กระบวนการขาย

สําคัญ

Dynamics 365 Project Service Automation ได้พัฒนาเป็น Dynamics 365 Project Operations สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู การเปลี่ยนแปลงของ Project Service Automation

นำไปใช้กับแอป Project Service รุ่น 3.x

กระบวนการขายที่ใช้ในองค์กรตามโครงการแตกต่างจากกระบวนการขายที่ใช้ในองค์กรตามผลิตภัณฑ์ ความแตกต่างนี้เกิดขึ้นเนื่องจากรอบการขายสําหรับองค์กรตามโครงการมีความยาวและจําเป็นต้องใช้เทคนิคการประมาณการที่กําหนดเองในการวิเคราะห์และสร้างใบเสนอราคาสําหรับแต่ละข้อตกลง บริการโครงการอัตโนมัติของ Dynamics 365 ใช้ฟังก์ชันการทํางานเดียวกันบางส่วนที่ใช้ในกระบวนการขายสําหรับ Dynamics 365 Sales นี่คือตัวอย่าง:

• เอนทิตีลูกค้าเป้าหมายถูกใช้เพื่อติดตามกระบวนการขาย
• ลูกค้าเป้าหมายที่คัดเลือกจะถูกติดตามเป็นโอกาสทางการขาย กระบวนการขายยังสามารถเริ่มต้นด้วยโอกาสทางการขาย
• หลักฐานอ้างอิงทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโอกาสสามารถเข้าถึงได้ อาร์ทิแฟกต์เหล่านี้รวมถึงทีมขาย ผู้ถือหุ้น ความน่าจะเป็น การจัดอันดับ ลำดับขั้นการขาย และกระบวนการธุรกิจ
• มีการสร้างใบเสนอราคาหลายรายการสำหรับโอกาสทางการขาย
• ใบเสนอราคาถูกทำเครื่องหมาย ปิดในสถานะชนะ เพื่อสร้างใบสั่งขาย ใน PSA คําสั่งขายจะถูกกําหนดเองและเรียกว่าสัญญาโครงการ

ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงกระบวนการขายทั่วไปในองค์กรตามโครงการ

การประเมินยอดขาย

มูลค่าของการขายสามารถประเมินได้ตามโครงการที่ได้จัดส่งแล้วก่อนหน้านี้และความซับซ้อนของโครงการ สำหรับโครงการที่เกี่ยวข้องกับส่วนขยายของโครงการก่อนหน้านี้หรือโครงการที่มีการใช้งานความเชี่ยวชาญของผู้จัดจำหน่ายเป็นเทมเพลตงานที่สูงและรู้จักกันดี คุณสามารถใช้กระบวนการประเมินที่ง่ายขึ้น โครงการที่ซับซ้อนมากขึ้นมักจะมีกระบวนการซื้อที่ยาวขึ้น ดังนั้นจึงมีขั้นตอนเพิ่มเติมในกระบวนการประเมินยอดขาย ในช่วงต้นของกระบวนการ ทีมขายใช้การป้อนข้อมูลของผู้จัดการบัญชีและผู้เชี่ยวชาญเนื้อหา (SMEs) เพื่อเริ่มสร้างการประเมินระดับสูงสําหรับองค์ประกอบที่แตกต่างกันของแต่ละงานที่อ้างอิง ส่วนประกอบเหล่านี้ของงานจะถูกแสดงโดยรายการใบเสนอราคา

คุณสามารถสร้างการประเมินระดับสูงของใบเสนอราคาได้ ในที่สุดการประเมินระดับสูงนี้จะถูกแทนที่ด้วยการประเมินโดยละเอียดที่มากขึ้น ซึ่งขึ้นอยู่กับแผนโครงการที่คุณสร้างขึ้นโดยใช้เทมเพลตโครงการมาตรฐาน เทมเพลตจะช่วยคุณสร้างกำหนดการและกำหนดค่าทางการเงินในใบเสนอราคาและส่วนประกอบ (รายการใบเสนอราคา)

คุณสามารถสร้างใบเสนอราคาหลายรายการสําหรับโครงการและจัดกลุ่มภายใต้ประเภทเอนทิตีโอกาสเดียวได้ ในท้ายที่สุด หนึ่งในใบเสนอราคาเหล่านั้นมีการทำเครื่องหมาย ปิดงานในฐานะชนะ และจัดทำสัญญาโครงการหรือข้อตกลงการทำงาน (SOW) สัญญาโครงการมีมูลค่าที่ทำสัญญาสำหรับแต่ละส่วนประกอบ (บรายละเอียดการให้บริการตามสัญญา) ที่ลูกค้ายอมรับสำหรับการจัดส่ง SOW มักจะถูกสร้างขึ้นเป็นเอกสาร Microsoft Word ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ส่งให้กับลูกค้าในระหว่างการจัดส่งของโครงการอ้างอิงสัญญาโครงการหรือ SOW

