Finans etiketleri

İşlemler gönderildikten sonra kuruluşların, bu işlemlerden oluşturulan muhasebe girişlerinin analiz edilebilmesi için yardımcı defter verilerinin görünürlüğünü zorunlu tutması yaygındır. Günümüzde kuruluşlar, genel muhasebedeki yardımcı defter verilerini izlemek için belge numarası, açıklama veya mali boyutlar gibi alanları kullanıyor çünkü veri modelinden yardımcı defter verilerine gitmek zor. Çoğunlukla izlenen yardımcı defter verileri türleri arasında satış siparişi veya satın alma siparişi numaraları, satıcı veya müşteri adları, ödeme referansları, fatura numaraları veya Microsoft Dynamics 365 Finance'e aktarılan harici işlemlerden referans numaraları bulunur. Yardımcı defter verileri, analitik amaçlı kullanılmasının yanı sıra, defter mutabakatı gibi işlemler için de kullanılır.

Finansal etiketler (etiketler) özelliği, bir kuruluşun işlemlerde kullanıcı tanımlı 20'ye kadar alan oluşturmasına ve girmesine olanak tanıyarak belge numaralarını, açıklamaları veya mali boyutları kullanma ihtiyacını ortadan kaldırır. Bu alanlar daha sonra işlemler için oluşturulan muhasebe girişlerinde saklanır. Etiket değerleri herhangi bir yardımcı defter tablosunda, Müşteri işlemleri veya Satıcı işlemleri tablosunda saklanmaz.

Etiketler, Dynamics 365 Finance'in 10.0.32 sürümünde tanıtıldı. Her yeni sürümde etiketler ek dergilere, belgelere ve süreçlere uygulanacaktır. 10.0.37 sürümünde aşağıdaki günlükler ve işlemler, etiketler için destek ekledi:

• Genel günlük

• Global genel günlük

• Tahsisat günlüğü

• Sabit kıymet günlüğü

• Tüm kıymet kiralama günlükleri

• Periyodik günlük

• Raporlama para birimi ayarlama günlüğü

• Müşteri ödeme günlüğü

• Satıcı ödeme günlüğü

• Fatura günlüğü (satıcı)

• Global fatura günlüğü (satıcı)

• Fatura kaydı

• Müşteri siparişi belgeleri (Satış siparişi, sevk irsaliyesi ve müşteri faturası)

  Dekont

  Satış siparişi belgelerinde etiket desteği sağlamak için Özellik yönetiminde Satış siparişi faturalaması için mali etiketleri etkinleştir özelliğini etkinleştirin.

Ayarlar

İşlevselliği kullanmak için Özellik yönetimi çalışma alanında Finansal etiketler özelliğini etkinleştirmeniz gerekir. Dilediğiniz zaman bu özellik devre dışı bırakılabilir. Özellik etkinleştirilir ancak daha sonra devre dışı bırakılırsa, işlemlerdeki mali etiketler için girilen tüm değerler veritabanında tutulacaktır. Ancak bunlar artık Dynamics 365 Finance'teki hiçbir işlemde veya sorguda görünmeyecek.

İşlemlere etiket girme deneyimi, finansal boyutları kullanarak bir genel muhasebe hesabına girme deneyimine benzer. Etiketler genel muhasebe hesabıyla aynı kontrolü kullanmaz ancak yine de etiket değerleri arasında bir sınırlayıcıya ihtiyaç duyarlar. Herhangi bir finansal etiketi tanımlamadan önce etiket sınırlayıcıyı tanımlamanız gerekir. Genel muhasebe parametreleri sayfasında, Finansal etiketler'i seçin ve sınırlayıcıyı belirtin. İşlemlerde girilen etiket değerlerinde belirttiğiniz sınırlayıcı kullanılmamalıdır. Örneğin sınırlayıcı olarak kısa çizgi (-) tanımlarsanız etiket değeri olarak girilen müşteri adı kısa çizgi içeremez. Sınırlayıcı tanımlandıktan sonra değiştirilemez.

