แท็กทางการเงิน
หลังจากลงรายการบัญชีธุรกรรม เป็นเรื่องปกติสำหรับองค์กรที่ต้องการการมองเห็นข้อมูลบัญชีแยกประเภทย่อย เพื่อให้สามารถวิเคราะห์รายการบัญชีที่สร้างขึ้นจากธุรกรรมเหล่านั้นได้ ปัจจุบัน องค์กรใช้ฟิลด์ต่างๆ เช่น หมายเลขเอกสาร คำอธิบาย หรือมิติทางการเงิน เพื่อติดตามข้อมูลบัญชีแยกประเภทย่อยในบัญชีแยกประเภททั่วไป เนื่องจากเป็นการยากที่จะนำทางแบบจำลองข้อมูลไปยังข้อมูลบัญชีแยกประเภทย่อย ชนิดของข้อมูลบัญชีแยกประเภทย่อยที่มักถูกติดตาม ได้แก่ หมายเลขใบสั่งขายหรือใบสั่งซื้อ ชื่อผู้จัดจำหน่ายหรือลูกค้า ข้อมูลอ้างอิงการชำระเงิน หมายเลขใบแจ้งหนี้ หรือหมายเลขอ้างอิงจากธุรกรรมภายนอกที่นำเข้ามายัง Microsoft Dynamics 365 Finance นอกจากจะใช้สำหรับการวิเคราะห์แล้ว ข้อมูลบัญชีแยกประเภทย่อยยังใช้สำหรับกระบวนการ เช่น การชำระบัญชีแยกประเภท
คุณลักษณะ แท็กทางการเงิน (แท็ก) ช่วยลดความจำเป็นในการใช้หมายเลขเอกสาร คำอธิบาย หรือมิติทางการเงิน โดยให้องค์กรสร้างและป้อนฟิลด์ที่ผู้ใช้กำหนดได้สูงสุด 20 ฟิลด์ในธุรกรรม จากนั้นฟิลด์เหล่านั้นจะถูกจัดเก็บไว้ในรายการบัญชีที่สร้างขึ้นสำหรับธุรกรรม ค่าแท็กจะไม่ถูกจัดเก็บไว้ในตารางบัญชีแยกประเภทย่อย ธุรกรรมของลูกค้า หรือตารางธุรกรรมของผู้จัดจำหน่าย
แท็กถูกนำมาใช้ใน Dynamics 365 Finance รุ่น 10.0.32 ในการนำออกใช้แต่ละรุ่น แท็กจะถูกนำไปใช้ในสมุดรายวัน เอกสาร และกระบวนการเพิ่มเติม ในรุ่น 10.0.37 สมุดรายวันและธุรกรรมต่อไปนี้ได้เพิ่มการรองรับแท็ก:
สมุดรายวันทั่วไป
สมุดรายวันทั่วไปส่วนกลาง
สมุดรายวันการปันส่วน
สมุดรายวันสินทรัพย์ถาวร
สมุดรายวันการเช่าสินทรัพย์ทั้งหมด
สมุดรายวันประจำงวด
สมุดรายวันการปรับปรุงในสกุลเงินการรายงาน
สมุดรายวันการชำระเงินของลูกค้า
สมุดรายวันการชำระเงินให้แก่ผู้จัดจำหน่าย
สมุดรายวันใบแจ้งหนี้ (ผู้จัดจำหน่าย)
สมุดรายวันใบแจ้งหนี้ส่วนกลาง (ผู้จัดจำหน่าย)
ทะเบียนใบแจ้งหนี้
เอกสารใบสั่งขาย (ใบสั่งขาย บันทึกการจัดส่ง และใบแจ้งหนี้ของลูกค้า)
หมายเหตุ
หากต้องการให้มีการสนับสนุนแท็กในเอกสารใบสั่งขาย ให้เปิดใช้งานคุณลักษณะ เปิดใช้งานแท็กทางการเงินสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ของใบสั่งขาย ในการจัดการคุณลักษณะ
ตั้งค่า