คุณยังสามารถสร้างใบเสนอราคาสํารองภายใต้ชนิดเอนทิตีโอกาสหนึ่งชนิด หรือตั้งค่าระบบเพื่อให้สัญญาโครงการถูกสร้างขึ้นเมื่อใบเสนอราคาชนะ ในกรณีนี้คุณสามารถแนบเอกสาร Word ที่แสดงถึง SOW กับเรกคอร์ดสัญญาโครงการ

การกําหนดค่ากระบวนการขาย

คุณสามารถใช้ลําดับงานของกระบวนการทางธุรกิจ (BPFs) ใน Microsoft Dynamics 365 เพื่อกําหนดค่ากระบวนการขายของคุณ BPF ให้ส่วนติดต่อวิชวลที่แนะนําแก่พนักงานขายของคุณ ซึ่งพวกเขาสามารถใช้เพื่อย้ายข้อเสนอไปข้างหน้าตามขั้นตอนทั่วไปสําหรับบริษัทของคุณ

ตัวอย่างเช่น บริษัทของคุณอาจมีหกขั้นตอนต่อไปนี้ในกระบวนการขาย:

1. เข้าเกณฑ์
2. ประมาณการ
3. ดำเนินการทบทวนภายใน
4. สัญญา
5. นำเสนอ
6. ปิด

ขั้นทั้งหกเหล่านี้จะแสดงด้วยเครื่องหมายบั้ง (>) ที่คุณเลือกเพื่อขยายในแต่ละชนิดเอนทิตีโอกาสทางการขายที่คุณสร้าง

องค์กรของคุณอาจใช้เอนทิตีที่แตกต่างกันเพื่อแสดงข้อตกลงเดียวกันกับที่พัฒนา ในช่วงต้นของกระบวนการขาย การจัดการจะแสดงโดยเอนทิตีโอกาสทางการขาย เมื่อเวลาผ่านไปและรายละเอียดอื่นๆ ปรากฏขึ้น คุณอาจใช้การประเมินระดับสูงเพื่อสร้างใบเสนอราคาอย่างน้อยหนึ่งคำ ถ้าหนึ่งในใบเสนอราคาเหล่านี้จะถูกรีวิวโดยผู้เกี่ยวข้องภายในและลูกค้า เอนทิตีใบเสนอราคาจะแสดงถึงข้อตกลง หลังจากที่ลูกค้ายอมรับใบเสนอราคา สัญญาโครงการหรือ SOW จะแสดงถึงข้อตกลง เพื่อสนับสนุนลักษณะการทำงานนี้ BPFs มีโครงสร้างเพื่อให้แต่ละขั้นตอนในกระบวนการถูกเชื่อมโยงไปยังตารางฐานข้อมูลอื่น

ขั้นตอน การรับรองคุณสมบัติ ในกระบวนการขายสามารถสนับสนุนโดยเอนทิตีโอกาสทางการขาย ระยะ การประเมิน และ การทบทวนภายใน สามารถสนับสนุนโดยเอนทิตีใบเสนอราคาได้ ขันตอน การทำสัญญาการส่งมอบ และ การปิด สามารถสนับสนุนโดยเอนทิตีสัญญาโครงการ

ขณะที่คุณย้ายข้อเสนอผ่านขั้นตอนต่างๆ คุณจะได้รับพร้อมท์เพื่อสร้างเรกคอร์ดเอนทิตีที่เหมาะสมในการช่วยและแนะนำคุณตลอดกระบวนการ ขั้นตอนสามารถมีเงื่อนไขได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณจำเป็นต้องมีการทบทวนภายในของใบเสนอราคาเฉพาะเมื่อใบเสนอราคาใช้รายการที่กำหนดเอง คุณสามารถกำหนดค่าเงื่อนไขนั้นในขั้นตอนที่เหมาะสมของกระบวนการทางธุรกิจ ขั้นตอน การทบทานภายใน จะแสดงขึ้นเฉพาะสำหรับใบเสนอราคาที่ใช้รายการราคาแบบกำหนดเอง สำหรับข้อเสนอและใบเสนอราคาอื่นๆ ขั้นตอน การประเมินจะ เป็นไปตาม ขั้นตอนของ สัญญา

