกค้าที่เลือก บานหน้าต่างตรงกลางแสดงธุรกรรมสำหรับลูกค้า บานหน้าต่างด้านล่างแสดงกิจกรรมสำหรับลูกค้า คุณสามารถสร้างกรณีการเรียกเก็บเงินเพื่อติดตามข้อมูลการเรียกเก็บเงินสำหรับธุรกรรมและกิจกรรมหนึ่งรายการขึ้นไป ข้อมูลในบานหน้าต่างด้านบนและด้านล่างสามารถถูกกรองข้อมูลได้ตามกรณี

กล่องแสดงข้อมูลย่อแสดงยอดดุลตามอายุหนี้ และข้อมูลเครดิตวงเงินสำหรับลูกค้าที่เลือก ข้อมูลนี้ถูกจัดเก็บในสแนปช็อตอายุหนี้ ถ้าจำเป็น คุณสามารถอัพเดตสแนปช็อตอายุหนี้ด้วยข้อมูลปัจจุบัน

บานหน้าต่างการดำเนินการประกอบด้วยปุ่มต่างๆที่แสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องสำหรับลูกค้าที่เลือก กรณี ธุรกรรม หรือกิจกรรม คุณยังสามารถทำการดำเนินการทั่วไปเช่น การเปลี่ยนแปลงสถานะการเรียกเก็บเงินของธุรกรรม การส่งอีเมลโต้ตอบผ่านการรวมกับผู้ให้บริการอีเมลของคุณ การจ่ายคืนเงินลูกค้า การประมวลผลการชำระเงิน NSF และการตัดยอดดุลที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้

ยกเลิก กลับมาคิด หรือย้อนรายการดอกเบี้ยและค่าธรรมเนียม

คุณสามารถยกเว้น กลับมาคิดใหม่ หรือกลับรายการดอกเบี้ยตั๋วเงินทั้งหมด หรือค่าธรรมเนียมและดอกเบี้ยธุรกรรมที่เป็นส่วนหนึ่งของดอกเบี้ยตั๋วเงิน คุณสามารถดำเนินการนี้จากแท็บเรียกเก็บในบานหน้าต่างการดำเนินการในหน้ารายการลูกค้าทั้งหมด โดยการคลิกดอกเบี้ยตั๋วเงิน ดอกเบี้ยธุรกรรม หรือค่าธรรมเนียม

การปรับปรุงเหล่านี้มีผลกับเฉพาะดอกเบี้ยตั๋วเงิน และดอกเบี้ยและค่าธรรมเนียมที่รวมอยู่ ใช้ขั้นตอนในส่วน "สร้างธุรกรรมการตัดจ่ายในหนึ่งขั้นตอน" เพื่อตัดจ่ายค่าธรรมเนียมที่ลูกค้าค้างชำระทั้งหมด

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู สร้างรหัสดอกเบี้ยที่มีช่วง และ ประมวลผลดอกเบี้ย

สร้างธุรกรรมการตัดจ่าย

คุณสามารถตัดจ่ายหนี้สูญได้โดยการคลิกตัดจ่ายในแบบฟอร์มการเรียกเก็บเงิน และในยอดดุลตามอายุหนี้ ลูกค้า และหน้ารายการใบแจ้งหนี้ของลูกค้าที่เปิดค้างไว้

เมื่อคุณตัดจ่ายธุรกรรมสำหรับลูกค้า ธุรกรรมทั้งหมดสำหรับลูกค้าจะถูกทำเครื่องหมายโดยอัตโนมัติสำหรับการชำระเงิน ยอดเงินที่จะถูกตัดบัญชีขึ้นอยู่กับยอดเงินสุทธิของธุรกรรมที่ถูกทำเครื่องหมาย ธุรกรรมการตัดจ่ายถูกสร้างขึ้นในสมุดรายวันทั่วไป และสามารถประกอบได้ถึงสามชนิดของบรรทัดสมุดรายวัน

• ชนิดแรกของรายการสมุดรายวันประกอบด้วยรายการการตัดจ่ายของลูกค้า ถ้าธุรกรรมที่ถูกทำเครื่องหมายประกอบด้วยหลายชุดข้อมูลของรหัสสกุลเงิน มิติ และโพรไฟล์การลงรายการบัญชี จะมีการสร้างรายการสมุดรายวันที่แยกต่างหากสำหรับแต่ละชุดข้อมูล
• ชนิดที่สองของรายการสมุดรายวันประกอบด้วยรายการการตัดจ่ายของบัญชีแยกประเภททั่วไป ถ้าธุรกรรมที่ถูกทำเครื่องหมายประกอบด้วยหลายชุดข้อมูลของรหัสสกุลเงิน มิติ และโพรไฟล์การลงรายการบัญชี จะมีการสร้างรายการสมุดรายวันที่แยกต่างหากสำหรับแต่ละชุดข้อมูล
• ชนิดที่สามของรายการสมุดรายวันประกอบด้วยข้อมูลการตัดจ่ายบัญชีแยกประเภททั่วไปสำหรับภาษีขาย มีการสร้างรายการสมุดรายเฉพาะเมื่อมีการเลือกการสลับภาษีขายแยกต่างหากในหน้าพารามิเตอร์บัญชีลูกหนี้ ถ้าธุรกรรมที่ถูกทำเครื่องหมายประกอบด้วยหลายชุดข้อมูลของบัญชีเจ้าหนี้ภาษีขาย มิติ และรหัสภาษีขาย จะมีการสร้างรายการสมุดรายวันที่แยกต่างหากสำหรับแต่ละชุดข้อมูล

ธุรกรรมการตัดจ่ายถูกสร้างขึ้นในสกุลเงินธุรกรรม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู สร้างสมุดรายวันการตัดจ่ายสำหรับลูกค้า

การประมวลผลการชำระเงินที่มีเงินในบัญชีไม่พอ (NSF)

คุณสามารถประมวลผลการชำระเงิน NSF ได้โดยการคลิกการชำระเงิน NSF ในหน้าการเรียกเก็บเงิน เมื่อคุณคลิกปุ่มนี้ การชำระเงินจะถูกยกเลิก ถ้าใช้ค่าธรรมเนียม NSF สำหรับลูกค้า ธุรกรรมค่าธรรมเนียมที่ถูกสร้างในสมุดรายวันการชำระเงิน ยอดเงินค่าธรรมเนียมขึ้นอยู่กับการตั้งค่าสำหรับค่าธรรมเนียมอัตโนมัติ ค่าธรรมเนียมอัตโนมัติที่ใช้สำหรับการชำระเงิน NSF จะถูกระบุโดยกลุ่มค่าธรรมเนียมที่ถูกเลือกในหน้าบัญชีธนาคารสำหรับบัญชีธนาคารได้รับผลกระทบ