การประเมินผลกระทบทางธุรกิจของระบบอัตโนมัติ

หลังจากที่คุณปรับใช้ระบบอัตโนมัติเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถประเมินผลกระทบได้โดยการเปรียบเทียบกระบวนการทางธุรกิจเดิมของคุณกับกระบวนการใหม่ของคุณ โดยใช้เมตริกความสำเร็จที่คุณกำหนด ผลการทำงานอัตโนมัติของคุณจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 30 วัน ในระหว่างนั้นคุณสามารถดูเพื่อวิเคราะห์จำนวนการดำเนินการและการเรียกใช้ทั้งหมดในหนึ่งวัน

เพื่อดูการวิเคราะห์โฟลว์

1. ไปที่ โฟลว์ของฉัน

2. เลือกโฟลว์ที่คุณต้องการวิเคราะห์

3. เลือก การวิเคราะห์

   

4. เลือกแท็บ การใช้งาน

   

รับจำนวนการเรียกใช้งานของโฟลว์

แท็บ การใช้งาน แสดงจำนวนครั้งในหนึ่งวันที่มีการใช้โฟลว์เพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจหนึ่งๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ

เพื่อส่งออกข้อมูลการเรียกใช้งานไปยังสมุดงาน Excel

1. วางเมาส์เหนือกราฟที่แสดงข้อมูลที่คุณต้องการส่งออก

2. เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม

3. เลือก ส่งออกข้อมูล

   

4. เลือกรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการ (สมุดงาน Excel หรือ CSV)

5. เลือก ส่งออก

รับระยะเวลาการเรียกใช้งานโฟลว์

เพื่อดูระยะเวลาของการเรียกใช้งานโฟลว์แต่ละครั้ง

1. ไปที่ โฟลว์ของฉัน

2. เลือกโฟลว์ที่คุณต้องการวิเคราะห์

3. ในประวัติการเรียกใช้งาน 28 วัน ให้เลือก การเรียกใช้งานทั้งหมด

4. หากคุณต้องการส่งออกข้อมูล ให้เลือก รับไฟล์ .csv

   

ไฟล์ CSV ประกอบด้วยเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดของการเรียกใช้งานแต่ละครั้ง คุณสามารถใช้ Excel เพื่อคำนวณระยะเวลาใหม่และทำการวิเคราะห์เพิ่มเติม (เช่น การหาระยะเวลาเฉลี่ย) ในการรับระยะเวลาเป็นวินาที ให้ใช้สูตรต่อไปนี้:

   (เวลาสิ้นสุดรัน เซลล์ − เวลาเริ่มต้นรัน เซลล์) × 24 × 60 × 60

ในการหาระยะเวลาเฉลี่ย ให้หาจำนวนระยะเวลาทั้งหมดและหารด้วยจำนวนการเรียกใช้ (จำนวนของแถว)

ตอนนี้คุณมีจำนวนการเรียกใช้และระยะเวลาของการเรียกใช้แล้ว คุณจะสามารถดูได้ว่าระบบอัตโนมัติของคุณประหยัดเวลาได้เท่าใดโดยเปรียบเทียบกับกระบวนการแบบด้วยตนเองก่อนหน้านี้

สถานการณ์ตัวอย่าง

ลองใช้สถานการณ์จากการชำระเงินคืนเป็นตัวอย่าง

ก่อนหน้านี้ กลุ่มคนการบัญชีของ Abhay ต้องป้อนรหัสการบัญชี ป้อนธุรกรรม และลงรายการบัญชีธุรกรรมในระบบการบัญชีตามข้อมูลที่ได้รับในอีเมลอนุมัติที่แนบมากับรายงานค่าใช้จ่าย สมมติว่าในขั้นตอนการวางแผนระบบอัตโนมัติ Abhay ได้วัดระยะเวลาที่ใช้และบันทึกว่าใช้เวลาสามนาทีในการค้นหารายละเอียดธนาคารของพนักงานและอีกห้านาทีในการคืนเงินให้กับผู้สมัครจากเว็บไซต์ธนาคารออนไลน์

จากการวิเคราะห์การเรียกใช้โฟลว์ Abhay จะเห็นว่าระบบอัตโนมัติทำงานระหว่าง 91 ถึง 110 ครั้งต่อวัน โดยเฉลี่ย 107 ครั้ง

ระยะเวลาของระบบอัตโนมัติ ที่ได้รับคือ 40 วินาทีโดยเฉลี่ย ดังนั้น เวลาที่ลดลงต่อการการเรียกใช้งานหนึ่งครั้งคือ:

   เวลาก่อนระบบอัตโนมัติ (3 นาที + 5 นาที) − เวลาหลังระบบอัตโนมัติ (40 วินาที) = 440 วินาที

เนื่องจากระบบอัตโนมัติทำงาน 3,226 ครั้งใน 30 วัน เวลาทั้งหมดที่ประหยัดได้คือ:

   เวลาที่ลดลง (440 วินาที) จำนวนการเรียกใช้งาน (3,226 ครั้ง) = 1,419,440 วินาที = 394.28 ชั่วโมง

ขั้นตอนถัดไป: การวินิจฉัยปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงาน