ติดตามและจัดการกิจกรรม

กิจกรรมใน Dynamics 365 Sales ช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าที่แข็งแกร่งขึ้นโดยการสร้างบันทึกที่สมบูรณ์ของการโต้ตอบทั้งหมด เมื่อคุณบันทึกอีเมล การโทร การประชุม และงานต่างๆ ทีมของคุณสามารถดูบริบทความสัมพันธ์ของลูกค้าทั้งหมดของคุณ หลีกเลี่ยงความพยายามซ้ํา และติดตามผลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณบันทึกการติดต่อทางโทรศัพท์กับผู้ที่คาดว่าจะเป็นลูกค้าเกี่ยวกับการกําหนดราคา ข้อมูลนั้นจะถูกแนบมากับเรกคอร์ดของพวกเขาโดยอัตโนมัติ ต่อมาเมื่อเพื่อนร่วมงานเปิดบัญชีของผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้ารายเดียวกัน พวกเขาจะเห็นการสนทนานั้นและจะไม่เสียเวลาในการครอบคลุมพื้นที่เดียวกันอีกครั้ง ระบบจะประทับเวลาของแต่ละกิจกรรมโดยอัตโนมัติ และแสดงบุคคลที่สร้างกิจกรรมดังกล่าว เพื่อให้ทีมของคุณทราบสถานะล่าสุดเสมอ

ด้วยการติดตามการโต้ตอบกับลูกค้าทั้งหมดของคุณ — ในทุกอีเมล โทรศัพท์ งาน และการนัดหมาย - คุณจะสร้างประวัติที่สมบูรณ์ที่ทีมงานของคุณสามารถอ้างอิงได้ ลูกค้ามีความไว้วางใจในเรา และมั่นใจได้ว่าไม่มีโอกาสที่เราจะพลาดไป

ค้นหากิจกรรมของคุณ

ค้นหากิจกรรมของคุณภายใต้กิจกรรม>ของฉันในแผนผังเว็บไซต์

ดูกิจกรรมใน Kanban, Calendar, Focused หรือมุมมองตารางแบบอ่านอย่างเดียว

หมายเหตุ

• ตัวเลือก บันทึกเป็น ใช้ได้เฉพาะเมื่อผู้ดูแลระบบของคุณเพิ่มชนิดมุมมองอย่างน้อยหนึ่งชนิดลงในกริด กิจกรรม ผ่านการปรับแต่งระบบ
• หากต้องการเพิ่มมุมมอง คัมบัง เพื่อดูกริด กิจกรรม ดูที่ เพิ่มการควบคุมคัมบังไปยังเอนทิตีโอกาสทางการขายหรือเอนทิตีกิจกรรม หากทำตามขั้นตอนในบทความ คุณสามารถเพิ่มมุมมองอื่นๆ เช่น ปฏิทิน และ มุมมองไปป์ไลน์

1. ในแผนผังเว็บไซต์ เลือก กิจกรรม

2. บนแถบคําสั่ง เลือกแสดงเป็น จากนั้นเลือกชนิดมุมมองที่คุณต้องการดู: โฟกัส, ปฏิทิน, คัมบังหรือตารางแบบอ่านอย่างเดียว

   

ชนิดมุมมองต่อไปนี้ได้รับการสนับสนุในกริด กิจกรรม:

• กริดแบบอ่านอย่างเดียว แสดงรายการของทุกกิจกรรม
• ปฏิทิน แสดงปฏิทินพร้อมรายการของกิจกรรมที่จัดกำหนดการของวัน และข้อเสนอที่เกี่ยวข้อง
• มุ่งเน้น แสดงรายการของกิจกรรมที่กรองแล้วที่เกี่ยวข้องกับคุณมากที่สุด
• คัมบัง แสดงภาพกิจกรรมการขายของคุณในสถานะต่าง ๆ มุมมองนี้ช่วยให้คุณเห็นสถานะของทุกกิจกรรมในไปป์ไลน์ของคุณ และลากเพื่อย้ายจากสถานะหนึ่งไปยังอีกสถานะหนึ่ง (ตัวอย่างเช่น เปิด, เสร็จสมบูรณ์, ยกเลิก, กําหนดตารางเวลา) ข้อมูลเพิ่มเติม: ทำงานกับกิจกรรมในมุมมอง Kanban

เปลี่ยนแปลงมุมมองกิจกรรมของคุณ

สลับระหว่างมุมมองที่แตกต่างกันเพื่อเน้นกิจกรรมที่สําคัญที่สุด คุณสามารถดูกิจกรรมของคุณเอง กิจกรรมของทีมของคุณ หรือกรองตามเกณฑ์อื่น ๆ

1. ในแผนผังไซต์ ภายใต้ งานของฉัน ให้เลือก กิจกรรม

2. จากรายการดรอปดาวน์ มุมมอง ให้เลือกมุมมองที่คุณต้องการสลับไป

กรองข้อมูลรายการของกิจกรรม

กรองรายการกิจกรรมเพื่อดูเฉพาะสิ่งที่คุณสนใจเท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจำกัดกิจกรรมที่คุณเห็นเพิ่มเติมในมุมมอง โดยใช้ตัวกรองชนิดกิจกรรม ตัวกรองประเภทกิจกรรมอนุญาตให้คุณกรองกิจกรรมตามประเภท เช่น อีเมล งาน การติดต่อทางโทรศัพท์ และอื่น ๆ

