Proje yönetimi ve muhasebeye genel bakış

Proje yönetimi ve muhasebe işlevselliği, servis sağlamak, ürün oluşturmak veya sonuca ulaşmak için birden çok sektörde kullanılabilir.

Proje, bir servis sağlamak, ürün oluşturmak veya sonuca ulaşmak için tasarlanmış bir dizi etkinlik grubudur. Projeler kaynakları tüketir ve gelir veya varlıklar biçiminde finansal sonuçlar oluştururlar.

Endüstrilerde projeler

Aşağıdaki şekilde gösterildiği gibi, proje yönetimi ve muhasebe işlevselliği birden çok sektörde kullanılabilir.

Çağrı merkezinde, bilet bir çağrıyı çözümlemek için gereken eylemler kümesini tanımlamak için kullanılabilir. Yönetim veya teknik danışmanlık kuruluşları ya da reklam ajansları gibi danışmanlık şirketleri, etkinliklerine proje adını verir. Pazarlamada, kampanya teslim edilmesi gereken iş kümesini temsil eder. Proje tabanlı üretimde, bir üretim emri, üretimi tamamlanmış mallar üretmek amacıyla gerçekleştirilmesi gereken çeşitli işler ile ilgilidir. Adı ne olursa olsun, bu projelerde kaynak, zamanlama ve maliyetler bulunur ve proje yönetimi ve muhasebe işlevleri bu projelerin planlanması, yürütülmesi ve çözümlenmesinde size yardımcı olur.

Proje aşamaları

Aşağıdaki işlem akışı, harici projelere veya bir veya daha fazla müşteri için tamamlanan proje ve projelere yöneliktir, işlevselliği iç, salt maliyete yönelik projeler için de uygulanabilir.

Önceki çizimde gösterildiği gibi, proje yönetimi ve muhasebe üç aşamaya ayrılabilir:

1. Başlat
2. Yürüt
3. Çözümle

Projeyi başlatma

Proje başlatma sırasında, birkaç önemli işlem gerçekleştirilir. Tahmini iş gücünü, giderleri ve malzemeleri müşteriye iletmek için proje teklifini kullanabilirsiniz. Bir proje sözleşmesine fatura koşullarını, sınırları ve anlaşmaları kaydedebilirsiniz. Çalışmayı planlamak ve tahmin etmek için bir iş kırılım yapısı (İKY) kullanabilirsiniz. Projenin yürütülmesine yol göstermesi amacıyla tahminler ve bütçeler ayarlayabilirsiniz. Aşağıdaki resimde bir projenin yapısı gösterilmektedir.

Proje teklifleri oluşturma

Projenin ilk satış aşamasında, proje teklifi bağlayıcılığı olmayan bir teklifi bir müşteriye sunmanıza olanak sağlar. Bir proje teklifinde teklif verilen öğe ve hizmetler, temel ilgili kişi bilgileri, özel ticari sözleşmeler ve indirimler, olası vergiler ve ek giderler bulunabilir.

Ayrıca, organizasyonunuz ve müşteri arasındaki bir proje teklifi hareketi için teminat mektubu verebilirsiniz. Proje teklifi oluşturulduktan sonra, müşteri için teminat mektubu istekleri oluşturabilir ve bunu bankaya gönderebilirsiniz. Banka isteği onayladıktan sonra, teminat mektubu müşteriye verilir.

Daha fazla bilgi için bkz. Proje teklifleri.

Proje sözleşmelerini oluşturma

Bir projeyi tamamlamak üzere bir müşteriyle veya diğer finansman kaynağı ile bir sözleşmeye yaptıysanız, önce bir proje sözleşmesi oluşturmanız gerekir. Sonra, projeyi oluşturduğunuzda, karşılık gelen sözleşmeye atamanız gerekir. Proje sözleşmesi için oluşturduğunuz proje türü, proje müşterilerine faturalandırmak için kullanılacak yöntemi belirler. Bir proje sözleşmesini ve ilgili projeyi değiştirebilirsiniz, ancak proje türünü değiştiremezsiniz. Proje türleri hakkında daha fazla bilgi için "Proje oluşturma" bölümüne bakın.

Proje sözleşmeleri hakkında daha fazla bilgi için bkz. Proje sözleşmeleri.

İş kırılım yapılarını oluşturma

Bir İKY'deki ayrıntı derecesi, tahminler için gereken doğruluk düzeyine ve bu tahminlere yönelik gerekli izleme düzeyine bağlıdır. Zamanlama ve maliyetle ilgili kaymalara karşı çok az toleransı olan projelerde genellikle daha ayrıntılı bir İKY ve ayrıca İKY'ye göre işin ilerleyişinin ve maliyetinin titiz şekilde takip edilmesi gerekir.

Daha fazla bilgi için bkz. İş kırılım yapılarına genel bakış.

Proje tahminlerini ve bütçeleri oluşturma

Kuruluşunuzun operasyon perspektifi varsa ve belirli hareketlerden kaynaklanan gelir ve maliyetlere odaklanıyorsa, proje tahminini kullanabilirsiniz. Ancak Kuruluşunuz mali tutara daha fazla odaklanıyorsa proje bütçeleme özelliğini kullanabilirsiniz. Her yöntemin kendi avantajları vardır. Daha fazla bilgi için bkz. Proje tahminleri ve bütçeler.

Projeleri oluşturma

Finance uygulamasında altı tür proje oluşturabilirsiniz. Her proje türü, maliyetler ve gelir tanıması için farklı şekilde ayarlanır. Seçtiğiniz proje türü, projenin amacına bağlıdır. Aşağıdaki tabloda her proje türünün tipik kullanımı açıklanmaktadır.

Proje türü	Açıklama
Zaman ve malzeme	Zaman ve malzeme projelerinde müşteri, proje üzerinde oluşan tüm masraflar için faturalandırılır. Bu maliyetler saatlik, gider, öğelere ait maliyetler ile ücretleri içerir.
Sabit fiyat	Sabit fiyatlı projelerde, faturalar mahsup hareketlerden oluşur. Sabit fiyatlı bir proje, proje sözleşmesini temel alan bir fatura zamanlamasına göre faturalandırılır. Sabit fiyatlı bir projenin geliri proje boyunca, tamamlanan yüzde yöntemi kullanılarak hesaplanabilir ve nakledilebilir. Bunun yerine, gelir, tamamlanan sözleşme yöntemi kullanılarak proje tamamlandığında da hesaplanıp nakledilebilir. Şirketler çoğu zaman bir proje ya da proje grubu tamamlanma derecesini hesaplamak için süren işin değerini (WIP) kullanmaktan yararlanabilir.
Yatırım	Yatırım projeleri anında kazanç üretmeyen projelerdir. Bunlar genellikle, maliyetlerinin aktifleştirilmesi gereken uzun dönemli dahili projelerde kullanılırlar. Bir yatırım projesi için yalnızca maddelere, saatlere ve giderlere yönelik maliyetler kaydedilebilir. Bir yatırım projesindeki maliyetler, tahmin işlevleri kullanılarak izlenirler ve denetlenir. Yatırım projeleri, isteğe bağlı maksimum aktifleştirme ile ayarlanabilir. Bir yatırım projesi ilerledikçe maliyetlerini proje tamamlanana kadar maliyetlerin tutulacağı WIP hesaplarına kaydedersiniz. Proje elendiğinde, WIP değerini bir sabit kıymete, bir muhasebe hesabına ya da yeni bir projeye aktarırsınız. NOT: Yatırım projelerindeki hareketler, Maliyetleri deftere naklet, Geliri tahakkuku veya Fatura teklifleri oluşturma sayfasında gösterilmez.
Maliyet projesi	Yatırım projeleri gibi, Maliyet projeleri de genellikle dahili projeleri izlemek için kullanılır ve onlar için yalnızca saatler, giderler ve maddeler kaydedilebilir. Ancak, Maliyet projeleri genellikle yatırım projelerinden daha kısa süreli olarak kullanılır. Buna ek olarak, yatırım projelerinden farklı olarak Maliyet projeleri bilanço hesaplarına aktifleştirilemez. Bunun yerine, proje hareketleri yalnızca kar ve zarar hesaplarına nakledilir. NOT: Maliyet projelerindeki hareketler, Maliyetleri deftere naklet, Geliri tahakkuku veya Fatura teklifleri oluşturma sayfasında yansıtılmaz. Maliyet projeleri genellikle dahili projeleri izlemek için kullanıldığından, genellikle bir müşteri hesabıyla ilişkilendirilmesi gerekmez. Ancak, kurulumunuz satınalma siparişleri için madde gereksinimlerinin oluşturulmasını gerektiriyorsa, maliyet projesini bir müşteriyle ilişkilendirmeniz gerekir. Madde gereksinimleri, satış siparişi satırları olarak yönetildiği ve sistem müşterinin belirtilmesini gerektirdiği için bu ilişki gereklidir. Ancak bu kurulum, madde gereksinimlerinin bir satınalma siparişinden otomatik olarak oluşturulmasına neden olmaz. Maliyet projelerinde, Madde gereksinimi oluştur ayarı yok sayılır. Maliyet projesinde bir madde gereksinimine gereksinim duyarsanız, bir müşterinin projeyle ilişkilendirilmesi koşuluyla bu maddeyi el ile oluşturabilirsiniz.
İç	Dahili projeler, kuruluşunuz dahilinde yürütülen bir projedeki maliyetleri izlemek için kullanılır. Dahili projeler, kaynak tüketimini yönetmek için planlama aracı sağlayabilir. NOT: Dahili projelerindeki hareketler, Geliri tahakkuku veya Fatura teklifleri oluşturma sayfasında yansıtılmaz.
Süre	Zaman projeleri, çalışanların hastalık sürelerini izlemek için bir proje gibi borçlandırılamayan ve üretken olmayan etkinliklerle ilişkili zamanı izlemek için kullanılır. Zaman projelerindeki hareketler genel muhasebeye nakledilmez. Bunun yerine, çalışan kullanım raporlarına dahil edilir. Zaman projelerinde yalnızca saat hareketleri kaydedilebilir. Bu saatleri projeye kaydetmek için bir saat günlüğü veya zaman çizelgesi kullanırsınız. Saatler kaydedildikten sonra, proje hareketleri olarak görünürler ancak karşılık gelen fiş hareketleri yoktur. NOT: Zaman projelerindeki hareketler, Maliyetleri deftere naklet, Geliri tahakkuku veya Fatura teklifleri oluşturma sayfasında yansıtılmaz.

Çalışan, kategori ve kaynak atama

Bir projenin gereksinimleri ve zamanlamasına ya da çalışanların becerilerine ve kullanılabilirliğine göre çalışan kaynaklarını zamanlayabilirsiniz. Kaynak zamanlama yeteneklerini kullanarak, kuruluşunuzun çalışanlarını verimli ve etkili bir şekilde dağıtabilirsiniz. Projenizde çalışmak için kullanılabilir olan en nitelikli çalışanları hızlı bir şekilde bulabilirsiniz. Ayrıca, proje süresince bu çalışanların daha etkin şekilde nasıl kullanılabilir olabileceğini de kolayca görebilirsiniz.

Kaynak zamanlama işlevini kullanabilmenin yollarından bazıları şunlardır:

• Çalışanı bir projenin gereksinimleri ile eşleştirmek üzere, çalışanların özellikleri (örneğin; eğitim, beceriler, sertifikaları ve proje deneyimi) ile ilgili bilgileri kullanın.
• Çalışanın takvimi ve kullanılabilirliğiyle ilgili bilgileri, çalışanın zamanlamasını proje takvimi ile eşleştirmek için kullanın.
• Her çalışanın kapasitesini gözden geçirin ve şu anda kapasitenin nasıl kullanıldığını belirleyin. Örneğin, bir çalışan daha az kullanılıyorsa, çalışan kullanılabilirliğine ve özelliklerine uyan bir projeye atanabilir.
• Çalışan atamalarıyla herhangi bir takvim çakışması olmadığından emin olmak için çalışanın kullanılabilirliğini gözden geçirin.
• Özet görünümünde (örneğin, bölüm veya çalışana göre) ya da ayrıntılı bir görünümde (örneğin, bir bölüm içindeki çalışanlara göre veya her çalışan için haftalık ayrıntıya göre) çalışanların kullanımı hakkındaki bilgileri gözden geçirin.
• Çalışanların kullanılma biçimini optimize etmek amacıyla gün, hafta veya ay gibi çeşitli zaman birimleri için kaynak atamalarını değiştirin.

Projeyi yürütme

Projenin yürütülmesi sırasında takım üyeleri veya yöneticiler; zaman çizelgelerini, gider raporlarını ve diğer iş belgelerini kullanarak tahakkuk edilen çalışmayı ve giderleri kaydeder. Proje yöneticileri, proje için bütçelenen tutarların tüketimini izlemelerine olanak sağlayan araçlara sahiptir. Proje yöneticileri aynı zamanda, satınalma siparişlerini ve diğer iş belgelerini kullanarak projeler için malzeme sipariş edebilir, temin edilebilir veya satın alabilir. Faturalar hazırlanıp onaylanınca müşteriler devam eden işler için faturalandırılabilir. Son olarak, bu işlem sırasında organizasyonun mali işlemlerini etkilemek için gelir tanınır.

İş kırılım yapılarını yönetme

İKY, proje için yapılacak işin bir açıklamasıdır. İKY, görevlerin bir hiyerarşisidir. Bu, yalnızca her görev için çalışmayı değil, görevin boyutunu, maliyetini ve süresini de temsil eder.

Daha fazla bilgi için bkz. İş kırılım yapılarına genel bakış.

Proje tahminlerini ve bütçeleri yönetme

Projelerinizi yönetmenin ve kontrol etmenin iki yolu bulunur: proje tahminleri ve proje bütçeleri. Kuruluşunuzun operasyon perspektifi varsa ve belirli hareketlerden kaynaklanan gelir ve maliyetlere odaklanıyorsa, proje tahminini kullanabilirsiniz. Ancak Kuruluşunuz mali tutara daha fazla odaklanıyorsa proje bütçeleme özelliğini kullanabilirsiniz.

Daha fazla bilgi için bkz. Proje tahminleri ve bütçeler.

Üretim emirleri oluşturma

Projeyle ilgili bir üretim emri bir satış siparişine veya bir madde gereksinimine yönelik olarak tamamlanan madde yöntemini veya tüketilen madde yöntemini kullanarak bağlanabilir. Ayrıca, üretim emri el ile oluşturulmuşsa, üretim emriyle satış siparişi veya madde gereksinimi (sipariş bağlantısı yok) arasında bir bağlantı yoktur. Ancak, üretim emri bir satış siparişi veya madde gereksinimini karşılamak üzere otomatik olarak oluşturulmuşsa, üretim siparişi ile satış siparişi veya madde gereksinimi (siparişe göre bağlantı) arasında bir bağlantı vardır.

Bu etkenlerin birleşimlerine göre, aşağıdaki yöntemlerden birini kullanın:

• Tamamlanan madde/sipariş bağlantısı: Projeyi bir satış siparişine veya bir madde gereksinimine bağlayın. Bu yöntemi kullandığınızda, gerçek proje maliyetleri, satış siparişi faturalandığında veya madde gereksinimi için sevk irsaliyesi güncelleştirildiğinde deftere nakledilir. Maliyet, tamamlanmış bir madde olarak deftere nakledilir.
• Tamamlanan madde/sipariş bağlantısı yok: Bir maddenin üretim döngüsü Sona ermiş durumuna ulaşıncaya kadar gerçek maliyetler deftere nakledilemez. Tamamlanan maddenin maliyeti tek bir hareket olarak deftere nakledilir.
• Tüketilen madde/sipariş bağlantısı: Projeyi bir madde gereksinimine bağlayın. Bu yöntemi kullanarak, üretim Başlatıldı durumuna sahip olduğunda veya tamamlandı olarak bildirildiğinde gerçek proje maliyetlerini görüntüleyebilirsiniz. Maliyetler, üretim için tüketilen hammadde ve saatler için birden çok proje maddesi hareketi olarak nakledilir. Madde gereksinimi için sevk irsaliyesi güncelleştirildiğinde hiçbir proje maliyeti nakledilmez. Ayrıca, üretimdeki projelerin izlendiği ürün reçeteleri (BOM) hiyerarşisindeki düzeyi de tanımlayabilirsiniz.
• Tüketilen madde/sipariş bağlantısı yok: Projeyi bir madde gereksinimine bağlayın. Bu yöntemi kullanarak, üretim Başlatıldı durumuna sahip olduğunda veya tamamlandı olarak bildirildiğinde gerçek proje maliyetlerini görüntüleyebilirsiniz. Maliyetler, üretim için tüketilen hammadde ve saatler için birden çok proje maddesi hareketi olarak nakledilir. Ayrıca, üretimdeki projelerin izlendiği BOM hiyerarşisindeki düzeyi de tanımlayabilirsiniz.

Ürünler ve hizmetleri satın alma

Maddelerin satın alım ve satışı birçok proje odaklı işletmede yer alanların yaygın etkinliklerdir.

Projeler için satınalma siparişleri

Satınalma siparişinin amacı satınalma siparişinin ne zaman tüketilip, maddelerin bir projeye ne zaman ücretlendirileceğini belirler.

Yöntem	Amaç	Maddelerin tüketimi
Bir satınalma siparişini doğrudan oluşturun.	Bir proje üzerinde tüketim amacıyla harici bir satıcıdan maddeler satın alın. Satınalma siparişi aşağıdaki şekilde oluşturulabilir: Projenin kendisinden. Bu durumda, proje satınalma siparişi için önceden tanımlanmıştır. Proje satın alma siparişine giderek. Satınalma siparişi oluşturmak için hem satıcıyı, hem de projeyi seçmeniz gerekir.	Maddeler, satıcı faturası güncelleştirildiğinde tüketilir.
Satış siparişinden bir satınalma siparişi oluşturun.	Bir projeden satış siparişi oluşturduğunuzda, maddeleri satın alın.	Maddeler, satış siparişi müşteriye faturalandığı zaman tüketilir.
Bir madde gereksiniminden satınalma siparişi oluşturun.	Bir projeden madde gereksinimi oluşturduğunuzda, maddeleri satın alın.	Maddeler, madde gereksinim sevk irsaliyesi güncelleştirildiğinde tüketilir.

Projelere yönelik satış siparişleri

Proje yönetimi ve muhasebe'de, maddelerin tüketimini çeşitli yollarla kaydedebilirsiniz. Bir projede maddeleri satabilir, satın alabilir veya ayırabilirsiniz.

Bir projede tüketmek için şirketin envanterinden maddeleri sipariş edebilirsiniz. Alternatif olarak bir harici satıcıdan maddeleri satın alabilirsiniz. Maddeler Zaman projeleri dışındaki tüm proje türlerinde tüketilebilir.

Maddeleri sipariş etmenin yolu, sipariş ettiğiniz yere bağlıdır:

• Şirketin envanterinden sipariş etmek için, siparişi bir madde gereksinimi olarak girmeniz gerekir. Madde gereksinimleri sayfasını kullanırsanız, maddeleri kısmi teslimatlar olarak almak için gereksinimi ayarlayabilirsiniz. Bu nedenle, maddeler gerekli oluncaya kadar maddelerin miktarlarının tüketimini erteleyebilirsiniz.
• Harici bir satıcıdan maddeleri sipariş etmek için, siparişi Satınalma siparişi sayfasında satınalma siparişi olarak oluşturmanız gerekir.

Not

Maddeler paketleme için işaretlenmişse, projeyle ilgili bir satış siparişine ait sevk irsaliyesi iptal edilemez.

Aşağıdaki tabloda maddeleri sipariş etme yöntemleri ve maddelerin nasıl tüketildiği açıklanmaktadır.

Yöntem	Amaç	Madde tüketim hareketleri
Satış siparişi	Bir hareketi doğrudan bir Zaman ve malzeme projesine girin.	Madde hareketleri, müşteri faturası deftere nakledildiğinde tüketilir.
Stok yevmiye defteri	Madde kayıtlarını hızla girin ve koruyun. Örneğin, bir madde gereksinimini yazdırılmış bir listeye göre girmek isterseniz, stok yevmiye defteri uygulanabilir.	Madde hareketleri, yevmiye defteri nakledildiğinde tüketilir.
Madde gereksinimi	Hemen tüketilmeyecek maddeleri girin. Bu yöntem, tek bir madde gereksinim kaydında tüketilen maddelerin sayısını izlemenize olanak sağlar.	Maddeler hareketleri sevk irsaliyesi güncelleştirildiğinde tüketilir. Başka bir deyişle, madde gereksinimi, sevk irsaliyesi deftere nakledildiğinde oluşturulur.
Satın alma siparişleri	Satınalma yöntemine bağlı olarak, hareketleri üç konumdan birine girin.	Madde hareketleri, sevk irsaliyesi güncelleştirildiğinde veya müşteri ya da satıcı faturalanırken tüketilir.

Proje faturalarını işleme

Proje türü, hangi faturalandırma yordamının uygulanacağını belirler. Yalnızca iki harici proje türü (Zaman ve malzeme ile Sabit fiyatlı) fatura edilebilir. Zaman ve malzeme projeleri ile sabit fiyatlı projeler her zaman bir proje sözleşmesine iliştirilir.

Bir proje için müşteri faturası oluşturmadan önce, ön fatura veya fatura teklifi oluşturabilirsiniz. Fatura teklifinde, proje faturasına dahil edilecek proje hareketlerini seçebilirsiniz. Ardından, proje faturasını deftere nakletmeden önce fatura ayrıntılarını inceleyebilir ve müşteriye veya diğer finansman kaynağına gönderebilirsiniz.

Proje faturalarını işleme hakkında daha fazla bilgi için bkz. Proje faturalandırma.

Projenin tamamlanma maliyetini hesaplama

Bir tahmin oluşturduğunuzda, projenin tamamlanma maliyetini hesaplamak için kullanılan yöntemi seçebilirsiniz. Tahmin oluştur sayfasında Tamamlama maliyeti yöntemi alanından bir yöntem seçersiniz. Seçtiğiniz yöntem, maliyet tahminindeki her maliyet satırına ayrı ayrı uygulanır. Bir satırın durumu Oluşturuldu ise Maliyet tahmini sayfasında uygulanan yöntemi değiştirebilirsiniz.

Aşağıdaki tabloda, bir projenin tamamlanma maliyetini hesaplama yöntemleri açıklanmıştır.

Yöntem	Açıklama
Toplam maliyet: gerçek	Tahmini maliyetlerin el ile girilmesi gerekir. Maliyet tahmini sayfasındaki Toplam maliyet veya Toplam miktar sütunu tamamlandıktan sonra, gerçek maliyetler kullanıcının girdiği toplamlardan çıkarılır. Sonuç, projenin tamamlanacağı maliyettir. Tipik olarak, maliyetlerin ilerlemesi, örneğin her dönemde kaydedilen kalınan otel sayısı ve yemekler temel alınarak izlenmez. Bunun yerine. izleme genellikle toplam tahmini saat miktarı ile yapılan karşılaştırmaya dayanır. Bu yaklaşım bir tahmin modeli gerektirmez ve toplam maliyet veya toplam miktar el ile değiştirilebilir. Toplam maliyet veya Toplam miktar sütununa bir değer girildiğinde, Finance bu değeri döneme nakledilen gerçek hareketlerle karşılaştırır ve sonra değeri Tamamlanacak miktar veya Tamamlama maliyeti sütununda değeri azaltır.
Toplam bütçe: gerçek	Gerçek maliyetler maliyeti belirlemek için seçtiğiniz tahmin modeliyle karşılaştırılır. Bu yöntemde, tahmin edilen hareketleri içeren bir toplam bütçe modeli kullanılır. Projenin daha doğru bir görünümünü elde etmek için, proje devam ederken bütçe modelini ayarlayabilirsiniz. Tahmini ayarlamanız gerekiyorsa, aşağıdaki genel işlemi uygulayın: Tahmin hareketlerini başka bir tahmin modeline kopyalayın. Tahmin hareketlerini gerçek hareketlerle karşılaştırın. Sonraki döneme ait tahminleri koruyun, azaltın veya artırın. Finance öngörülen tahminleri otomatik olarak azaltmaz. Bu nedenle, proje tamamlandığında karşılaştırma yapmak üzere bir temel oluşturmak için Sabit fiyatlı projede başlangıçtaki tahmin modelini korumak iyi bir fikirdir. NOT: Bu yöntemi seçtiğinizde, en az iki tahmin modeli kullanın. Bir modelde başlangıçtaki tahminin yer alması gerekir. Diğer modelde, tahmin hareketlerini başka bir modelden kopyalamanız gerekir. Bu yöntem yalnızca Sabit fiyatlı projeler ile Yatırım projelerinde geçerlidir.
Kalan bütçe	Bu yöntemde, projenin tamamlanma maliyetini hesaplamak için kalan bir bütçe modeli kullanılır. Bu yöntemi kullandığınızda, gerçek maliyetler ve kalan bütçe modelindeki tahmini tutarlar birbirine eklenir. Sonuç toplam bir maliyettir. Bu yöntemi kullanmadan önce, sistemdeki kayıtlı gerçek hareketlere dayalı olarak hareketleri çıkarmak için kalan bütçe modelinin ayarlanması gerekir. Tahmin modelleri sayfasında, alanların Otomatik tahmin azaltma grubunda işaretlenmiş olduğundan emin olun. Tipik olarak kalan bütçe, orijinal bütçeden kopyalanır. Hareketler girildikçe kalan bütçedeki hareketler azaltılır. Proje ilerlerken kalan bütçede düzeltme yapılması gerektiğine karar verirseniz, tahmin hareketlerini kalan bütçeye ücretlendirirsiniz. NOT: Bu yöntem yalnızca tahmine bir tahmin modeli eklenmişse uygulanabilir.
Önceki tahmin olarak	Önceki dönemde kullanılan aynı tahmin yöntemi uygulanır. Önceki dönemde bir tahmin modeli gerekirse, bu yöntemde bir tahmin modeli gerekir.
Tamamlanma maliyetini sıfıra ayarlama	Tipik olarak, bu yöntem tahmin projesi elenmeden önce kullanılır. Bu yöntemde, toplam tahminler deftere nakledilen gerçek hareketlerle eşleştirilir ve Tamamlanma maliyeti sütunu temizlenir. Sonuçta elde edilen tamamlanma yüzdesi her zaman yüzde 100'dür. Tahmin alanı oluşturduğunuz her maliyet satırı için seçili değil ve toplam tahmin önceki maliyet tahmininden kopyalanır. Tahmin dönemi için gerçek tüketim, projeyi tamamlama maliyetinden düşülür. Bu yöntem bir tahmin modeli gerektirmez.
Maliyet şablonundan	Seçili tahmin projesiyle ilişkilendirilen maliyet şablonunda ayarlanmış tamamlama maliyeti yöntemi uygulanır.

Projeyi çözümleme

En temel düzeyinde bir proje, maliyetleri kaydeden hareketleri gruplamak ve bu maliyetleri genel muhasebeye nakletmek için kullanılır.

Genel olarak bu hareketler, zaman çizelgeleri, gider raporları, satıcı faturaları veya stok hareketleri gibi iş belgelerinin sonucudur. Bir projenin yaşam döngüsü genellikle, projenin iş ve mali etkilerini planlamaya ve tahmin etmeye yardımcı olan tahminler, öngörüler ve bütçelerle başlar. Bir projeyi çözümlediğinizde, yalnızca proje sırasında gerçekleşen hareketleri değil aynı zamanda tahminlerinizin ve öngörülerinizin doğruluğunu, proje takımı üyelerinin kullanım oranlarını ve projenin genel başarısını da değerlendirebilirsiniz.

Nakit akışını analiz etme

Bir projeyle ilgili tahmini nakit akışlarını ve gerçek nakit akışlarını gözden geçirmek için nakit akışı izlemeyi kullanın. Bir proje devam ederken nakit akışlarını gözden geçirebilir veya tamamlanmış bir projenin nakit akışlarını görüntüleyebilirsiniz.

Nakit akışlarını izleyerek, tek bir projeyi değerlendirebilir, birden fazla projeyi görüntülemek için raporları kullanabilir ve proje nakit akışlarını genel muhasebedeki nakit akışı tahminlerine aktarabilirsiniz.

Nakit girişi tahmini

Kurulumunuza bağlı olarak, seçili bir proje için nakit girişlerini tahmin edebilirsiniz. Örneğin, Proje tarihi 5 Mart 2012 ise ve 31 Mart 2012 tarihinde faturalarsanız, vade tarihi ve beklenen satış ödeme tarihini şöyle tahmin edebilirsiniz:

• Proje tarihi: 5 Mart 2012.
• Fatura tarihi: 31 Mart 2012. Bu tarih, fatura sıklığına göre belirlenir. Bu örnek için, fatura sıklığını geçerli aya ayarlarsınız. Bu nedenle, Mart ayında nakledilen tüm hareketler ayın son gününde faturalandırılır.
• Son tarih: 14 Nisan 2012. Bu tarih, proje için ayarlanan ödeme vadesine göre belirlenir. Bu örnekte, 14 günlük ödeme vadesi seçtiniz. Bu nedenle, vade tarihine (14 Nisan 2012) ulaşmak için fatura tarihine 14 gün eklenir.
• Beklenen satış ödemesi tarihi: 27 Nisan 2012. Bu tarih, Proje yönetimi ve muhasebe parametreleri sayfasındaki Genel tampon gün sayısı alanına Proje sözleşmeleri sayfasındaki Tek tampon gün sayısı alanında bulunan gün sayısını ekleyip toplamı, Son tarih alanındaki gün sayısına ekleyerek hesaplanır. Bu örnek için, Genel tampon gün sayısı alanına 3 ve Tek tampon gün sayısı alanına 10 girdiniz. Bu nedenle, beklenen satış ödeme tarihine (27 Nisan 2012) ulaşmak için vade tarihine 13 gün eklenir.

Genel tampon gün sayısı, tek tampon gün sayısını değiştirilebilir veya tek tampon gün sayısına eklenebilir:

• Genel tampon gün sayısını tek tampon gün sayısının yerine kullanmak için müşterilere ait son tarih ile gerçek ödeme tarihi arasındaki ortalama gün sayısını girin.
• Tek tampon gün sayısına genel tampon gün sayısını eklemek için Genel tampon gün sayısı alanına, müşterinin ödemeyi gönderdiği gün ile kuruluşunuzun ödemeyi aldığı gün arasındaki tahmini gün sayısını girin.

Projenin sözleşmesinde tek tampon sayısını ayarlayın. Günler, hem satış faturası vade tarihi, hem de müşterinizin ödeme kalıplarıyla ilgili kuruluşunuzun deneyimlerine göre hesaplanır.

Gerçek nakit girişi

Gerçek nakit girişi, tahmine benzer ancak hesaplamalarınıza ilk fatura tarihinden başlayabilirsiniz. İşte bir örnek:

• Fatura tarihi: 2 Mart 2012.
• Vade tarihi: 16 Mart 2012. Ödeme vadesi 14 gün olarak ayarlanır.
• Beklenen satış ödemesi tarihi: 29 Mart 2012. Bu hesaplamada, üç genel tampon gün sayısı ile 10 tek tampon gün sayısı bulunur.

Maliyet tahmini

Tanımlanan günlere göre, maliyet ödeme tarihi proje tarihinden farklı olabilir. Bu durumda, maliyet ödeme tarihi, proje tarihinden itibaren gün sayısını ödeme vadesindeki gün sayısına eklemek suretiyle hesaplanır.

Örneğin, hareketin proje tarihi 5 Mart 2012 ve aşağıdaki ödeme vadeleri ayarlanmıştır:

• Saatler: Geçerli ay (A)
• Giderler: 14 gün (D14)
• Maddeler: 30 gün (D30)

Bu ayarlara göre, her hareket türü için maliyet ödeme tarihi aşağıda verilmiştir:

• Saatler: 31 Mart 2012, yani seçilen ayın son günü.
• Giderler: 19 Mart 2012, hareketin tarihinden 14 gün sonra.
• Maddeler: 4 Nisan 2012, hareket tarihinden 30 gün sonra.

Not

Satınalma siparişine ait vade tarihi, proje satınalma siparişi oluşturulduğunda satıcı hareketine dayanır. Vade tarihi herhangi bir varsayılan ayar tarafından belirlenmiyor.

Maliyet ödeme tarihi tampon sayısı üzerinde hesaplanmaz. Proje tamamlandıktan sonra, tüm maliyetlendirme ve faturalama tamamlandığında kar ve zarar hesaplarına hem maliyet, hem de satış gönderilir.

Tüm satış ve satıcı faturaları tamamlandığında, Nakit akışı sayfasındaki alanlar ile Proje raporları sayfasındaki alanlar arasındaki ilişkiyi görüntüleyebilirsiniz.

Nakit akışı sayfası

• Nakit girişleri
• Nakit çıkışları
• Net nakit akışları

Proje raporları sayfası

• Gelir
• Toplam maliyet
• Brüt kar

Maliyetleri gözden geçirme

Kuruluşunuzun bir proje sırasında girdiği maliyetleri Maliyet kontrolü sayfasından izleyebilirsiniz. Projeye ait bütçelendirilen orijinal maliyetleri, geçerli gerçek maliyetleri ve taahhüt edilen maliyetleri karşılaştırarak projenin yolunda gidip gitmediğine, bütçeyi aşıp aşmadığına karar verebilirsiniz.

Not

Proje maliyetlerinin geçerli durumunu görüntülemek için Maliyet kontrolü sayfasını kullandığınızda, başlangıçtaki ve kalan bütçe için seçilen tahmin modellerini kullanın. Maliyetleri hesaplarken diğer tahmin modellerini seçerseniz, hesaplama sonuçları doğru olmaz.

Kalan bütçelenmiş tutarları görüntüleme

Proje yönetimi ve muhasebe parametreleri sayfasında maliyet kontrol yöntemi olarak Kalan bütçe seçilmişse, Maliyet kontrolü sayfası gerçek olarak nakledilmemiş veya kabul edildi olarak işaretlenmemiş maliyetleri hesaplar. Özellikle, Maliyet kontrolü sayfasının alt bölmesindeki Genel sekmesinde bulunan tutarlar aşağıdaki yollarla hesaplanır:

• Gerçek maliyet: seçili maliyet satırı için projede harcanan toplam tutar. Gerçek maliyet tutarı Genel muhasebe güncelleştirmeleri sayfasında hesaplanır.
• Taahhüt edilen maliyet: yasal varlığın ödemeyi taahhüt ettiği ek giderler. Belirli taahhüt edilen maliyet tutarları Taahhüt edilen maliyetler sayfasında hesaplanır.
• Kalan bütçe: seçili maliyet satırı için halen kullanılabilir olan başlangıçtaki bütçelenmiş tutar. Kalan bütçe tutarı, Genel muhasebe önizlemesi sayfasında hesaplanır.
• Toplam maliyet: gerçek maliyet, taahhüt edilen maliyet ve kalan bütçe tutarlarının toplamı.

Maliyet kontrolü sayfasında Sapma sekmesinde, toplam beklenen maliyet ile başlangıçtaki bütçenin karşılaştırmasını görebilirsiniz. Bu karşılaştırma bu tutarlarla arasındaki farkları gösterir. Bu nedenle, verilerin nerede eşleşmediğini görebilirsiniz. Sapma miktarları aşağıdaki yollarla hesaplanır:

• Orijinal bütçe: seçili maliyet satırı için başlangıçta bütçelenmiş tutar. Orijinal bütçe tutarı, Genel muhasebe önizlemesi sayfasında hesaplanır.
• Toplam maliyet: Genel sekmesinde raporlandığı gibi gerçek maliyet, taahhüt edilen maliyet ve kalan bütçe tutarlarının toplamı.
• Sapma: toplam maliyet ve orijinal bütçe arasındaki fark.
• Miktara göre fark: orijinal tahmin ve toplam tahmin arasındaki toplam fark. Bu fark matematiksel olarak şöyle ifade edilebilir: (Toplam tahmin miktarı) × (Orijinal ortalama fiyat – Toplam ortalama fiyat). Bu hesaplama yalnızca proje saatleri için geçerlidir.
• Fiyata göre fark: orijinal tahmin ve toplam tahmin arasındaki toplam fark. Bu fark matematiksel olarak şöyle ifade edilebilir: (Orijinal tahmin fiyatı) × (Orijinal tahmin miktarı – Toplam tahmin miktarı). Bu hesaplama yalnızca proje saatleri için geçerlidir.

Kalan toplam bütçelenmiş tutarları görüntüleme

Proje yönetimi ve muhasebe parametreleri sayfasında maliyet denetimi yöntemi olarak Toplam bütçe seçilmişse, Maliyet kontrolü sayfası gerçek maliyetler ile toplam maliyetler arasındaki herhangi bir farkı tespit etmenize yardımcı olmak için projeye ait bu iki değeri hesaplar. Özellikle Maliyet kontrolü sayfasında, Genel sekmesinin alt bölmesindeki sütunlarda bulunan tutarlar aşağıdaki yollarla hesaplanır:

• Toplam bütçelenmiş maliyet: seçili maliyet satırı için toplam bütçelenen tutar.
• Gerçek maliyet: seçili maliyet satırları için projede bugüne kadar ortaya çıkan maliyetlerin toplam tutarı.
• Taahhüt edilen maliyet: seçili maliyet satırı için projede taahhüt edilen toplam tutar.
• Fark: gerçek ve taahhüt edilen maliyetlerin toplamı ile toplam maliyet arasındaki fark. Fark, toplam bütçe için ek maliyetlerin belirtilmesinin gerekip gerekmediğini gösterir.

Maliyet kontrolü sayfasında Sapma sekmesinde, aşağıdaki alanlara bakarak toplam bütçe ile orijinal bütçe arasındaki farkı görüntüleyebilirsiniz:

• Orijinal bütçe: maliyet satırı için başlangıçta bütçelenmiş tutar. Orijinal bütçe, Genel muhasebe önizlemesi sayfasında hesaplanır.
• Bütçelendirilen toplam maliyet: maliyet satırı için başlangıçta bütçelenmiş toplam maliyet. Bütçelendirilen toplam maliyet, Genel muhasebe önizlemesi sayfasında hesaplanır.
• Sapma: maliyet satırındaki sapma. Bu tutar, orijinal bütçeden toplam maliyet çıkarılarak hesaplanır.
• Miktara göre fark: orijinal bütçe ve toplam bütçe arasındaki toplam fark. Bu tutar, orijinal bütçe saatlerinden toplam bütçe saatlerini çıkararak ve farkı bütçelendirilen maliyet fiyatı ile çarparak hesaplanır. Bu fark matematiksel olarak şöyle ifade edilebilir: (Bütçelendirilen orijinal maliyet fiyatı) × (Orijinal bütçedeki saatler – Toplam bütçe saatleri). Bu hesaplama yalnızca proje saatleri için geçerlidir.
• Fiyata göre fark: Bu tutar, orijinal bütçe saatlerinden toplam bütçe saatlerini çıkararak ve farkı tüketilen toplam saat sayısı ile çarparak hesaplanır. Bu fark matematiksel olarak şöyle ifade edilebilir: (Toplam tüketilen saatler) × (Orijinal bütçedeki saatler – Toplam bütçe saatleri). Bu hesaplama yalnızca proje saatleri için geçerlidir.

Kullanımı çözümle

Kullanım oranı, belirli bir çalışma döneminde çalışanın faturalandırılabilir veya üretken çalışma yaptığı sürenin yüzdesidir. Faturalandırılabilir saatler belirli bir müşteriye ücretlendirilebilecek çalışanın harcadığı saattir.

Bir çalışanın kullanım oranı, faturalanabilen saat sayısını belirli bir dönemdeki çalışma saatleri sayısına bölerek hesaplanır. Örneğin, bir çalışanın bir dönemdeki 30 faturalanabilir saati varsa ve aynı dönemdeki çalışma saatlerinin sayısı 40 ise, çalışanın kullanım oranı yüzde 75'dir.

Bir çalışan için kullanım oranını hesapladığınızda, faturalandırılabilir oranı veya verimlilik oranını hesaplayabilirsiniz:

• Faturalandırılabilir oran: faturalandırılabilir saatler ile faturalandırılamayan saatler veya norm saatler arasındaki fark.
• Verimlilik oranı: üretime yönelik saatler ile üretime yönelik olmayan saatler veya norm saatler arasındaki fark. Üretime yönelik saatler, çalışanın belirli bir projeye katkıda bulunduğu saattir. Üretime yönelik saatler, dahili projeler dışında genellikle müşterilere faturalandırılır. Üretime yönelik olmayan saatlerin hiçbir zaman müşteriye faturalandırılmaz.

Kullanım oranlarını Saat kullanımı sayfasında hesaplayabilirsiniz. Hesaplamalar varsayılan tercihleri temel alır. Bu tercihler ayrıca her proje türüne yönelik Kullanım veya Yük atayarak saatlerin nasıl hesaplandığını belirtir. Bu, faturalanabilen ücret hesaplamaları ve verimlilik oranı hesaplamaları için geçerlidir.

• Kullanım: Seçili proje türü için bildirilen saatler her zaman faturalandırılabilir veya verimlilik kullanımı olarak değerlendirilir.
• Yük: Seçili proje türü için bildirilen saatler her zaman faturalandırılamayan veya verimli olmayan kullanım olarak değerlendirilir.
• Satır özelliğine göre: Belirli bir saat hareketine ait satır özellikleri, saatlerin faturalandırılabilir veya verimlilik kullanımı için dikkate alınıp alınmayacağını belirler.
• Dahil edilmeyen: Saatler faturalandırılabilir veya verimlilik kullanımı hesaplamasına göre kullanılamaz.

Saat kullanımı sayfasında, çalışan veya proje için genel kullanım oranı yüzdesinin yanı sıra aşağıdaki her saat türüne ait kullanım oranı hesaplamaları için kullanılan saat sayısını görüntüleyebilirsiniz:

• Dahil edilmeyen saatler: Bu saatler saat kullanım oranına dahil edilmez.
• Dahil edilen saatler: Bu saatler, kullanım saatleri ve yük saatleri eklenerek hesaplanır. Bu saatler, kullanım oranına dahil edilir.
• Yük saatleri: Faturalandırılabilir bir oran hesapladığınızda bu saatler borçlandırılamayan saatlerle aynıdır. Verimlilik oranı hesapladığınızda, bu saatler üretime yönelik olmayan saatlerle aynı şeydir.
• Kullanım saatleri: Faturalandırılabilir bir oran hesapladığınızda, bu saatler borçlandırılabilen saatlerle aynı şeydir. Verimlilik oranı hesapladığınızda, bu saatler üretime yönelik olan saatlerle aynı şeydir.

Bir çalışan için kullanım oranı hesapladığınızda, norm saatleri veya dahil edilen saatleri kullanabilirsiniz. Dahil edilen saatleri kullanırsanız, hesaplama girilen saatlerin yüzdesi olarak ifade edildiğinden çalışanların, zaman çizelgesi dönemlerine yönelik tüm çalışma sürelerini kaydetmesini sağlamalısınız. Bir proje, proje sözleşmesi, müşteri kaydı veya kategori için saat kullanım oranı hesapladığınızda, hesaplamanızda dahil edilen saatleri kullanmanız gerekir.

Proje raporlarını gözden geçirme

Projenin ilerlemesine yönelik hızlı bir şekilde bilgi almak için proje raporu oluşturabilirsiniz. Proje raporunu çalıştırdığınızda, Proje raporları sayfasında Genel sekmesinde seçimler yaparak, raporun hesaplanması için kullanılacak ölçütleri belirtebilirsiniz. Aşağıdaki bilgileri dahil etmeyi veya dışarıda bırakmayı tercih edebilirsiniz:

• Proje türler
• İşlem türleri
• Proje tarihi/genel muhasebe tarihi
• Veri

Rapor hesaplandıktan sonra, Proje raporları sayfasındaki çeşitli sekmelerde aşağıdaki bilgileri görüntüleyebilirsiniz:

• Genel: projenin temel kar ve zarar yapısıyla ilgili genel bilgiler.
• Kar ve zarar: tahakkuk eden gelir hakkında bilgiler.
• WIP: süren iş hesap bakiyeleri hakkında bilgiler.
• Tüketim: saatlerin, maddelerin, giderlerin ve bordro hareketlerinin tüketimi hakkında bilgiler.
• Fatura:: faturalar ve mahsup faturalamayla ilgili bilgiler.
• Saatlik ücret: gelire ve maliyet hesaplarına nakledilen saatlik birim fiyatlar.