ภาพรวมโครงสร้างการแบ่งงาน

โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) คือ Description ของงานที่จะทำสำหรับโครงการ ซึ่งเป็นลำดับชั้นของงานที่แสดงถึงความเข้าใจของกลุ่มคนในโครงการเกี่ยวกับองค์ประกอบของงาน และของขนาด ต้นทุน และระยะเวลา ของแต่ละองค์ประกอบหรืองาน WBS มีจุดประสงค์หลักสามประการ:

• อธิบายรายละเอียดแยกย่อยหรือองค์ประกอบของงานในงาน
• จัดกำหนดการงานของโครงการ
• ประมาณค่าใช้จ่ายของแต่ละงาน

ระดับของรายละเอียดใน WBS ขึ้นอยู่กับระดับความแม่นยำที่จำเป็นในการประมาณการและระดับของการติดตามที่จำเป็นสำหรับการประมาณการเหล่านั้น โครงการที่มีความอดทนต่อการเลื่อนหลุดในกำหนดการหรือค่าใช้จ่ายต่ำมาก มักจะต้องมี WBS ที่ละเอียดกว่านี้ และการติดตามความคืบหน้าของงานและต้นทุนที่มากกว่านี้ เมื่อเทียบกับ WBS โครงการชนิดนี้มีอยู่ทั่วไปในอุตสาหกรรมการก่อสร้างและวิศวกรรม

ในทางตรงกันข้าม โครงการในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น สื่อและการโฆษณา ซอฟต์แวร์ และโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที มักจะมีลักษณะพิเศษ และผลผลิตจะสัมพันธ์กับประสบการณ์และความสามารถของบุคคลที่ปฏิบัติงาน ดังนั้น อุตสาหกรรมเหล่านี้จึงใช้ WBS เพื่อหาขนาดโดยประมาณของโครงการ ไม่ใช่เพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการนั้นโดยละเอียด

การสร้าง WBS เป็นกระบวนการที่เข้มข้นซึ่งมักจะทำในระยะเวลาอันยาวนาน และต้องอาศัยการทำงานร่วมกันและข้อมูลจากผู้คนมากมาย บทความนี้อธิบายวิธีการใช้ว่าคุณสามารถใช้การปรับปรุง WBS ได้ตรงกับความต้องการสำหรับการประเมินและการติดตามได้อย่างไร

ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการสร้าง WBS

ในการสร้าง WBS คุณต้องสามารถสร้างกำหนดการของงานและประมาณการต้นทุนของงานได้

ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการสร้างกำหนดการของงาน

หากต้องการใช้ความสามารถในการจัดกำหนดการทั้งหมดของคุณลักษณะ WBS ให้ดำเนินการตั้งค่าต่อไปนี้ให้เสร็จสมบูรณ์:

1. ตั้งค่าปฏิทินเริ่มต้นและปฏิทินโครงการ:

   1. คลิก การจัดการโครงการและการบัญชี>การตั้งค่า>พารามิเตอร์การจัดการโครงการและการบัญชี>การจัดกำหนดการ ใน ปฏิทินการทำงานเริ่มต้น ระบุปฏิทินเริ่มต้น นี่จะเป็นปฏิทินการทำงานเริ่มต้นสำหรับโครงการใหม่ที่สร้างขึ้น
   2. คุณสามารถเปลี่ยนปฏิทินเริ่มต้นสำหรับโครงการเฉพาะได้ คลิกหน้ารายละเอียดของโครงการ และจากนั้น บน FastTab กลุ่มคนในโครงการและการจัดกำหนดการ ปรับปรุงฟิลด์ ปฏิทินการจัดกำหนดการ โดยการเลือกปฏิทินอื่น

2. ตั้งค่าวันทำงานและเวลาทำงานมาตรฐาน ปฏิทินที่คุณตั้งเป็นปฏิทินการทำงานสำหรับโครงการของคุณ จะถูกใช้ใน WBS เพื่อกำหนดข้อมูลต่อไปนี้:

• วันทำการและวันหยุด
• จำนวนชั่วโมงการทำงานในหนึ่งวัน

ในการตั้งค่าวันทำงานและชั่วโมงทำงานสำหรับปฏิทิน หรือในการสร้างปฏิทินใหม่ ให้คลิก การจัดการองค์กร>ทั่วไป>ปฏิทิน

ข้อกำหนดเบื้องต้นในการประมาณการต้นทุนของงาน

ในการใช้ความสามารถในการประเมินต้นทุนทั้งหมดของ WBS คุณควรตั้งค่าต้นทุนและราคาขายสำหรับพนักงาน ประเภทของแรงงาน ค่าใช้จ่าย และค่าธรรมเนียม และสินค้าต่างๆ

• ในการตั้งค่าต้นทุนและราคาขายของประเภทแรงงาน ค่าใช้จ่าย และค่าธรรมเนียม คลิก การจัดการโครงการและการบัญชี>การตั้งค่า>ราคา
• ในการตั้งค่าต้นทุนและราคาขายของสินค้า ให้ใช้หน้า ข้อตกลงทางการค้า สำหรับสินค้าแต่ละรายการในหน้ารายการ ผลิตภัณฑ์ที่นำออกใช้ ในการจัดการข้อมูลผลิตภัณฑ์

กำลังสร้าง WBS

การสร้าง WBS เกี่ยวข้องกับสามกิจกรรม:

1. การแยกย่อยงาน – สร้างการแบ่งงานออกเป็นชิ้นส่วนหรืองานที่สามารถจัดการได้
2. กำหนดการงาน – ประมาณเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินงานให้เสร็จสมบูรณ์ ตั้งค่าการพึ่งพาระหว่างกันของงาน และเลือกวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดสำหรับงาน
3. การประมาณต้นทุน – ประเมินค่าใช้จ่ายสำหรับแต่ละงาน

ส่วนต่อไปนี้จะอธิบายว่าความสามารถของ WBS สามารถช่วยในกิจกรรมเหล่านี้แต่ละรายการได้อย่างไร

การแยกย่อยงาน

การสร้างการแบ่งหรือการแยกย่อยของงาน มักเป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการสร้าง WBS ฟังก์ชัน WBS สนับสนุนโครงสร้างพื้นฐานต่อไปนี้สำหรับการแบ่งหรือการแยกย่อยงาน

งานรากโครงการ งานรากของโครงการคือ งานสรุประดับบนสุดสำหรับโครงการ มีการสร้างงานโครงการอื่นๆ ทั้งหมดภายใต้นั้น ชื่อของงานรากจะถูกตั้งค่าเป็นชื่อโครงการเสมอ ความพยายาม วันที่ และระยะเวลาของโหนดราก จะสรุปค่าของงานที่อยู่ภายใต้งานราก คุณไม่สามารถปรับเปลี่ยนคุณสมบัติของโหนดราก หรือลบได้

งานสรุปหรือคอนเทนเนอร์ งานสรุปคืองานที่มีงานย่อยหรืองานที่เป็นส่วนประกอบข้างใต้ งานสรุปไม่มีความพยายามในการทำงานหรือต้นทุนของตัวเองใดๆ แต่ความพยายามในการทำงานและต้นทุนของงานสรุปคือ ผลรวมของความพยายามในการทำงานและต้นทุนของงานที่เป็นส่วนประกอบ วันที่เริ่มต้นแรกสุดของงานที่เป็นส่วนประกอบถูกใช้เป็นวันที่เริ่มต้นของงานสรุป และวันที่สิ้นสุดงานล่าสุดของงานที่เป็นส่วนประกอบถูกใช้เป็นวันที่สิ้นสุด คุณสามารถปรับเปลี่ยนชื่อของงานสรุป แต่คุณไม่สามารถปรับเปลี่ยนคุณสมบัติการจัดกำหนดการสำหรับความพยายาม วันที่ และระยะเวลา ถ้าคุณลบงานสรุป เท่ากับคุณลบงานที่เป็นส่วนประกอบทั้งหมดด้วย

งานโหนดปลายสุด งานโหนดปลายสุดแสดงถึงแพ็กเกจงานที่ละเอียดที่สุดในโครงการ โหนดปลายสุดมีความพยายามที่ประเมินไว้ จำนวนของทรัพยากรที่วางแผนไว้ วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดที่วางแผนไว้ และระยะเวลา

คุณสามารถทำการดำเนินการตามลำดับชั้นต่อไปนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ เพื่อเปิดใช้งานการสร้างลำดับชั้นงานหรือการแยกย่อยสำหรับโครงการ

งานใหม่ งานใหม่ใดๆ ที่คุณสร้างจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติภายใต้โหนดราก และหมายเลข WBS จะถูกมอบหมายให้กับงานโดยอัตโนมัติ หมายเลข WBS แสดงถึงระดับของงานในลำดับชั้น สำหรับงานในระดับแรกภายใต้งานรากของโครงการ จะใช้ชุดการกำหนดหมายเลขเป็น 1, 2, 3 เป็นต้น สำหรับงานที่อยู่ภายใต้ระดับแรก จะใช้ชุดการกำหนดหมายเลขเป็น 1.1, 1.2, 1.3 เป็นต้น สำหรับแต่ละระดับที่เพิ่มภายใต้ระดับก่อนหน้านี้ จะมีการเพิ่มชุดตัวเลขแบบจุดใหม่

ขณะนี้คุณไม่สามารถปรับแต่งการกำหนดหมายเลข WBS ได้

เยื้องงานเข้า เมื่อคุณเยื้องงานเข้า งานนั้นจะกลายเป็นรายการรองของงานที่อยู่ข้างหน้างานนั้น หมายเลข WBS ของงานรองใหม่จะถูกคำนวณใหม่โดยอัตโนมัติตามหมายเลข WBS ของรายการหลักใหม่ ตอนนี้งานหลักกลายเป็นงานสรุปหรืองานคอนเทนเนอร์ และดังนั้น จึงกลายเป็นค่าสะสมของงานที่เป็นส่วนประกอบ

หมายเหตุ

เมื่อคุณเยื้องงานเข้าภายใต้งานที่เป็นโหนดปลายสุด ก่อนการดำเนินการเยื้องเข้า งานสรุปที่สร้างขึ้นใหม่จะสูญเสียวันที่ ความพยายาม และจำนวนทรัพยากรของงานเอง ตอนนี้ใช้สรุปของค่าของงานที่เป็นส่วนประกอบใหม่

เยื้องงานออก เมื่อคุณเยื้องงานออก จะไม่ใช่งานที่เป็นส่วนประกอบของรายการหลักอีกต่อไป หมายเลข WBS ของงานนี้จะถูกคำนวณใหม่โดยอัตโนมัติ เพื่อสะท้อนถึงระดับใหม่ของงานในลำดับชั้น ความพยายาม ต้นทุน และวันที่ของงานหลักก่อนหน้านี้ของงาน จะถูกคำนวณใหม่เพื่อแยกงานนั้น

