ตรวจทานและยอมรับการเปลี่ยนแปลงเพื่อยืนยันใบสั่งซื้อ

บทความ
02/13/2024

ในระหว่างการวางแผนการจัดซื้อ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นกับใบสั่งซื้อที่ยืนยันแล้วอาจมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อกระบวนการขั้นปลาย เช่น แผนการผลิต งานบริการ หรือใบสั่งขาย พื้นที่ทำงาน ใบสั่งซื้อที่ยืนยันแล้วที่มีการเปลี่ยนแปลง ใหม่ช่วยให้ระบุและยืนยันการเปลี่ยนแปลงที่มีความเสี่ยงต่ำที่จะส่งผลกระทบขั้นปลายได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ดังนั้น ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบสูงเพื่อประเมินผลกระทบของใบสั่งขั้นปลายและสื่อสารโดยตรงกับผู้ขาย

ข้อกำหนดเบื้องต้น

พื้นที่ทำงาน ใบสั่งซื้อที่ยืนยันแล้วที่มีการเปลี่ยนแปลง เปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม ฟังก์ชันที่ใช้ AI และ Copilot ต้องเปิดใช้งานแยกต่างหาก ถ้าคุณต้องการใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะ Copilot โปรดดู เปิดใช้งานการสนับสนุน Copilot สำหรับการจัดการการเปลี่ยนแปลงใบสั่งซื้อที่ยืนยันแล้ว สำหรับความต้องการของระบบและข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่า

พื้นที่ทำงานใบสั่งซื้อที่ยืนยันแล้วที่มีการเปลี่ยนแปลง

หากต้องการเปิดพื้นที่ทำงาน ให้ไปที่ การจัดซื้อและการจัดหา > พื้นที่ทำงาน > ใบสั่งซื้อที่ยืนยันแล้วที่มีการเปลี่ยนแปลง

พื้นที่ทำงานแสดงรายการใบสั่งซื้อที่จัดหาก่อนหน้านี้ทั้งหมดที่มีการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่การยืนยัน ซึ่งช่วยระหว่างกระบวนการตรวจทานโดยการระบุผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับความต้องการ เช่น งานการผลิต ใบสั่งงานบริการ และใบสั่งขาย

ความสัมพันธ์ระหว่างใบสั่งซื้อการจัดหากับความต้องการสามารถเริ่มต้นมาจากแหล่งที่มาต่างๆ เช่น การเชื่อมโยงความต้องการกับการจัดซื้อจากการวางแผนหลัก การทำเครื่องหมายสินค้าคงคลัง และใบสั่งซื้อที่สร้างขึ้นเพื่อความต้องการในโครงการ

ที่ด้านบนของพื้นที่ทำงาน ไทล์ทั้งสามไทล์จะสรุปกลุ่มของการเปลี่ยนแปลงในใบสั่งซื้อที่ยืนยันแล้วและผลกระทบที่เกี่ยวข้องกับความต้องการขั้นปลาย:

การเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบต่ำ – ไทล์นี้เน้นการเปลี่ยนแปลงกับใบสั่งซื้อที่ไม่มีผลกระทบที่ทราบต่อความต้องการขั้นปลาย ถือว่าไม่มีผลกระทบที่ทราบหากการเปลี่ยนแปลงปริมาณหรือวันที่จัดส่งไม่ส่งผลกระทบต่อความต้องการเหล่านั้นจากความต้องการ ตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ รวมถึงปริมาณที่เพิ่มขึ้นหรือวันที่ก่อนหน้านี้ ข้อมูลสรุปการเปลี่ยนแปลงจะถูกสร้างขึ้นเพื่อช่วยคุณตรวจทานและตรวจสอบความถูกต้องของใบสั่งซื้อ
การเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบสูง – ไทล์นี้เน้นใบสั่งซื้อที่ทราบถึงผลกระทบขั้นปลายกับความต้องการ การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้รับการสรุปพร้อมกับผลกระทบต่อความต้องการที่ตรวจพบ เพื่อช่วยคุณในการตรวจสอบเพิ่มเติมและตัดสินใจว่าควรดำเนินการอย่างไร
ใบสั่งขั้นปลายที่ได้รับผลกระทบ – ไทล์นี้จะสรุปผลกระทบชนิดต่างๆ ของใบสั่งความต้องการขั้นปลายตามผลรวมต่อชนิดของใบสั่ง ข้อมูลนี้จะช่วยคุณทบทวนผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อความต้องการและระบุการเปลี่ยนแปลงที่เริ่มต้นแต่ละอย่าง

