เปิดใช้งานคุณลักษณะ การป้อนเวลา ของตัวแทนเวลาและค่าใช้จ่ายในสภาพแวดล้อม (พรีวิว)

สําคัญ

• นี่คือคุณลักษณะรุ่นพรีวิวที่พร้อมสำหรับการใช้งานจริง
• พรีวิวที่พร้อมสำหรับการใช้งานจริงอยู่ภายใต้ข้อกำหนดการใช้งานเพิ่มเติม

นำไปใช้กับ: Project Operations สำหรับสถานการณ์ตามทรัพยากร/ไม่ได้เก็บในคลัง การปรับใช้ Lite - จัดการกับการออกใบแจ้งหนี้ชั่วคราว

คุณลักษณะ การป้อนเวลาของตัวแทนเวลาและค่าใช้จ่าย พร้อมใช้งานเป็นตัวอย่างพร้อมการผลิตในสภาพแวดล้อม Dynamics 365 Project Operations ที่มีรุ่น 4.140.0.239 หรือสูงกว่า คุณลักษณะนี้ต้องเปิดใช้งานในสภาพแวดล้อม Project Operations โดยผู้ดูแลระบบก่อน ก่อนจะพร้อมใช้งานโดยสมาชิกในทีมเพื่อบันทึกรายการเวลาของพวกเขา ต้องทําตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อเปิดใช้งานคุณลักษณะ:

• สร้างผู้ใช้ตัวแทนขององค์กร (ไม่บังคับ แต่เป็นขั้นตอนที่แนะนํา)
• เปิดใช้งานโฟลว์ Power Automate ที่ตัวแทนต้องการ (โฟลว์เหล่านี้ช่วยให้ตัวแทนสามารถดําเนินการบางอย่างให้เสร็จสมบูรณ์ในนามของสมาชิกในทีม)
• เปิดใช้งานตัวเลือกฟีเจอร์ตัวแทนTime and Expense
• เผยแพร่ตัวแทนจาก Microsoft Copilot Studio ไปยังผู้ใช้ในองค์กรของคุณ

แต่ละขั้นตอนได้อธิบายโดยละเอียดในส่วนต่อไปนี้

สร้างผู้ใช้ตัวแทนขององค์กร

แม้ว่าขั้นตอนนี้ จะไม่บังคับ แต่ขอแนะนําให้สร้างผู้ใช้ตัวแทนเฉพาะสําหรับการกําหนดค่าและเปิดใช้งานตัวแทนในองค์กร ขั้นตอนนี้ จําเป็นเพียงครั้งเดียว สําหรับองค์กรของคุณ และสามารถใช้เพื่อเปิดใช้งานคุณลักษณะการป้อนเวลาของตัวแทนเวลาและค่าใช้จ่ายในหลายสภาพแวดล้อม

อีกวิธีหนึ่งคือ หากองค์กรของคุณมีผู้ใช้เฉพาะสําหรับวัตถุประสงค์ที่คล้ายคลึงกันอยู่แล้ว โดยมีการกําหนดบทบาทผู้ดูแลระบบ คุณอาจข้ามขั้นตอนนี้และไปยังส่วนถัดไป: เริ่มต้นโฟลว์ Power Automate สําหรับตัวแทนของคุณ

หากต้องการดําเนินการต่อด้วยการสร้างผู้ใช้ตัวแทนเฉพาะ ให้ดําเนินการนี้ให้เสร็จสิ้นโดยไปที่พอร์ทัลผู้ดูแลระบบ Power Platform และทําตามขั้นตอนที่บันทึกไว้ในคู่มือการสร้างผู้ใช้ Dataverse

หลังจากสร้างผู้ใช้ใหม่นี้แล้ว ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ได้รับใบอนุญาตต่อไปนี้ (จําเป็นทั้งหมด):

• Power Automate ฟรี: สิทธิ์การใช้งานนี้จําเป็นในการดูและเปิดใช้งานชุดของโฟลว์ Power Automate ที่ตัวแทนต้องการ
• Microsoft Teams Enterprise: โฟลว์จะส่งการแจ้งเตือนไปยังสมาชิกในทีมโดยใช้ MS Teams
• สิทธิ์การใช้งาน Office 365 E5: สําหรับการเข้าถึงปฏิทิน Outlook เป็นหลัก

มอบหมายผู้ใช้ตัวแทนด้วยบทบาทที่จําเป็น

บทบาทตัวแทนเวลา และการอนุมัติ ให้สิทธิ์ที่จําเป็นแก่ผู้ใช้ตัวแทนในการเปิดใช้งานและเผยแพร่คุณลักษณะรายการเวลาของตัวแทนเวลาและค่าใช้จ่าย

หากต้องการกําหนดบทบาท ตัวแทนเวลาและการอนุมัติ ให้กับผู้ใช้ตัวแทนของคุณ ให้ทําตามขั้นตอนเหล่านี้

1. ไปที่ พอร์ทัลผู้ดูแลระบบ Power Platform และเลือกสภาพแวดล้อมที่ต้องการจากตัวเลือกสภาพแวดล้อมที่ด้านบนขวา
2. ภายในไทล์ การเข้าถึง ให้เลือก ดูทั้งหมด ภายใต้ ผู้ใช้
3. เลือกผู้ใช้ตัวแทนที่คุณต้องการกําหนดบทบาทนี้
4. เลือก จัดการบทบาท และเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ตัวแทน เวลาและการอนุมัติ จากรายการ เลือก บันทึก

สําคัญ

ขั้นตอนการกําหนดบทบาทจําเป็นก็ต่อเมื่อมีการสร้างผู้ใช้ตัวแทนใหม่เพื่อเปิดใช้งานคุณลักษณะรายการเวลาของตัวแทนเวลาและค่าใช้จ่าย ขั้นตอนนี้ต้องทําซ้ําสําหรับทุกสภาพแวดล้อมใหม่ที่จะเปิดใช้งานคุณลักษณะการป้อนเวลาของตัวแทนเวลาและค่าใช้จ่าย ขั้นตอนการมอบหมายบทบาทไม่จําเป็นหากมีการใช้ผู้ใช้ผู้ดูแลระบบที่มีอยู่แทนผู้ใช้ตัวแทนใหม่

ขณะนี้ผู้ใช้ตัวแทนมีสิทธิ์ที่จําเป็นในการเข้าสู่ระบบเพื่อดูโฟลว์ Power Automate ที่ต้องเปิดใช้งานในขั้นตอนถัดไป

เปิดใช้งานโฟลว์ Power Automate ที่ตัวแทนต้องการ

คุณลักษณะการป้อนเวลาของตัวแทนเวลาและค่าใช้จ่ายจะได้รับความสามารถในการดําเนินการหลายชุด (เช่นการสร้างรายการเวลา การส่งการแจ้งเตือนสมาชิกในทีม ฯลฯ) การดําเนินการแต่ละรายการเหล่านี้จําเป็นต้องมีโฟลว์ Power Automate อย่างน้อยหนึ่งรายการเพื่อเริ่มต้นและเปิดเพื่อให้ทํางานได้อย่างราบรื่น ส่วนนี้ของกระบวนการ ต้องทําซ้ําสําหรับแต่ละสภาพแวดล้อม ที่เปิดใช้งานเอเจนต์

เมื่อต้องการดูและเริ่มต้นโฟลว์เหล่านี้ ให้ทําตามขั้นตอนเหล่านี้

1. ลงชื่อเข้าใช้ Power Automate โดยใช้ผู้ใช้ตัวแทนหรือข้อมูลประจําตัวของผู้ดูแลระบบเฉพาะ

2. เลือกสภาพแวดล้อมที่ต้องการจากตัวเลือกในรายการ

3. เลือก โซลูชัน จากเมนูทางด้านซ้าย

4. เลือก ตัวแทน Project Service เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับโซลูชันนี้

5. คุณสามารถไปที่ส่วน Cloud Flows ของเมนูหรือกรองภายใต้ All โดยใช้คอลัมน์ Type ซึ่ง Type ต้องมีค่า "Cloud Flow"

   

ขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามสําหรับแต่ละโฟลว์

มีโฟลว์ Power Automate 12 โฟลว์ (โฟลว์ระบบคลาวด์) ที่ต้องเปิดใช้งานตามลําดับนี้(เริ่มจากหมายเลข 1 ถึง 12)

1. สร้างหรืออัปเดตการกําหนดค่าผู้ใช้สําหรับ Time Entry Copilot
2. รับรายการเวลา
3. กรองรายการที่ซ้ํากัน
4. นําเข้าจากแหล่งที่มาและตัวกรอง (หลักของโฟลว์ 3)
5. นำเข้าจากตารางและฟิลเตอร์ (หลักของโฟลว์ 3)
6. ส่งสรุปและการ์ดที่ปรับเปลี่ยนได้ตามวัน
7. สร้างรายการเวลาและแจ้งเตือน (ผู้ปกครองของโฟลว์ 6)
8. รายการรองของการนำเข้าเป็นระยะของเอเจนต์เวลา
9. การนำเข้าเป็นระยะของเอเจนต์เวลา (รายการหลักของโฟลว์ 8)
10. สร้างความคิดเห็นภายนอก
11. ส่งการแจ้งเตือนรายการเวลาที่ขาดหาย
12. สร้างความคิดเห็นภายนอกและส่งการแจ้งเตือนรายการเวลาที่หายไป (รายการหลักของโฟลว์ 10 และ 11)

แต่ละโฟลว์มีลําดับขั้นตอนที่คล้ายคลึงกันซึ่งต้องทําให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนที่จะย้ายไปยังโฟลว์ถัดไป ขั้นตอนเหล่านี้คือ:

1. เปิดโฟลว์ Power Automate โดยเลือกและเลือก แก้ไข แท็บใหม่จะเปิดขึ้นพร้อมกับรายละเอียดโฟลว์ของ Power Automate

2. โฟลว์อาจมีการ อ้างอิงการเชื่อมต่อ อย่างน้อยหนึ่งรายการที่ทําเครื่องหมายเป็นสีแดงซึ่งอาจต้องมีการรับรองความถูกต้อง เมื่อต้องการทําเช่นนั้น ให้สลับไปยัง ตัวออกแบบเก่า โดยใช้ปุ่มสลับที่ด้านบนขวา หากเลือกตัวออกแบบใหม่ตามค่าเริ่มต้น (คุณอาจเห็นป๊อปอัปที่ขอให้บันทึกโฟลว์ของคุณก่อนเปลี่ยน คุณสามารถเลือก "สลับโดยไม่ต้องบันทึก" และดําเนินการต่อ)

3. เลือก แก้ไขการเชื่อมต่อ และดําเนินการลงชื่อเข้าใช้ด้วยข้อมูลประจําตัวของผู้ใช้ตัวแทน/ผู้ดูแลระบบที่ได้รับมอบหมาย

4. เมื่อการอ้างอิงการเชื่อมต่อทั้งหมด (หากมีหลายรายการ) ได้รับการรับรองความถูกต้อง (ด้วยเครื่องหมายถูกสีเขียว) คุณสามารถดําเนินการต่อไปยัง บันทึก โฟลว์

5. หลังจากบันทึกแล้ว ให้ใช้ปุ่มลูกศรเพื่อนําทางกลับไปยังรายละเอียดโฟลว์ สุดท้าย เลือก เปิด เพื่อเปิดใช้งานโฟลว์

6. รอสักครู่ จนกระทั่งตัวเลือก "ปิด" ปรากฏขึ้น การเปลี่ยนแปลงนี้หมายความว่าโฟลว์ถูกเปิดใช้งานหรือเปิดอยู่

7. ตอนนี้ปิดแท็บปัจจุบันและสลับกลับไปยังแท็บที่โฟลว์ระบบคลาวด์ภายในโซลูชันตัวแทน Project Service มองเห็นได้

8. ดําเนินการตามขั้นตอนเดียวกันกับโฟลว์ถัดไป โดยยึดตามคําสั่งซื้อที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้

สําคัญ

สิ่งสําคัญคือต้องเปิดใช้งานโฟลว์ทั้งหมดตามลําดับที่แสดงด้านบน อย่าพยายามเปิดใช้งานโฟลว์ในภายหลังก่อนที่โฟลว์ก่อนหน้าจะเปิดหรือเปิดอยู่

เมื่อขั้นตอนเหล่านี้เสร็จสิ้นสําหรับโฟลว์ทั้ง 12 โฟลว์ ผู้ใช้ตัวแทนหรือผู้ใช้ผู้ดูแลระบบอาจดําเนินการขั้นตอนต่อไปของการเปิดใช้งานแฟล็กคุณลักษณะ

เปิดใช้งานตัวแทนเวลาและค่าใช้จ่าย

เมื่อต้องการเปิดใช้งานคุณลักษณะในสภาพแวดล้อม Project Operations ให้ทําตามขั้นตอนเหล่านี้

1. ลงชื่อเข้าใช้ Microsoft Dynamics 365 Project Operations ในฐานะผู้ดูแลระบบ
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกําลังใช้ Project Operations รุ่น 4.140.0.X หรือใหม่กว่า
3. ในบานหน้าต่างนำทางด้านซ้าย เปลี่ยนพื้นที่ไปยัง การตั้งค่า
4. ในส่วน ทั่วไป ให้เลือก พารามิเตอร์
5. รายชื่อหน่วยองค์กรควรปรากฏขึ้น แตะสองครั้ง (หรือดับเบิลคลิก) ที่แถว หน่วยองค์กร สำหรับคอลัมน์ที่ไม่ใช่ลิงก์
6. บนหน้า พารามิเตอร์โครงการ ให้เลือกดรอปดาวน์ ตัวควบคุมคุณลักษณะ
7. เลือก เปิดใช้งานตัวแทนเวลาและค่าใช้จ่าย (ตัวอย่างพร้อมใช้งานการผลิต) แล้วเลือก ตกลง คุณลักษณะนี้ยังสามารถปิดใช้งานได้ตลอดเวลาหลังการเปิดใช้งาน

เผยแพร่เอเจนต์จาก Microsoft Copilot Studio

เมื่อคุณได้เริ่มต้นโฟลว์ Power Automate ทั้งหมดและเปิดใช้งานพารามิเตอร์คุณลักษณะแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายสําหรับผู้ดูแลระบบคือการเผยแพร่ตัวแทนไปยังผู้ใช้ในองค์กรของคุณจาก Microsoft Copilot Studio

สําคัญ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโฟลว์ทั้งหมดอยู่ในสถานะ "เปิด" เมื่อสิ้นสุดขั้นตอนเหล่านี้ โฟลว์ใดโฟลว์หนึ่งที่ไม่ "เปิด" อาจทําให้คุณลักษณะการป้อนเวลาของตัวแทนเวลาและค่าใช้จ่ายไม่ทํางานตามที่คาดไว้ หากโฟลว์ "สร้างหรืออัปเดตการกำหนดค่าผู้ใช้สำหรับ Copilot รายการเวลา" ปิดอยู่ จะไม่สามารถเผยแพร่เอเจนต์ได้

เมื่อต้องการเผยแพร่ตัวแทน ให้ทําตามขั้นตอนเหล่านี้

1. นําทางไปยัง พอร์ทัล Power Apps Maker และเลือกสภาพแวดล้อมที่ต้องการจากตัวเลือกสภาพแวดล้อมที่ด้านบนขวา
2. เลือก ตัวแทน จากเมนูทางด้านซ้าย (หากไม่เห็นตัวเลือกนี้ ให้ลองใช้ตัวแทนเพิ่มเติม>)
3. ภายใต้ ทั้งหมด ให้เลือก ตัวแทนการป้อนเวลา (ตัวอย่าง) ซึ่งจะเปิดแท็บใหม่สําหรับตัวแทนนี้บน Microsoft Copilot Studio ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ เลือกสภาพแวดล้อมที่ถูกต้อง จากตัวเลือกที่ด้านบนขวา
4. คุณอาจเห็นข้อความยืนยันความยินยอมทางด้านขวาในส่วนทดสอบตัวแทนของคุณ กด ยืนยัน ที่นี่
5. เลือก เผยแพร่ เพื่อเผยแพร่บอทตัวแทนนี้ก่อน หน้าต่างป๊อปอัปอาจปรากฏขึ้นเพื่อแจ้งให้คุณทราบถึง "ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น" ให้ดูและเลือกเผยแพร่

ทําให้แอป Teams พร้อมใช้งานสําหรับผู้ใช้

1. เมื่อการเผยแพร่เสร็จสมบูรณ์ ให้ไปที่แท็บ ช่องทาง ของตัวแทน เลือก Teams + Microsoft 365
2. หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้น ซึ่งคุณสามารถยกเลิกการเลือก "ทําให้ตัวแทนพร้อมใช้งานใน Microsoft 365 Copilot Chat" แล้วเลือก เพิ่มช่องทาง
3. ข้อความยืนยันที่ระบุว่า "เพิ่มช่องแล้ว" ควรแสดงที่ด้านบนของหน้าจอ
4. ตอนนี้ เพื่อให้ตัวแทนนี้พร้อมใช้งานสําหรับผู้ใช้ปลายทาง (สมาชิกในทีม) เป็นแอป Teams - เลือก ตัวเลือกความพร้อมใช้งาน ที่นี่ คุณมีตัวเลือกมากมายขึ้นอยู่กับผู้ชมที่ควรเข้าถึงตัวแทน:
   • คุณสามารถเลือก คัดลอกลิงก์ ในส่วนรับ ลิงก์ ได้หากต้องการแชร์กับกลุ่มผู้ใช้ที่เลือก ลิงก์นี้สามารถแชร์กับกลุ่มผู้ใช้ทดสอบเฉพาะก่อนที่จะออกอากาศไปยังส่วนที่เหลือขององค์กร
   • หรือเลือก แสดงต่อทุกคนในองค์กรของฉันภายใต้ แสดงใน Store เพื่อทําให้แอปพร้อมใช้งานในกลุ่มเป้าหมายที่กว้างขึ้น
5. จากนั้นเลือก ส่งเพื่อขออนุมัติจากผู้ดูแลระบบ จําเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแลระบบส่วนกลางเพื่อแชร์ตัวแทนเป็นแอป Teams ให้กับผู้ใช้ในองค์กรนี้

รับการอนุมัติจากผู้ดูแลระบบส่วนกลาง

• เข้าสู่ระบบด้วยข้อมูลประจําตัวของผู้ดูแลระบบส่วนกลางไปยังศูนย์การจัดการ Teams
• นําทางไปยังแอป Teams ->จัดการแอป
• ค้นหา "Time Entry" ในส่วน แอพทั้งหมด แอพนี้แสดงว่ามีสถานะถูกบล็อกหรือส่งแล้ว
• เลือก เผยแพร่
• จากนั้น ไปที่แอป Teams ->นโยบายการตั้งค่า
• เลือก ส่วนกลาง (ค่าเริ่มต้นทั่วทั้งองค์กร) และเลือก เพิ่มแอป
• ค้นหา "Time Entry" และเพิ่มแอปนี้ จากนั้นเลือกบันทึก

สําคัญ

ขั้นตอนการอนุมัติของผู้ดูแลระบบสําหรับแอป Teams ของคุณอาจใช้เวลา ถึง 12 ชั่วโมง ในบางกรณี ดังนั้นจึงแนะนําให้รออย่างน้อยนานก่อนที่จะแจ้งให้สมาชิกในทีมทราบว่าพวกเขาสามารถเข้าถึงตัวแทนผ่าน Teams ได้

เมื่อขั้นตอนทั้งหมดที่ครอบคลุมในหน้านี้เสร็จสมบูรณ์แล้ว สมาชิกในทีมในองค์กรของคุณจะสามารถดูและใช้คุณลักษณะการป้อนเวลาของตัวแทนเวลาและค่าใช้จ่ายในรูปแบบของแอป Teams โปรดดู ส่วนถัดไป เกี่ยวกับวิธีที่สมาชิกในทีมสามารถเริ่มใช้ตัวแทนได้