Note

PSA มีหน้าเฉพาะเจาะจงสำหรับเอนทิตีโอกาสทางการขาย ใบเสนอราคา ใบสั่ง และใบแจ้งหนี้ คุณต้องสร้างโอกาสการบริการโครงการ ใบเสนอราคา ใบสั่ง และใบแจ้งหนี้โดยใช้หน้าข้อมูลโครงการสําหรับเอนทิตีเหล่านี้ ถ้าคุณใช้หน้าอื่นเพื่อสร้างเรกคอร์ด คุณจะไม่สามารถเปิดเรกคอร์ดจากหน้า ข้อมูลโครงการ ได้ ถ้าคุณต้องการเปิดเรกคอร์ดจากหน้า ข้อมูลโครงการ คุณต้องลบเรกคอร์ดและสร้างขึ้นใหม่โดยใช้หน้า ข้อมูลโครงการ บนหน้า ข้อมูลโครงการ ตรรกะทางธุรกิจสําหรับเอนทิตีแต่ละชนิดเหล่านี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟิลด์ ชนิดของ เรกคอร์ดได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้อง และมีการเตรียมใช้งานแนวคิดบังคับทั้งหมดอย่างถูกต้อง

ความแตกต่างระหว่าง Project Service Automation และฝ่ายขาย

แม้ว่ากระบวนการขายใน PSA จะใช้ความสามารถพื้นฐานของกระบวนการขายในฝ่ายขาย แต่ก็มีความแตกต่างที่สําคัญบางเรื่องเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงในแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจขององค์กรตามโครงการ นี่คือตัวอย่าง:

• ใบเสนอราคาโครงการ – ใน Project Service Automation ใบเสนอราคาจะถูกปิดหลังจากสร้างสัญญาโครงการจากใบเสนอราคา ในการขาย คุณสามารถเปิดใบเสนอราคาต่อไปได้หลังจากที่คุณชนะ เหตุผลสําหรับความแตกต่างนี้คือการจับคู่ระหว่างใบเสนอราคาและสัญญาโครงการดีกว่าสําหรับองค์กรที่ใช้โครงการ
• การเปิดใช้งานและการแก้ไข – ใน PSA การเปิดใช้งานและการตรวจทานจะไม่ได้รับการรองรับสําหรับใบเสนอราคาโครงการ ในการขาย ใบเสนอราคาสามารถถูกล็อกเพื่อป้องกันการแก้ไขเพิ่มเติม
• การปิดใบเสนอราคาเป็นแพ้หรือชนะ – ใน PSA เมื่อปิดใบเสนอราคาโครงการเป็นชนะหรือแพ้ โอกาสทางการขายจะยังคงเปิดอยู่ ใบเสนอราคาอื่นๆ ทั้งหมดในโอกาสทางการขายจะถูกปิดเป็นสถานะแพ้ ในการขาย เมื่อปิดใบเสนอราคาเป็นชนะหรือแพ้ ผู้ใช้จะได้รับการแจ้งเตือนให้ดําเนินการกับโอกาสทางการขาย โอกาสพื้นฐานอาจปิดหรือเปิดค้างไว้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการป้อนข้อมูลของผู้ใช้

การติดตามการแก้ไขใบเสนอราคาและแผนโครงการในวงจรการขาย

ใน PSA คุณไม่สามารถติดตามการแก้ไขที่เกิดขึ้นกับใบเสนอราคาได้ คุณต้องทำเครื่องหมายใบเสนอราคาที่มีอยู่ว่า ปิดในสถานะแพ้ แล้วสร้างใบเสนอราคาใหม่แทน คุณสามารถคัดลอกใบเสนอราคาหรือโคลนใบเสนอราคาตามโครงการโดยใช้ PSA

การติดตามข้อคิดเห็นและการอนุมัติของใบเสนอราคาและสัญญาโครงการ

คุณสามารถจัดการการทบทวนและการอนุมัติของใบเสนอราคาและสัญญาโครงการโดยใช้วอลล์และโพสต์ของเรกคอร์ด องค์กรของคุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกําหนดเองและปลั๊กอินเพื่อกําหนด เปลี่ยนเส้นทาง เลื่อนระดับ และจัดการการแจ้งเตือนของการตรวจทานและอนุมัติรายการงาน