ภาพรวมของแค็ตตาล็อกการจัดซื้อ

บทความนี้อธิบายถึง วิธีที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อสามารถตั้งค่าและรักษาแค็ตตาล็อกการจัดซื้อในระดับสูง แค็ตตาล็อกการจัดซื้อกำหนดสินค้าและบริการที่พนักงานบริษัทสามารถสั่งสำหรับใช้ภายใน

ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อสามารถสร้างและรักษาแค็ตตาล็อกของสินค้าและบริการที่สามารถซื้อสำหรับใช้ภายในองค์กร หลังจากตั้งค่าแค็ตตาล็อก พนักงานสามารถสร้างใบขอซื้อเพื่อสั่งจากแค็ตตาล็อก แค็ตตาล็อกสามารถใช้เพื่อบังคับใช้นโยบายการจัดซื้อ เพื่อให้พนักงานสามารถสั่งสินค้าและบริการที่ได้รับอนุญาตสำหรับนิติบุคคลที่จัดซื้อ เมื่อคุณสร้างแค็ตตาล็อกการจัดซื้อ คุณควรพิจารณาทำงานต่อไปนี้:

• กำหนดค่าลำดับชั้นประเภทการจัดซื้อของคุณก่อนที่คุณจะสร้างแค็ตตาล็อก
• กำหนดผลิตภัณฑ์ที่คุณต้องการให้พนักงานของคุณสามารถสั่งได้ คุณสามารถแสดงหรือซ่อนผลิตภัณฑ์เฉพาะในแค็ตตาล็อ หรือคุณสามารถแสดงหรือซ่อนผลิตภัณฑ์ทั้งหมดในโหนด
• กำหนดจำนวนแค็ตตาล็อกการจัดซื้อที่คุณต้องการ การเข้าถึงแค็ตตาล็อกการจัดซื้อจะขึ้นอยู่กับกฎนโยบายแค็ตตาล็อกที่คุณตั้งค่าคอนฟิกสำหรับนิติบุคคลและหน่วยปฏิบัติงานที่กำหนดให้กับพนักงาน

ปัจจัยหลายประการกำหนดผลิตภัณฑ์ที่พนักงานสามารถสั่งและประเภทการจัดซื้อที่พวกเขาสามารถใช้เมื่อสร้างใบขอซื้อ:

• กฎนโยบายการเข้าถึงประเภทในนโยบายการจัดซื้อกำหนดประเภทการจัดซื้อที่มีอยู่ในใบขอซื้อ ถ้ากฎไม่ได้ระบุไว้ ประเภทการจัดซื้อทั้งหมดจะพร้อมใช้งาน
• พนักงานสามารถสั่งผลิตภัณฑ์ได้ถ้าอยู่ในแค็ตตาล็อกการจัดซื้อที่ใช้งานอยู่สำหรับองค์กรของคุณเท่านั้น และถ้ามีการเปิดใช้งานโหนดและไม่ได้ซ่อนไว้ ผลิตภัณฑ์ต้องอยู่ในประเภทที่พนักงานแต่ละคนมีสิทธิ์เข้าถึงตามกฎนโยบายการเข้าถึงประเภท
• กฎนโยบายแค็ตตาล็อกระบุในแค็ตตาล็อกที่ใช้ ถ้าไม่มีกฎนโยบายแค็ตตาล็อกถูกกำหนดไว้ กฎการเข้าถึงประเภทเพียงอย่างเดียวจะกำหนดผลิตภัณฑ์ที่พนักงานสามารถสั่งบนใบสั่งได้

ข้อกำหนดเบื้องต้น

ตารางต่อไปนี้อธิบายงานที่ต้องเสร็จสมบูรณ์ก่อน ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อจึงจะสามารถสร้างแค็ตตาล็อกการจัดซื้อได้

งาน	บทบาท	คำอธิบาย
ตั้งค่าประเภทการจัดซื้อตามลำดับชั้น	ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ	ประเภทการจัดซื้อตามลำดับชั้นจัดประเภทสินค้าหรือธุรกรรมสำหรับการรายงานและการวิเคราะห์ โดยใช้ลำดับชั้นประเภทการจัดซื้อ บริษัทสามารถจัดการเชิงกลยุทธ์สำหรับประเภท ผลิตภัณฑ์ ผู้จัดจำหน่าย และปัจจัยการจัดซื้ออื่นๆ จากที่ตั้งส่วนกลางโดยใช้ลำดับชั้นประเภทการจัดซื้อ ทั้งนี้จะมีการกำหนดหนึ่งประเภทการจัดซื้อตามลำดับชั้นสำหรับทั้งองค์กร แค็ตตาล็อกตามประเภทการจัดซื้อตามลำดับชั้น: ประเภทในลำดับชั้นกลายเป็นโหนดในแค็ตตาล็อก ผู้จัดจำหน่ายและผลิตภัณฑ์จะรวมอยู่ในแค็ตตาล็อกของคุณ
เพิ่มผู้จัดจำหน่ายและผลิตภัณฑ์ลงในประเภทการจัดซื้อ	ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ	เมื่อประเภทการจัดซื้อตามลำดับชั้นขององค์กรถูกสร้างขึ้น ประเภทการจัดซื้อแต่ละประเภทสามารถเชื่อมโยงกับผู้จัดจำหน่ายเฉพาะ ผลิตภัณฑ์ และอื่น ๆ การเชื่อมโยงเหล่านี้จะถูกคัดลอกโดยอัตโนมัติไปยังแค็ตตาล็อก

การตั้งค่าแค็ตตาล็อก

หลังจากที่ตรงตามข้อกำหนดเบื้องต้น คุณสามารถตั้งค่าแค็ตตาล็อกได้ คุณสามารถสร้างแค็ตตาล็อกหนึ่งแค็ตตาล็อกที่ใช้ในองค์กรของคุณทั้งหมดหรือหลายแค็ตตาล็อกที่ส่วนงานต่าง ๆ ในองค์กรของคุณใช้ ถ้าคุณสร้างหนึ่งแค็ตตาล็อกสำหรับทั้งองค์กรทั้งหมด การเข้าถึงแค็ตตาล็อกจะถูกควบคุมโดยกฎนโยบายการจัดซื้อของคุณ

แค็ตตาล็อกจะกำหนดว่าผลิตภัณฑ์ใดที่จะพร้อมใช้งานเมื่อใบขอซื้อถูกสร้างขึ้น แต่คุณสามารถใช้ประเภทเข้าถึงกฎนโยบายเพื่อใช้ข้อจำกัดเพิ่มเติม เนื่องจากโหนดในแค็ตตาล็อกเป็นประเภทการจัดซื้อ ซึ่งสามารถจะถูกระงับได้โดยกฎนโยบายการเข้าถึงประเภท ในกรณีนี้ ผลิตภัณฑ์ในประเภทนั้นจะไม่พร้อมใช้งานสำหรับพนักงานที่จะใช้ในใบขอซื้อ คุณสามารถกำหนดกฎนโยบายการเข้าถึงประเภทบนหน้า นโยบายการจัดซื้อ ตารางต่อไปนี้อธิบายงานที่ต้องเสร็จสมบูรณ์เพื่อตั้งค่าแค็ตตาล็อก

งาน	บทบาท	คำอธิบาย
สร้างแค็ตตาล็อกใหม่	ตัวแทนจัดซื้อ	เมื่อคุณสร้างแค็ตตาล็อก ให้คุณระบุชื่อและคำอธิบายสำหรับแค็ตตาล็อก คุณยังกำหนดว่า แค็ตตาล็อกมีการอัพเดตได้ด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ และระบุเจ้าของแค็ตตาล็อก
ควบคุมว่าผลิตภัณฑ์มีอยู่ในแค็ตตาล็อก	ตัวแทนจัดซื้อ	เนื่องจากผลิตภัณฑ์ถูกสืบทอดมาจากประเภทการจัดซื้อ ซึ่งทั้งหมดจะปรากฏในโหนดที่เหมาะสม คุณสามารถควบคุมได้ว่า ผลิตภัณฑ์ทั้งหมดในโหนถูกซ่อน หรือแสดงขึ้นเมื่อมีใช้แค็ตตาล็อกในใบขอซื้อ คุณยังสามารถควบคุมได้ว่า ผลิตภัณฑ์แต่ละรายการในโหนถูกซ่อนหรือแสดง
เผยแพร่แค็ตตาล็อก	ตัวแทนจัดซื้อ	ก่อนที่แค็ตตาล็อกจะพร้อมใช้งานสำหรับพนักงานที่จะใช้ในใบขอซื้อ คุณต้องกำหนดกฎนโยบายแค็ตตาล็อกสำหรับแค็ตตาล็อก ตั้งค่าสถานะของแค็ตตาล็อกเป็น ใช้งานอยู่ และเผยแพร่แค็ตตาล็อก คุณสามารถยกเลิกใช้แค็ตตาล็อกที่คุณไม่ต้องการให้พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ของคุณอีกต่อไป

การอัพเดตกำลังถูกเผยแพร่โดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่คุณเลือกสำหรับแค็ตตาล็อกในฟิลด์ ชนิดการอัพเดตเริ่มต้น ในหน้า แค็ตตาล็อก ชนิดการอัพเดตเริ่มต้นต่อไปนี้จะพร้อมใช้งานสำหรับแค็ตตาล็อก:

• ไดนามิก – แค็ตตาล็อกมีการอัพเดตโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง
• คงที่– แค็ตตาล็อกต้องอัพเดตงด้วยตนเอง
• ทั้งสอง – ถ้าแค็ตตาล็อกรวมประเภทผลิตภัณฑ์ที่มีชนิดของการอัพเดตค่าเริ่มต้นของ คงที่ จะต้องอัพเดตด้วยตนเองเมื่อประเภทเหล่านี้ถูกอัพเดต ถ้าแค็ตตาล็อกรวมประเภทผลิตภัณฑ์ที่มีชนิดการอัพเดตค่าเริ่มต้น ไดนามิก จะมีการอัพเดตโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม

ตั้งค่าประเภทการจัดซื้อตามลำดับชั้น