Proje sözleşmeleri

Bu makalede, çeşitli proje türleri ve finansman kaynakları için oluşturabileceğiniz proje sözleşmelerine ilişkin örnekler ve sözleşmeleri nasıl yönetebileceğiniz ve proje müşterilerini nasıl faturalandırabileceğiniz açıklanmaktadır.

Bir proje sözleşmesi için oluşturduğunuz proje türü, proje müşterilerine fatura kesmek için kullanılan yöntemi belirler. Bir proje sözleşmesini ve ilgili projeyi değiştirebilirsiniz, ancak proje türünü değiştiremezsiniz.

Bir proje sözleşmesi kullanarak, aynı anda bir veya daha fazla projeyi faturalandırabilirsiniz. Proje sözleşmesi, bir proje yapısındaki her alt proje için tutarlı bir faturalama yordamının garanti edilmesine de yardımcı olur.

Faturalanan her proje bir proje sözleşmesiyle ilişkilendirilmelidir. Bir proje sözleşmesinin ayarları, bu proje sözleşmesiyle ilişkili tüm projelere ve alt projelere uygulanır.

Bir proje sözleşmesi bir veya daha fazla finansman kaynağı belirtebilir. Bu nedenle, faturalandırmayı birden çok fon sağlayıcı arasında bölebilir, finansman kaynaklarının belirtilen tutardan daha fazla faturalandırılmaması için finansman limitleri ayarlayabilir ve harcamaları tahsil etmek için finansman kurallarını yapılandırabilirsiniz.

Proje sözleşmeleri için finansman

Bazı proje sözleşmeleri, proje maliyetlerini finanse etme sorumluluğunu birden fazla tarafın paylaştığını belirtir. Aşağıda bazı örnekler verilmiştir:

• Birden fazla bölümü olan büyük bir müşteri, bir projenin finansmanının bölümlere göre bölünmesini talep eder.
• Şirketiniz büyük bir projenin maliyetlerini harici bir kuruluşla paylaşır.
• Bir yol projesi iki belediye tarafından ortaklaşa finanse edilmektedir.
• Bir köprü projesi, bir devlet hibesi ve özel bir şirket tarafından finanse edilmektedir.

Dynamics 365 Finance'te, tek bir işlem veya tüm proje için faturalandırmayı birden çok müşteri, hibe veya kuruluş arasında bölebilirsiniz.

Birden fazla fon sağlayıcıya sahip projelerde, gelişmiş bir finansman projesinin finansmanına katkıda bulunan tüm taraflara finansman kaynakları denir. Bir müşteri, kuruluş veya hibe finansman kaynağı olarak tanımlandıktan sonra, bir veya daha fazla finansman kuralına atanabilir. Finansman kuralları, bir proje için ücretlerin çeşitli finansman kaynaklarına nasıl tahsis edileceğini belirleyen ölçütleri içerir.

Satınalma taleplerinde ve satınalma siparişlerinde görünenler gibi stoğu tutulan maddeler bölünemediğinden, maliyet tutarı dağıtım sırasında birden fazla finansman kaynağı arasında bölünemez. Bu nedenle, stok çıkışı kayıt edilene kadar finans kaynağı değeri sıfır (0) olarak kalır. Stok sorunu kaydedildiğinde, maliyet tutarı proje için hesap dağıtım kurallarına göre dağıtılır.

Faturalandırmayı birden fazla finansman kaynağı arasında bölmeyi kolaylaştırmak için atabileceğiniz bazı adımlar şunlardır:

• Bir proje için girilen tüm hareketlerin proje sözleşmesiyle aynı satış para birimini kullanacağını belirtin.
• Bir finansman kaynağının bir proje için belirtilen tutardan daha fazla faturalandırılmaması için finansman limitleri ayarlayın. Finansman limitleri hakkında daha fazla bilgi için bkz: Proje finansman limitleri.
• Her çalışan, madde, kategori, kategori grubu ve hareket türü (veya tüm hareket türleri için) için finansman kurallarını ve finansman limitlerini yapılandırın.
• Her finansman kuralının geçerli olduğu dönemi tanımlamak için isteğe bağlı başlangıç ve bitiş tarihlerini seçin.
• Her bir finansman kaynağının sorumlu olduğu yüzdeyi belirtin.
• Finansman tahsisatı hesaplamalarının neden olduğu yuvarlama farklarından hangi finansman kaynağının sorumlu olduğunu belirtin.
• Proje maliyetlerinin dış müşterilere nasıl faturalanacağını ve iç kuruluşlara nasıl ücretlendirileceğini belirleyen kurallar ayarlayın.
• Ek finansman elde edilene kadar veya maliyetleri dahili olarak karşılamaya karar verene kadar işlemleri beklemedeki bir finansman hesabında kaydedin.

Bir hareketle ilişkilendirilecek vergi grubunu belirlemek için projede bir vergi grubu ataması aranır. Proje düzeyinde herhangi bir vergi grubu ataması yapılmamışsa, proje sözleşmesi aranır.

Örnek: Birden fazla finansman kaynağı (basit)

Aşağıdaki tabloda, birden çok finansman kaynağı arasında finansman tahsisini yönetmeye yönelik senaryolar verilmiştir. Bu senaryolar aşağıdaki varsayımlara dayanır:

• Öncelik ayarları, diğer finansman kuralı kriterleri uygulanmadan önce fonların tahsisine dahil edilir.
• Finansman kuralının geçerli olduğu dönemi tanımlamak için herhangi bir tarih aralığı belirtilmemiştir.

Senaryo	Finansman kaynağı	Tahsisat yüzdesi	Tahsis önceliği
Fonları tükenene kadar maliyetleri bir finansman kaynağına, fonları tükenene kadar maliyetleri ikinci bir finansman kaynağına tahsis etmek ve son olarak kalan maliyetleri üçüncü bir finansman kaynağına tahsis etmek istiyorsunuz.	Finansman kaynağı 1 Finansman kaynağı 2 Finansman kaynağı 3	100% 100% 100%	1 2 3
Maliyetlerin yüzde 75'ini bir finansman kaynağına, yüzde 25'ini de ikinci bir finansman kaynağına tahsis etmek istiyorsunuz. Bu finansman kaynaklarından herhangi biri tükendiğinde, kalan maliyetleri üçüncü bir finansman kaynağından ödemek istersiniz.	Finansman kaynağı 1 Finansman kaynağı 2 Finansman kaynağı 3	%75 %25 100%	1 1 2
Maliyetlerin yüzde 75'ini bir finansman kaynağına, yüzde 25'ini de ikinci bir finansman kaynağına tahsis etmek istiyorsunuz. Bu finansman kaynaklarından herhangi biri tükendiğinde, kalan maliyetleri üçüncü bir finansman kaynağı ile dördüncü bir finansman kaynağı arasında bölmek istersiniz.	Finansman kaynağı 1 Finansman kaynağı 2 Finansman kaynağı 3 Finansman kaynağı 4	%75 %25 %50 %50	1 1 2 2
Maliyetlerin ilk yüzde 25'ini bir finansman kaynağına, geri kalanını da ikinci bir finansman kaynağına tahsis etmek istiyorsunuz.	Finansman kaynağı 1 Finansman kaynağı 2	%25 100%	1 2

Örnek: Birden fazla finansman kaynağı (karmaşık)

Aşağıdaki sırayla kullanmak istediğiniz üç finansman kaynağınız var:

1. Finansman kaynağı 2 tükenene kadar finansman kaynağı 2 ve finansman kaynağı 3'ü eşit olarak kullanın.
2. Tükenene kadar finansman kaynağı 3'ü kullanmaya devam edin.
3. Finansman kaynağı 3 tükendikten sonra finansman kaynağı 1'i kullanın.

Bu hedefe ulaşmak için aşağıdakileri yapmanız gerekir:

• Finansman kaynağı 2 ve finansman kaynağı 3 için ilgili tutarları için finansman limitleri ayarlayın.
• Aşağıdaki finansman kurallarını oluşturun:
  • Kural 1 (Öncelik 1): İşlemlerin yüzde 50'sini finansman kaynağı 2'ye ve yüzde 50'sini finansman kaynağı 3'e tahsis edin.
  • Kural 2 (Öncelik 2): İşlemlerin yüzde 100'ünü finansman kaynağı 3'e tahsis edin.
  • Kural 3 (Öncelik 3): İşlemlerin yüzde 100'ünü finansman kaynağı 1'e tahsis edin.

