กระทบยอดการขนส่งในการจัดการการขนส่ง
บทความนี้อธิบายถึงกระบวนการกระทบยอดการขนส่ง
การกระทบยอดการขนส่งสามารถทำได้ด้วยตนเอง หรือคุณสามารถตั้งค่าให้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ เมื่อต้องการใช้การกระทบยอดการขนส่งโดยอัตโนมัติ คุณจะต้องตั้งค่าต้นแบบการตรวจสอบซึ่งคุณสามารถกำหนดเงื่อนไขที่เป็นตัวกำหนดว่าจะจับคู่บิลการขนส่งใดโดยอัตโนมัติ
กระบวนการกระทบยอดการขนส่ง
อัตราค่าขนส่งจะถูกคำนวณโดยกลไกจัดการอัตราที่เชื่อมโยงกับผู้ขนส่งสินค้าที่เกี่ยวข้อง เมื่อโหลดได้รับการยืนยันแล้ว จะมีการสร้างบิลค่าขนส่ง และอัตราค่าขนส่งจะถูกโอนย้ายไป อัตราค่าขนส่งจะถูกแบ่งเป็นค่าธรรมเนียมเบ็ดเตล็ดของเอกสารต้นทางที่เกี่ยวข้อง (ใบสั่งซื้อ ใบสั่งขาย และ/หรือใบสั่งโอนย้าย) ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่ใช้สำหรับกระบวนการเรียกเก็บเงินทั่วไป กระบวนการกระทบยอดการขนส่ง (ซึ่งเรียกว่ากระบวนการจับคู่) สามารถเริ่มต้นได้ทันทีที่ใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งจากผู้ขนส่งสินค้ามาถึง ใบแจ้งหนี้อาจได้รับทางอิเล็กทรอนิกส์หรือแบบกระดาษ ถ้าได้รับใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยใช้บิลค่าขนส่งเป็นแม่แบบ
การกระทบยอดด้วยตนเอง
ถ้าคุณกำลังกระทบยอดการขนส่งด้วยตนเอง คุณต้องจับคู่แต่ละบรรทัดในใบแจ้งหนี้กับบรรทัดในบิลค่าขนส่งของโหลดที่มีการออกใบแจ้งหนี้ คุณทำการจับคู่นี้ได้ที่หน้า การจับคู่บิลค่าขนส่งและใบแจ้งหนี้ ถ้าจำนวนเงินในบรรทัดในใบแจ้งหนี้ไม่ตรงกับจำนวนเงินในบิลค่าขนส่ง คุณต้องเลือกเหตุผลการกระทบยอดของจำนวนเงินที่ต่างกัน ถ้ามีเหตุผลของการกระทบยอดหลายเหตุผล คุณสามารถแบ่งจำนวนเงินที่ไม่ตรงกันสำหรับแต่ละเหตุผลได้ เหตุผลของการกระทบยอดเป็นตัวกำหนดวิธีการลงรายการบัญชียอดผลต่างในบัญชีแยกประเภททั่วไป เมื่อมีการพิจารณาการกระทบยอดของจำนวนเงินทั้งหมดในใบแจ้งหนี้ จะถูกส่งเพื่อขอการอนุมัติ และจากนั้นจะมีการลงรายการบัญชีสมุดรายวัน ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงวิธีการสร้างใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งและการทำการกระทบยอดค่าขนส่ง
การกระทบยอดอัตโนมัติ
เมื่อต้องการใช้การกระทบยอดอัตโนมัติ คุณต้องระบุกำหนดการสำหรับการกระทบยอด และใบแจ้งหนี้และผู้ขนส่งสินค้าที่จะใช้ การจับคู่รายการใบแจ้งหนี้และบิลค่าขนส่งจะเสร็จสิ้นตามการตั้งค่าของชนิดต้นแบบการตรวจสอบและบิลค่าขนส่ง หลังจากที่คุณรันการกระทบยอดอัตโนมัติ คุณต้องจัดการกับใบแจ้งหนี้ใดๆ ที่ระบบไม่สามารถจับคู่ได้ จากนั้นคุณต้องประมวลผลใบแจ้งหนี้เหล่านี้ด้วยตนเองก่อนที่คุณจะสามารถลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้ทั้งหมดสำหรับการชำระเงิน
จับคู่บิลการขนส่งกับใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งโดยใช้การกระทบยอดอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง
การจับคู่ เป็นกระบวนการค้นหาบิลการขนส่งที่ตรงกับใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งแต่ละใบ ซึ่งสามารถทำได้โดยการจับคู่บรรทัดใบแจ้งหนี้แบบทีละรายการ (การจับคู่ด้วยตนเอง) หรือจับคู่ใบแจ้งหนี้ที่พร้อมใช้งานทั้งหมดพร้อมกัน (การจับคู่อัตโนมัติ)
การจับคู่อัตโนมัติ
เมื่อจับคู่ใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งหลายใบกับบิลการขนส่งเดียวกัน กระบวนการจับคู่อัตโนมัติจะทำงานได้ดังนี้:
- ใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งทั้งหมดที่ไม่ได้จับคู่จะเรียงลำดับตามจํานวนเงินที่มีจํานวนสูงสุดก่อน
- ใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งจะตรงกันแบบทีละใบ จนกว่าบิลการขนส่งจะไม่มียอดเงินค่าบวกคงเหลือ
- ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าต้นแบบการตรวจสอบและยอดเงินคงเหลือในใบแจ้งหนี้ค่าขนส่ง มีการตั้งค่ายอดคงเหลือในใบแจ้งหนี้ค่าขนส่ง
การจับคู่ด้วยตนเอง
บิลการขนส่งทั้งหมดที่มียอดเงินค่าบวกจะพร้อมใช้งานในการจับคู่ คล้ายกับการจับคู่อัตโนมัติ ผู้ใช้จะสามารถจับคู่ใบแจ้งหนี้การขนส่งกับยอดเงินค่าลบกับบิลการขนส่งไม่ตรงกันอย่างสมบูรณ์
ตัวอย่าง
สมมติว่าคุณมีบิลการขนส่ง (FB) เป็นจํานวนเงิน 1500 และคุณได้สร้างใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งสามใบให้กับบิลการขนส่งที่มีรายการใบแจ้งหนี้หนึ่งรายการต่อหนึ่งใบที่มีการตั้งค่าต่อไปนี้
- บิลการขนส่งเดิม (FB): ยอดเงิน 1500
- ใบแจ้งหนี้ 1 (Inv1): ยอดเงิน 1000
- ใบแจ้งหนี้ 2 (Inv2): ยอดเงิน 600
- ใบแจ้งหนี้ 3 (Inv3): ยอดเงิน -100
ผลลัพธ์การจับคู่อัตโนมัติ
การจับคู่อัตโนมัติจะปฏิบัติการตามลำดับต่อไปนี้:
- เรียงลำดับใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งทั้งหมดจากมากไปน้อยตามยอดเงิน: Inv1 -> Inv2 -> Inv3
- จับคู่ Inv1 กับ FB Inv1 มีการจับคู่ 1000 รายการและ FB มียอดคงเหลือ 500 รายการ ดังนั้นสถานะถูกตั้งค่าเป็น ตรงกันบางส่วน
- จับคู่ Inv2 กับ FB Inv2 มีการจับคู่ 500 รายการและ FB มียอดคงเหลือ 0 รายการ ดังนั้นสถานะถูกตั้งค่าเป็น ตรงกันทั้งหมด
- เนื่องจากขณะนี้ FB ตรงกันอย่างสมบูรณ์ แล้ว Inv3 จะไม่มีการประมวลผล
ผลลัพธ์การจับคู่ด้วยตนเอง
สำหรับการจับคู่ด้วยตนเอง ผลลัพธ์จะแตกต่างกันไปโดยขึ้นอยู่กับลำดับของการจับคู่ ดังที่แสดงในตัวอย่างต่อไปนี้
กรณีการจับคู่ด้วยตนเอง 1
วิธีการหนึ่งในการจับคู่ด้วยตนเองจากตัวอย่างนี้จะดําเนินการต่อไปดังนี้
- จับคู่ FB กับ Inv1 FB มียอดคงเหลือ 500 รายการ ดังนั้นสถานะถูกตั้งค่าเป็น ตรงกันบางส่วน
- จับคู่ Inv2 กับ FB Inv2 มีการจับคู่ 500 รายการและ FB มียอดคงเหลือ 0 รายการ ดังนั้นสถานะถูกตั้งค่าเป็น ตรงกันทั้งหมด
- เมื่อจับคู่ Inv3 ด้วยตนเอง คุณจะไม่พบบิลการขนส่งที่ไม่ตรงกันใดๆ
กรณีนี้ต้องเหมือนกับการจับคู่อัตโนมัติ
กรณีการจับคู่ด้วยตนเอง 2
อีกวิธีการหนึ่งในการจับคู่ด้วยตนเองจากตัวอย่างนี้จะดําเนินการต่อไปดังนี้
- จับคู่ Inv3 กับ FB. ขณะนี้ FB มียอดเงินคงเหลือ 1600 ซึ่งเหมือนกับหักลบค่าลบ 100 จาก 1500 ทั้ง FB และ Inv3 มีปริมาณที่จับคู่เท่ากับ -100
- จับคู่ Inv1 และ Inv 2 กับ FB ทีละรายการ FB ตรงกันอย่างสมบูรณ์
ตามตัวอย่างนี้แสดง ควรจับคู่ใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งกับยอดเงินค่าลบด้วยตนเองเท่านั้น การสิ่งนี้จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถจับคู่ใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งกับยอดเงินค่าลบกับบิลการขนส่งที่ไม่ตรงกันอย่างสมบูรณ์ เนื่องจากช่วยให้คุณสามารถควบคุมลำดับการจับคู่ได้