การเบิกเงินสดล่วงหน้า
นำไปใช้กับ: Project Operations สำหรับสถานการณ์ตามทรัพยากร/ไม่ได้เก็บในคลัง
การเบิกเงินสดล่วงหน้าช่วยให้พนักงานสามารถกู้ยืมเงินจากบริษัทของตนได้ก่อนที่จะมีค่าใช้จ่ายใดๆ เมื่อการขอเบิกเงินสดล่วงหน้าได้รับการอนุมัติและจ่ายให้แล้ว พนักงานสามารถใช้เงินดังกล่าวสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่พวกเขาอาจจะต้องจ่าย
สร้างและส่งคำขอเบิกเงินสดล่วงหน้า
ในการสร้างการเบิกเงินสดล่วงหน้าใหม่และส่งคำขอเบิกเงินสดล่วงหน้า ให้ทำดังต่อไปนี้:
- ภายใต้ ค่าใช้จ่ายของฉัน เลือก การเบิกเงินสดล่วงหน้า>ใหม่
- บนเพจ คำขอเบิกเงินสดล่วงหน้าใหม่ ให้ป้อนวัตถุประสงค์ของค่าใช้จ่ายและเลือกสถานที่ที่จะเกิดค่าใช้จ่าย
- ป้อนจำนวนเงินและสกุลเงินที่ร้องขอ จากนั้นเลือก บันทึก
- เมื่อคุณพร้อมที่จะส่งคำขอเบิกเงินสดล่วงหน้าบนเพจ คำขอเบิกเงินสดล่วงหน้า ให้เลือก เวิร์กโฟลว์>ส่ง
แก้ไขคำขอเบิกเงินสดล่วงหน้า
คุณสามารถแก้ไขคำขอเบิกเงินสดล่วงหน้าได้หากยังไม่ได้รับการอนุมัติ
- ภายใต้ ค่าใช้จ่ายของฉัน: การเบิกเงินสดล่วงหน้า ค้นหาและเลือกการเบิกเงินสดล่วงหน้าที่คุณต้องการแก้ไข
- เลือก แก้ไข และทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในคำขอเบิกเงินสดล่วงหน้า
- เลือก บันทึกและปิด
ดูคำขอเบิกเงินสดล่วงหน้า
คุณสามารถตรวจสอบรายการเบิกเงินสดล่วงหน้าทั้งหมดที่อยู่ในฉบับร่าง ส่งแล้ว อยู่ระหว่างการตรวจสอบ หรือจ่ายแล้วภายใต้ ค่าใช้จ่ายของฉัน: การเบิกเงินสดล่วงหน้า
อนุมัติคำขอเบิกเงินสดล่วงหน้า
ผู้จัดการหรือผู้ใช้ที่กำหนดค่าเป็นผู้อนุมัติในเวิร์กโฟลว์จะสามารถอนุมัติการเบิกเงินสดล่วงหน้าที่ส่งให้พวกเขาตรวจสอบได้
- หากต้องการอนุมัติการเบิกเงินสดล่วงหน้า ภายใต้ ดำเนินการเบิกเงินสดล่วงหน้า เลือก การเบิกเงินสดล่วงหน้าสำหรับการตรวจสอบของฉัน
- เลือกการเบิกเงินสดล่วงหน้าที่คุณต้องการตรวจสอบและเลือก อนุมัติ
จ่ายการเบิกเงินสดล่วงหน้า
โดยทั่วไป ขั้นตอนต่อไปนี้จะดำเนินการโดยนักบัญชีหรือผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การบัญชี
- หากต้องการลงรายการบัญชีการเบิกเงินสดล่วงหน้า ให้เลือก อนุมัติการเบิกเงินสดล่วงหน้า แล้วเลือก จ่ายเงินและโอน
- ระบุรายละเอียดสมุดรายวันสำหรับการเบิกเงินสดล่วงหน้า จากนั้นเลือก ตกลง
ส่งรายงานค่าใช้จ่ายตามการเบิกเงินสดล่วงหน้าที่จ่ายแล้ว
