ตั้งค่าบัญชีผู้จัดจำหน่าย

บทความนี้อธิบายถึงชนิดของข้อมูลที่คุณต้องระบุเมื่อคุณสร้างบัญชีผู้จัดจำหน่ายใหม่

เมื่อคุณสร้างบัญชีผู้จัดจำหน่าย ให้ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับผู้จัดจำหน่าย ใช้ข้อมูลนี้เพื่อป้อนข้อมูลลงในเอกสารโดยอัตโนมัติ และเพื่อติดตามกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับผู้จัดจำหน่าย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าคอนฟิกข้อมูลต่อไปนี้สำหรับผู้จัดจำหน่ายได้

• กำหนดกลุ่มผู้จัดจำหน่าย ต้องสามารถกำหนดผู้จัดจำหน่ายทั้งหมดให้กับกลุ่มผู้จัดจำหน่าย ผู้จัดจำหน่ายในกลุ่มผู้จัดจำหน่ายมีพารามิเตอร์ที่จะใช้ร่วมกัน ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจมีเงื่อนไขการชำระเงินเดียวกัน
• ตั้งค่าคอนฟิกผู้จัดจำหน่ายสำหรับการนำเข้าแค็ตตาล็อก ผู้จัดจำหน่ายสามารถระบุไฟล์ที่ประกอบด้วยแค็ตตาล็อกของสินค้าและบริการของพวกเขา สามารถอัพโหลดไฟล์นี้เพื่อให้พนักงานของคุณสามารถสั่งจากผู้จัดจำหน่ายได้
• กำหนดผู้จัดจำหน่ายกับประเภทการจัดหา
• อนุญาตให้ผู้จัดจำหน่ายที่มีอยู่เพื่อทำธุรกิจกับนิติบุคคลอื่นในองค์กรของคุณ
• ระงับผู้จัดจำหน่ายสำหรับชนิดของธุรกรรมที่เฉพาะเจาะจง
• ตั้งค่าข้อมูลระบบธนาคารสำหรับผู้จัดจำหน่าย เพื่อให้คุณสามารถส่งการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์
• ตั้งค่าภาษี การจัดส่ง ใบแจ้งหนี้ และข้อมูลการชำระเงินของผู้จัดจำหน่าย โดยค่าเริ่มต้น การตั้งค่าเหล่านี้จะถูกคัดลอกไปยังเอกสารใหม่ที่คุณสร้างสำหรับผู้จัดจำหน่าย
• ตั้งค่าเริ่มต้นมิติทางการเงินที่ใช้ในการลงรายบัญชีธุรกรรมกับผู้จัดจำหน่ายไปยังบัญชีทางการเงินโดยอัตโนมัติ

เมื่อต้องการเร่งกระบวนการสร้างบัญชีผู้จัดจำหน่าย คุณสามารถสร้างเท็มเพลต ในการสร้างเทมเพลต ในหน้า ผู้จัดจำหน่าย บนบานหน้าต่างการดำเนินการ เลือก ตัวเลือก > ข้อมูลเรกคอร์ด จากนั้นเลือก เทมเพลตบัญชีบริษัท เท็มเพลตบัญชีบริษัทจะใช้ร่วมกับผู้ใช้รายอื่น

นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างเท็มเพลตผู้ใช้ได้สำหรับการใช้ของคุณเองได้ คุณไม่สามารถลบผู้จัดจำหน่ายที่เชื่อมโยงกับเรกคอร์ดอื่น เช่น ผู้ติดต่อหรือผลิตภัณฑ์

หมายเลขบัญชีผู้จัดจำหน่าย

หมายเลขบัญชีคือรหัสเฉพาะของผู้จัดจำหน่าย คุณสามารถตั้งค่าหมายเลขบัญชีให้มีการสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างผู้จัดจำหน่ายได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดลำดับหมายเลขเพื่อให้มีการป้อนหมายเลขบัญชีด้วยตนเองได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการใช้หมายเลขโทรศัพท์ของผู้จัดจำหน่ายเป็นตัวระบุ