เลื่อนขึ้นและเลื่อนลง เมื่อคุณคลิก เลื่อนขึ้น และ เลื่อนลง คุณเปลี่ยนตำแหน่งของงานภายในลำดับชั้นของรายการหลัก ตำแหน่งของงานไม่มีผลกับความพยายามของงาน ต้นทุน วันที่ หรือระยะเวลา อย่างไรก็ตาม หมายเลข WBS ของงานนี้จะถูกคำนวณใหม่โดยอัตโนมัติ เพื่อสะท้อนถึงตำแหน่งใหม่ของงาน

การประเมินกำหนดการ

โดยปกติแล้วการประเมินกำหนดการเป็นขั้นตอนที่สองในการสร้าง WBS ตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด คุณควรดำเนินการประเมินกำหนดการให้เสร็จสิ้น หลังจากที่คุณสร้างงาน หน้า โครงสร้างการแบ่งงาน ใน Finance มีสองส่วน บานหน้าต่างด้านบนมีไว้สำหรับการประเมินกำหนดการ และบานหน้าต่างด้านล่างมีแท็บ ต้นทุนและรายได้โดยประมาณ ที่คุณสามารถใช้สำหรับการประมาณต้นทุน การอ้างอิงงาน ใน WBS คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ของงานที่ต้องทำก่อนระหว่างงานต่างๆ เมื่อคุณมอบหมายงานที่ต้องทำก่อนให้กับงาน งานนั้นจะสามารถเริ่มต้นได้หลังจากงานที่ต้องทำก่อนทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์แล้วเท่านั้น วันที่เริ่มต้นที่วางแผนไว้ของงานจะถูกตั้งค่าโดยอัตโนมัติเป็นวันที่ล่าสุดของงานที่ต้องทำก่อนทั้งหมด

การจัดกำหนดการงาน ปัจจัยต่อไปนี้กำหนดการจัดกำหนดการของงานโหนดปลายสุด:

• กิจกรรมที่เกิดขึ้นก่อนหน้า
• การดำเนินการ
• จำนวนทรัพยากร
• วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด

วันที่เริ่มต้นของงานโหนดปลายสุดที่ไม่มีงานที่ต้องทำก่อน ถูกตั้งค่าเป็นวันที่เริ่มต้นของการจัดกำหนดการของโครงการโดยอัตโนมัติ ระยะเวลาของงานโหนดปลายสุดจะคำนวณเป็นจำนวนวันทำงานระหว่างวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดเสมอ

กฎการจัดกำหนดการ เมื่อความช่วยเหลือในการจัดกำหนดการอัตโนมัติถูกเปิดใช้งาน กฎต่อไปนี้จะใช้กับการจัดกำหนดการงานสำหรับงานโหนดปลายสุด:

• วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของงานต้องเป็นวันทำงาน ตามปฏิทินการจัดกำหนดการของโครงการ
• วันที่เริ่มต้นของงานที่มีงานที่ต้องทำก่อน ถูกตั้งค่าเป็นวันที่สิ้นสุดล่าสุดของงานที่ต้องทำก่อนโดยอัตโนมัติ
• ความพยายามสำหรับงานจะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติดังนี้:

จำนวนคน × ระยะเวลา × จำนวนชั่วโมงในหนึ่งวันทำงานมาตรฐานในปฏิทินโครงการ

ในบางกรณี คุณอาจต้องการดำเนินงานที่แตกต่างไปจากกฎเหล่านี้ คุณสามารถปิดการจัดกำหนดการอัตโนมัติเพื่อป้องกัน Finance จากการตั้งค่า หรือแก้ไขคุณสมบัติใดๆ ของงานโหนดปลายสุดโดยอัตโนมัติ เมื่อคุณป้อนข้อมูลสำหรับงานที่ทำให้เกิดการละเมิดกฎการจัดกำหนดการใดๆ ไอคอนข้อผิดพลาดของการจัดกำหนดการจะแสดงขึ้นสำหรับงานนั้น หากคุณไม่ต้องการให้แสดงข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการ ให้คลิก แสดงข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการ เพื่อปิดคุณลักษณะ

หมายเหตุ

ค่าสำหรับงานสรุปหรืองานคอนเทนเนอร์ยังคงถูกคำนวณเป็นผลรวมของค่าของงานที่เป็นส่วนประกอบ ไม่ว่าจะเปิดหรือปิดความช่วยเหลือในการจัดกำหนดการอัตโนมัติ

การแก้ไขข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการ เมื่อความช่วยเหลือในการจัดกำหนดการอัตโนมัติถูกเปิดใช้งาน ไม่น่าจะเกิดข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการ อย่างไรก็ตาม หากคุณปิดความช่วยเหลือในการจัดกำหนดการอัตโนมัติ และจากนั้น เปิดอีกครั้งในภายหลัง ไอคอนข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการอาจปรากฏใน WBS

การแก้ไขข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการตามงาน เมื่อคุณคลิกสองครั้งที่ไอคอนข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการสำหรับงานใดงานหนึ่ง กล่องโต้ตอบจะแสดงข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการทั้งหมดสำหรับงานนั้น คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าจะแก้ไขข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการใดสำหรับงานนั้น

การแก้ไขข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการทั้งหมด ถ้าคุณต้องการให้ Finance แก้ไขข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการทั้งหมดใน WBS บนบานหน้าต่างการดำเนินการ ให้คลิก แก้ไขความคลาดเคลื่อนของการจัดกำหนดการทั้งหมด

หมายเหตุ

คุณลักษณะนี้อาจทำให้เกิดการปรับเปลี่ยนไปยัง WBS อย่างมีนัยสำคัญ ข้อผิดพลาดได้รับการแก้ไขตามลำดับต่อไปนี้:

1. ความพยายามโดยประมาณของงานทั้งหมดจะถูกปรับเปลี่ยน เพื่อให้เท่ากับกำลังการผลิตที่กำหนดไว้ในปฏิทินโครงการ
2. วันที่เริ่มต้นของแต่ละงานจะถูกปรับเปลี่ยน เพื่อให้งานเริ่มต้นหลังจากที่งานที่ต้องทำก่อนทั้งหมดได้เสร็จสมบูรณ์แล้ว
3. วันที่เริ่มต้นของแต่ละงานจะถูกปรับเปลี่ยน เพื่อลบช่องว่างในวันที่เริ่มต้นของงานที่ต้องทำก่อน

การประมาณต้นทุน

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ในเอกสารนี้ คุณป้อนการประมาณต้นทุนสำหรับงานโหนดปลายสุดแต่ละงานโดยใช้แท็บ ต้นทุนและรายได้โดยประมาณ ในบานหน้าต่างด้านล่างของหน้า โครงสร้างการแบ่งงาน

หมายเหตุ

คุณไม่สามารถปรับเปลี่ยนการประมาณต้นทุนสำหรับงานสรุปหรืองานคอนเทนเนอร์ การประมาณต้นทุนสำหรับงานสรุปจะเท่ากับผลรวมของการประมาณต้นทุนของงานโหนดปลายสุด ต้นทุนรวมโดยประมาณสำหรับแต่ละงานถูกคำนวณเป็นผลรวมของจำนวนต้นทุนโดยประมาณสำหรับชนิดธุรกรรมต่อไปนี้:

• ค่าแรง
• สินค้าหรือวัสดุ
• ค่าใช้จ่าย

ชนิดธุรกรรม ค่าธรรมเนียม ถูกใช้ในการประมาณรายได้ตามค่าธรรมเนียม ชนิดธุรกรรมนี้ไม่มีส่วนประกอบต้นทุน และดังนั้นจึงไม่ได้รับการพิจารณา เมื่อมีการประมาณต้นทุน

ชนิดธุรกรรม ในบัญชี ถูกใช้เพื่อบันทึกมูลค่าการขายตามสัญญาในโครงการชนิดมูลค่าคงที่ นอกจากนี้ ชนิดธุรกรรมนี้ยังไม่ได้รับการพิจารณา เมื่อมีการประมาณค่าใช้จ่าย

เมื่อคุณประมาณต้นทุนสำหรับแรงงาน วัสดุ และค่าใช้จ่ายสำหรับแต่ละงาน คุณต้องมอบหมายประเภทโครงการให้กับต้นทุนโดยประมาณ

การประมาณต้นทุนแรงงาน สำหรับงานโหนดปลายสุดแต่ละงาน คุณมอบหมายความพยายามในการทำงานเป็นชั่วโมงและประเภทเริ่มต้น ดังนั้น เมื่อคุณตั้งค่ากำหนดการสำหรับงาน การประมาณต้นทุนแรงงานสำหรับงานนั้นจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติในประเภทเริ่มต้นสำหรับแรงงาน การประมาณต้นทุนนี้แสดงอยู่บนแท็บ ค่าใช้จ่ายและรายได้โดยประมาณ ในกริด รายละเอียดบรรทัด สำหรับงานนั้น หากคุณต้องการการประมาณต้นทุนแรงงานเพิ่มเติม คุณสามารถเพิ่มได้ในแท็บนี้ หากคุณเพิ่มหรือลดชั่วโมงในการประมาณต้นทุนแรงงาน กำหนดการสำหรับงานจะถูกคำนวณใหม่โดยอัตโนมัติ

การประมาณค่าใช้จ่ายและต้นทุนวัสดุ แท็บ ค่าใช้จ่ายและรายได้โดยประมาณ ยังช่วยให้คุณสามารถประมาณค่าใช้จ่ายและต้นทุนวัสดุสำหรับงานได้ด้วย หากคุณต้องการการประมาณ

ต้นทุนและราคาขายสำหรับบรรทัดของการประมาณแรงงานหรือค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่กำหนดไว้สำหรับแต่ละประเภทในตารางการกำหนดราคาที่ การจัดการโครงการและการบัญชี>การตั้งค่า>การกำหนดราคา สำหรับสินค้า มีการเพิ่มต้นทุนและราคาขายโดยค่าเริ่มต้นจากสินค้าหรือข้อตกลงทางการค้าบนหน้ารายการ ผลิตภัณฑ์ที่นำออกใช้ ในการจัดการข้อมูลผลิตภัณฑ์

ความคืบหน้าในการติดตามใน WBS

บางอุตสาหกรรมติดตามความคืบหน้าของโครงการเทียบกับ WBS ในระดับที่ละเอียดมาก ในขณะที่อุตสาหกรรมอื่นๆ ติดตามความคืบหน้าในระดับที่สูงขึ้นของ WBS ส่วนนี้อธิบายถึงวิธีที่คุณสามารถใช้การติดตาม WBS สำหรับความต้องการโครงการของคุณ

Finance มีสามมุมมองสำหรับ WBS ของโครงการ: มุมมองการวางแผน มุมมองการติดตามความพยายาม และมุมมองการติดตามต้นทุน

มุมมองการวางแผน

มุมมองการวางแผนแสดงการประมาณตามแผนหรือพื้นฐานของกำหนดการและข้อมูลต้นทุน แม้ว่าจะไม่มีคุณลักษณะสำหรับการติดตามเวอร์ชันและพื้นฐานสำหรับโครงการ WBS ค่าในมุมมองนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อแสดงถึงเวอร์ชันพื้นฐาน ส่วนการประเมินกำหนดการและการประเมินต้นทุนของบทความนี้อธิบายถึงมุมมองนี้และวิธีการใช้เพื่อสร้าง WBS