คุณยังสามารถใช้ตัวกรอง ครบกำหนด เพื่อดูกิจกรรมที่ครบกำหนดในเวลาที่กำหนด เช่น กิจกรรมที่ครบกำหนดวันนี้ หรือก่อนหน้า หรือกิจกรรมที่ครบกำหนดในเจ็ดวันถัดไป หรือก่อนหน้า

การสร้างหรือแก้ไขกิจกรรมใหม่

คุณสามารถสร้างกิจกรรมอิสระที่ไม่เกี่ยวข้องกับลูกค้าหรือเรกคอร์ดการขายใดๆ ในการทำเช่นนั้น ในแผนที่เว็บไซต์ เลือก กิจกรรม จากนั้นบนแถบคำสั่ง เลือก อีเมล, ติดต่อทางโทรศัพท์ หรือ งาน ขึ้นอยู่กับกิจกรรมที่คุณต้องการสร้าง

หากต้องการแก้ไขเรกคอร์ดกิจกรรมที่มีอยู่ ให้เปิดกิจกรรมโดยการเลือกชื่อเรื่อง

เพิ่มกิจกรรมใหม่ให้ลูกค้า

บ่อยครั้งที่คุณเพิ่มกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อ โอกาส บัญชี หรือระเบียนประเภทอื่นๆ เพื่อช่วยให้คุณติดตามประวัติการติดต่อสื่อสารทั้งหมดที่คุณมีกับลูกค้า คุณยังสามารถเพิ่มกิจกรรมสําหรับตัวคุณเองได้

เมื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรกับลูกค้าของคุณไปได้ระยะเวลาหนึ่ง คุณและคนอื่นๆ ในทีมของคุณสามารถค้นหาเนื้อหาสรุปข้อมูลกิจกรรมขณะทำงานกับลูกค้า และดูประวัติการปฏฺิสัมพันธ์ของคุณ คุณยังสามารถรวมกิจกรรมในรายงานเพื่อติดตามความคืบหน้าที่กําลังดําเนินอยู่ของคุณ

เมื่อต้องการเพิ่มกิจกรรมสำหรับลูกค้า:

1. เปิดเรกคอร์ดบัญชีของลูกค้า ใช้การค้นหาด่วนบนแถบนําทางเพื่อค้นหาระเบียนได้อย่างรวดเร็ว
2. เลือก ที่เกี่ยวข้อง>กิจกรรม
3. บนหน้า กิจกรรม เลือก กิจกรรมใหม่>ชนิดกิจกรรม
4. บนบานหน้าต่าง สร้างด่วน เพิ่มข้อมูลที่จำเป็น จากนั้นเลือก บันทึกและปิด

เพิ่มกิจกรรมให้คุณ

เพิ่มงานหรือบันทึกย่อด้วยตัวเอง เมื่อคุณต้องการให้การแจ้งเตือนดำเนินการส่วนตัว เช่น จัดเวลาในการนัดหมายแพทย์ หรือเล่นกีฬา

มิฉะนั้น หากต้องการเก็บประวัติการโต้ตอบของคุณกับลูกค้า ให้เพิ่มกิจกรรมใหม่ที่เกี่ยวข้องกับระเบียนของลูกค้า เพื่อให้กิจกรรมเหล่านั้นเป็นส่วนหนึ่งของประวัติที่บุคคลอื่นในทีมของคุณสามารถดูได้

เมื่อต้องการเพิ่มกิจกรรมสำหรับตัวคุณเอง:

1. ในแผนผังไซต์ ภายใต้ งานของฉัน ให้เลือก กิจกรรม
2. บนแถบคำสั่ง ให้เลือกชนิดของกิจกรรมที่คุณต้องการเพิ่ม เช่น งาน หรือ อีเมล
3. กรอกข้อมูลในฟิลด์ จากนั้น บันทึกและปิด

แนบเอกสาร

คุณสามารถแนบเอกสาร สเปรดชีต รูปภาพ และไฟล์ชนิดใดก็ได้ลงในอีเมลและบันทึกย่อ

หากต้องการแนบเอกสารกับอีเมล

1. เปิดฟอร์มอีเมล
2. บนแถบคำสั่ง เลือก แนบไฟล์
3. เรียกดูและเลือกไฟล์ที่คุณต้องการแนบ
   ไฟล์ที่เลือกจะปรากฏในบานหน้าต่าง เอกสารแนบ

หากต้องการแนบเอกสารกับบันทึกย่อ:

1. ในบานหน้าต่าง เส้นเวลา ให้เลือก + จากนั้นเลือก บันทึกย่อ
2. เพิ่มบันทึกและเลือกไอคอนไฟล์แนบก่อนปุ่ม เพิ่มบันทึกย่อ
3. เรียกดูและเลือกไฟล์ที่คุณต้องการแนบ
   ไฟล์ที่เลือกจะปรากฏเหนือปุ่ม เพิ่มบันทึกย่อ

ทำเครื่องหมายกิจกรรมเสร็จสมบูรณ์

หลังจากที่คุณโทรหาบุคคลอื่น แล้วทํางานให้เสร็จสมบูรณ์ ส่งอีเมล หรือไปที่การนัดหมาย ให้ทําเครื่องหมายกิจกรรมสําหรับการดําเนินการนั้นว่าเสร็จสมบูรณ์แล้ว

1. เปิดกิจกรรม

2. บนแถมคำสั่ง ให้เลือก ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์

   

ทำเครื่องหมายกิจกรรมต่างๆ ให้เสร็จสิ้นในคราวเดียวกัน

1. ในรายการกิจกรรม ให้เลือกกิจกรรมทั้งหมดที่คุณต้องการทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์
2. บนแถมคำสั่ง ให้เลือก ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์

วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับกิจกรรม

ต่อไปนี้คือคำแนะนำบางอย่างเกี่ยวกับวิธีการใช้กิจกรรมเพื่อประโยชน์ที่ดีที่สุดขององค์กรของคุณ:

• เพิ่มกิจกรรมสำหรับการมีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าทุกครั้ง ตรวจให้แน่ใจว่าประวัติของลูกค้ารวมถึงบันทึกของทุกการสื่อสารที่คุณมีกับพวกเขา

• ใช้กิจกรรมให้ถูกชนิดสำหรับการดำเนินการ ระบบอาจขอให้ป้อนบันทึกย่อใหม่ที่ระบุว่า "ส่งอีเมลเพื่อยืนยันการกำหนดราคา" หรือ "ติดต่อลูกค้าเพื่ออธิบายกรณีในการให้บริการ" อย่างไรก็ตาม คุณควรเพิ่มอีเมลหรือกิจกรรมการติดต่อทางโทรศัพท์เพื่อติดตามการดำเนินการชนิดเหล่านั้น และใช้บันทึกย่อสำหรับข้อความทั่วไปเพิ่มเติม

• เพิ่มกิจกรรมให้ตัวเองได้ด้วย คุณสามารถติดตามการมอบหมาย เหตุการณ์ และบันทึกย่อของตัวเองได้ โดยไม่มีการเชื่อมโยงกิจกรรมเหล่านี้กับลูกค้า

  ใช้คำสั่ง สร้าง บนแถบการนำทาง ค้นหากิจกรรมเหล่านี้ในรายการตามการเรียงลำดับบนคอลัมน์ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งเว้นว่างไว้เพื่อให้คุณทราบว่ากิจกรรมดังกล่าวไม่เกี่ยวข้องกับเรกคอร์ดของลูกค้า

• โปรดจำไว้ว่ากิจกรรมจะถูกสรุปภายใต้เรกคอร์ดที่เกี่ยวข้อง สมมติว่าคุณต้องการเตือนตัวเองให้ตามงานกับ Cecil Langer ซึ่งเกี่ยวข้องกับลูกค้าองค์กร Wingtip Toys คุณจะต้องเพิ่มกิจกรรมงานในประวัติผู้ติดต่อของ Cecil (ไม่ใช่ในบัญชีลูกค้า Wingtip Toys)

  ด้วยวิธีนี้ งานของคุณจะ "รวม" โดยอัตโนมัติภายใต้บัญชี และคุณกับคนอื่นๆ ในทีมของคุณจะเห็นงานเมื่อพวกเขาดูผู้ติดต่อหรือบัญชีสำหรับ Wingtip Toys (และพวกเขาจะทราบว่าคุณได้ดำเนินการจัดการแล้ว)

ไม่พบคุณลักษณะในแอปของคุณใช่หรือไม่

มีความเป็นไปได้บางอย่าง:

• คุณไม่มีสิทธิ์การใช้งานที่จําเป็นในการใช้ฟีเจอร์นี้ ดูตารางเปรียบเทียบและคู่มือการให้สิทธิการใช้งานเพื่อดูว่าใบสิทธิการใช้งานของคุณมีคุณลักษณะใดบ้าง
• คุณไม่มีบทบาทความปลอดภัยที่จําเป็นในการใช้คุณลักษณะนี้
  • เมื่อต้องการกำหนดค่าหรือตั้งค่าคุณลักษณะ คุณต้องมีบทบาทการดูแลระบบและการปรับแต่ง
  • หากต้องการใช้คุณลักษณะที่เกี่ยวข้องกับการขาย คุณจะต้องมีบทบาทการขายหลัก
  • งานบางอย่างจําเป็นต้องมี บทบาทการทํางานที่เฉพาะเจาะจง
• ผู้ดูแลระบบของคุณยังไม่ได้เปิดคุณลักษณะนี้
• องค์กรของคุณกำลังใช้แอปที่กำหนดเอง โปรดตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบของคุณสำหรับขั้นตอนที่แน่นอน ขั้นตอนที่อธิบายในบทความนี้ใช้กับแอปฮับการขายหรือ Sales Professional ที่ใช้งานได้ทันทีโดยเฉพาะ

ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ทำงานกับกิจกรรมในมุมมอง Kanban