ภาพรวมของการจัดงบประมาณ
เกือบจะทุกบริษัทที่ใช้ฟังก์ชันทางการเงินใน Microsoft Dynamics 365 Finance จะต้องมีความสามารถในการสร้างรายงานของงบประมาณเทียบกับข้อมูลจริง บทความนี้อธิบายถึงการกำหนดค่าต่ำสุดที่ต้องใช้เพื่อสร้างงบประมาณในการเงินและการดำเนินงานหรือโหลดจากโปรแกรมของบริษัทอื่น
ภาพรวม
งบประมาณที่ถูกอนุมัติสำหรับนิติบุคคลจะจัดเก็บอยู่ในเอกสารที่เรียกว่า รายการทะเบียนงบประมาณ บรรทัดในเอกสารรายการทะเบียนงบประมาณจะถูกเรียกว่ารายการ บัญชีงบประมาณ และประกอบด้วยข้อมูลมิติทางการเงิน วันที่ และยอดเงินงบประมาณที่อนุมัติแล้ว เอกสารรายการทะเบียนงบประมาณถูกรวมเข้ากับรายงานทางการเงินพื้นฐานและหน้าการสอบถามที่ยอดเงินจริงของบัญชีแยกประเภทถูกเปรียบเทียบกับจำนวนเงินงบประมาณ
มีหลายวิธีการสำหรับการสร้างรายการทะเบียนงบประมาณ:
- ป้อนข้อมูลเอกสารด้วยตนเองในหน้า รายการทะเบียนงบประมาณ
- ใช้เทมเพลต Microsoft Excel ที่คุณสามารถเปิดโดยการคลิกปุ่ม เปิดใน Excel ในหน้า รายการการลงทะเบียนงบประมาณ
- ใช้เอนทิตีข้อมูล รายการบัญชีงบประมาณ ในการจัดการข้อมูลเพื่อนำเข้ารายการทะเบียนงบประมาณ คุณควรพิจารณาใช้วิธีการนี้และเปิดใช้พารามิเตอร์การประมวลผล ตาม การตั้งค่า เมื่อคุณนำเข้ารายการบัญชีงบประมาณหลายรายการ
- ถ้าบริษัทของคุณใช้ฟังก์ชันการวางแผนงบประมาณเพื่อจัดเตรียมข้อมูลงบประมาณ คุณสามารถใช้กระบวนการเป็นครั้งคราวที่ สร้างรายการทะเบียนงบประมาณ ได้
รายการทะเบียนงบประมาณจะถือว่าเสร็จสมบูรณ์เมื่อยอดดุลงบประมาณถูกอัพเดต ในหน้า รายการทะเบียนงบประมาณ คลิก อัพเดตยอดดุลงบประมาณ สำหรับงบประมาณลงทะเบียนที่ถูกเลือกหนึ่งรายการหรือหลายรายการ หลังจากที่คุณอัพเดตยอดดุลงบประมาณ สถานะของรายการการลงทะเบียนงบประมาณจะเปลี่ยนเป็น เสร็จสมบูรณ์ รายการทะเบียนงบประมาณที่เสร็จสมบูรณ์ไม่สามารถเปิดใหม่เพื่อแก้ไขได้ ดังนั้น ถ้าข้อมูลงบประมาณต้องถูกปรับปรุง คุณต้องสร้างรายการทะเบียนงบประมาณใหม่แทนการแก้ไขข้อมูลในรายการทะเบียนงบประมาณที่เสร็จสมบูรณ์
การตั้งค่าคอนฟิก
เมื่อคุณตั้งค่าคอนฟิกการจัดงบประมาณ เริ่มต้นในหน้า พารามิเตอร์การจัดทำงบประมาณ ในหน้านี้ คุณต้องกำหนดสมุดรายวันงบประมาณ ลำดับหมายเลขสำหรับรายการทะเบียนงบประมาณ และลักษณะการทำงานเริ่มต้นในพื้นที่ทำงาน
บนหน้า พารามิเตอร์งบประมาณ ฟิลด์ที่พร้อมใช้งานมีดังต่อไปนี้
- คีย์ การปันส่วน– ฟิลด์นี้จะระบุวิธีการปันส่วนจำนวนเงินของรายการบัญชีงบประมาณในการคาดการณ์กระแสเงินสด
- ใช้กฎเพื่อโอนย้าย งบประมาณ– เลือกตัวเลือกนี้เพื่อเปิดใช้งานการโอนย้ายงบประมาณ
- แสดงการสอบถามการวิเคราะห์งบประมาณที่สืบทอด มา– เลือกตัวเลือกนี้เพื่อแสดงการสอบถามการวิเคราะห์งบประมาณที่สืบทอดมา
- โครงสร้างทาง บัญชีเริ่มต้น– เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ เพื่อเติมข้อมูลโครงสร้างทางบัญชีในทะเบียนงบประมาณโดยอัตโนมัติ ตามบัญชีหลัก กล่องกาเครื่องหมายนี้จะพร้อมใช้งาน ถ้า ค่าเริ่มต้นของโครงสร้างทางบัญชีในคุณลักษณะรายการทะเบียน งบประมาณเปิดใช้งานอยู่ในการจัดการคุณลักษณะ
- สมุดรายวัน งบประมาณ– เลือกชื่อสมุดรายวันที่จะจัดสรรงบประมาณ ฟิลด์นี้จะพร้อมใช้งานถ้า เลือกฟิลด์ เปิดใช้งาน การจัดสรรงบประมาณ ไว้ บัญชีแยกประเภททั่วไปพารามิเตอร์ งบประมาณ
ถัดไป ถ้ามีนโยบายที่ควบคุมการอนุมัติรายการทะเบียนงบประมาณ ขึ้นอยู่กับชนิดงบประมาณ (ตัวอย่างเช่น การโอนย้ายหรือการปรับปรุง) คุณต้องสร้างทะเบียนงบประมาณรายการลำดับงานในหน้า ลำดับงานการจัดทำงบประมาณ ถ้ามีสถานการณ์จำลองที่การโอนย้ายอาจได้รับอนุญาตโดยไม่มีการอนุมัติลำดับงาน คุณสามารถกำหนดกฎการโอนย้ายงบประมาณเพื่อสนับสนุนสถานการณ์จำลองเหล่านั้นได้
ในหน้า มิติการจัดทำงบประมาณ คุณต้องเลือกมิติทางการเงินที่ถูกใช้สำหรับการจัดทำงบประมาณ โดยขึ้นอยู่กับมิติที่ใช้ในผังบัญชี คุณสามารถเลือกมิติทางการเงินทั้งหมดหรือชุดย่อยสำหรับการจัดทำงบประมาณ
กำหนดเป็น แบบจำลองงบประมาณ ที่สอดคล้องกับทั้งหมดหรือบางส่วนของงบประมาณ คุณสามารถใช้แบบจำลองงบประมาณเดียวสำหรับรายการทะเบียนงบประมาณทั้งหมด อีกทางหนึ่งคือ คุณสามารถสร้างแบบจำลองแยกต่างหากที่ขึ้นอยู่กับชนิดงบประมาณ ที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ หรือวิธีอื่นที่งบประมาณสามารถถูกจัดประเภทได้
หมายเหตุ
ถ้าการควบคุมงบประมาณถูกใช้ คุณสามารถเชื่อมโยงเพียงหนึ่งแบบจำลองงบประมาณกับวงจรงบประมาณระยะเวลาได้
สร้าง รหัสงบประมาณ ที่ระบุชนิดของธุรกรรมงบประมาณกับเรกคอร์ดและลำดับงานใด ๆ ที่เกี่ยวข้อง รหัสงบประมาณสามารถสนับสนุนชนิดงบประมาณต่อไปนี้:
- งบประมาณเดิม
- การโอนย้าย
- การปรับปรุง
- ภาระผูกพัน
- ภาระผูกพันที่เกิดขึ้นก่อน
- งบประมาณยกไป
รหัสงบประมาณช่วยให้คุณมีบันทึกการตรวจสอบงบประมาณที่อนุมัติการปรับเปลี่ยนตลอดทั้งหลักสูตรของวงจรงบประมาณ ถ้าลำดับงานจะเชื่อมโยงกับรหัสงบประมาณ ลำดับงานจะถูกเปิดใช้งานสำหรับรายการทะเบียนงบประมาณทั้งหมดที่ใช้รหัสงบประมาณ และขั้นตอนลำดับงานต้องเสร็จสิ้นก่อนที่รายการทะเบียนงบประมาณสามารถเข้าถึงขั้น เสร็จสมบูรณ์
คุณยังสามารถตั้งค่า กฎการโอนย้ายงบประมาณ ได้ด้วยเช่นกัน การใช้กฎการโอนย้ายงบประมาณ เลือก ใช้กฎสำหรับการโอนย้ายงบประมาณ ในหน้า พารามิเตอร์งบประมาณ เมื่อกฎการโอนย้ายงบประมาณถูกใช้ ถ้าผู้ใช้สร้างเอกสารโดยใช้รหัสงบประมาณชนิด โอน งบประมาณยอดดุลจะไม่ถูกปรับปรุงถ้ากฎการโอนย้ายงบประมาณถูกละเมิด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถอนุมัติเอกสารการโอนย้ายงบประมาณที่มีงบประมาณค่าใช้จ่ายถูกโอนย้ายระหว่างบัญชีหลักสำหรับการขายและแผนกการตลาด แต่สามารถห้ามไม่ให้มีการโอนย้ายจากหรือไปยังแผนกยกเว้นว่าได้รับอนุญาตให้อนุมัติลำดับงานสำหรับชนิดของรายการบัญชีงบประมาณ
ฟังก์ชันที่เพิ่มใน Microsoft Dynamics 365 Finance รุ่น 10.0.7 (มกราคม 2020) เพิ่มความสามารถและความยืดหยุ่นสำหรับรายการทะเบียนงบประมาณ เมื่อต้องการเปิดใช้งานการปรับเหล่านี้ ไปที่พื้นที่ทำงาน การจัดการคุณลักษระ และเลือก รายการทะเบียนงบประมาณสำหรับปริมาณเท่านั้น และ/หรือ รายการทะเบียนงบประมาณกำหนดค่าเริ่มต้นของชนิดจำนวน
คุณลักษณะเฉพา รายการทะเบียนงบประมาณสำหรับปริมาณ ช่วยให้คุณลงรายการบัญชีรายการทะเบียนงบประมาณด้วยจำนวนเฉพาะปริมาณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลงรายการบัญชีรายการงบประมาณที่มีปริมาณเป็น 32 และราคาเป็นศูนย์ ซึ่งส่งผลให้มียอดเงินเป็นศูนย์ จากนั้น คุณสามารถใช้ปริมาณนี้ภายในบริบทของรายงานทางการเงินเพื่อกำหนดราคาต่อปริมาณ โปรดทราบว่า ไม่มีการอัพเดตการสอบถามหรือรายงานเป็นส่วนหนึ่งของคุณลักษณะนี้ คุณลักษณะจะช่วยให้คุณสามารถลงรายการบัญชียอดเงินศูนย์ได้เท่านั้น
คุณลักษณะ รายการทะเบียนงบประมาณกำหนดค่าเริ่มต้นของชนิดจำนวน ช่วยให้ชนิดยอดเงินเริ่มต้นภายในรายการทะเบียนงบประมาณเป็นชนิดยอดเงินอื่นที่ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย รายการทะเบียนงบประมาณในขณะนี้จะเริ่มต้นเป็นค่าใช้จ่าย เมื่อชนิดบัญชีหลักเป็นค่าใช้จ่าย จะเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับรายได้เมื่อชนิดบัญชีหลักเป็นรายได้ โดยค่าเริ่มต้นจะเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับชนิดบัญชีอื่นๆ ทั้งหมด
การใช้พื้นที่ทำงานและหน้าการสอบถามเพื่อติดตามงบประมาณเทียบกับที่เกิดขึ้นจริง
ผู้จัดการงบประมาณสามารถตรวจสอบสถานะปัจจุบันของงบประมาณในพื้นที่ทำงาน การคาดการณ์และงบประมาณบัญชีแยกประเภท ได้ แท็บ ค่าใช้จ่ายที่เกินงบประมาณ และ รายได้ภายใต้งบประมาณ แสดงมุมมองด่วนของชุดมิติทางการเงินที่ไม่ตรงกับงบประมาณเป้าหมายหรือกำลังเข้าใกล้ขีดจำกัด คุณสามารถกำหนดเปอร์เซ็นต์ขีดจำกัดงบประมาณและเซ็ตมิติทางการเงินที่ใช้บนแท็บเหล่านั้น โดยการคลิก ของฉันพื้นที่ทำงานการตั้งค่าคอนฟิก ได้ คุณสามารถคลิก ผู้จัดการประจำหน่วย เพื่อดูผู้ปฏิบัติงานที่รับผิดชอบสำหรับชุดมิติทางการเงินเฉพาะที่ถูกเลือกบนแท็บเหล่านั้นได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเห็นว่างบประมาณค่าใช้จ่ายของแผนกดำเนินงานกำลังจะเกินขีดจำกัดงบประมาณ คุณสามารถค้นหา และติดต่อผู้จัดการแผนกดำเนินงานเพื่อเจรจาประเด็นนั้นได้โดยง่าย
หมายเหตุ
ฟิลด์ ผู้จัดการแผนก ในหน้า หน่วยงาน กำหนดผู้จัดการที่สนับสนุนชุดมิติทางการเงินเฉพาะ คลิก ดูเพิ่มเติม ที่ด้านล่างของแท็บเพื่อเปิดหน้าการสอบถาม งบประมาณเทียบกับที่เกิดขึ้นจริง สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับยอดงบประมาณเทียบกับยอดเงินที่เกิดขึ้นจริง
หน้าการสอบถาม งบประมาณเทียบกับที่เกิดขึ้นจริงเทียบกับงบประมาณ ช่วยให้คุณเข้าถึงรายละเอียดของงบประมาณเทียบกับยอดเงินที่เกิดขึ้นจริง เลือกรายการบนหน้าการสอบถาม และจากนั้นคลิก ดุลรอบระยะเวลา เพื่อดูงบประมาณและยอดเงินจริงที่ครอบคลุมระหว่างรอบระยะเวลาทางบัญชี หน้า รายการบัญชีงบประมาณ เจาะลึกถึงรายละเอียดของยอดเงินงบประมาณในรายการทะเบียนงบประมาณ หน้า รายการสมุดรายวันทั่วไป เปิดธุรกรรมบัญชีแยกประเภทที่ถูกรวมในการคำนวณจำนวน ที่เกิดขึ้นจริง
บริษัทที่ใช้ฟังก์ชันการวางแผนงบประมาณสามารถสร้างและใช้ คาดการณ์งบประมาณ ในพื้นที่ทำงาน การคาดการณ์และงบประมาณบัญชีแยกประเภท