หากต้องการใช้ฟังก์ชันนี้ คุณต้องเปิดใช้งานคุณลักษณะ แท็กทางการเงิน ในพื้นที่ทำงาน การจัดการคุณลักษณะ คุณลักษณะนี้สามารถปิดใช้งานได้ตลอดเวลา ถ้าเปิดใช้งานคุณลักษณะแต่ปิดใช้งานในภายหลัง ค่าใดๆ ที่ถูกป้อนสำหรับแท็กทางการเงินในธุรกรรมจะถูกเก็บรักษาไว้ในฐานข้อมูล อย่างไรก็ตาม จะไม่สามารถมองเห็นได้ในธุรกรรมใดๆ หรือการสอบถามใน Dynamics 365 Finance อีกต่อไป
ประสบการณ์ในการป้อนแท็กในธุรกรรมคล้ายกับประสบการณ์ในการเข้าสู่บัญชีแยกประเภทโดยใช้มิติทางการเงิน แท็กไม่ได้ใช้การควบคุมเดียวกันกับบัญชีแยกประเภท แต่ยังคงต้องมีตัวคั่นระหว่างค่าแท็ก คุณควรกำหนดตัวคั่นแท็กก่อนที่จะกำหนดแท็กทางการเงินใดๆ ในหน้า พารามิเตอร์บัญชีแยกประเภททั่วไป ให้เลือก แท็กทางการเงิน และระบุตัวคั่น ต้องไม่ใช้ตัวคั่นที่คุณระบุในค่าแท็กใดๆ ที่ป้อนในธุรกรรม ตัวอย่างเช่น หากคุณกำหนดเครื่องหมายยัติภังค์ (-) เป็นตัวคั่น ชื่อลูกค้าที่ป้อนเป็นค่าแท็กจะต้องไม่มีเครื่องหมายยัติภังค์ ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงตัวคั่นได้หลังจากกำหนดแล้ว
หลังจากเปิดใช้งานคุณลักษณะแล้ว นิติบุคคลแต่ละรายสามารถกำหนดแท็กทางการเงินได้สูงสุด 20 แท็ก แท็กเป็นข้อมูลเฉพาะของนิติบุคคล คุณสามารถใช้เอนทิตี การกำหนดค่าแท็กทางการเงิน และ ค่ารายการที่กำหนดเองของแท็กทางการเงิน เพื่อนำเข้าแท็กสำหรับนิติบุคคลแต่ละแห่ง ดังนั้น คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าเริ่มต้นเดียวกันในนิติบุคคลหลายรายการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
การสร้างแท็กทางการเงิน
ก่อนที่คุณจะสร้างแท็กทางการเงิน โปรดทราบประเด็นต่อไปนี้:
- ประเมินว่าข้อมูลควรได้รับการติดตามเป็นมิติทางการเงินหรือแท็กทางการเงิน แท็กทางการเงินเป็นทางเลือกแทนมิติทางการเงิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณติดตามค่าที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้น้อยหรือไม่มีเลย เช่น หมายเลขใบสั่งขายหรือหมายเลขใบสั่งซื้อ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างแท็กทางการเงินและมิติทางการเงิน ดูที่ ความแตกต่างระหว่างแท็กทางการเงินและมิติทางการเงิน
- หลังจากสร้างแท็กทางการเงินแล้ว คุณสามารถปิดใช้งานได้แต่ไม่สามารถลบได้ ข้อจำกัดนี้ช่วยให้แน่ใจว่าค่าแท็กยังคงพร้อมใช้งานสำหรับการรายงานในรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปที่โพสต์แล้ว แท็กทางการเงินสามารถเปิดใช้งานและปิดใช้งานได้อย่างง่ายดายตลอดเวลา