แต่ละไทล์จะมีลิงก์ แสดง เมื่อคุณเลือกลิงก์นี้ มุมมองข้างใต้จะแสดงการเปลี่ยนแปลงกับใบสั่งการจัดหาและความต้องการที่ได้รับผลกระทบตามการจัดประเภทและตัวกรองข้อมูลของเรกคอร์ด

ตรวจทานการเปลี่ยนแปลงเพื่อยืนยันใบสั่งซื้อ

ผู้ซื้อใช้พื้นที่ทำงานเพื่อตรวจทานและยอมรับการเปลี่ยนแปลงเพื่อยืนยันใบสั่งซื้อ โดยทั่วไปแล้วจะทำตามขั้นตอนเหล่านี้

ศึกษาการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดของใบสั่งซื้อที่ยืนยันแล้วและผลกระทบขั้นปลายนั้น
มุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนแปลงที่มีความเสี่ยงต่ำต่อผลกระทบขั้นปลาย
ตรวจทานการเปลี่ยนแปลงที่มีความเสี่ยงสูงต่อผลกระทบขั้นปลาย
ตรวจทานผลกระทบต่อใบสั่งความต้องการขั้นปลายที่เหลืออยู่

ส่วนย่อยต่อไปนี้จะอธิบายขั้นตอนเหล่านี้โดยละเอียดยิ่งขึ้น

ขั้นตอนที่ 1: ศึกษาการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดของใบสั่งซื้อที่ยืนยันแล้วและผลกระทบขั้นปลายนั้น

ขั้นแรกผู้ซื้อจะเปิดพื้นที่ทำงาน ใบสั่งซื้อที่ยืนยันแล้วที่มีการเปลี่ยนแปลง และศึกษาการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ถูกส่งผ่านกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงใบสั่งซื้อ ผู้จัดจำหน่ายสามารถส่งการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้หลายช่องทาง

เมื่อใบสั่งซื้อที่ได้รับการยืนยันก่อนหน้านี้มีการเปลี่ยนแปลง ใบสั่งซื้อจะถูกย้ายกลับไปยังสถานะ อนุมัติ พื้นที่ทำงานแสดงรายการใบสั่งซื้อทั้งหมดที่มีการเปลี่ยนแปลงหลังการยืนยัน

พื้นที่ทำงานแสดงรายการสองรายการ: รายการหนึ่งสำหรับใบสั่งซื้อและอีกรายการสำหรับรายการใบสั่งซื้อ

รายการใบสั่งซื้อจะแสดงหมายเลขใบสั่งซื้อ ผู้จัดจำหน่าย และวันที่รับสินค้าที่ร้องขอจากส่วนหัวของใบสั่งซื้อ หากต้องการดูเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้อง ให้เลือกใบสั่งซื้อหรือลิงค์ผู้จัดจำหน่ายในรายการ

รายการรายการใบสั่งซื้อแสดงข้อมูลเกี่ยวกับแต่ละบรรทัดที่มีการเสนอการเปลี่ยนแปลง ข้อมูลนี้รวมถึงหมายเลขสินค้า ชื่อผลิตภัณฑ์ ปริมาณเดิม ปริมาณใหม่ วันที่รับที่ยืนยันเดิม และวันที่รับที่ยืนยันใหม่ พื้นที่ทำงานยังให้มุมมองแบบลำดับชั้นของผลกระทบขั้นปลายใดๆ ฟิลด์ การอ้างอิง ระบุชนิดของผลกระทบขั้นปลาย เช่น คัมบังที่วางแผนไว้สำหรับใบสั่งผลิต ใบสั่งขาย หรือใบสั่งงานการบำรุงรักษา

ขั้นตอนที่ 2: มุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนแปลงที่มีความเสี่ยงต่ำต่อผลกระทบขั้นปลาย

เพื่อดำเนินการอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิผล โดยทั่วไปคุณเริ่มต้นด้วยการมุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบต่ำ การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ไม่มีผลกระทบขั้นปลายตามแผนปัจจุบัน

ไทล์ การเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบต่ำ ที่ด้านบนของพื้นที่ทำงานให้ข้อมูลสรุปการเปลี่ยนแปลงที่จัดทำโดย AI และเป็นภาษาธรรมชาติที่มีความเสี่ยงต่ำที่จะได้รับผลกระทบ เลือกลิงก์ แสดง เพื่อเปิดมุมมองที่กรองที่เกี่ยวข้อง

ผู้ซื้อตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงแล้วยอมรับได้โดยเลือกใบสั่งซื้อแต่ละรายการหรือหลายใบ จากนั้นเลือก ยืนยันใบสั่งซื้อ บนแถบเครื่องมือด้านบนรายการ ขั้นตอนในการยืนยันการเปลี่ยนแปลงจะเหมือนกับขั้นตอนในการยืนยันใบสั่งซื้อเป็นครั้งแรก และรองรับการประมวลผลชุดงาน ส่วนขยายใดๆ ที่ลงทะเบียนไว้สำหรับการยืนยันใบสั่งซื้อก็จะทำงานเช่นกัน

หลังจากที่ใบสั่งซื้อที่เลือกได้รับการยืนยันอีกครั้ง ใบสั่งซื้อเหล่านั้นจะถูกย้ายกลับไปยังสถานะ ยืนยันแล้ว

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจทานการเปลี่ยนแปลงที่มีความเสี่ยงสูงต่อผลกระทบขั้นปลาย

ผู้ซื้อจะใช้เวลามากขึ้นกับการเปลี่ยนแปลงที่มีความเสี่ยงสูงต่อผลกระทบขั้นปลาย การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้มีการจัดสรรใบสั่งขั้นปลายให้กับพวกเขา และผลกระทบขั้นปลายได้รับการระบุแล้ว

ไทล์ การเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบสูง ให้ข้อมูลสรุปการเปลี่ยนแปลงที่จัดทำโดย AI และเป็นภาษาธรรมชาติที่มีความเสี่ยงสูงที่จะได้รับผลกระทบ เลือกลิงก์ แสดง เพื่อเปิดมุมมองที่กรองแล้ว ซึ่งคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ผลกระทบเหล่านั้นและดำเนินการได้

หมายเหตุ

พิจารณาเฉพาะผลกระทบขั้นปลายโดยตรงเท่านั้น ผลกระทบขั้นปลายทางอ้อม เช่น งานผลิตภัณฑ์ที่ต้องอาศัยงานการผลิตอื่นๆ ยังไม่ได้รับการพิจารณา

จากมุมมองนี้ คุณสามารถติดต่อผู้จัดจำหน่ายโดยใช้อีเมลหรือ Microsoft Teams การใช้รายละเอียดการติดต่อของผู้ติดต่อของผู้จัดจำหน่าย ระบบจะสร้างข้อความที่เสนอและเพิ่มลงในข้อความอีเมลใหม่หรือแชท Microsoft Teams จากนั้นคุณสามารถตรวจสอบ อัปเดต และส่งข้อความได้

หลังจากที่คุณสื่อสารกับผู้จัดจำหน่ายแล้ว คุณสามารถอัปเดตใบสั่งเพิ่มเติม จากนั้นส่งกลับไปยังผู้จัดจำหน่ายเพื่อยืนยันได้ หรือคุณอาจยกเลิกใบสั่งและวางแผนการจัดหาวัสดุทดแทน

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจทานผลกระทบต่อใบสั่งความต้องการขั้นปลายที่เหลืออยู่

หลังจากที่การเปลี่ยนแปลงใบสั่งส่วนใหญ่ได้รับการแก้ไขแล้ว ผู้ซื้อสามารถตรวจสอบผลกระทบขั้นปลายโดยรวมของการเปลี่ยนแปลงใบสั่งที่เปิดอยู่ที่เหลืออยู่

ไทล์ ใบสั่งขั้นปลายที่ได้รับผลกระทบ ให้ข้อมูลสรุปผลกระทบขั้นปลาย เลือกลิงก์ แสดง เพื่อเปิดมุมมองที่กรองแล้ว ซึ่งคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ผลกระทบเหล่านั้นและดำเนินการได้

ในมุมมองนี้ คุณสามารถวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงจากมุมมองของผลกระทบขั้นปลาย และระบุการเปลี่ยนแปลงใบสั่งซื้อที่ทำให้เกิดผลกระทบ จากนั้นคุณสามารถดำเนินการกับใบสั่งซื้อเหล่านั้นได้

วิธีที่ดีในการมุ่งเน้นไปที่ผลกระทบขั้นปลายที่เร่งด่วนที่สุดคือการเรียงลำดับและกรองรายการตามวันที่ได้รับผลกระทบ (วันที่ที่ร้องขอในใบสั่งขั้นปลาย) จากนั้น คุณสามารถดำเนินการได้โดยการสื่อสารกับผู้เกี่ยวข้องในขั้นปลาย ผู้เกี่ยวข้องเหล่านั้นอาจติดต่อลูกค้าที่ได้รับผลกระทบและวางแผนใบสั่งขั้นปลายอีกครั้ง

แชร์ผ่าน