เมื่อคุณสร้างและส่งรายงานค่าใช้จ่ายสำหรับการเบิกเงินสดล่วงหน้าที่คุณได้รับแล้ว ค่าใช้จ่ายจะถูกปรับโดยอัตโนมัติเมื่อเทียบกับเงินล่วงหน้านั้น หากการเบิกเงินสดล่วงหน้าของคุณมากกว่าจำนวนเงินที่จ่ายไป คุณต้องคืนยอดคงเหลือให้กับบริษัทโดยใช้ประเภทค่าใช้จ่าย คืนเงินสด หากการเบิกเงินสดล่วงหน้าที่บริษัทจ่าย น้อยกว่าจำนวนเงินที่คุณจ่ายออกไป บริษัทจะต้องคืนเงินให้คุณตามยอดคงเหลือ
เลือกการเบิกเงินสดล่วงหน้าที่ใช้กับค่าใช้จ่ายของคุณ
ก่อนที่คุณจะส่งรายงานค่าใช้จ่าย คุณสามารถเลือกการเบิกเงินสดล่วงหน้าที่สอดคล้องกับธุรกรรมค่าใช้จ่ายในรายงาน ในการใช้ฟังก์ชันนี้ ต้องเปิดใช้งานคุณลักษณะสองประการต่อไปนี้จากพื้นที่ทำงาน การจัดการคุณลักษณะ:
- รายงานค่าใช้จ่ายที่สมมติขึ้น
- ความสามารถในการแมปการเบิกเงินสดล่วงหน้ากับรายการค่าใช้จ่าย
เมื่อเปิดใช้งานคุณลักษณะเหล่านี้:
- คุณสามารถเพิ่มการเบิกเงินสดล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งรายการสำหรับแต่ละรายการค่าใช้จ่าย
- ยอดคงเหลือที่มีอยู่ของการเบิกเงินสดล่วงหน้าสามารถมองเห็นได้ในแบบเรียลไทม์เมื่อบันทึกรายงานค่าใช้จ่าย ซึ่งช่วยให้คุณสามารถประมวลผลธุรกรรมค่าใช้จ่ายและส่งคืนธุรกรรมเงินสดได้ในเวลาเดียวกัน
- คุณสามารถเลือกการเบิกเงินสดล่วงหน้าหลายรายการสำหรับธุรกรรมค่าใช้จ่ายหนึ่งรายการ
- ข้อมูลการกระทบยอดการเบิกเงินสดล่วงหน้าสามารถใช้ได้โดยใช้การสอบถาม
หากคุณไม่ใช้คุณลักษณะเหล่านี้ ฟังก์ชันการทำงานจะยังคงเหมือนเดิมโดยที่การเบิกเงินสดล่วงหน้าที่มีอยู่จะลดลงโดยอัตโนมัติหลังจากส่งค่าใช้จ่ายแล้ว
ตัว อย่าง เช่น
คุณวางแผนที่จะเดินทางจาก Seattle ไปยัง New York City เพื่อประชุม คุณสร้างคำขอการเบิกเงินสดล่วงหน้าสำหรับ 3000.00 USD ตามราคาโดยประมาณของตั๋วการประชุม เที่ยวบิน โรงแรม อาหาร และแท็กซี่ คุณจะไม่ได้รับเงิน เว้นแต่ผู้จัดการของคุณจะอนุมัติคำขอนี้ หลังจากผู้จัดการของคุณอนุมัติแล้ว จะมีการจ่ายเงินที่เบิกล่วงหน้าเป็นจำนวน 3000.00 USD เข้าบัญชีธนาคารของคุณ จากนั้นคุณเข้าร่วมการประชุม หลังจากเสร็จสิ้นการเดินทาง คุณพบว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมดมีจำนวนเพียง 2790.00 USD เลือก เงินสด ในฟิลด์ วิธีการชำระเงิน และส่งค่าใช้จ่ายของคุณสำหรับ 2790.00 USD จำนวนเงินค่าใช้จ่ายที่คุณส่งจะได้รับการปรับปรุงโดยอัตโนมัติเทียบกับการเบิกเงินสดล่วงหน้าจำนวน 3000.00 USD ที่ให้คุณยืม ตอนนี้คุณเป็นหนี้ยอดคงเหลือ 210.00 USD (3000.00 - 2790.00) ซึ่งคุณสามารถคืนให้บริษัทโดยใช้ประเภทค่าใช้จ่าย คืนเงินสด