หมายเหตุ
การเข้าถึงหน้านี้ต้องได้รับการอนุญาต คุณสามารถลอง ลงชื่อเข้าใช้หรือเปลี่ยนไดเรกทอรีได้
การเข้าถึงหน้านี้ต้องได้รับการอนุญาต คุณสามารถลองเปลี่ยนไดเรกทอรีได้
ใช้ ตัวแทน Microsoft Copilot Studio เพื่อทําให้การจับคู่อย่างครอบคลุมของใบสั่งซัพพลายเออร์ตรงกันกับใบสั่งซื้อแบบเปิดในระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP) เช่น SAP เป็นแบบอัตโนมัติ
วิธีนี้ช่วยให้องค์กรการจัดซื้อเพื่อยืนยันการยอมรับคําสั่งที่เข้ามาส่วนใหญ่โดยอัตโนมัติในขณะที่กําหนดเส้นทางเฉพาะความขัดแย้งของแท้ไปยังผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อเพื่อตรวจสอบ ระบบหลายตัวแทนจะแยกข้อมูลการยอมรับ เปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อของระเบียน ใช้กฎการยอมรับ และเขียนผลลัพธ์ที่ยืนยันแล้วกลับไปยังระบบ ERP ด้วยการแทรกแซงด้วยตนเองน้อยที่สุด
Tip
บทความนี้มีสถานการณ์ตัวอย่างและวิชวลที่แสดงวิธีการทําให้ลําดับการจัดซื้อการยอมรับตรงกันโดยอัตโนมัติโดยใช้ Microsoft Copilot Studio และ SAP โซลูชันนี้คือสถาปัตยกรรมตัวอย่างทั่วไปที่คุณสามารถใช้สําหรับสถานการณ์และอุตสาหกรรมต่าง ๆ มากมาย บทความนี้จำกัดเฉพาะแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเท่านั้น
แผนภาพสถาปัตยกรรม
เวิร์กโฟลว์
สถาปัตยกรรมนี้ทำให้เวิร์กโฟลว์การจับคู่การยืนยันการรับคำสั่งซื้อทำงานโดยอัตโนมัติ:
ปริมาณการยอมรับ: ซัพพลายเออร์ส่งการยอมรับคําสั่ง (การยืนยันคําสั่งซื้อ) ที่มาถึงผ่านช่องทางที่ตรวจสอบ เช่น กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน หรือตัวดึงข้อมูลการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) พร้อมรายละเอียดการยืนยันสําหรับคําสั่งซื้ออย่างน้อยหนึ่งรายการ ทริกเกอร์ของโฟลว์ระบบคลาวด์ Power Automate เพื่อบันทึกการตอบรับคำสั่งซื้อ
การจัดเก็บการตอบรับ: โฟลว์ระบบคลาวด์ของ Power Automate จะบันทึกการตอบรับคำสั่งซื้อที่เข้ามาลงใน Dataverse
ทริกเกอร์: โฟลว์ระบบคลาวด์ของ Power Automate ที่ใช้ทริกเกอร์ของ Dataverse จะเริ่มต้นเอเจนต์ตัวประสาน โฟลว์ทํางานเมื่อมีการบันทึกการยอมรับคําสั่งซื้อไปยัง Dataverse
การแยกเขตข้อมูล: ตัวแทนการแยกที่สร้างขึ้นใน Copilot Studio อ่านการยอมรับและลดความซ้ําซ้อนของเขตข้อมูลหลัก (หมายเลขใบสั่งซื้อ รายการในบรรทัด ปริมาณ ราคา หน่วยวัด และวันที่จัดส่งที่ได้รับการยืนยัน) ให้เป็น schema ภายในที่สอดคล้องกัน
การดึงข้อมูลคําสั่งซื้อ: ตัวแทน orchestrator ดึงข้อมูลใบสั่งซื้อที่สอดคล้องกันจาก SAP ผ่านตัวเชื่อมต่อ SAP โดยใช้หมายเลขใบสั่งซื้อเป็นคีย์
การจับคู่และการตรวจสอบความถูกต้อง: ตัวแทนการจับคู่จะเปรียบเทียบการยอมรับกับบรรทัดใบสั่งซื้อตามบรรทัด ข้ามปริมาณ ราคา วันที่ และเขตข้อมูลอื่นๆ ที่กําหนดไว้ จากนั้นตัวแทนจะใช้เกณฑ์การจับคู่ขององค์กรซึ่งสามารถรวมข้อกําหนดที่ตรงกันความคลาดเคลื่อนทางธุรกิจหรือการรวมกันของทั้งสองอย่างเพื่อกําหนดว่าคําสั่งสามารถยืนยันได้โดยอัตโนมัติหรือไม่
การยืนยันโดยอัตโนมัติ: เมื่อการยอมรับตรงกันภายในการยอมรับ ตัวแทนยืนยันคําสั่งซื้อและเขียนผลลัพธ์กลับไปยัง SAP โดยอัตโนมัติโดยไม่มีการมีส่วนร่วมของมนุษย์
การเลื่อนระดับข้อยกเว้น: เมื่อมีการตรวจพบความคลาดเคลื่อน ตัวแทนจะเล็ดลอดเข้าไปในผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อผ่าน Microsoft Teams ตัวแทนให้การยอมรับ ใบสั่งซื้อ และความแตกต่างเฉพาะเพื่อให้บุคคลสามารถแก้ไขข้อยกเว้นได้อย่างรวดเร็ว
การบันทึกและการตรวจสอบ: Microsoft Dataverse บันทึกผลลัพธ์ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการยืนยันหรือการเลื่อนระดับ และมีบันทึกการตรวจสอบแบบรวมและเลเยอร์การติดตามข้อยกเว้นสําหรับการรายงานและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
ส่วนประกอบ
บริการและเทคโนโลยีเหล่านี้จะรับข้อมูลการตอบรับคำสั่งซื้อ แยกข้อมูลการตอบรับ จับคู่ข้อมูลดังกล่าวกับคำสั่งซื้อใน SAP ยืนยันคำสั่งซื้อที่ตรงกัน และยกระดับพร้อมติดตามข้อยกเว้น
| ส่วนประกอบ | บทบาทในสถาปัตยกรรม |
|---|---|
| Copilot Studio | โฮสต์ระบบหลายตัวแทน เอเจนต์ควบคุมการทำงานประสานงานระหว่างเอเจนต์สกัดข้อมูลเฉพาะทางและเอเจนต์จับคู่ จัดการกฎเกณฑ์ค่าความคลาดเคลื่อน และตัดสินใจว่าจะยืนยันโดยอัตโนมัติหรือส่งต่อให้มนุษย์ตรวจสอบ |
| เอสเอฟเอสพี ERP | ทำหน้าที่เป็นระบบหลักสำหรับจัดเก็บข้อมูลอ้างอิงของใบสั่งซื้อ เจ้าหน้าที่ดึงข้อมูลคําสั่งซื้อและเขียนคําสั่งซื้อที่ยืนยันกลับผ่านตัวเชื่อมต่อ SAP |
| โฟลว์คลาวด์ของ Power Automate | ตรวจจับการตอบรับใหม่ในช่องทางรับข้อมูลและเรียกใช้งานเครือข่ายเอเจนต์ ตัวเชื่อมต่อมีจุดรวมไปยังอีเมลหรือแหล่งข้อมูล EDI และ SAP |
| Dataverse | ใช้เป็นแหล่งของความจริงสําหรับการยอมรับคําสั่งซื้อที่เข้ามาและช่วยให้การเรียงลําดับตามสถานะ แสดงสถานะ บันทึกการตรวจสอบ และชั้นการติดตามข้อยกเว้น เพื่อให้มีบันทึกแบบรวมของการยืนยันและการส่งต่อเพื่อยกระดับทั้งหมดสำหรับการรายงานและการกำกับดูแล |
| ทีมไมโครซอฟท์ | ส่งมอบการเลื่อนระดับและการแจ้งเตือนข้อยกเว้นให้กับผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อนําเสนอการยอมรับใบสั่งซื้อและความขัดแย้งเฉพาะเพื่อการแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว |
| Microsoft Entra ID | ให้การควบคุมข้อมูลประจําตัวและการเข้าถึง รวมถึงบัญชีบริการที่มีสิทธิ์การใช้งานน้อยที่สุดสําหรับการดําเนินการอ่านและเขียนของตัวแทนเทียบกับ SAP และ Dataverse |
รายละเอียดของสถานการณ์จำลอง
กรณีการใช้งานนี้ขึ้นอยู่กับวิธีการขององค์กรในการสร้างกระบวนการที่เชื่อถือได้อัตโนมัติและตรวจสอบได้สําหรับการยืนยันการยอมรับคําสั่งซื้อของผู้จัดหากับระบบ ERP ในขณะที่ลดความพยายามด้วยตนเอง
ความท้าทายทางธุรกิจ
องค์กรที่ซื้อในระดับมาตราส่วนจะได้รับการตอบสนองคําสั่งซื้อซัพพลายเออร์เป็นจํานวนมาก ในอดีตจะมีการตรวจสอบและคีย์ส่วนสําคัญของการยืนยันเหล่านี้ด้วยตนเอง: พนักงานจัดซื้อเปิดการยอมรับแต่ละครั้ง ค้นหาคําสั่งซื้อที่ตรงกันใน SAP และเปรียบเทียบปริมาณ ราคา และวันที่
กระบวนการแบบแมนวลนี้จะช้า มีค่าใช้จ่ายสูง และมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น ระบบนี้รองรับการเติบโตได้ไม่ดี ผูกให้บุคลากรจัดซื้อที่มีทักษะต้องใช้เวลาไปกับการตรวจสอบซ้ำ ๆ แทนที่จะจัดการกรณียกเว้น และทำให้การใช้กฎการจับคู่และเกณฑ์ค่าความคลาดเคลื่อนอย่างสม่ำเสมอในแต่ละภูมิภาคและกับรูปแบบเอกสารของซัพพลายเออร์ทำได้ยาก
โซลูชัน
ใช้สถาปัตยกรรมแบบหลายตัวแทนใน Copilot Studio ที่ดําเนินการประมวลผลลําดับการจัดซื้อแบบอัตโนมัติ โซลูชันใช้ตัวแทนเฉพาะเพื่อดึงข้อมูลการยอมรับ ดึงใบสั่งซื้อจาก SAP ใช้เกณฑ์การจับคู่ที่กําหนดทางธุรกิจ และกําหนดว่าสามารถยืนยันการยอมรับได้โดยอัตโนมัติหรือต้องการการตรวจสอบจากมนุษย์
สถาปัตยกรรมผสานรวมการจัดเรียงของตัวแทน การผสานรวม SAP Power Automate โฟลว์ระบบคลาวด์ และการติดตามตาม Dataverse เพื่อสร้างกระบวนการที่เชื่อถือได้และสามารถตรวจสอบได้ ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อมุ่งเน้นไปที่ข้อยกเว้นในขณะที่การยอมรับตามปกติจะถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ
ความสามารถหลัก:
- ทำให้การรับเข้าและการประมวลผลการตอบรับเป็นอัตโนมัติ
- ทำให้การตอบรับจากซัพพลายเออร์เป็นมาตรฐานในทุกรูปแบบ
- ตรวจสอบการยอมรับใบสั่งซื้อโดยใช้เกณฑ์การจับคู่ขององค์กร เช่น ข้อกําหนดที่ตรงกันหรือความคลาดเคลื่อนที่สามารถกําหนดค่าได้
- เลื่อนระดับข้อยกเว้นให้กับผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อ
- รักษาบันทึกการตรวจสอบสําหรับการกํากับดูแลและการรายงาน
ผลลัพธ์: ด้วยรูปแบบนี้ องค์กรสามารถย้ายการยืนยันคําสั่งซื้อส่วนใหญ่จากการจัดการด้วยตนเองไปยังการประมวลผลแบบตรงผ่านซึ่งช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อฟรีมุ่งเน้นไปที่ข้อยกเว้นแทนที่จะเป็นการตรวจสอบตามปกติ วิธีการนี้มีพิมพ์เขียวที่นํามาใช้ใหม่ได้สําหรับกระบวนการที่ขับเคลื่อนด้วยเอกสารจํานวนมากอื่นๆ ในโดเมนเช่น การเงินและการขาย
ข้อควรพิจารณา
ข้อควรพิจารณาเหล่านี้ใช้เสาหลักของ Power Platform Well-Architected ซึ่งเป็นชุดหลักการชี้นําเพื่อช่วยปรับปรุงคุณภาพของปริมาณงาน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Microsoft Power Platform Well-Architected
ความน่าเชื่อถือ
การแยกข้อผิดพลาด: จัดการความล้มเหลวในการแยก ข้อผิดพลาดการจับคู่ และปัญหาการรวม SAP แยกจากกัน เพื่อให้การยอมรับที่ล้มเหลวตัวหนึ่งไม่บล็อกส่วนที่เหลือของชุดงาน
การประมวลผลทั้งหมด: ใช้หมายเลขใบสั่งซื้อและตัวระบุการยอมรับเพื่อตรวจหาและข้ามรายการซ้ํา ป้องกันการยืนยันซ้ําหากมีการส่งมอบข้อความใหม่
กลไกสำรอง: ส่งต่อการตอบรับที่ไม่สามารถประมวลผลโดยอัตโนมัติไปยังคิวจัดการข้อยกเว้นที่ดูแลโดยเจ้าหน้าที่ เพื่อไม่ให้การยืนยันใดๆ สูญหาย
การบันทึกแบบสองชั้น: บันทึกผลลัพธ์ใน Dataverse และส่งการแจ้งเตือนรองเกี่ยวกับความล้มเหลว ดังนั้นจะยังคงเห็นข้อยกเว้นแม้ว่าขั้นตอนการบันทึกจะล้มเหลวก็ตาม
Security
ควบคุมการเข้าถึง: จํากัดช่องรับ ตาราง Dataverse และบัญชีบริการ SAP ไปยังข้อมูลประจําตัวที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น
สิทธิ์น้อยที่สุด: ให้ตัวแทนมีสิทธิ์ในการอ่านการเข้าถึงใบสั่งซื้อและเขียนการเข้าถึงเพื่อยืนยันคําสั่งซื้อที่พวกเขาต้องการเท่านั้น
การป้องกันข้อมูล: ประมวลผลข้อมูลการยอมรับ ซึ่งอาจรวมถึงการกําหนดราคาที่ละเอียดอ่อนเชิงพาณิชย์ ปลอดภัย และปกป้องเขตข้อมูลที่สําคัญในการส่งต่อและในส่วนที่เหลือ
การปฏิบัติตามกฎระเบียบ: จัดแนวกฎการตรวจสอบความถูกต้องและการตรวจสอบด้วยตัวควบคุมทางการเงินขององค์กรและข้อกําหนดการเก็บรักษาระเบียน
ความเป็นเลิศในการดำเนินงาน
มาตรฐาน: ปรับรูปแบบการยอมรับผู้จัดหาสินค้าที่แตกต่างกันให้เป็นรูปแบบภายในเดียวเพื่อให้ตรรกะที่ตรงกันง่ายและสอดคล้องกัน
เอกสารประกอบ: จัดทำและปรับปรุงคู่มือการปฏิบัติงานสำหรับประเภทข้อยกเว้นที่พบบ่อย ปัญหาเกี่ยวกับรูปแบบข้อมูลของซัพพลายเออร์ และการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่า SAP จัดทําเอกสารเกณฑ์การจับคู่ รวมถึงข้อกําหนดการจับคู่ที่ตรงกัน การยอมรับ และเงื่อนไขการเลื่อนระดับ
ขั้นตอนการสนับสนุน: ฝึกทีมสนับสนุนด้านการจัดซื้อและไอทีเพื่อตีความประวัติการเรียกใช้ตัวแทน วินิจฉัยความล้มเหลว และดําเนินการกู้คืนข้อมูลด้วยตนเอง
การจัดการการเปลี่ยนแปลง: ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงการแยก การจับคู่ และการทําแผนที่ SAP ในสภาพแวดล้อมที่ไม่ใช่การผลิตก่อนการเผยแพร่ และใช้ตัวควบคุมแหล่งข้อมูลสําหรับข้อกําหนดของตัวแทนและโฟลว์
ประสิทธิภาพการทำงาน
อัตราการประมวลผล: กำหนดขนาดโซลูชันให้รองรับปริมาณงานรายวันสูง และประมวลผลการตอบรับแบบขนานในกรณีที่ตัวเชื่อมต่อรองรับ
การปรับให้เหมาะสม: แคชข้อมูลอ้างอิงที่ใช้บ่อย เช่น การค้นหาผู้จัดจําหน่ายและใบสั่งซื้อ เพื่อหลีกเลี่ยงคิวรี SAP ที่ซ้ําซ้อน
การจำกัดอัตราการเชื่อมต่อ: คำนึงถึงขีดจำกัดของแพลตฟอร์มและตัวเชื่อมต่อ SAP และนำการจัดคิวผ่าน Dataverse มาใช้สำหรับช่วงที่มีโหลดสูง
ความสามารถในการปรับขนาด: ขยายรูปแบบการประสานงานเดิมไปใช้กับโดเมนและประเภทเอกสารใหม่ได้โดยไม่ต้องออกแบบกระบวนการจับคู่หลักใหม่
การปรับปรุงประสบการณ์ใช้งาน
บริการตนเอง: ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อจัดจ้างสามารถแก้ไขและประมวลผลการยอมรับที่เลื่อนระดับโดยตรงโดยไม่มีการขึ้นต่อกันของ IT
ความโปร่งใส: Surface สถานะการประมวลผลและคิวข้อยกเว้นผ่าน Dataverse โดยมีการวิเคราะห์ใน Power BI เพื่อการรายงานแนวโน้มและประสิทธิภาพ
การเลื่อนระดับที่ชัดเจน: นําเสนอการเลื่อนระดับแต่ละรายการด้วยสรุปที่มีโครงสร้าง: การยอมรับ ใบสั่งซื้อ ความแตกต่างที่เฉพาะเจาะจง และการดําเนินการที่แนะนํา
ระดับบริการเป้าหมาย: ตั้งค่าเป้าหมายแบบตรงผ่าน เช่น การยืนยันการยอมรับส่วนใหญ่โดยอัตโนมัติ และตรวจสอบเทียบกับเป้าหมายดังกล่าว
AI ที่รับผิดชอบ
ความน่าเชื่อถือและความปลอดภัย: ตรวจสอบเอาต์พุตของตัวแทนอย่างต่อเนื่องเพื่อความถูกต้องและให้มนุษย์อยู่ในรอบการตรวจสอบความผิดปกติและข้อยกเว้นก่อนที่จะส่งผลกระทบต่อระบบ ERP
ความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่กระบวนการตัวแทนเป็นไปตามนโยบายความเป็นส่วนตัวและการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
ความโปร่งใส: ทําให้การตัดสินใจของตัวแทนตรวจสอบย้อนกลับได้ โดยมีบันทึกที่พร้อมใช้งานสําหรับการตรวจสอบการยืนยันและการเลื่อนระดับทุกรายการ
ความรับผิดชอบ: ใช้การทบทวนโดยมีมนุษย์อยู่ในวงจรเพื่อคงความรับผิดชอบสำหรับข้อยกเว้นและกรณีขอบไว้กับทีมจัดซื้อ
ผู้สนับสนุน
Microsoft ดูแลบทความนี้ ผู้เขียนต่อไปนี้ได้เขียนบทความนี้
ผู้เขียนหลัก:
- Petros Feleskouras ผู้จัดการโปรแกรมอาวุโส