มุมมองการติดตามกำลังคนที่ใช้

มุมมองการติดตามความพยายามจะแสดงการติดตามความคืบหน้าของงานใน WBS ซึ่งจะเปรียบเทียบชั่วโมงความพยายามจริงสะสมสำหรับงานกับชั่วโมงความพยายามที่วางแผนไว้ สูตรต่อไปนี้ระบุค่าในมุมมองการติดตามความพยายาม:

• เปอร์เซ็นต์ความคืบหน้า = ความพยายามจริงจนถึงปัจจุบัน ÷ ความพยายามที่วางแผนไว้สำหรับงาน
• ความพยายามที่เหลืออยู่ (หรือที่เรียกว่า ประมาณการจนถึงสิ้นสุด [ETC]) = ความพยายามตามแผน - ความพยายามจริงจนถึงปัจจุบัน
• การประมาณการที่ใช้เมื่อดำเนินงานเสร็จสมบูรณ์ (EAC) = ความพยายามที่เหลือ + ความพยายามจริงจนถึงปัจจุบัน
• ผลต่างความพยายามที่คาดการณ์ = ความพยายามที่วางแผนไว้ – EAC

มุมมองการติดตามความพยายามแสดงการคาดการณ์ผลต่างของความพยายามสำหรับงาน โดยพิจารณาว่า EAC มากกว่าหรือน้อยกว่าความพยายามที่วางแผนไว้:

• ถ้า EAC มากกว่าความพยายามที่วางแผนไว้ งานจะถูกคาดการณ์ให้ใช้เวลามากกว่าที่วางแผนไว้แต่เดิม และล่าช้ากว่ากำหนด
• ถ้า EAC น้อยกว่าความพยายามที่วางแผนไว้ งานจะถูกคาดการณ์ให้ใช้เวลาน้อยกว่าที่วางแผนไว้แต่เดิม และเร็วกว่ากำหนด

การประมาณความพยายามอีกครั้งของผู้จัดการโครงการ ในบางครั้ง ผู้จัดการโครงการหรือบุคคลอื่นที่ติดตามความคืบหน้าของโครงการจะต้องแก้ไขประมาณการเดิมของงาน งานอาจเดินเร็วขึ้นหรือช้ากว่าที่คาดการณ์ไว้ในตอนแรก เนื่องด้วยเหตุผลหลายประการ ตัวอย่างเช่น ขอบเขตถูกลดลง หรือพนักงานมีประสบการณ์น้อยกว่าที่วางแผนไว้ในตอนแรก การคาดการณ์เป็นการรับรู้ของผู้จัดการโครงการในการประมาณการ โดยยึดตามสถานะปัจจุบันในโครงการ โดยทั่วไป คุณไม่ควรเปลี่ยนเลขเส้นฐาน เนื่องจากเส้นฐานของโครงการเป็นเอกสารที่เผยแพร่อย่างดีสำหรับกำหนดการและการประเมินต้นทุนของโครงการที่ผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดในโครงการได้ตกลงไว้

มีสองวิธีที่ผู้จัดการโครงการสามารถปรับเปลี่ยนความพยายามในงานได้:

• ปรับเปลี่ยนความพยายามที่เหลืออยู่ซึ่งถูกตั้งค่าโดยอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงความพยายามที่เหลืออยู่จริงในงาน
• ปรับเปลี่ยนเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้าซึ่งถูกตั้งค่าโดยอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงความคืบหน้าจริงในงาน

วิธีเหล่านี้ทั้งสองทำให้เกิดการคำนวณใหม่ของ ETC, EAC และเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้าของงาน และผลต่างความพยายามที่คาดการณ์ไว้ในงาน นอกจากนี้ EAC, ETC, และเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้าในงานสรุปจะถูกคำนวณอีกครั้ง และมีการปรับปรุงผลต่างความพยายามที่มีการคาดการณ์ของพวกเขา

ความพยายามที่ปรับเปลี่ยนในงานสรุป คุณสามารถปรับเปลี่ยนความพยายามในงานสรุปหรืองานคอนเทนเนอร์ โดยไม่คำนึงถึงว่าคุณปรับเปลี่ยนค่าเหล่านี้หรือไม่ โดยใช้ความพยายามที่เหลือ หรือเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้าในงานสรุป การคำนวณจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติตามลำดับต่อไปนี้:

1. EAC ETC และเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้าของงานจะถูกคำนวณ
2. EAC ใหม่จะถูกกระจายลงไปยังงานรองในสัดส่วนเดียวกันกับจำนวน EAC เดิม
3. มีการคำนวณ EAC ใหม่ในงานโหนดปลายสุดแต่ละงาน
4. ความพยายามและเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้าที่เหลือ จะถูกคำนวณใหม่สำหรับงานรองที่ได้รับผลกระทบทั้งหมด โดยยึดตามค่า EAC ใหม่ นอกจากนี้ ยังมีการคำนวณผลต่างของความพยายามของงานอีกด้วย
5. นอกจากนี้ EAC ของงานสรุปจะถูกคำนวณใหม่จากโหนดปลายสุดด้วย

คลิก ขยายไปยังระดับ ในมุมมองการติดตามความพยายาม เพื่อกำหนดระดับที่จะติดตามและรักษา WBS ของคุณ WBS จะถูกขยายโดยอัตโนมัติไปที่ระดับนั้นในมุมมองการติดตามความพยายาม ทุกครั้งที่คุณเปิด

มุมมองการติดตามต้นทุน

มุมมองการติดตามต้นทุนจะแสดงการติดตามการใช้ต้นทุนสำหรับงาน ในมุมมองนี้ ต้นทุนจริงที่ใช้กับงานจนถึงปัจจุบันจะถูกเปรียบเทียบกับต้นทุนที่วางแผนไว้สำหรับงานนั้น สูตรต่อไปนี้ระบุค่าในมุมมองการติดตามต้นทุน:

• เปอร์เซ็นต์ของต้นทุนที่ใช้ไป = ต้นทุนจริงจนถึงปัจจุบัน ÷ ต้นทุนที่วางแผนไว้สำหรับงาน
• ต้นทุนที่ต้องใช้ดำเนินงานให้เสร็จสมบูรณ์ (CTC) = ต้นทุนที่วางแผนไว้ – ต้นทุนจริงจนถึงปัจจุบัน
• ประมาณการเมื่อดำเนินงานเสร็จสมบูรณ์ (EAC) = CTC + ต้นทุนจริงจนถึงปัจจุบัน
• ผลต่างต้นทุนที่คาดการณ์ = ต้นทุนที่วางแผนไว้ – EAC

มุมมองการติดตามต้นทุนจะแสดงการคาดการณ์ความแปรปรวนของต้นทุนสำหรับงาน โดยพิจารณาว่า EAC มากกว่าหรือน้อยกว่าต้นทุนที่วางแผนไว้:

• ถ้า EAC มากกว่าต้นทุนที่วางแผนไว้ งานจะถูกคาดการณ์ให้ใช้เงินมากกว่าที่วางแผนไว้แต่เดิม และเกินงบประมาณ
• ถ้า EAC น้อยกว่าต้นทุนที่วางแผนไว้ งานจะถูกคาดการณ์ให้ใช้เงินน้อยกว่าที่วางแผนไว้แต่เดิม และต่ำกว่างบประมาณ

การประมาณการต้นทุนใหม่ของผู้จัดการโครงการ ผู้จัดการโครงการต้องใช้ CTC เพื่อแก้ไขการประมาณต้นทุนเดิมในงาน ผู้จัดการโครงการสามารถปรับเปลี่ยนค่า CTC เป็นต้นทุนที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ หากคุณปรับเปลี่ยนค่า CTC ระบบจะคำนวณ CTC, EAC และเปอร์เซ็นต์ของต้นทุนที่ใช้ของงาน และผลต่างต้นทุนที่คาดการณ์ไว้ในงาน EAC, ETC, และเปอร์เซ็นต์ของต้นทุนที่ใช้ไปในงานสรุปจะถูกคำนวณอีกครั้งเช่นกัน และมีการปรับปรุงผลต่างต้นทุนที่คาดการณ์ของพวกเขา

หมายเหตุ

เมื่อคุณแก้ไขความพยายามสำหรับงาน WBS ในมุมมองการติดตามความพยายาม CTC, EAC, เปอร์เซ็นต์ของต้นทุนที่ใช้ไปของงาน และผลต่างต้นทุนที่คาดการณ์ไว้จะถูกคำนวณใหม่ทั้งหมดในมุมมองการติดตามต้นทุน อย่างไรก็ตาม การแก้ไขต้นทุนไม่ส่งผลกระทบต่อค่าในมุมมองการติดตามความพยายาม เนื่องจากต้นทุนตามชนิดธุรกรรม (แรงงาน วัสดุ หรือค่าใช้จ่าย) หรือประเภทโครงการ ไม่ได้รับการแก้ไข

การแก้ไขการคาดการณ์ต้นทุนสำหรับงานสรุป คุณสามารถแก้ไขต้นทุนในงานสรุป และการคำนวณจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติตามลำดับต่อไปนี้:

1. EAC, CTC และเปอร์เซ็นต์ของต้นทุนที่ใช้ในงาน จะถูกคำนวณใหม่
2. EAC ใหม่จะถูกกระจายลงไปยังงานรองในสัดส่วนเดียวกันกับ EAC เดิมที่อยู่ในงาน
3. มีการคำนวณ EAC ใหม่สำหรับแต่ละงาน
4. CTS และเปอร์เซ็นต์ของต้นทุนที่ใช้จะถูกคำนวณใหม่สำหรับงานรองที่ได้รับผลกระทบ โดยยึดตามค่า EAC นอกจากนี้ ยังมีการคำนวณผลต่างของต้นทุนของงานอีกด้วย
5. EAC สำหรับงานสรุปทั้งหมดจะถูกคำนวณใหม่ตามการเปลี่ยนแปลงนี้

คลิก ขยายไปยังระดับ ในมุมมองการติดตามต้นทุน เพื่อกำหนดระดับที่จะติดตามและรักษา WBS ของคุณ WBS จะถูกขยายไปที่ระดับนั้นในมุมมองการติดตามต้นทุน ทุกครั้งที่คุณเปิด

การจัดการมูลค่าที่ได้รับ

คุณสามารถใช้วิธีมูลค่าที่ได้รับ (EVM) เพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการ คุณสามารถดูเมตริกมูลค่าที่ได้รับใน Role Center ของผู้จัดการโครงการ ส่วนประกอบแผนภูมิมูลค่าที่ได้รับ จะแสดงค่าตามระยะเวลาของมูลค่าตามแผนและต้นทุนจริง มูลค่าที่ได้รับ ณ วันที่ปัจจุบันจะแสดงเป็นจุด ไม่มีข้อมูลตามระยะเวลาสำหรับมูลค่าที่ได้รับในขณะนี้

ระยะเวลาในแผนภูมิมูลค่าที่ได้รับ จะแสดงเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือน ส่วนนี้อธิบายเสาหลักสามประการของ EVM: มูลค่าตามแผน มูลค่าที่ได้รับ และต้นทุนจริง

มูลค่าตามแผน ทฤษฎี EVM ระบุว่าพล็อตมูลค่าตามแผนหมายถึง อัตราที่กลุ่มคนของโครงการวางแผนที่จะได้รับมูลค่าในโครงการ

Finance ใช้กฎการหารายได้ 0: 100 เมื่อวางแผนมูลค่าตามแผน ภายใต้กฎนี้ ค่าของงานจะถูกโพสต์ไปยังงาน ณ วันที่สิ้นสุด ไม่มีการโพสต์ค่าจนกว่างานจะเสร็จสมบูรณ์ 100 เปอร์เซ็นต์

ในการจัดการโครงการและการบัญชี คุณป้อนวันที่สิ้นสุดของโหนดปลายสุดและต้นทุนตามแผน เมื่อกราฟของมูลค่าตามแผนแสดงเป็นรายสัปดาห์ มูลค่าตามแผนจะถูกสรุปเป็นรายสัปดาห์สำหรับงานโหนดปลายสุดทั้งหมดในระยะเวลาของโครงการ

มูลค่าที่ได้รับ ทฤษฎี EVM ระบุว่าพล็อตมูลค่าที่ได้รับหมายถึง อัตราที่กลุ่มคนของโครงการได้รับมูลค่าในโครงการจริง

Finance ใช้กฎการหารายได้ 0: 100 เมื่อวางแผนมูลค่าทีได้รับ ภายใต้กฎนี้ ค่าของงานจะถูกโพสต์ไปยังงาน ณ วันที่สิ้นสุด ไม่มีการโพสต์ค่าจนกว่างานจะเสร็จสมบูรณ์ 100 เปอร์เซ็นต์

เมื่อคำนวณมูลค่าที่ได้รับ เปอร์เซ็นต์ความคืบหน้าของแต่ละงานจะถูกพิจารณา ภายใต้กฎการหารายได้ 0:100 เฉพาะงานที่เสร็จสมบูรณ์ในช่วงเวลาที่กำหนดเท่านั้นที่จะได้รับการพิจารณาสำหรับการคำนวณมูลค่าที่ได้รับ เมื่อสิ้นสุดช่วงเวลานั้น มูลค่าที่ได้รับในโครงการจะถูกคำนวณสำหรับงานทั้งหมดที่เสร็จสมบูรณ์ เมื่อมีการสร้างกราฟ

หมายเหตุ

ปัจจุบันระบบสำหรับการติดตาม WBS ไม่มีโครงสร้างข้อมูลที่จะจัดเก็บเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้าในอดีตของงานแต่ละงาน ดังนั้น สามารถรายงานค่าที่ได้รับได้ เมื่อประมวลผลคิวบ์เท่านั้น ประมวลผลคิวบ์เป็นประจำเพื่อปรับปรุงข้อมูลของมูลค่าที่ได้รับซึ่งแสดงบน Role Center

ต้นทุนจริง ทฤษฎี EVM ระบุว่าพล็อตต้นทุนจริงแสดงถึงอัตราในการใช้จ่ายเงินในโครงการ

ธุรกรรมที่ลงรายการบัญชีไปยังโครงการ จะใช้เพื่อพล็อตบรรทัดต้นทุนจริง มีการสรุปค่าใช้จ่ายตามวันที่ จากนั้น ข้อมูลนี้จะถูกใช้ในการสร้างกราฟต้นทุนจริงตามสัปดาห์ หรือตามเดือน ในแผนภูมิมูลค่าที่ได้รับ

วิธีใช้แนวคิดเกี่ยวกับมูลค่าตามแผน มูลค่าที่ได้รับ และต้นทุนจริง

ผลต่างกำหนดการ ในระหว่างการวางแผน คุณสร้างการคาดการณ์สำหรับงานบนไทม์ไลน์ ดังนั้น มูลค่าตามแผนคือ อัตราที่นักวางแผนโครงการคิดว่างานจะเสร็จสมบูรณ์ในโครงการ หลังจากที่โครงการอยู่ระหว่างดำเนินการ งานจะเสร็จสมบูรณ์ และโครงการจะได้รับมูลค่า ด้วยการเปรียบเทียบมูลค่าตามแผนกับมูลค่าที่ได้รับ คุณสามารถดูความคืบหน้าของงานในโครงการได้ ผลลัพธ์ของการเปรียบเทียบนี้เรียกว่า ผลต่างของกำหนดการ

หากมูลค่าตามแผนสำหรับช่วงเวลาหนึ่งมากกว่ามูลค่าที่ได้รับ จำนวนงานที่ทำในโครงการจะน้อยกว่าที่วางแผนไว้ ดังนั้น โครงการจึงล่าช้ากว่ากำหนด เนื่องจากมูลค่าตามแผนและมูลค่าที่ได้รับจะแสดงเป็นตัวเงิน เวลาหน่วงในโครงการจึงได้รับมูลค่าเป็นตัวเงินด้วย

หากมูลค่าตามแผนสำหรับช่วงเวลาหนึ่งน้อยกว่ามูลค่าที่ได้รับ จำนวนงานที่ทำในโครงการจะมากกว่าที่วางแผนไว้ ดังนั้น โครงการจึงเร็วกว่ากำหนด นอกจากนี้ ระยะเวลารอคอยสินค้านี้ยังมีการกำหนดมูลค่าเป็นตัวเงิน

ผลต่างของต้นทุน เนื่องจากมูลค่าที่ได้รับใช้ราคาต้นทุนเป็นตัวคูณ มูลค่าที่ได้รับจึงบ่งชี้ต้นทุนของงานที่ทำในโครงการ ในขณะที่โครงการดำเนินไป บันทึกธุรกรรมจะให้เรกคอร์ดของเงินที่ใช้ไปกับโครงการนั้นจริง ด้วยการเปรียบเทียบมูลค่าที่ได้รับกับต้นทุนจริง คุณสามารถดูจำนวนเงินที่ใช้ไปเทียบกับมูลค่าที่ได้รับ ผลลัพธ์ของการเปรียบเทียบนี้เรียกว่า ผลต่างของต้นทุน

หากค่าใช้จ่ายจริงที่ใช้จ่ายในช่วงเวลาหนึ่งมากกว่ามูลค่าที่ได้รับ แสดงว่ามีการใช้เงินมากกว่าที่ได้รับ ดังนั้น โครงการจึงเกินงบประมาณ

หากต้นทุนจริงที่ใช้จ่ายในช่วงเวลาหนึ่งน้อยกว่ามูลค่าที่ได้รับ แสดงว่าได้รับมากกว่าที่ใช้ ดังนั้น โครงการจึงต่ำกว่างบประมาณ

เทมเพลต WBS

คุณสามารถใช้ฟังก์ชันเทมเพลต WBS เพื่อสร้างเทมเพลตมาตรฐานสำหรับโครงการ หากโครงการที่บริษัทของคุณนำเสนอ เกี่ยวข้องกับงานที่ทำซ้ำได้จำนวนมาก คุณควรพิจารณาสร้างเทมเพลต WBS

คุณสามารถสร้างเทมเพลต WBS จาก WBS ของโครงการที่มีอยู่ เพื่อให้สามารถนำความรู้และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่คุณรวบรวมมาในระหว่างการวางแผนโครงการนั้น สามารถกลับมาใช้กับโครงการที่คล้ายกันได้ในอนาคต อย่างไรก็ตาม ในบางครั้ง การบันทึก WBS ทั้งหมดเป็นเทมเพลตอาจไม่สมเหตุสมผล ดังนั้น คุณยังสามารถสร้างเทมเพลตจากส่วนต่างๆ ของ WBS สำหรับโครงการ

บันทึก WBS ของโครงการเป็นเทมเพลต

หลังจากที่คุณสร้างเทมเพลต คุณสามารถนำเข้าสู่ WBS ของโครงการใหม่ภายใต้โหนดราก หรือภายใต้งานใดๆ ใน WBS ของโครงการ

การนำเข้าเทมเพลต WBS ไปยัง WBS ของโครงการ

เมื่อคุณนำเข้างาน งานในเทมเพลตจะได้รับการจัดระเบียบตามวันที่เริ่มต้นของงานที่นำเข้าภายใต้ ในระหว่างการนำเข้า ความสัมพันธ์ของงานที่ต้องทำก่อนในงานเทมเพลตจะถูกใช้เพื่อคำนวณวันที่เริ่มต้นสำหรับงานที่นำเข้า ปฏิทินงานมาตรฐานของโครงการปลายทางถูกนำไปใช้เพื่อคำนวณวันที่สิ้นสุดของงานที่นำเข้า ดังนั้นวันทำงานและชั่วโมงการทำงานมาตรฐานที่กำหนดไว้ในปฏิทินงานของโครงการปัจจุบันจะยังคงอยู่

ยอดต้นทุนและราคาขายในบรรทัดการประมาณ ถูกนำไปใช้เพื่อรับประกันว่าราคาเฉพาะสำหรับโครงการหรือสัญญาโครงการมีวันที่ที่ถูกต้อง

ความแตกต่างระหว่าง WBS ของโครงการและเทมเพลต WBS

• งานในเทมเพลต WBS ไม่มีวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด

ไม่มีการกำหนดวันทำงานและวันที่ไม่ทำงานสำหรับเทมเพลต WBS

• เทมเพลต WBS จะใช้ปฏิทินการจัดกำหนดการที่ตั้งค่าเป็นปฏิทินเริ่มต้นสำหรับโครงการทั้งหมดเสมอ

ปฏิทินการจัดกำหนดการเริ่มต้นถูกใช้เพื่อค้นหาชั่วโมงในวันทำงานมาตรฐานเท่านั้น

• ไม่ได้คัดลอกความสัมพันธ์ของงานที่ต้องทำก่อนไปยังเทมเพลต WBS

เนื่องจากเทมเพลต WBS ไม่มีวันที่ จึงไม่จำเป็นต้องใช้ตรรกะของวันที่เริ่มต้นที่ยึดตามวันที่สิ้นสุดของงานที่ต้องทำก่อน

• บรรทัดการประมาณต้นทุนแรงงานจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ เมื่องานถูกสร้างขึ้นในเทมเพลต WBS ราคาขายและจำนวนต้นทุนจะถูกคัดลอกจากผู้ปฏิบัติงานที่เลือก

สามารถสร้างค่าใช้จ่ายและต้นทุนสินค้าได้ด้วยตนเอง เช่นเดียวกับที่พวกเขาสามารถทำได้ใน WBS ของโครงการ

• ข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการจะปรากฏขึ้น เมื่อมีการเบี่ยงเบนจากสูตรต่อไปนี้:

ความพยายาม = จำนวนทรัพยากร × ระยะเวลา × จำนวนชั่วโมงในวันทำงานมาตรฐาน

คุณสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการทั้งหมดพร้อมกันได้โดยคลิก แก้ไขข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการทั้งหมด

หรือคุณสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการทีละรายการ โดยคลิกไอคอนคำเตือนสำหรับแต่ละงาน