องค์กรของผู้จัดจำหน่ายและผู้จัดจำหน่ายแต่ละราย

เมื่อคุณสร้างบัญชีผู้จัดจำหน่ายใหม่ คุณต้องเลือกว่าผู้จัดจำหน่ายเป็นองค์กรหรือบุคคล สิ่งที่คุณเลือกมีผลต่อข้อมูลที่คุณต้องป้อนสำหรับผู้จัดจำหน่าย สำหรับบุคคล ข้อมูลนี้ประกอบด้วยชื่อจริง นามสกุล และคำนำหน้าชื่อ สำหรับองค์กร ข้อมูลนี้ประกอบด้วยหมายเลของค์กรและหมายเลขของพนักงาน

ที่อยู่

สำหรับแต่ละผู้จัดจำหน่าย คุณสามารถกำหนดที่อยู่ได้หลายรายการ ซึ่งแต่ละรายการจะนำไปใช้สำหรับวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างที่อยู่ที่มีวัตถุประสงค์สำหรับ ใบแจ้งหนี้ หรือถ้าคุณชำระเงินให้กับผู้จัดจำหน่ายด้วยเช็ค คุณสามารถตั้งค่าที่อยู่ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อ ชำระเงินผ่านธนาคารได้ ถ้าคุณต้องระบุที่อยู่ที่จะใช้สำหรับการโอนเงินไปยังธนาคารต่างประเทศ วัตถุประสงค์จะเป็น SWIFT

ผู้ติดต่อของผู้จัดจำหน่าย

คุณสามารถจัดเก็บผู้ติดต่อสำหรับผู้จัดจำหน่าย จึงจะสามารถใช้ผู้ติดต่อเหล่านี้ในเอกสารต่างๆ เช่น ใบสั่งซื้อหรือคำขอใบเสนอราคา (RFQ) ได้

เมื่อต้องการเพิ่มผู้ติดต่อสำหรับผู้จัดจำหน่าย ในหน้า ผู้จัดจำหน่ายทั้งหมด บนแท็บ ผู้จัดจำหน่าย ในกลุ่ม ตั้งค่า เลือก ผู้ติดต่อ > เพิ่มผู้ติดต่อ

คุณสามารถสร้างผู้ติดต่อของผู้จัดจำหน่ายตั้งแต่ต้น หรือคุณสามารถคัดลอกรายละเอียดจากบุคคลอื่นที่มีการลงทะเบียนอยู่แล้วใน Supply Chain Management และแก้ไขข้อมูล ตามที่คุณต้องการ

หมายเหตุ

การเพิ่มผู้ติดต่อสำหรับผู้จัดจำหน่ายไม่เหมือนกับการเพิ่มข้อมูลการติดต่อสำหรับผู้จัดจำหน่ายนั้น ถึงแม้ว่าคุณอาจเพิ่มข้อมูลการติดต่อทั่วไปสำหรับผู้จัดจำหน่าย คุณอาจมีบุคคลที่ระบุหลายคนที่เป็นผู้ติดต่อในบริษัทแห่งนั้น และทุกคนที่มีข้อมูลการติดต่อของตนเอง

คุณไม่สามารถลบเรกคอร์ดผู้ติดต่อได้ถ้าผู้ติดต่อถูกอ้างอิงในเอกสาร แต่คุณสามารถยกเลิกการเรียนกใช้ผู้ติดต่อได้

ผู้จัดจำหน่ายในนิติบุคคลอื่น

ถ้ามีการลงทะเบียนผู้จัดจำหน่ายสำหรับนิติบุคคลเดียวเท่านั้นในองค์กรของคุณ และนิติบุคคลอื่น ๆ ต้องลงทะเบียนผู้จัดจำหน่ายเดียวกัน คุณสามารถใช้หน้า เพิ่มผู้จัดจำหน่ายให้กับนิติบุคคลอื่น เพื่อตั้งค่าคอนฟิกผู้จัดจำหน่ายให้ทำธุรกิจกับนิติบุคคลอื่นได้ คุณต้องเลือกกลุ่มผู้จัดจำหน่าย สกุลเงิน และสถานะการระงับผู้จัดจำหน่ายในนิติบุคคลที่เลือก

ถ้ามีนิติบุคคลหลายคนในองค์กรของคุณทำธุรกิจกับผู้จัดจำหน่ายเดียวกัน และนิติบุคคลแต่ละคนมีบัญชีผู้จัดจำหน่ายที่แยกต่างหากสำหรับผู้จัดจำหน่ายนั้น คุณสามารถรวมรหัสฝ่ายสำหรับบัญชีผู้จัดจำหน่ายต่าง ๆ ด้วยวิธีนี้ สามารถใช้ข้อมูล เช่น ที่อยู่และหมายเลขของพนักงานร่วมกันได้เพื่อให้คุณต้องอัพเดตเพียงครั้งเดียวเท่านั้น

เมื่อต้องการรวมรหัสฝ่าย ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

1. ในหน้า สมุดที่อยู่สากล เลือกเรกคอร์ดสมุดที่อยู่ที่แสดงผู้จัดจำหน่ายในแต่ละนิติบุคคลที่ควรจะรวมอยู่ในการแม็ป
2. ในบานหน้าต่างการดำเนินการ เลือก รวมเรกคอร์ด

ข้อตกลง

เมื่อคุณตั้งค่าบัญชีผู้จัดจำหน่าย คุณอาจต้องการลงทะเบียนข้อตกลงที่คุณมีกับผู้จัดจำหน่าย คุณสามารถตั้งค่าข้อตกลงราคาและส่วนลดโดยใช้การดำเนินการบนเรกคอร์ดผู้จัดจำหน่าย นอกจากนี้คุณยังสามารถตั้งค่าข้อตกลงการซื้อได้ในหน้า ข้อตกลงการซื้อ

การระงับผู้จัดจำหน่าย

คุณสามารถระงับผู้จัดจำหน่ายสำหรับชนิดธุรกรรมต่าง ๆ โดยตัวเลือกที่คุณสามารถเลือกได้มีดังต่อไปนี้

• ไม่มี– ไม่มีการระงับผู้จัดจำหน่าย
• ใบแจ้งหนี้ – ไม่สามารถลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้สำหรับผู้จัดจำหน่าย
• ทั้งหมด – ผู้จัดจำหน่ายถูกระงับสำหรับธุรกรรมทุกชนิด ชนิดธุรกรรมเหล่านี้ประกอบด้วยใบขอซื้อ ใบแจ้งหนี้ และการชำระเงิน
• การชำระเงิน – ไม่สามารถสร้างการชำระเงินสำหรับผู้จัดจำหน่าย
• ใบขอซื้อ – ไม่สามารถสร้างใบขอซื้อสำหรับผู้จัดจำหน่าย และรายการใบขอซื้อที่ถูกสร้างไว้แล้วก่อนที่ผู้จัดจำหน่ายจะถูกตั้งค่าเป็นระงับไว้จะไม่สามารถถูกแปลงเป็นใบสั่งซื้อได้ รายการใบขอซื้อสำหรับผู้จัดจำหน่ายจะถูกยกเลิก ถ้านโยบายของคุณได้รับการตั้งค่าให้สร้างใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ
• ไม่เคย– ไม่เคยมีการระงับผู้จัดจำหน่ายสำหรับการยกเลิกการเรียกใช้
• ใบสั่งซื้อ – คุณไม่สามารถสร้างใบสั่งซื้อให้กับผู้จัดจำหน่าย แต่คุณยังสามารถดําเนินการกับใบแจ้งหนี้หรือการชำระเงินที่เปิดอยู่ให้กับผู้จัดจำหน่ายได้ ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเฉพาะเมื่อเปิดคุณลักษณะ กำหนดให้มีการระงับผู้จัดจำหน่ายสำหรับใบสั่งซื้อ เริ่มจาก Supply Chain Management เวอร์ชัน 10.0.32 คุณลักษณะนี้เป็นแบบบังคับ และไม่สามารถปิดได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณลักษณะนี้ ดูที่ มีอะไรใหม่หรือมีอะไรเปลี่ยนแปลงใน Dynamics 365 Supply Chain Management 10.0.29 (ตุลาคม 2022)