Bu kurulum, işlemlerin herhangi birinin işlem için geçerli olup olmadığını belirlemek için kurallara ve sınırlara göre denetlenmesi nedeniyle çalışır. Hareket için belirli bir kural veya sınır uygulanmıyorsa, Tüm işlemler kuralı uygulanır. Tüm hareketler kuralı tüm hareketlerle eşleşir.

Bir işlemle eşleşen bir kural bulunursa, önce bu kuralda ayrılan yüzde uygulanır, ancak yalnızca eşleşmeler ayarlanan limitlere göre kontrol edildikten sonra uygulanır. Bir limit karşılanmışsa ve bir finansman kaynağının fonları tükenmişse, finansman limitiyle ilişkili finansman kuralı göz ardı edilir ve program geçerli olan bir sonraki kuralı denetler.

Bazı durumlarda, bir işlemin yalnızca bir kısmı bir kural altında tahsis edilebilir. Bunun nedeni, işlem tahsis edildiğinde bir sınıra ulaşılması olabilir. Bu durumda, her bir finansman kaynağına yüzde 50 gibi bu kurala göre yalnızca belirli bir miktar tahsis edilir. Bu, bu bölümde daha önce açıklanan kural 1'deki durumdur. Kalan kısım, sıradaki bir sonraki kurala göre tahsis edilir.

Aşağıdaki tabloda bu senaryo daha ayrıntılı olarak incelenmektedir.

Odak	Ayrıntılar
Finansman kuralları	Kural 1 (Öncelik 1): Tüm işlemler. Finansman kaynağı 2'yi 50% ve finansman kaynağı 3'ü 50%'de tahsis edin. Kural 2 (Öncelik 2): Tüm işlemler. Finansman kaynağı 3'e %100 tahsis edin. Kural 3 (Öncelik 2): Tüm işlemler. Finansman kaynağı 1'e %100 tahsis edin.
Finansman limitleri	Finansman kaynağı 1 sınırı = 10.000,00 Finansman kaynağı 2 sınırı = 500,00 3 numaralı finansman kaynağı sınırı = 750,00
İşlem 1	İşlem tutarı: 100,00Finansman: Kural 1 uygulandıktan sonra işlem tamamen ödendiği için işlem yalnızca kural 1'e göre ödenir. İşlem, finansman kaynağı 2 ile finansman kaynağı 3 arasında eşit olarak finanse edilir. Finansman kaynağı 2: 50,00 Finansman kaynağı 3: 50,00
İşlem 2	İşlem tutarı: 5.000,00Finansman: İşlem, her üç kurala göre ödenir. Kural 1 Finansman kaynağı 2: 450,00 Finansman kaynağı 3: 450,00 Kural 2 Finansman kaynağı 3: 250,00 (= 750,00 – 50,00 – 450,00) Kural 3 Finansman kaynağı 1: 3.850,00 (= 5.000,00 – 450,00 – 450,00 – 250,00)
Her bir finansman kaynağı için dağıtılan fonların toplamı	Finansman kaynağı 1: 3.850,00 Finansman kaynağı 2: 500,00 Finansman kaynağı 3: 750,00

Faturalandırma kuralları

Bir müşteriyle bir proje sözleşmesi için pazarlık yaptığınızda, bir proje üzerindeki iş için müşteriye nasıl ve ne zaman fatura kesebileceğinizi tanımlarsınız. Proje sözleşmesini ve projeyi ayarladıktan sonra, proje için faturalama kuralları ayarlayabilirsiniz. Faturalama kuralları, proje sözleşmesinde belirtilen proje koşullarını temel alır. Oluşturabileceğiniz faturalama kuralları, proje sözleşmesinin koşullarına ve faturalama kuralıyla ilişkilendirdiğiniz Zaman ve malzeme veya Sabit fiyat gibi proje türüne bağlıdır. Bir proje sözleşmesi için birden fazla faturalama kuralı oluşturabilirsiniz. Ayrıca, aynı proje sözleşmesiyle ilişkilendirilmiş ve benzer faturalama koşullarına sahip birden çok projeye bir faturalama kuralı atayabilirsiniz.

