ใครกำลังทำงาน เมื่อไหร่ และที่ไหน

สำหรับขั้นตอนนี้ คุณต้องทำความเข้าใจว่าใครกำลังทำงานอยู่ บทบาทของพวกเขาคืออะไร

ซึ่งอาจจะง่ายที่สุดในการเริ่มต้นด้วยชื่อของผู้คน แต่คุณจะต้องทำความเข้าใจว่าบทบาทของพวกเขาคืออะไร เมื่อพวกเขาทำงาน ตัวอย่างเช่น:

• พนักงานคนใดก็ได้ ที่ส่งรายงานค่าใช้จ่าย

• ผู้จัดการของผู้ส่งรายงาน ที่อนุมัติรายงาน (ความสัมพันธ์กับผู้ส่งเป็นสิ่งสำคัญ)

• ผู้เชี่ยวชาญด้านการบัญชี ที่ตรวจสอบรายงาน (การเป็นสมาชิกในกลุ่มคนเฉพาะเป็นสิ่งสำคัญ)

• CFO ที่ตรวจสอบการเงินที่มีการรวม (ชื่อเฉพาะคือสิ่งสำคัญ)

ในบางครั้งบุคคลคนเดียวอาจมีส่วนในบทบาทเหล่านี้แต่ละบทบาทได้ แต่สิ่งสำคัญคือการเข้าใจ บทบาทที่พวกเขากำลังมีส่วนร่วม เมื่อพวกเขาทำงาน การทำความเข้าใจกับบทบาทจะช่วยคุณในการออกแบบหน้าจอแอป และตั้งค่าคอนฟิกการเข้าถึงและความปลอดภัย (เราจะไปยังรายการเหล่านั้นในเฟสการออกแบบ)

ในแง่ไอที บุคคลแต่ละรายหรือกลุ่มของบุคคลแต่ละกลุ่มที่ทำหน้าที่เดียวกันเรียกว่า บทบาทของงาน และ Description ของคุณลักษณะที่เกี่ยวข้องถูกระบุใน บุคคล (ซึ่งมักจะมีชื่อแนบอยู่เพื่อความสะดวกในการอ้างอิง)

หลังจากที่คุณระบุ "ใคร" ให้พิจารณา:

• ใช้อุปกรณ์อะไร สถานที่ทำงานหลักอยู่ที่ไหน อยู่ในสำนักงานหรือไม่ ไซต์ไคลเอ็นต์หรือไม่ โรงงานหรือไม่ (เราจะพูดคุยเรื่องนี้เพิ่มเติมในหัวข้อถัดไป)

• มีการใช้ระบบอื่นใดเป็นประจำ (การทราบสิ่งนี้จะเป็นประโยชน์ในเฟสการออกแบบ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการที่ "ใช้งานจริง" ใน Microsoft Teams อาจต้องการรับคำขออนุมัติที่นั่นเทียบกับอีเมล)

• บุคคลนี้จะได้อะไรจากการใช้แอปหรือการให้ความร่วมมือในการทำงานกับกระบวนการใหม่นี้

จุดสุดท้ายมีความสำคัญมาก เนื่องจากอาจมีการคัดค้านหรือลังเลจากผู้ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ ก่อนหรือหลังจากที่ขั้นตอนที่ได้รับการจัดการจากแอปของคุณ นั่นอาจส่งผลให้แอปของคุณไม่ถูกใช้งาน เนื่องจากขาดความร่วมมือ

เคล็ดลับ

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรู้ว่าใครจะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงไปยังกระบวนการทางธุรกิจ ระบุว่าใครจะใช้แอป และใครจะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงนี้ แม้ว่าพวกเขาจะไม่ใช้แอปก็ตาม

เคล็ดลับ

เมื่อดูรายละเอียดการวิเคราะห์นี้สำหรับข้อมูลที่คุณอาจไม่ทราบ สิ่งที่ดีที่สุดที่ต้องทำคือการพูดคุยกับบุคคลและรับมุมมองของพวกเขา แน่นอนว่าคุณสามารถตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาทำงาน แต่น่าอัศจรรย์ที่คุณสามารถเรียนรู้ในการสนทนาอย่างรวดเร็ว—ไม่ใช่แค่วิธีที่พวกเขาทำวันนี้ แต่วิธีที่พวกเขาต้องการที่จะทำในอนาคต

