กล่องจดหมายสำหรับส่งต่อเทียบกับกล่องจดหมายส่วนบุคคล
แม้ว่าจะแนะนำให้ใช้กล่องจดหมายส่วนบุคคลในการตั้งค่าใหม่ แต่คุณยังสามารถใช้กล่องจดหมายส่งต่อเพื่อสำรวจความคิดเห็นหนึ่งหรือหลายกล่องจดหมายสำหรับข้อความอีเมลขาเข้า จากนั้นกำหนดว่าการดำเนินการใดของแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing และ Dynamics 365 Project Service Automation) จะยึดตามกับข้อความอีเมล เช่น สร้างหรืออัปเดตเรกคอร์ดในระบบ คุณสามารถกำหนดค่าการทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์หรือเราเตอร์อีเมลเพื่อตรวจสอบอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
- กล่องจดหมายสำหรับแต่ละผู้ใช้หรือคิว (แนะนำ)
- กล่องจดหมายสำหรับส่งต่อ นี่คือกล่องจดหมายส่วนกลางเดียว
ข้อควรพิจารณาที่สำคัญ
ฟังก์ชันกล่องจดหมายสำหรับส่งต่อในการซิงโครไนซ์ฝั่งเซิร์ฟเวอร์เริ่มต้นพร้อมใช้งานใน Dynamics 365 เวอร์ชันก่อนหน้าเพื่อเพิ่มความสะดวกในการย้ายข้อมูลลูกค้าจากเราเตอร์อีเมลไปยังการซิงโครไนซ์ฝั่งเซิร์ฟเวอร์หากสภาพแวดล้อมที่มีอยู่ก่อนหน้านี้ได้รับการตั้งค่าให้ใช้ฟังก์ชันกล่องจดหมายส่งต่อ
อย่างไรก็ตาม ไม่แนะนำให้ใช้กล่องจดหมายสำหรับส่งต่อเป็นวิธีการแก้ปัญหาระยะยาวอีกต่อไป เนื่องจากสาเหตุต่อไปนี้:
ประสิทธิภาพ: กล่องจดหมายส่งต่อได้รับการออกแบบมาเพื่อประมวลผลอีเมลทั้งหมดสำหรับกล่องจดหมายหลายกล่องในองค์กรของคุณ เมื่อการซิงค์ฝั่งเซิร์ฟเวอร์ประมวลผลกล่องจดหมายส่งต่อ อีเมลที่ได้รับทั้งหมดที่มาถึงในกล่องจดหมายส่งต่อตั้งแต่รอบการซิงโครไนซ์ล่าสุดจะถูกประมวลผลโดยโหนดเซิร์ฟเวอร์แบ็คเอนด์เดียว ด้วยเหตุนี้รอบการซิงโครไนซ์แต่ละรอบอาจใช้เวลานานกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งอาจทำให้อัตราการส่งอีเมลเข้าสู่ระบบล่าช้าได้ เมื่อใช้กล่องจดหมายส่วนบุคคล กล่องจดหมายแต่ละกล่องจะกระจายอย่างเท่าเทียมกันในเซิร์ฟเวอร์และเธรดแบ็คเอนด์หลายชุดซึ่งทำให้สามารถปรับขนาดได้สูงขึ้นมากและทำให้มั่นใจได้ว่ากล่องจดหมายแต่ละกล่องจะสามารถประมวลผลได้ทันเวลา
ขีดจำกัดการควบคุม: ขีดจำกัดการควบคุมบริการอีเมล เช่น ที่กำหนดโดยบริการ Exchange หรือ POP มีแนวโน้มที่จะได้รับผลกระทบมากขึ้น ขีดจำกัดการควบคุมถูกกำหนดไว้ที่ระดับกล่องจดหมาย เนื่องจากกล่องจดหมายส่งต่อจัดการอีเมลสำหรับกล่องจดหมายหลายกล่อง จึงต้องใช้ปริมาณการใช้งานที่สูงขึ้นในบริการอีเมลเพื่อซิงโครไนซ์อีเมลจากฝ่ายส่งต่อทั้งหมด ซึ่งอาจทำให้กล่องจดหมายส่งต่อมีการควบคุมปริมาณ เมื่อใช้กล่องจดหมายส่วนบุคคล จะมีโอกาสเกิดขีดจำกัดการควบคุมปริมาณน้อยกว่ามาก เนื่องจากมีการบังคับใช้ขีดจำกัดการควบคุมสำหรับแต่ละกล่องจดหมาย
การทนทานต่อข้อผิดพลาด: เนื่องจากกล่องจดหมายส่งต่อได้รับการออกแบบมาเพื่อซิงโครไนซ์อีเมลสำหรับผู้ใช้หลายรายหรือคิวหลายราย ซึ่งอาจทำให้เกิดจุดล้มเหลวเพียงจุดเดียวได้หากกล่องจดหมายประสบปัญหาการเชื่อมต่อหรือข้อผิดพลาดขณะรันไทม์ ด้วยเหตุนี้ข้อผิดพลาดเหล่านี้อาจปิดกั้นหรือทำให้การซิงโครไนซ์ข้อความอีเมลขาเข้าล่าช้าอย่างมากสำหรับหลายผู้ใช้หรือหลายคิว ไม่ควรกำหนดค่าคิวการสนับสนุนที่สำคัญทางธุรกิจหรือกล่องจดหมาย Dynamics 365 ที่มีลำดับความสำคัญสูงอื่นๆ สำหรับกล่องจดหมายสำหรับส่งต่อด้วยเหตุผลนี้ เมื่อใช้กล่องจดหมายส่วนบุคคล แต่ละกล่องจดหมายจะถูกประมวลผลแยกกัน ด้วยเหตุนี้ข้อผิดพลาดในการเชื่อมต่อหรือรันไทม์จะส่งผลต่อกล่องจดหมายที่ระบุเท่านั้น
ด้วยเหตุผลข้างต้น ระบบรองรับกล่องจดหมายสำหรับส่งต่อ แต่ไม่แนะนำ และควรหลีกเลี่ยงการตั้งค่าใหม่ ลูกค้าที่มีการกำหนดค่ากล่องจดหมายส่งต่ออยู่แล้วควรย้ายไปยังกล่องจดหมายส่วนบุคคลเพื่อให้ได้รับประสบการณ์การซิงโครไนซ์อีเมลที่ดีที่สุดและน่าเชื่อถือที่สุด
สำคัญ
- เมื่อต้องการใช้กล่องจดหมายสำหรับส่งต่อกับการปรับใช้งานที่อินเทอร์เฟสกับระบบอีเมลที่สอดคล้องกับ POP3 ระบบอีเมลจะต้องสามารถส่งต่อข้อความอีเมลเป็นสิ่งแนบได้
- สำหรับเซิร์ฟเวอร์อีเมล POP3 และ Exchange Online คุณไม่สามารถใช้ตัวช่วยสร้างการปรับใช้งานกฎได้ แต่คุณต้องสร้างกฎด้วยตนเอง
คุณสามารถกำหนดค่าผู้ใช้และคิวด้วยวิธีการต่าง ๆ ในการปรับใช้เดียวกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการกำหนดค่ากล่องจดหมายของผู้ใช้หรือคิวบางกล่องให้ได้รับการตรวจสอบโดยตรงบนเซิร์ฟเวอร์อีเมลหนึ่ง และกำหนดค่าส่วนอื่น ๆ ให้ใช้กล่องจดหมายสำหรับส่งต่อบนเซิร์ฟเวอร์อีเมลอื่นได้
ตรวจสอบกล่องจดหมายสำหรับส่งต่อ
เมื่อคุณใช้การตรวจสอบกล่องจดหมายสำหรับส่งต่อ ข้อความอีเมลขาเข้าจะถูกประมวลผลโดย Microsoft Exchange Server หรือเซิร์ฟเวอร์ POP3 และแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้าในลำดับต่อไปนี้:
รับข้อความอีเมลโดยกล่องจดหมายของผู้ใช้หรือคิว บน Exchange Server หรือเซิร์ฟเวอร์ POP3 อย่างใดอย่างหนึ่ง
กฎในกล่องจดหมายของผู้ใช้ส่งสำเนาของข้อความเป็นสิ่งที่แนบไปยังกล่องจดหมายสำหรับส่งต่อ
แอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า (โดยใช้การทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์หรือ Email Router) ดึงข้อความจากกล่องจดหมายสำหรับส่งต่อ และสร้างเรกคอร์ดที่เหมาะสม