Özellik etkinleştirildikten sonra her tüzel kişilik en fazla 20 mali etiket tanımlayabilir. Etiketler tüzel kişiliğe özeldir. Her tüzel kişilik için etiketleri içe aktarmak üzere Finansal etiket yapılandırması ve Finansal etiketler özel liste değeri varlıklarını kullanabilirsiniz. Bu nedenle, aynı başlangıç kurulumunu birden fazla tüzel kişilikte hızlı ve kolay bir şekilde tanımlayabilirsiniz.

Mali etiketler oluşturma

Mali etiketler oluşturmadan önce aşağıdaki noktalara dikkat edin:

• Verilerin finansal boyut olarak mı yoksa finansal etiket olarak mı takip edilmesi gerektiğini değerlendirin. Mali etiketler, özellikle satış siparişi numaraları veya satın alma siparişi numaraları gibi yeniden kullanılabilirliği çok az olan veya hiç olmayan değerleri izlerken mali boyutlara bir alternatiftir. Mali etiketler ile mali boyutlar arasındaki farklar hakkında daha fazla bilgi için bkz. Mali etiketler ile mali boyutlar arasındaki farklar.
• Mali etiket oluşturulduktan sonra devre dışı bırakılabilir ama silinemez. Bu kısıtlama, etiket değerlerinin deftere nakledilen genel muhasebe girişlerinin raporlanması için kullanılabilir kalmasının sağlanmasına yardımcı olur. Mali etiketler istenildiği zaman kolayca etkinleştirilip devre dışı bırakılabilir.
• Her mali etiketin etiketi, işlemler gönderildikten sonra bile istenildiği zaman değiştirilebilir.
• Belirli bir mali etiket için hiçbir işlem kaydedilmemişse etiket etiketinde yapılan bir değişikliğin hiçbir etkisi olmayacaktır. Bu davranış, diğer verileri izleyebilmek için bir etiketi yeniden kullanmanız gerektiğinde kullanışlıdır.
• Belirli bir mali etiket için işlemler kaydedilmişse etiket değerleri değişmez. Etiketin etiketi başlangıçta "Satın alma siparişi numarası" ise ancak daha sonra "Satış siparişi numarası" olarak değiştirildiyse, etiket değişikliğinden önce kaydedilen muhasebe girişleri, girilen ve genel muhasebeye nakledilen satın alma siparişi numaralarını hâlâ içerecektir.

Mali etiket oluşturma

Mali etiket oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyin.

1. Genel muhasebe > Hesap planı > Mali etiketler > Mali etiketler'e gidin.
2. Mali etiket oluşturmak için Yeni'yi seçin.
3. Etiket için bir etiket girin. Etiket bir harf veya alt çizgi ile başlamalıdır ve yalnızca harf, sayı ve alt çizgi içerebilir. Boşluklar dahil hiçbir özel karaktere izin verilmez.
4. Değer türü alanı içinde Metin, Liste veya Özel Liste'yi seçin.
5. Değer türü alanında Liste'yi seçtiyseniz Şuradan değerleri kullan alanında değer kaynağını seçin. Alan, işlem girişi sırasında etiket değerlerinin seçilebileceği varlıkların bir listesini içerir.
6. Değer türü alanında Özel liste'yi seçtiyseniz işlem girişi sırasında seçilebilecek etiket değerlerinin özel listesini oluşturmak için Etiket değerleri'ni seçin.
7. Etiketi etkinleştirmek için Etkinleştir'i seçin.

İşlemlere mali etiket değerlerinin girilmesi

Bir finansal etiket etkinleştirildikten sonra, özelliği destekleyen her işlemde etiketler giriş için hazır olacaktır.

Günlükler ve satırlar

Günlükleri girdiğinizde günlük toplu başlığında etiket değerlerini tanımlayabilirsiniz. Bu değerler daha sonra günlükteki satırlar için varsayılan değerler olarak kullanılacaktır. Günlükteki diğer varsayılan değerler ise günlüğe eklenen yeni satırlara otomatik olarak girilecektir. Ancak başlıktaki değerleri tanımladığınızda zaten mevcut olan satırlara girilmezler.

Günlükler için varsayılan değerler

Günlüğe girdiğiniz etiket değerleri aşağıdaki şekilde varsayılan değerler olarak girilir:

• Tek satırlı fiş:

  • Günlük toplu iş başlığına eklediğiniz etiket değerleri, hesaba varsayılan değerler olarak girilir.
  • Hesabınıza eklediğiniz etiket değerleri, mahsup hesaba varsayılan değerler olarak girilir.
  • Hesaba etiket değerleri eklediğinizde mahsup hesabı zaten mevcutsa bu etiket değerleri mahsup hesabına varsayılan değerler olarak girilmez.
  • Etiket değerleri hem hesapta hem de mahsup hesapta mevcutsa, bir yerdeki etiket değerlerinde yapılan değişiklikler diğer yerdeki değerlerin güncellenmesine neden olmaz. Örneğin hesaptaki etiket değerlerini değiştirirseniz mahsup hesaptaki etiket değerleri güncellenmez. Bu davranış, kullanıcının varsayılan değerleri manuel olarak geçersiz kılması durumunda veri kaybını önlemeye yardımcı olur.
  • Yeni bir satır eklediğinizde, yeni bir fiş numarası atarsanız (bu, yeni bir işlemi temsil eder), varsayılan davranış baştan başlar. Bir kuponun satırındaki etiket değerleri hiçbir zaman farklı bir kuponun satırlarına varsayılan değer olarak girilmez.

• Çok satırlı fiş:

  • Günlük toplu iş başlığına eklediğiniz etiket değerleri, fişe eklenen her bir satırın hesaba varsayılan değerler olarak girilir.
  • İlk satırdaki hesaba eklediğiniz etiket değerleri, kuponun sonraki satırındaki hesaba varsayılan değer olarak girilmez vb.

Varsayılan etiket değerleri ana verilerde mevcut değildir ve varsayılan değerler olarak kullanılamaz. Örneğin, müşteriler veya satıcılar üzerinde varsayılan etiket değerlerini tanımlama olanağı yoktur. Ayrıca, bir işlemin özellikleri otomatik olarak varsayılan değerler olarak girilmez. Örneğin müşteri adını takip etmek için bir etiket oluşturuldu. Bir işlem bir müşteri içeriyorsa müşterinin adı, varsayılan olarak müşteri etiketi değeri olarak kullanılmaz. Değer manuel olarak girilmeli veya içe aktarılmalıdır.

Belgeler için varsayılan değerler

Günlüklerde olduğu gibi belgeler için de, ana veriler varsayılan etiket değerlerini içermediğinden, etiket değerleri ana verilerden varsayılan değerler olarak girilmez. Satış siparişleri gibi çoğu belge bu genel varsayılan sırayı izler:

1. Etiket değerleri belgenin başlığında tanımlanabilir.
2. Başlıktaki etiket değerleri, belgenin satırlarında varsayılan değerler olarak kullanılır.
3. Belgenin satırlarındaki etiket değerleri, muhasebe dağıtımlarında varsayılan değerler olarak kullanılır (belge kaynak belge ise ve muhasebe dağıtımlarını destekliyorsa).

Oluşturulan muhasebe kayıtları için etiket değerleri varsayılan değer olarak aşağıdaki şekilde girilir:

• Kaynak olmayan belgeler:

  • Borç hesapları veya Alacak hesapları gibi özet hesaba ilişkin etiket değerleri varsayılan olarak başlıktan girilir.
  • Gider, gelir, vergi ve indirimler gibi diğer tüm hesaplar varsayılan olarak satırlardaki etiket değerlerini kullanır.

• Kaynak belgeler:

  • Borç hesapları veya Alacak hesapları gibi özet hesaba ilişkin etiket değerleri, özet hesaplar için kullanılan Genel muhasebe parametrelerine bağlı olarak varsayılan olarak başlıktan veya muhasebe dağıtımlarından girilir. (Genel muhasebe>Defter kurulumu>Genel muhasebe parametreleri'ne gidin.) Etiket değerleri varsayılan olarak şuna göre girilir: özet hesabın mali boyut değerleri için kullanılan mantığın aynısıdır.
  • Gider, gelir, vergi ve indirimler gibi diğer tüm hesaplar varsayılan olarak muhasebe dağıtımlarındaki etiket değerlerini kullanır.

Bir belgenin alt belgeleri varsa alt belgeler için ana belgedeki etiketler kullanılır. Örneğin, satış siparişi başlığındaki ve satırlarındaki etiket değerleri, daha önce açıklanan mantığa göre sevk irsaliyesi ve müşteri faturası için oluşturulan muhasebe için kullanılır.

Doğrulama

İşlemlere etiket değerleri girildiğinde, işlem girişi veya gönderim sırasında herhangi bir doğrulama gerçekleşmez. Liste veya Özel liste değer türünden bir etiket tanımlanmış olsa bile etiket değerleri doğrulanmaz listede var olmalarını sağlamak için. Örneğin, Liste değer türünde bir etiket oluşturulur ve listenin kaynağı olarak satınalma siparişi numarası seçilir. Satınalma siparişi numaralarının bir listesi sunulacak olsa da kullanıcı, listede bulunmayan bir satınalma siparişi numarasını girebilir.

Etiket değerlerine sahip işlemleri yayınlama

Bir işlem kaydedildikten sonra mali etiketler genel muhasebe hesap girişi satırlarında bulunur. Bunlar Kupon işlemleri ve Ana hesap işlemleri sayfalarında gösterilir. Mali etiketler ayrı sütunlarda gösterilir, böylece sıralanmaları ve filtrelenmeleri daha kolay olur.

Raporlama açısından etiketler boyut gruplarının parçası değildir. Bu nedenle, belirli bir etiket değeri için özetlenmiş işlem bakiyesi alamazsınız. Örneğin mizan bakiyesine baktığınızda etiket değeri başına bakiye alamazsınız. Ancak mizandan bakiyeleri incelediğinizde ayrıntılı işlemlerde etiket değerleri gösterilecektir. Ayrı sütunlardaki etiket değerleri de dahil olmak üzere ayrıntılı işlemler, bakiye gerekiyorsa özetlenebilecekleri Excel'e aktarılabilir.

Bir etiket devre dışı bırakılırsa etiket değerleri kaydedilen işlemlerde kalır. Varsayılan olarak devre dışı bırakılan etiketler sorgulama sayfalarında gösterilmez. Ancak Etkin olmayan mali etiketleri göster seçeneğini seçerek sütunları ekleyebilirsiniz.

Yayınladıktan sonra etiket değerlerini düzeltin

Raporlama için mali etiketler mevcut olmasına rağmen bunlar genel muhasebe hesabının parçası değildir ve mali tablolar üzerinde hiçbir etkisi yoktur. Etiketler yalnızca dahili analiz için kullanıldığından, etiket değerlerinde düzenlemelere işlemler gönderildikten sonra izin verilir.

1. Özellik yönetimi çalışma alanında, Genel muhasebe fişlerindeki dahili verilerde düzenleme yapılmasına izin ver adlı özelliği etkinleştirin. Bu özellik, bazı rollerin, nakledilen muhasebe girişlerinin Açıklama alanını değiştirmesine olanak tanır. Finansal etiketler özelliği de etkinleştirilmişse, bu özellik, etiket değerlerinde düzenleme yapılmasını sağlayacak şekilde geliştirilir.
2. Özellik etkinleştirildikten sonra Fiş işlemleri'ne gidin.
3. Düzenlemek istediğiniz işlemleri bulmak için sorguyu kullanın.
4. Fiş işlemleri'deki satırları seçin ve ardından Dahili fiş verilerini düzenle seçeneğini belirleyin. Yalnızca seçilen satırları düzenleyebilirsiniz.

Fiş işlemleri sayfasında seçtiğiniz satırlar gösterilir, geçerli mali etiketler ve yeni mali etiketler dahil. Mevcut etiket değerleri, yeni etiketler için varsayılan değerler olarak girilir. Bu nedenle, her şeyi manuel olarak tekrar girmenize gerek yoktur; bunun yerine yalnızca yanlış olanı değiştirebilirsiniz. Toplu güncellemeler için Seçili kayıtları toplu güncelle düğmesini kullanabilirsiniz. Yanlış olan veya herhangi bir etiket değeri tanımlanmamış (örneğin, özellik etkinleştirilmeden önce gönderildikleri için) büyük deftere nakledilen hareket gruplarına etiket değerleri atamak istiyorsanız toplu güncellemeler kullanışlıdır.