พวกเขาทำงานบ่อยแค่ไหน

รวมทั้งจดบันทึกความถี่ในการทำงาน รายวัน รายสัปดาห์ เป็นครั้งคราว ตามฤดูกาล

แอปที่ใช้ประจำวันมีข้อควรพิจารณาในการออกแบบที่แตกต่างจากแอปที่ใช้ในบางครั้งเท่านั้น (ตัวอย่างเช่น รายการเดิมอาจต้องมีความคล่องตัว และรายการใหม่อาจจำเป็นต้องรวมข้อความอธิบายเพิ่มเติม)

พวกเขาทำงานที่ไหน

เมื่อคุณพิจารณาบุคคลแต่ละรายที่มีผลต่อการแก้ปัญหา ลองคิดดูว่าพวกเขาทำงานอย่างไร:

• นี่คือสิ่งที่พวกเขาทำที่โต๊ะทำงานของพวกเขาหรือไม่

• พวกเขาทำงานในสถานที่เฉพาะในฟิลด์หรือไม่

• พวกเขาย้ายจากที่ตั้งหนึ่งไปยังที่ตั้งหนึ่งในฟิลด์หรือไม่

เป็นการดีที่จะเข้าใจว่าผู้ใช้แต่ละรายทำงานอย่างไร เพื่อที่โซลูชันที่คุณสร้างจะทำงานให้กับพวกเขา

• นี่จะเป็นแอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือไม่

• นี่จะเป็นแอปบนเดสก์ท็อปหรือไม่

• ควรมีทั้งเวอร์ชันสำหรับมือถือและเดสก์ท็อปหรือไม่

ข้อควรพิจารณาในการเชื่อมต่อ

ในขณะที่ผู้ปฏิบัติงานแต่ละรายปฏิบัติงานเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ พวกเขาสามารถออนไลน์ได้หรือไม่

พวกเขาอยู่ในฟิลด์ที่ไม่มีการเชื่อมต่อใดๆ หรือไม่ ผู้ใช้สามารถทำงานกับโซลูชันแบบอัตโนมัติเพื่อบันทึกข้อมูลแบบเรียลไทม์และมีการซิงค์ข้อมูลเมื่อพวกเขาสร้างการเชื่อมต่อได้หรือไม่

ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ในกระบวนการจำเป็นต้องรู้อะไร (ถ้ามี) ในขณะที่บุคคลที่ดำเนินการขั้นตอนนี้ออฟไลน์

การทำความเข้าใจสิ่งนี้จะช่วยกำหนดว่าคุณต้องการกระบวนการที่บันทึกข้อมูลในเครื่องหรือไม่ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถ "ตัดการเชื่อมต่อ" ในขณะที่ดำเนินการส่วนของพวกเขาในกระบวนการ แล้วจากนั้น ซิงค์ผลลัพธ์เมื่อพวกเขาเชื่อมต่อใหม่

ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับอุปกรณ์

เมื่อคุณเข้าใจว่าวิธีการทำงานของผู้มีส่วนร่วมแต่ละรายในการแก้ไขปัญหา เป็นสิ่งสำคัญเช่นกันที่คุณจะต้องทราบอุปกรณ์ที่พวกเขากำลังทำงานอยู่ หากผู้ปฏิบัติงานอยู่ในฟิลด์และทำงานเฉพาะบนโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตของพวกเขา นั่นเป็นเรื่องดีที่คุณควรทราบเมื่อคุณต้องกำหนดลักษณะของหน้าจอและฟังก์ชัน หากผู้มีส่วนร่วมทั้งหมดอยู่บนเดสก์ท็อปหรือแล็ปท็อป คุณสามารถใช้แนวทางการออกแบบที่แตกต่างกันได้ คุณสามารถสร้างโซลูชันเดสก์ท็อปและมือถือที่ทำงานร่วมกันได้

ตัวอย่าง: บุคคลสำหรับกระบวนการรายงานค่าใช้จ่าย

รายการเหล่านี้คือชนิดของบทบาท สไตล์การทำงาน และคการกำหนดลักษณะที่เราพบ เมื่อเราพิจารณากระบวนการรายงานค่าใช้จ่ายของเรา

Lee – พนักงานขาย

• เดินทางเกือบตลอดเวลา

• ชอบทำงานกับแท็บเล็ต เมื่อพบกับลูกค้า

• ไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตทุกครั้ง ดังนั้นจะต้องสามารถทำงานแบบออฟไลน์ได้

• ชอบที่จะบันทึกค่าใช้จ่ายและใบเสร็จรับเงินของพวกเขาโดยเร็วที่สุด หลังจากที่เกิดขึ้น

Nick – ผู้จัดการฝ่ายขาย

• เดินทางเกือบตลอดเวลา

• ต้องการเพียงแค่หน้าจอสัมผัส

• ต้องการการสนับสนุนแบบออฟไลน์สำหรับสถานที่ห่างไกล

• รับผิดชอบในการอนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายของรายงานโดยตรงทั้งหมดของพวกเขา

Shawna – ฝ่ายสนับสนุนลูกค้า

• ส่วนใหญ่ใช้เดสก์ท็อป

• มักจะมีค่าใช้จ่ายสำหรับขวัญกำลังใจของกลุ่มคน และต้องระบุพนักงานที่รวมอยู่ด้วย

Rebecca – ผู้ตรวจสอบบัญชี

• จำเป็นต้องมีปฏิสัมพันธ์กับพนักงานทุกคนในทุกสถานที่

• มีค่าใช้จ่ายในการเดินทางเป็นครั้งคราว

• ส่วนใหญ่ใช้เดสก์ท็อป แต่ต้องการใช้โทรศัพท์มือถือ

• มักจะมีการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต

• รับผิดชอบในการตรวจสอบการปฏิบัติตามกระบวนงานการรายงานของพนักงานโดยรวม

Abhay - นักบัญชี

• ต้องสามารถรีวิวรายงานค่าใช้จ่ายและใบเสร็จรับเงินทั้งหมด

• รับผิดชอบในการตรวจสอบการปฏิบัติตามรายงานค่าใช้จ่ายทั้งหมด

• รองรับปริมาณงานจำนวนมาก จะต้องสามารถประมวลผลข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

• ต้องสามารถรายงานได้ว่าค่าใช้จ่ายสมดุลกับงบประมาณอย่างไร

Charlotte - CFO

• ต้องคอยตรวจสอบงบประมาณค่าใช้จ่ายโดยรวมและช่วยผู้จัดการกลุ่มติดตามงบประมาณ

• เดินทางไปยังสำนักงานต่างๆ มีการประชุมและการสัมมนาภายนอก และต้องบันทึกค่าใช้จ่ายของพวกเขาเอง

• ทำงานจากที่ทำงาน จากระยะไกล และจากที่บ้าน โดยใช้อุปกรณ์ต่างๆ—เดสก์ท็อป โทรศัพท์ และแท็บเล็ต

• ไม่ได้เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตตลอดเวลา

เมื่อเราดูเฉพาะขั้นตอนที่ 1 ในกระบวนการของเรา (จริงๆ แล้วคือ การสร้างรายงานค่าใช้จ่าย) นี่คือสิ่งที่เราจัดทำเอกสารไว้

งานที่ 1: สร้างรายงานค่าใช้จ่าย

ใครเป็นผู้ทำ	พนักงานทั้งหมด
งานเกิดขึ้นที่ไหน	ที่สำนักงาน ที่เว็บไซต์ของลูกค้า หรือบนท้องถนน
งานเกิดขึ้นเมื่อใด	เฉพาะกิจ พนักงานบางคนกำลังทำสิ่งนี้อย่างน้อยทุกสัปดาห์ คนอื่นอาจทำปีละครั้งหรือสองครั้ง
ออนไลน์ หรือออฟไลน์	ขณะนี้สามารถทำได้บนกระดาษ แต่กลุ่มคนต้องการทำแบบดิจิทัล การป้อนข้อมูลสามารถทำได้แบบออฟไลน์ เมื่อไม่มีการเชื่อมต่อ พนักงานขายไม่ต้องการให้ต้องออนไลน์เพื่อเริ่มบันทึกใบเสร็จและค่าใช้จ่ายของพวกเขา (ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจต้องการทำสิ่งนี้ในระหว่างการนั่งเครื่องบินกลับบ้าน)
มีอุปกรณ์หรือไม่	โทรศัพท์ แท็บเล็ต แล็ปท็อป หรือเดสก์ท็อป

ขั้นตอนถัดไป: กำลังทำกิจกรรมอะไรอยู่

หมายเหตุ

บอกให้เราทราบเกี่ยวกับภาษาที่คุณต้องการในคู่มือ ทำแบบสำรวจสั้นๆ (โปรดทราบว่าแบบสำรวจนี้เป็นภาษาอังกฤษ)

แบบสำรวจนี้ใช้เวลาทำประมาณเจ็ดนาที ไม่มีการเก็บข้อมูลส่วนบุคคล (คำชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคล)