การศึกษาเกี่ยวกับกฎของกล่องขาเข้า

 

นำไปใช้กับ: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Microsoft Exchange, Live@edu

แก้ไขหัวข้อครั้งล่าสุด: 2011-11-23

คุณสามารถใช้กฎต่างๆ เพื่อเรียงลำดับอีเมลขาเข้าในโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติตามผู้ที่ส่งข้อความ ผู้รับข้อความหรือความสำคัญของข้อความ เป็นต้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎเพื่อย้ายจดหมายทั้งหมดที่ส่งถึงกลุ่มที่คุณเป็นสมาชิกไปยังโฟลเดอร์เฉพาะได้โดยอัตโนมัติ

หมายเหตุ:
ข้อมูลนี้ใช้กับ Outlook Web App เวอร์ชันมาตรฐาน ฟีเจอร์ที่อธิบายนี้ไม่มีให้ใช้งานใน Outlook Web App Light

ฉันจะจัดการกฎได้อย่างไร

เมื่อต้องการจัดการกฎ ให้คลิก ตัวเลือก> สร้างกฎกล่องขาเข้า

คุณสามารถใช้แท็บ กฎของกล่องขาเข้า เพื่อสร้างกฎใหม่ๆ หรือเพื่อแก้ไขหรือลบกฎที่มีอยู่

ฉันต้องทราบอะไรอีกบ้าง

• เมื่อต้องการสร้างกฎใหม่โดยใช้แท็บ กฎของกล่องขาเข้า ให้คลิก ใหม่

• คุณไม่ต้องใช้แท็บ กฎของกล่องขาเข้า เพื่อสร้างกฎ นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างกฏจากข้อความได้โดยตรง เมื่อต้องการสร้างกฎจากข้อความโดยตรง ให้ทำดังนี้

  1. คลิกขวาที่ข้อความในบานหน้าต่างรายการข้อความ

  2. คลิก สร้างกฎ หรือเปิดข้อความแล้วคลิก สร้างกฎ บนแถบเครื่องมือ

• กฎจะแสดงจากด้านบนไปยังด้านล่างตามลำดับที่ปรากฏในหน้าต่างกฎ เมื่อต้องการเปลี่ยนลำดับของกฎ ให้คลิกกฎที่คุณต้องการย้าย จากนั้นคลิกที่ลูกศร ขึ้น  หรือ ลง  เพื่อย้ายกฎไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการในรายการ

• ข้อความบางชนิดจะไม่ทริกเกอร์กฎของกล่องขาเข้า รวมถึงรายละเอียดต่อไปนี้

  • การแจ้งเตือนสถานะการส่ง ซึ่งรวมถึงรายงานการนำส่งไม่สำเร็จและข้อความระบบ

  • การแจ้งเมื่อผู้รับเปิดอ่านและการแจ้งการนำส่งที่ถูกสร้างโดยไคลเอ็นต์อีเมล

  • ข้อความตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่อยู่ที่สำนักงาน) บางชนิด

• คุณสามารถสร้างกฎที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นได้โดยการคลิก ตัวเลือกเพิ่มเติม หลังจากคุณคลิก ตัวเลือกเพิ่มเติม คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้ดังนี้

  • คุณสามารถกำหนดเงื่อนไขได้มากกว่าหนึ่งเงื่อนไขสำหรับกฎของคุณ

  • คุณสามารถกำหนดการกระทำได้มากกว่าหนึ่งรายการสำหรับกฎของคุณ

  • คุณสามารถเพิ่มข้อยกเว้นได้โดยการคลิก เพิ่มข้อยกเว้น

  • คุณสามารถเปิดหรือปิดตัวเลือก หยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติม ตามค่าเริ่มต้น จะมีการเปิดตัวเลือกเพื่อหยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติม ด้วยการเปิดตัวเลือกนี้ เมื่อข้อความที่ได้รับนั้นตรงตามเกณฑ์มากกว่าหนึ่งกฎ เฉพาะกฎแรกเท่านั้นที่จะถูกนำไปใช้ ถ้าไม่มีการตั้งค่าดังกล่าว กฎทั้งหมดจะถูกนำไปใช้กับข้อความที่ตรงตามเกณฑ์ของกฎเหล่านั้น

    ตัวอย่างเช่น เมื่อ หยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติม ไม่ได้ถูกเลือกไว้ ถ้าคุณมีกฎให้ย้ายข้อความทั้งหมดที่ส่งถึงกลุ่มสาธารณะไปยังโฟลเดอร์หนึ่ง และอีกกฎหนึ่งให้ย้ายรายการใดๆ ที่ส่งโดยผู้จัดการไปยังอีกโฟลเดอร์ และผู้จัดการของคุณส่งข้อความไปยังกลุ่มสาธารณะ คุณจะพบสำเนาของข้อความนี้ในทั้งสองโฟลเดอร์ ถ้าคุณต้องการใช้เฉพาะกฎที่ย้ายข้อความจากผู้จัดการของคุณ ให้วางกฎนั้นในตำแหน่งที่สูงกว่ากฎที่ย้ายข้อความที่ส่งถึงกลุ่ม จากนั้นแก้ไขกฎแรกเพื่อเพิ่มตัวเลือกที่หยุดการประมวลผลเพิ่มเติม

  • คุณสามารถแก้ไขชื่อของกฎได้โดยใช้กล่อง ชื่อ

• กฎแต่ละกฎที่คุณสร้างจะใช้พื้นที่ในส่วนที่ซ่อนอยู่ของกล่องจดหมาย ส่วนนี้มีการกำหนดพื้นที่สูงสุดไว้ที่ 64 กิโลไบต์ ขนาดพื้นที่จริงที่กฎใช้จะขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่าง เช่น ระยะเวลาที่ใช้ชื่อ และจำนวนเงื่อนไขที่คุณใช้ เมื่อคุณใช้พื้นที่จนถึงขนาด 64 กิโลไบต์ ตามที่กำหนดไว้ ระบบจะเตือนว่าคุณไม่สามารถสร้างกฎได้อีก หากเกิดกรณีดังกล่าว คุณจะต้องลบกฎหรือทำให้กฎที่มีอยู่บางส่วนง่ายขึ้นก่อนที่คุณจะสร้างกฎใหม่ได้ คุณสามารถลดพื้นที่ที่ใช้สำหรับกฎได้ด้วยวิธีการดังนี้:

  • ลบกฎที่คุณไม่ต้องการใช้แล้ว

  • ตัดชื่อของกฎให้สั้นลง

  • รวมกฎต่างๆ ที่ทำสิ่งเดียวกัน

  • เอาเกณฑ์ของกฎออก

• เมื่อคุณสร้างกฎการส่งต่อ คุณสามารถเพิ่มที่อยู่ที่จะส่งต่อมากกว่าหนึ่งที่อยู่ จำนวนที่อยู่ที่คุณสามารถส่งต่ออาจถูกจำกัด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าบัญชีของคุณ หากคุณเพิ่มที่อยู่มากกว่าที่ได้รับอนุญาต กฎการส่งต่อของคุณจะใช้งานไม่ได้ หากคุณสร้างกฎการส่งต่อกับที่อยู่มากกว่าหนึ่งที่อยู่ ให้ทดสอบดูว่าใช้งานได้หรือไม่

ฉันต้องทำอย่างไรถ้าต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติม

• แท็บกฎของกล่องขาเข้า