เมื่อคุณระงับผู้จัดจำหน่าย คุณยังสามารถระบุเหตุผลและวันที่ที่สถานะการระงับจะสิ้นสุดได้ ถ้าคุณไม่ได้ป้อนวันที่สิ้นสุด สถานะการระงับของผู้จัดจำหน่ายจะยังคงอยู่โดยไม่จำกัดเวลา

คุณสามารถอัพเดตสถานะระงับจำนวนมากเป็น ทั้งหมด สำหรับผู้จัดจำหน่ายตามเงื่อนไขที่เลือกบนหน้า การยกเลิกการเรียกใช้ผู้จัดจำหน่าย และกำหนดเหตุผลที่ทำให้ผู้จัดจำหน่ายถูกระงับ

เงื่อนไขต่อไปนี้จะใช้เพื่อรวมผู้จัดจำหน่ายที่มีการปิดใช้งานในรอบระยะเวลา รวมหรือไม่รวมผู้จัดจำหน่ายที่เป็นพนักงาน และไม่รวมผู้จัดจำหน่ายที่อยู่ในระยะเวลาผ่อนผันก่อนการระงับครั้งต่อไป

• ขึ้นอยู่กับจำนวนของวันที่ที่คุณป้อนในฟิลด์ ในรอบระยะเวลากิจกรรม ในหน้า การยกเลิกการเรียกใช้ผู้จัดจำหน่าย แอปพลิเคชันจะคำนวณวันสุดท้ายที่ผู้จัดจำหน่ายสามารถมีกิจกรรมใด ๆ ที่จะถือว่าถูกยกเลิกการเรียกใช้ ซึ่งจะคำนวณจาก วันที่ปัจจุบันหักออกด้วยจำนวนวันที่คุณป้อน ถ้ามีใบแจ้งหนี้อย่างน้อยหนึ่งรายการสำหรับผู้จัดจำหน่าย ที่ระบุวันที่หลังจากวันที่ล่าสุดที่คำนวณ ผู้จัดจำหน่ายจะถูกแยกออกจากการยกเลิกการเรียกใช้ กระบวนการนี้ยังเป็นการตรวจสอบว่าผู้จัดจำหน่ายมีการชำระเงินหลังจากวันที่ที่ระบุ ใบขอซื้อที่เปิด ใบสั่งซื้อที่เปิด คำขอใบเสนอราคาหรือการตอบหรือไม่
• จำนวนวันในฟิลด์ ระยะเวลาผ่อนผันก่อนการระงับครั้งต่อไป จะใช้ในการคำนวณวันปลอดหนี้ล่าสุด ซึ่งจะคำนวณจาก วันที่ปัจจุบันหักออกด้วยจำนวนวันที่คุณป้อน กระบวนการนี้จะใช้กับผู้จัดจำหน่ายที่ถูกยกเลิกการเรียกใช้ก่อนหน้านี้เท่านั้น ในกรณีที่มีการถูกยกเลิกการเรียกใช้ก่อนหน้านี้ แอปพลิเคชันจะตรวจสอบประวัติการยกเลิกการเรียกใช้อื่น ๆ สำหรับผู้จัดจำหน่ายรายนี้ และตรวจสอบว่าการยกเลิกการเรียกใช้ล่าสุดเกิดขึ้นก่อนวันปลอดหนี้ล่าสุดหรือไม่ ในกรณีดังกล่าว ระบบจะเพิ่มผู้จัดจำหน่ายรายนี้ใน ไม่รวมอยู่ในกระบวนการยกเลิกการเรียกใช้ผู้ใช้
• พารามิเตอร์ รวมพนักงาน อ้างอิงถึงผู้จัดจำหน่ายที่เชื่อมโยงกับพนักงาน คุณสามารถตั้งค่าว่าคุณต้องการรวมพนักงานเหล่านั้นหรือไม่

กระบวนการนี้จะไม่รวมผู้จัดจำหน่าย ในกรณีที่ค่าในฟิลด์ การระงับผู้จัดจำหน่าย เป็น ไม่ต้อง

ผู้จัดจำหน่ายที่ผ่านการตรวจสอบจะถูกระงับ ซึ่งตั้งค่าฟิลด์ การระงับผู้จัดจำหน่าย เป็น ทั้งหมด และให้ เหตุผล เป็นสิ่งที่เลือก ระบบจะสร้างเรกคอร์ดในประวัติการระงับสำหรับผู้จัดจำหน่าย

บัญชีใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย

ถ้าผู้จัดจำหน่ายมากกว่าหนึ่งรายมีที่อยู่ในการเรียกเก็บเงินเดียวกัน หรือถ้ามีการออกใบแจ้งหนี้ผู้จัดจำหน่ายโดยผ่านบุคคลที่สาม คุณสามารถระบุบัญชีใบแจ้งหนี้ในเรกคอร์ดผู้จัดจำหน่ายได้ บัญชีใบแจ้งหนี้คือบัญชีที่ยอดเงินใบแจ้งหนี้จะถูกเครดิตเมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายจากใบสั่งซื้อ ถ้าคุณไม่ป้อนบัญชีใบแจ้งหนี้ในเรกคอร์ดผู้จัดจำหน่าย บัญชีผู้จัดจำหน่ายจะถูกใช้เป็นบัญชีใบแจ้งหนี้

บัญชีธนาคารของผู้จัดจำหน่าย

ถ้าคุณต้องทำการชำระเงินไปยังบัญชีธนาคารของผู้จัดจำหน่าย คุณสามารถป้อนข้อมูลเกี่ยวกับธนาคารและบัญชีธนาคารของผู้จัดจำหน่ายได้ในหน้า บัญชี ธนาคารของผู้จัดจำหน่าย นอกจากนี้คุณยังสามารถป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการตรวจสอบความถูกต้องและการชำระเงินสำหรับบัญชีธนาคาร ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มบันทึกย่อไปยังบัญชีธนาคารของผู้จัดจำหน่าย บันทึกย่อเหล่านี้สามารถใช้เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลบัญชี เช่น หมายเลขเส้นทางและหมายเลขบัญชี คุณต้องระบุบัญชีเริ่มต้นสำหรับการชำระเงินให้กับผู้จัดจำหน่าย อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณทำการชำระเงินที่เกิดขึ้นจริง คุณสามารถเปลี่ยนบัญชีนี้เป็นบัญชีใดบัญชีหนึ่งในบัญชีอื่น ๆ ของผู้จัดจำหน่ายได้

บัญชีแยกประเภท

คุณสามารถระบุบัญชีเริ่มต้นที่ปรากฏในสมุดรายวันใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายสำหรับผู้จัดจำหน่ายที่ระบุโดยอัตโนมัติ ฟังก์ชั้นนี้จะเป็นประโยชน์ถ้าคุณชำระค่าจ้างสำหรับชนิดของสินค้าหรือบริการเดียวกันจากผู้จัดจำหน่ายเดียวกันตามช่วงเวลา เมื่อคุณระบุบัญชีเริ่มต้น คุณสามารถป้อนรายการสมุดรายวันในสมุดรายวันใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ บัญชีเริ่มต้นที่คุณระบุจะไม่ถูกนำมาใช้สำหรับใบสั่งซื้อหรือสำหรับใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายที่ถูกป้อนในหน้า ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย

คุณสามารถเลือกบัญชีเริ่มต้นได้ในหน้า การตั้งค่าบัญชีเริ่มต้น ซึ่งคุณสามารถเปิดได้จากแท็บ ใบแจ้งหนี้ บนเรกคอร์ดผู้จัดจำหน่าย บัญชีที่คุณเลือกที่นี่จะปรากฏในรายการบัญชีสำหรับบัญชีผู้จัดจำหน่ายที่มีการกรองข้อมูลเมื่อคุณป้อนรายการสมุดรายวัน คุณสามารถใช้บัญชีใดบัญชีหนึ่งเป็นบัญชีเริ่มต้น