- ป้ายกำกับของแท็กทางการเงินแต่ละรายการสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา แม้ว่าจะผ่านรายการธุรกรรมแล้วก็ตาม
- หากไม่มีการโพสต์ธุรกรรมสำหรับแท็กทางการเงินที่เฉพาะเจาะจง การเปลี่ยนแปลงป้ายกำกับของแท็กจะไม่มีผลกระทบ ลักษณะการทำงานนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องเปลี่ยนวัตถุประสงค์ของแท็ก เพื่อให้สามารถติดตามข้อมูลอื่นๆ ได้
- หากมีการลงรายการบัญชีธุรกรรมสำหรับแท็กทางการเงินเฉพาะ ค่าแท็กจะไม่เปลี่ยนแปลง ถ้าป้ายชื่อแท็กเดิมเป็น "หมายเลขใบสั่งซื้อ" แต่ต่อมาเปลี่ยนเป็น "หมายเลขใบสั่งขาย" รายการทางบัญชีที่ถูกลงรายการบัญชีก่อนการเปลี่ยนแปลงป้ายชื่อจะยังคงประกอบด้วยหมายเลขใบสั่งซื้อที่ป้อน และผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป
สร้างแท็กทางการเงิน
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างแท็กทางการเงิน
- ไปที่ บัญชีแยกประเภททั่วไป > ผังบัญชี > แท็กทางการเงิน > แท็กทางการเงิน
- เลือก ใหม่ เพื่อสร้างแท็บทางการเงิน
- ป้อนป้ายกำกับสำหรับแท็กทางการเงิน ป้ายกำกับต้องขึ้นต้นด้วยตัวอักษรหรือขีดล่าง และใช้ได้เฉพาะตัวอักษร ตัวเลข และขีดล่างเท่านั้น ไม่อนุญาตให้ใช้อักขระพิเศษ รวมถึงการเว้นวรรค
- ในฟิลด์ ชนิดค่า เลือก ข้อความ รายการ หรือ รายการที่กำหนดเอง
- หากคุณเลือก รายการ ในฟิลด์ ชนิดค่า เลือกแหล่งที่มาของค่าในฟิลด์ ใช้ค่าจาก ฟิลด์ประกอบด้วยรายการเอนทิตีที่สามารถเลือกค่าแท็กได้ในระหว่างการรายการธุรกรรม
- หากคุณเลือก รายการที่กำหนดเอง ในฟิลด์ ชนิดค่า ให้เลือก ค่าแท็ก เพื่อสร้างรายการค่าแท็กที่กำหนดเองที่จะสามารถใช้ได้ เพื่อเลือกระหว่างการเข้าทำรายการ
- เลือก เปิดใช้งาน เพื่อเปิดใช้งานแท็ก
การป้อนค่าแท็กทางการเงินในธุรกรรม
หลังจากเปิดใช้งานแท็กทางการเงินแล้ว แท็กจะพร้อมใช้งานสำหรับรายการธุรกรรมแต่ละรายการที่สนับสนุนคุณลักษณะนี้
สมุดรายวันและบรรทัด
เมื่อคุณป้อนสมุดรายวัน คุณสามารถกำหนดค่าแท็กบนส่วนหัวชุดสมุดรายวันได้ ค่าเหล่านั้นจะถูกใช้เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับรายการในสมุดรายวัน สำหรับค่าเริ่มต้นอื่นๆ ในสมุดรายวัน ค่าเหล่านั้นจะถูกป้อนในบรรทัดใหม่ที่เพิ่มลงในสมุดรายวันโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม จะไม่มีการป้อนค่าเหล่านั้นในบรรทัดที่มีอยู่แล้วเมื่อคุณกำหนดค่าบนส่วนหัว
ค่าเริ่มต้นของสมุดรายวัน
ค่าแท็กที่คุณป้อนในสมุดรายวันจะถูกป้อนเป็นค่าเริ่มต้นในลักษณะต่อไปนี้:
ใบสำคัญบรรทัดเดียว:
- ค่าแท็กที่คุณเพิ่มลงในส่วนหัวชุดสมุดรายวันจะถูกป้อนเป็นค่าเริ่มต้นในบัญชี
- ค่าแท็กที่คุณเพิ่มลงในบัญชีจะถูกป้อนเป็นค่าเริ่มต้นในบัญชีตรงข้าม
- หากมีบัญชีตรงข้ามอยู่แล้วเมื่อคุณเพิ่มค่าแท็กให้กับบัญชี ค่าแท็กเหล่านั้นจะไม่ถูกป้อนเป็นค่าเริ่มต้นในบัญชีตรงข้าม
- หากมีค่าแท็กอยู่ในทั้งบัญชีและบัญชีออฟเซ็ต การเปลี่ยนแปลงค่าแท็กในที่หนึ่งจะไม่ทำให้ค่าในที่อื่นได้รับการอัปเดต ตัวอย่างเช่น หากคุณเปลี่ยนค่าแท็กในบัญชี ค่าแท็กในบัญชีออฟเซ็ตจะไม่อัปเดต ลักษณะการทำงานนี้ช่วยป้องกันการสูญหายของข้อมูล หากผู้ใช้แทนที่ค่าเริ่มต้นด้วยตนเอง
- เมื่อคุณเพิ่มบรรทัดใหม่ ถ้าคุณกำหนดหมายเลขใบสำคัญใหม่ (ซึ่งแสดงถึงธุรกรรมใหม่) ลักษณะการทำงานเริ่มต้นจะเริ่มต้นใหม่ ค่าแท็กจากบรรทัดของใบสำคัญหนึ่งใบจะไม่ถูกป้อนเป็นค่าเริ่มต้นบนบรรทัดของใบสำคัญอื่น
ใบสำคัญหลายบรรทัด:
- ค่าแท็กที่คุณเพิ่มลงในส่วนหัวชุดสมุดรายวันจะถูกป้อนเป็นค่าเริ่มต้นในบัญชีของแต่ละบรรทัดที่เพิ่มลงในใบสำคัญ
- ค่าแท็กที่คุณเพิ่มลงในบัญชีในบรรทัดแรกจะไม่ถูกป้อนเป็นค่าเริ่มต้นในบัญชีของบรรทัดถัดไปของใบสำคัญ และอื่นๆ
ค่าแท็กเริ่มต้นไม่มีอยู่ในข้อมูลหลัก และไม่สามารถใช้เป็นค่าเริ่มต้นได้ ตัวอย่างเช่น ไม่มีความสามารถในการกำหนดค่าแท็กเริ่มต้นให้กับลูกค้าหรือผู้ขาย นอกจากนี้ คุณสมบัติของธุรกรรมจะไม่ถูกป้อนเป็นค่าเริ่มต้นโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น มีการสร้างแท็กเพื่อติดตามชื่อลูกค้า หากธุรกรรมมีลูกค้า ชื่อของลูกค้าจะไม่ใช้เป็นค่าแท็กลูกค้าตามค่าเริ่มต้น ต้องป้อนหรือนำเข้าค่าด้วยตนเอง
ค่าเริ่มต้นสำหรับเอกสาร
สำหรับเอกสาร เช่นเดียวกับสมุดรายวัน ค่าแท็กจะไม่ถูกป้อนเป็นค่าเริ่มต้นจากข้อมูลหลัก เนื่องจากข้อมูลหลักไม่มีค่าแท็กเริ่มต้น เอกสารส่วนใหญ่ เช่น ใบสั่งขาย เป็นไปตามใบสั่งผิดนัดทั่วไปนี้:
- สามารถกำหนดค่าแท็กได้ที่ส่วนหัวของเอกสาร
- ค่าแท็กจากส่วนหัวจะถูกใช้เป็นค่าเริ่มต้นในบรรทัดของเอกสาร
- ค่าแท็กจากบรรทัดของเอกสารจะถูกใช้เป็นค่าเริ่มต้นในการกระจายการลงบัญชี (หากเอกสารเป็นเอกสารต้นทาง และรองรับการกระจายการลงบัญชี)
สำหรับรายการการบัญชีที่สร้างขึ้น ค่าแท็กจะถูกป้อนเป็นค่าเริ่มต้นด้วยวิธีต่อไปนี้:
เอกสารที่ไม่มีแหล่งที่มา:
- ค่าแท็กสำหรับบัญชีสรุป เช่น บัญชีเจ้าหนี้หรือบัญชีลูกหนี้ จะถูกป้อนตามค่าเริ่มต้นจากส่วนหัว
- บัญชีอื่นๆ ทั้งหมด เช่น ค่าใช้จ่าย รายได้ ภาษี และส่วนลด จะใช้ค่าแท็กจากรายการตามค่าเริ่มต้น
เอกสารต้นทาง:
- ค่าแท็กสำหรับบัญชีสรุป เช่น บัญชีเจ้าหนี้หรือบัญชีลูกหนี้ จะถูกป้อนตามค่าเริ่มต้นจากส่วนหัวหรือการกระจายการลงบัญชี ขึ้นอยู่กับพารามิเตอร์บัญชีแยกประเภททั่วไปที่ใช้สำหรับบัญชีสรุป (ไปที่ บัญชีแยกประเภททั่วไป>การตั้งค่าบัญชีแยกประเภท>พารามิเตอร์บัญชีแยกประเภททั่วไป) ค่าแท็กจะถูกป้อนตามค่าเริ่มต้นตาม ตรรกะเดียวกับที่ใช้สำหรับค่ามิติทางการเงินสำหรับบัญชีสรุป
- บัญชีอื่นๆ ทั้งหมด เช่น ค่าใช้จ่าย รายได้ ภาษี และส่วนลด จะใช้ค่าแท็กจากการกระจายการลงบัญชีตามค่าเริ่มต้น
หากเอกสารมีเอกสารดาวน์สตรีม แท็กจากเอกสารหลักจะถูกใช้สำหรับเอกสารย่อย ตัวอย่างเช่น ค่าแท็กจากส่วนหัวและรายการของใบสั่งขายจะใช้สำหรับการบัญชีที่สร้างขึ้นสำหรับบันทึกการจัดส่งและใบแจ้งหนี้ของลูกค้า ตามตรรกะที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้
การตรวจสอบความถูกต้อง
เมื่อมีการป้อนค่าแท็กในธุรกรรม จะไม่มีการตรวจสอบเกิดขึ้นในระหว่างการรายการธุรกรรมหรือการผ่านรายการ แม้ว่าจะมีการกำหนดค่าแท็กชนิดค่า รายการ หรือ รายการที่กำหนดเอง ค่าแท็กจะไม่ได้รับการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่ามีค่าอยู่ในรายการ ตัวอย่างเช่น มีการสร้างแท็กของชนิดค่า รายการ และเลือกหมายเลขใบสั่งซื้อเป็นแหล่งที่มาของรายการ แม้ว่าจะมีการแสดงรายการหมายเลขใบสั่งซื้อ แต่ผู้ใช้สามารถป้อนหมายเลขใบสั่งซื้อที่ไม่มีอยู่ในรายการได้
การผ่านรายการธุรกรรมที่มีค่าแท็ก
หลังจากผ่านรายการธุรกรรมแล้ว แท็กทางการเงินจะพร้อมใช้งานในรายการบัญชีแยกประเภททั่วไป โดยจะแสดงอยู่ในหน้า ธุรกรรมใบสำคัญ และ ธุรกรรมสำหรับบัญชีหลัก แท็กทางการเงินจะแสดงในคอลัมน์แยกกัน เพื่อให้จัดเรียงและกรองได้ง่ายขึ้น
สำหรับการรายงาน แท็กไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของชุดมิติข้อมูล ดังนั้น คุณจึงไม่สามารถรับยอดดุลสรุปของธุรกรรมสำหรับค่าแท็กที่ระบุได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณดูยอดดุลทดลอง คุณจะไม่สามารถรับยอดคงเหลือต่อค่าแท็กได้ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณเจาะลึกลงในยอดดุลจากงบทดลอง ค่าแท็กจะแสดงในธุรกรรมโดยละเอียด ธุรกรรมโดยละเอียด รวมถึงค่าแท็กในคอลัมน์ที่แยกจากกัน สามารถส่งออกไปยัง Excel ซึ่งสามารถสรุปได้หากต้องการยอดคงเหลือ
หากแท็กถูกปิดใช้งาน ค่าแท็กจะยังคงอยู่ในธุรกรรมที่ผ่านรายการ ตามค่าเริ่มต้น แท็กที่ปิดใช้งานจะไม่แสดงบนหน้าสอบถาม อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ได้โดยการเลือก แสดงแท็กทางการเงินที่ไม่ได้ใช้งาน
แก้ไขค่าแท็กหลังจากการลงรายการบัญชี
แม้ว่าแท็กทางการเงินจะพร้อมใช้งานสำหรับการรายงาน แต่แท็กเหล่านั้นไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของบัญชีแยกประเภท และไม่มีผลกระทบต่องบการเงิน เนื่องจากแท็กใช้สำหรับการวิเคราะห์ภายในเท่านั้น จึงอนุญาตให้แก้ไขค่าแท็กได้หลังจากลงรายการบัญชีธุรกรรมแล้ว
- ในพื้นที่ทำงาน การจัดการคุณลักษณะ ให้เปิดใช้งานคุณลักษณะที่ชื่อ อนุญาตให้แก้ไขข้อมูลภายในบนใบสำคัญบัญชีแยกประเภททั่วไป คุณลักษณะนี้ช่วยให้บางบทบาทสามารถปรับเปลี่ยนฟิลด์ คำอธิบาย ของรายการบัญชีที่ผ่านรายการได้ หากเปิดใช้งานคุณลักษณะ แท็กทางการเงิน ไว้ด้วย คุณลักษณะนี้จะได้รับการปรับปรุงเพื่อให้สามารถแก้ไขค่าแท็กได้
- หลังจากเปิดใช้งานคุณลักษณะแล้ว ให้ไปที่ ธุรกรรมใบสำคัญ
- ใช้การสอบถามเพื่อค้นหาธุรกรรมที่คุณต้องการแก้ไข
- เลือกบรรทัดใน ธุรกรรมใบสำคัญ จากนั้นเลือก แก้ไขข้อมูลใบสำคัญภายใน คุณสามารถแก้ไขได้เฉพาะบรรทัดที่เลือกเท่านั้น
หน้านี้แสดงบรรทัดที่คุณเลือกใน ธุรกรรมใบสำคัญ รวมถึงแท็กทางการเงินปัจจุบันและแท็กทางการเงินใหม่ ค่าแท็กปัจจุบันจะถูกป้อนเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับแท็กใหม่ ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องป้อนทุกอย่างด้วยตนเองอีกครั้ง แต่สามารถเปลี่ยนเฉพาะสิ่งที่ไม่ถูกต้องแทนได้ คุณสามารถใช้ปุ่ม อัปเดตเรกคอร์ดที่เลือกเป็นกลุ่ม เพื่อทำการอัปเดตจำนวนมาก การอัปเดตจำนวนมากมีประโยชน์ถ้าคุณต้องการกำหนดค่าแท็กให้กับกลุ่มขนาดใหญ่ของธุรกรรมที่ลงรายการบัญชีที่ไม่ถูกต้องหรือไม่มีการกำหนดค่าแท็ก (ตัวอย่างเช่น เนื่องจากถูกผ่านรายการก่อนที่จะเปิดใช้งานคุณลักษณะ)