ภาพรวมของการควบคุมงบประมาณ

บทความนี้จะแนะนำคุณลักษณะการควบคุมงบประมาณ และแสดงข้อมูลที่ช่วยคุณตั้งค่าคอนฟิกการควบคุมงบประมาณ เพื่อให้การจัดการทรัพยากรทางการเงินขององค์กรมีประสิทธิภาพสูงสุด

การควบคุมงบประมาณสนับสนุนการจัดการของทรัพยากรทางการเงินขององค์กร ผ่านทางแผนภูมิของลูกค้าองค์กร เวิร์กโฟลว์ กลุ่มผู้ใช้ เอกสารทรัพยากรและสมุดรายวัน การคำนวณที่ตั้งค่าคอนฟิกได้ของทุนที่พร้อมใช้ รอบงบประมาณ และเกณฑ์ เมื่อมี่การควบคุม องค์กรจะสามารถวางแผน วัด จัดการ และคาดการณ์ทรัพยากรทางการเงินทั่วทั้งปีบัญชีได้

หลังจากที่ได้รับอนุมัติงบประมาณในระบบ คุณสามารถใช้แผนงบประมาณในการสร้างรายการทะเบียนงบประมาณในการบันทึกค่าใช้จ่ายงบประมาณสำหรับองค์กร อีกทางหนึ่งคือ คุณสามารถสร้าง หรือนำเข้ารายการทะเบียนงบประมาณจากโปรแกรมอื่นแทนการใช้ฟังก์ชันการวางแผนงบประมาณ

รายจ่ายสามารถบันทึกโดยใช้บัญชีหลักและมิติทางการเงิน คุณสามารถตั้งค่าคอนฟิกการควบคุมรายจ่ายทั้งหมดเพื่อให้ตรงกับนโยบายขององค์กรและความต้องการ โดยการจัดกลุ่มชุดของบัญชีหลักและมิติทางการเงิน

แผนภูมิต่อไปนี้แสดงตำแหน่งการควบคุมงบประมาณในระยะต่างๆ ของวงจรงบประมาณทั่วไป

คุณสามารถตั้งค่าคอนฟิกการควบคุมงบประมาณตามปัจจัยหลายประการ:

• มิติทางการเงิน – ต้องใช้มิติทางการเงินใดในการรายงานงบประมาณและที่เกิดขึ้นจริง และมิติทางการเงินใดที่ต้องใช้ในการควบคุมงบประมาณ? มีชุดมิติบางชุดหรือบัญชีหลักที่ต้องให้ความสำคัญโดยเฉพาะหรือไม่ ตัวอย่างเช่น มีความต้องการในการติดตามงบประมาณไปที่จำนวนที่เกิดขึ้นจริงโดยศูนย์ต้นทุนและโปรแกรมหรือไม่ ค่าใช้จ่ายการเดินทางต้องมีการพิจารณาพิเศษหรือไม่
• เวลา – กรอบเวลา (รอบระยะเวลาทางบัญชี รอบระยะเวลาทางบัญชีถึงวันที่ เป็นต้น) ใดจะใช้เพื่อประเมินเงินงบประมาณที่พร้อมใช้งาน
• เอกสารต้นทาง – ต้องประเมินเอกสารต้นทางใดเพื่อการควบคุมงบประมาณ? ควรประเมินเอกสารต่อบรรทัดหรือต่อเอกสาร
• การคำนวณเงินงบประมาณที่มีอยู่ – เอกสาร เช่น ใบขอซื้อ (ภาระผูกพันที่เกิดขึ้นก่อน) และใบสั่งซื้อ (ภาระผูกพัน) ควรถูกพิจารณาในการคำนวณเงินบประมาณที่มีอยู่หรือไม่ ควรพิจารณาเอกสารในสถานะร่างในการคำนวณหรือไม่
• สิทธิ์การแทนที่ – ใครที่มีสิทธิ์ใช้งบประมาณเกินจากที่มีอยู่

การควบคุมงบประมาณถูกรวมเข้ากับแอปพลิเคชันต่อไปนี้โดยสมบูรณ์: ดังนั้น คุณสามารถประเมินงบประมาณพร้อมใช้งานสำหรับทั้งการซื้อที่วางแผนไว้และการซื้อที่เกิดขึ้นจริง การสอบถามและรายงานงบประมาณพร้อมใช้งาน ดังนั้น ผู้ใช้สามารถประเมินงบประมาณตลอดทั้งวงจรงบประมาณตามความจำเป็น และสามารถทำการปรับปรุงตามความจำเป็น ในรูปแบบของการปรับปรุงงบประมาณหรือโอนย้าย ผู้จัดการงบประมาณยังสามารถส่งออกงบประมาณและข้อมูลจริงลงใน Microsoft Excel ได้ เพื่อการวิเคราะห์และการคาดการณ์ที่ดีขึ้นตามความต้องการ

การตั้งค่าคอนฟิกการควบคุมงบประมาณ

ระยะเวลาวงจรงบประมาณ

หลังจากที่มีการตั้งค่าคอนฟิกการจัดทำงบประมาณพื้นฐาน คุณสามารถกำหนดเวลาหรือรอบระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับการจัดทำงบประมาณและการควบคุมงบประมาณ ในหน้า ระยะเวลาวงจรงบประมาณ วงจรงบประมาณมักจะสอดคล้องกับปฏิทินทางการเงิน แต่สามารถครอบคลุมปีบัญชีได้

ขั้นตอนถัดไปในการตั้งค่าคอนฟิกต้องทำบนบนแท็บต่างๆ ที่เปิดจากหน้า การตั้งค่าคอนฟิกการควบคุมงบประมาณ

กำหนดพารามิเตอร์

ขึ้นอยู่กับมิติทางการเงินที่เปิดใช้งานสำหรับงบประมาณ คุณสามารถใช้มิติทางการเงินทั้งหมดหรือชุดย่อยสำหรับการควบคุมงบประมาณ

นอกจากนี้ คุณสามารถระบุช่วงเวลาเริ่มต้น (ตัวอย่างเช่น ปีบัญชี, ปีบัญชีวันที่สิ้นสุด, รอบระยะเวลาทางบัญชี หรือ รายไตรมาส) ที่การควบคุมงบประมาณจะดำเนินการระหว่างระยะเวลาของงบประมาณที่เกี่ยวข้อง คุณยังสามารถระบุผู้จัดการงบประมาณเริ่มต้นและขีดจำกัดที่จะใช้ในการแจ้งเตือนผู้ใช้เมื่อถึงขีดจำกัดแล้ว ค่าในฟิลด์เหล่านี้จะใช้เป็นค่าเริ่มต้นในทุกกฎการควบคุมงบประมาณใหม่หรือกลุ่มงบประมาณที่สร้างขึ้น อย่างไรก็ตาม สามารถเปลี่ยนค่าเริ่มต้นสำหรับแต่ละกลุ่มหรือกฎ

วิธีการที่งบประมาณถูกสร้างและบันทึกในทะเบียนงบประมาณ มีความสำคัญในการกำหนดระยะเวลาที่เลือก เมื่อมีการประเมินเงินงบประมาณที่พร้อมใช้งาน ถ้ายอดเงินต่อปีสำหรับชุดค่ามิติได้ถูกพัฒนา แนวทางของปีบัญชีหรือปีบัญชีถึงปัจจุบันอาจเหมาะสม อย่างไรก็ตาม ถ้าองค์กรสร้างงบประมาณโดยเรียงตามรอบระยะเวลาปีบัญชี หรือปันส่วนไปยังรอบระยะเวลาปีบัญชีต้องการการควบคุมที่มีรายละเอียดมากขึ้น อาจต้องการพิจารณาระยะเวลาของรอบระยะเวลาทางบัญชีจนถึงปัจจุบัน หรือรายไตรมาส

นอกจากนี้ วัฒนธรรมขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำงบประมาณและการควบคุมงบประมาณ ช่วยกำหนดการตั้งค่าคอนฟิก

สิทธิ์การเกินงบประมาณ

ถัดไป บนแท็บ สิทธิ์การเกินงบประมาณ คุณสามารถระบุกลุ่มผู้ใช้ได้ คุณยังสามารถระบุว่าผู้ใช้ที่เป็นสมาชิกของกลุ่มมีสิทธิ์ในการเกินงบประมาณ คุณสามารถป้องกันไม่ให้ผู้ใช้เกินงบประมาณเลยขีดจำกัดงบประมาณที่มีการตั้งค่าบนหน้า พารามิเตอร์งบประมาณ หรือคุณสามารถป้องกันไม่ให้เกินงบประมาณตามยอดเงิน โดยไม่คำนึงถึงขีดจำกัด โดยยึดตามวิธีการที่องค์กรจัดการการใช้จ่ายในเชิงรุก สิทธิ๋เหล่านี้สามารถช่วยในการจัดการทรัพยากรทางการเงิน

เงินงบประมาณที่มีอยู่

ถัดไป บนแท็บ เงินงบประมาณที่พร้อมใช้งาน คุณสามารถกำหนดสูตรที่ใช้คำนวณเงินงบประมาณที่พร้อมใช้งานได้ โดยขึ้นอยู่กับวิธีการที่จัดการการรักษาทรัพยากรทางการเงินขององค์กร หรือคำนึงถึงข้อบังคับหรือข้อกำหนดของอุตสาหกรรม การคำนวณสามารถรวมแบบร่างหรือเอกสารที่ยังไม่ได้ลงรายการบัญชีได้

หมายเหตุ

ถ้าการคำนวณนี้ถูกปรับเปลี่ยนในระหว่างวงจรงบประมาณ การเปลี่ยนแปลงจะไม่ส่งผลต่อเอกสารที่ผ่านการตรวจสอบการควบคุมงบประมาณก่อนหน้านี้ และได้มีการลงรายการบัญชีแล้วหรือเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณลักษณะที่ชื่อ ติดตามจำนวนเงินในการคํานวณเงินงบประมาณที่มีอยู่เท่านั้น ช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่ถูกติดตามในตาราง BudgetSourceTracking ได้ เมื่อเปิดคุณลักษณะนี้ ยอดเงินจะถูกจัดเก็บเฉพาะเมื่อเลือกที่จะใช้ในการคํานวณงบประมาณที่มีอยู่เท่านั้น ดูข้อมูลเพิ่มเติมที่ เงินงบประมาณที่มีอยู่

เอกสารและสมุดรายวัน

บนแท็บ เอกสารและสมุดรายวัน คุณสามารถเลือกว่าเอกสารต้นทางและสมุดรายวันใดที่จะขึ้นอยู่กับการตรวจสอบการควบคุมงบประมาณ และระบุว่าการตรวจสอบจะเกิดขึ้นเมื่อมีการป้อนรายการ หรือสำหรับเอกสารทั้งหมด นอกจากนี้ คุณลักษณะ การเพิ่มประสิทธิภาพการกรองเอกสารของการควบคุมงบประมาณ ที่ปรับปรุงใหม่ซึ่งสามารถใช้ได้ใน Microsoft Dynamics 365 Finance รุ่น 10.0.27 มีตัวเลือกตัวกรองตามการสอบถามสำหรับแต่ละเอกสารที่รวมอยู่ในการควบคุมงบประมาณ ดังนั้น คุณสามารถระบุเอกสารการควบคุมงบประมาณที่จะตรวจสอบงบประมาณได้ ด้วยวิธีนี้ คุณลักษณะนี้จะช่วยให้สามารถตรวจสอบงบประมาณเฉพาะชุดย่อยของชนิดเอกสารได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตรวจสอบเฉพาะใบสั่งซื้อที่มีฟิลด์ กลุ่ม ตั้งค่า 01 ได้ คอลัมน์ใหม่ที่เพิ่มที่แท็บ เอกสารและสมุดรายวัน แสดงว่ามีการกําหนดการสอบถามสำหรับชนิดเอกสารที่เลือกหรือไม่ นอกจากนี้ ปุ่มใหม่สองปุ่มที่เพิ่มบนแถบเครื่องมือเหนือกริดเอกสารยังช่วยให้คุณสามารถเพิ่ม แก้ไข หรือลบการกรองข้อมูลได้

คุณควรจับคู่เอกสารต้นทางที่เลือกกับกล่องกาเครื่องหมาย สำหรับยอดดุลที่รวมอยู่ในการคำนวณเงินงบประมาณที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือก การจองงบประมาณสำหรับภาระผูกพัน คุณควรเลือกตัวเลือก ใบสั่งซื้อ เมื่อมีการดำเนินงานการตรวจสอบงบประมาณสำหรับยอดเงินและบัญชีในรายการซื้อ ประเภทการควบคุมงบประมาณที่ถูกกำหนดให้กับการจองคือ ภาระผูกพัน เมื่อมีการดำเนินงานการตรวจสอบงบประมาณสำหรับยอดเงินและบัญชีในใบขอซื้อ ประเภทการควบคุมงบประมาณที่ถูกกำหนดให้กับการจองคือ ภาระผูกพันที่เกิดขึ้นก่อน

ถ้า การจองงบประมาณสำหรับภาระผูกพัน และ/หรือ การจองงบประมาณสำหรับภาระผูกพันที่เกิดขึ้นก่อน ถูกรวมอยู่ในการคำนวณเงินงบประมาณที่มีอยู่และจำเป็นต้องถูกสะท้อนผ่านการลงรายการบัญชีในบัญชีแยกประเภททั่วไป คุณควรเลือกการเลือกเหล่านั้นในกลุ่ม การจัดทำบัญชีข้อผูกมัด ในหน้า พารามิเตอร์บัญชีแยกประเภททั่วไป

กำหนดแบบจำลองงบประมาณ

ถัดไป บนแท็บ กำหนดแบบจำลองงบประมาณ กำหนดแบบจำลองงบประมาณให้ระยะเวลาวงจรงบประมาณที่ควรถูกรวมไว้ในการควบคุมงบประมาณ

กำหนดกฎการควบคุมงบประมาณ

ถัดไป บนแท็บ กำหนดกฎการควบคุมงบประมาณ คุณต้องสร้างกฎเฉพาะที่ขึ้นอยู่กับมิติทางการเงินที่เปิดใช้งานสำหรับการควบคุมงบประมาณ ตัวอย่างเช่น ถ้ามีโฟกัสที่ค่าใช้จ่ายหรือช่วงของค่าใช้จ่ายสำหรับแผนก คุณจะสามารถใช้การตั้งค่าบนแท็บนี้เพื่อกำหนดและประเมิณรายจ่าย คุณสามารถกำหนดขีดจำกัดที่แตกต่างกันสำหรับกฎการควบคุมงบประมาณแต่ละรายการ

สำคัญ

การควบคุมงบประมาณจะถูกเปิดใช้งานสำหรับชนิด กำไรและขาดทุน ค่าใช้จ่าย รายได้ งบดุล หนี้สิ้น หุ้น หรือ สินทรัพย์ สำหรับบัญชีหลักใดๆ ถ้าแท็บ กำหนดกฎการควบคุมงบประมาณ ประกอบด้วยกฎที่มีเงื่อนไขว่างเปล่า การควบคุมงบประมาณจะเปิดใช้งานสำหรับชุดมิติทางการเงิน ทั้งหมด ที่รวมบัญชีหลักของชนิดดังกล่าว ดังนั้น โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสร้างกฎการควบคุมงบประมาณที่กำหนดเฉพาะช่วงของชุดมิติทางการเงิน ที่การเปิดใช้การควบคุมงบประมาณเป็นสิ่งสำคัญ

เลือกบัญชีหลัก

ถ้า บัญชีหลัก ไม่ถูกเลือกเป็นมิติการควบคุมงบประมาณบนหน้า กำหนดพารามิเตอร์ แต่ค่าใช้จ่ายหนึ่งๆ จะถูกจัดการ คุณสามารถเลือกค่าใช้จ่ายเหล่านั้นบนแท็บ เลือกบัญชีหลัก ถ้า บัญชีหลัก ถูกเลือกไว้เป็นมิติการควบคุมงบประมาณ ไม่จำเป็นต้องมีรายการ

กำหนดกลุ่มงบประมาณ

ถัดไป บนแท็บ กำหนดกลุ่มงบประมาณ คุณสามารถเลือกที่จะกำหนดชุดของมิติทางการเงินที่ไม่ซ้ำกัน ที่ทรัพยากรงบประมาณจะถูกนำมาใช้สำหรับการตรวจสอบงบประมาณรอง คุณสามารถสร้างการบันทึกเดียวที่รวมองค์กรทั้งหมด หรือคุณสามารถกำหนดหลายกลุ่มเพื่อแสดงถึงแผนกหรือศูนย์ต้นทุนแต่ละแห่ง

กำหนดระดับข้อความ

ถ้าควรจะระงับข้อความเตือนการควบคุมงบประมาณสำหรับกลุ่มผู้ใช้ คุณสามารถระบุกลุ่มเหล่านั้นบนหน้า กำหนดระดับข้อความ สมาชิกของกลุ่มผู้ใช้จะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดอย่างต่อเนื่อง เมื่อเกินเงินงบประมาณที่พร้อมใช้งาน ยึดตามสิทธิ์การเกินงบประมาณของพวกเขา

เรียกใช้การควบคุมงบประมาณ

หลังจากที่มีการตั้งค่าคอนฟิกการควบคุมงบประมาณ คุณสามารถเปิด และเรียกใช้บนแท็บ เรียกใช้การควบคุมงบประมาณ เวอร์ชันแบบร่างจะมีผลบังคับใช้

สำคัญ

หลังการเปิดและเปิดใช้งานการควบคุมงบประมาณ และหลังการลงรายบัญชีธุรกรรม ไม่ควรปิดกลางปี เมื่อมีการปิดการควบคุมงบประมาณ กิจกรรมจะไม่ถูกบันทึกในการควบคุมงบประมาณ และจะไม่มีการดำเนินการตรวจสอบงบประมาณอีกต่อไป ดังนั้น เอกสารที่ได้ลงรายการบัญชีอาจไม่ได้สะท้อนยอดเงินที่ปลดปล่อยหรือยอดดุลในการสอบถามและรายงานที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมงบประมาณใดๆ อย่างถูกต้อง ซึ่งรวมถึงสถิติการควบคุมงบประมาณสำหรับเอกสารปลายทาง หรือเอกสารที่ปรับปรุง และสมุดรายวัน

โปรดสังเกตว่า ธุรกรรมรวมถึงรายการทะเบียนงบประมาณที่ได้ลงรายการบัญชีก่อนที่จะเปิดการควบคุมงบประมาณ จะไม่ได้รับการพิจารณาสำหรับการควบคุมงบประมาณด้วยเหมือนกัน ดังนั้น ขอแนะนำให้เปิดการควบคุมงบประมาณในจุดเริ่มต้นของวงจรงบประมาณใหม่เท่านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่า รายการทะเบียนงบประมาณที่ประกอบด้วยยอดดุลงบประมาณเริ่มต้นสำหรับการควบคุมงบประมาณ ได้รับยอดดุลงบประมาณที่อัปเดตแล้วหลังจากการเปิดการควบคุมงบประมาณเท่านั้น เอกสารที่เปิดอยู่ใดๆ (เช่น ใบสั่งซื้อ) จะถูกตรวจสอบสำหรับเงินงบประมาณที่มีอยู่ และจะได้รับการจองงบประมาณสำหรับการควบคุมงบประมาณ เมื่อผู้ใช้ทริกเกอร์การตรวจสอบการควบคุมงบประมาณด้วยตนเองในเอกสาร

การใช้การควบคุมงบประมาณ

หลังการเปิดการควบคุมงบประมาณ คุณจะได้รับข้อความเตือนและข้อความแสดงข้อผิดพลาดในการควบคุมงบประมาณ ในเอกสารและสมุดรายวันที่ได้ตั้งค่าคอนฟิกสำหรับการควบคุมงบประมาณ อย่าลืม คุณสามารถตั้งค่าคอนฟิกการควบคุมงบประมาณเพื่อให้ผู้ใช้ได้รับการเตือนเมื่อพวกเขาใช้เกินเงินงบประมาณ แต่จะยังคงดำเนินการต่อเพื่อยืนยัน หรือลงรายบัญชีธุรกรรม คุณสามารถดูรายละเอียดของการตรวจสอบงบประมาณที่ล้มเหลวบนหน้า คำเตือนและข้อผิดพลาดในการควบคุมงบประมาณ

การตรวจสอบงบประมาณ จากหน้านี้ ผู้ใช้สามารถเข้าถึงหน้า สถิติการควบคุมงบประมาณตามรอบระยะเวลา เพื่อดูรายละเอียดความพร้อมใช้งานของงบประมาณและการจองสินค้าสำหรับชุดมิติการควบคุมงบประมาณที่เลือก ผู้ใช้สามารถเพิ่มเข้าไปที่หน้า สถิติการควบคุมงบประมาณเพื่อดูความพร้อมใช้งานของงบประมาณสำหรับชุดมิติทางการเงินทั้งหมดที่ใช้ในการควบคุมงบประมาณ

สถิติการควบคุมงบประมาณตามรอบระยะเวลา ผู้จัดการงบประมาณสามารถใช้พื้นที่ทำงาน งบประมาณบัญชีแยกประเภทและการคาดการณ์ เพื่อตรวจสอบคิวของของใบสั่งซื้อที่ยังไม่ได้ยืนยันทั้งหมดที่มีข้อผิดพลาดและการเตือนการตรวจสอบงบประมาณ ถ้าผู้จัดการงบประมาณได้ตั้งค่าคอนฟิกสิทธิ์การเกินงบประมาณ สามารถยืนยันใบสั่งซื้อโดยตรงในพื้นที่ทำงานได้