Aşağıdaki faturalandırma kuralı türlerini ayarlayabilirsiniz:

• Teslimat birimi: Bir teslimat birimini tamamladığınızda müşteriye fatura kesin. Sözleşmede teslimat birimlerini tanımlarsınız.
• İlerleme Durumu – Projenin belirli bir yüzdesini tamamladığınızda müşteriye fatura kesin. Tamamlanan çalışma yüzdesini otomatik olarak hesaplamak için bir faturalama kuralı ayarlayabilir veya tamamlanan çalışma yüzdesini ve müşteriye fatura edilecek tutarı el ile hesaplayabilirsiniz.
• Kilometre Taşı – Kilometre taşına ulaşıldığında bir proje kilometre taşının tam tutarı için müşteriye fatura kesin.
• Ücret – Hizmetleriniz için bir müşteriye ve genellikle hizmet maliyetinin bir yüzdesi olan bir yönetim ücretine ek olarak fatura kesin.
• Zaman ve malzeme – Bir projede kullanılan zaman ve malzemelerin değeri için müşteriye fatura kesin.

Tüm faturalama kuralı türleri için, bir proje üzerinde anlaşmaya varılan bir aşamaya ulaşana kadar müşteri faturalarından düşülen bir bekletme yüzdesi belirtebilirsiniz. Ödeme bekletme yüzdesi proje sözleşmesinde belirtilir. Tutar, müşteri faturasındaki satırların toplam değerine göre hesaplanır ve bu değerden çıkarılır.

Zaman ve malzeme ile İlerleme faturalama kuralları için ücretlendirilebilir kategoriler atayabilirsiniz. Borçlandırılabilir kategoriler, müşteri faturalarına dahil edilmesi gereken hareketleri gösterir.

Müşteriyi faturalandırmaya hazır olduğunuzda, proje için faturalanacak tutar faturalama kurallarına göre hesaplanır ve bir proje faturası teklifi oluşturulur.

Aşağıdaki bölümlerde, bir proje için faturalama kurallarının nasıl ayarlanacağını ve yönetileceğini gösteren örnekler verilmiştir.

Örnek: Teslim edilen birim sayısını temel alan bir faturalama kuralı oluşturma

Kuruluşunuz, bir müşterinin çalışanlarına eğitim oturumu başına 10.000 maliyetle toplam beş eğitim oturumu sağlamak için bir anlaşma yapar. Her eğitim oturumundan sonra müşteriye fatura kesersiniz.

Sözleşme için faturalama kurallarını ayarlarken aşağıdaki değerleri kullanırsınız:

• Teslimat birimi bir eğitim oturumudur.
• Birim fiyat, eğitim seansı başına 10.000'dir.
• Toplam birim sayısı beş eğitim seansıdır.

Bir eğitim oturumunu tamamladığınızda, teslim edilen ilk birim için 10.000'lik bir fatura oluşturabilir ve faturayı müşteriye gönderebilirsiniz.

Örnek: Proje tamamlanma yüzdesinin belirtilen yüzdesini temel alan bir faturalama kuralı oluşturma (el ile hesaplama)

Bir yazılım danışmanlık firması olan kuruluşunuz, müşterinin geliştirmekte olduğu bir ürünün bir bölümünü geliştirmek için bir müşteriyle anlaşma yapar. Kuruluşunuz, yazılım kodunu altı aylık bir süre içinde teslim etmeyi kabul eder. Müşteri, kuruluşunuza iş için toplam 100.000 ödeme yapmayı kabul eder. Sözleşmede belirtildiği gibi, projede tamamlanan çalışma yüzdesine göre müşteriyi faturalandırmak için bir faturalama kuralı oluşturursunuz.

• İlk ayın sonunda, tamamlanan işin yüzdesini belirlemek için müşteriyle görüşürsünüz. Siz ve müşteri projeyi inceledikten sonra, projenin yüzde 15'inin tamamlandığına karar verirsiniz.
• 15.000 (100.000'in yüzde 15'i) tutarında bir fatura oluşturur ve müşteriye gönderirsiniz.

Örnek: Proje tamamlanma yüzdesinin belirtilen yüzdesini temel alan bir faturalama kuralı oluşturma (otomatik hesaplama)

Bir yazılım geliştirme firması olan kuruluşunuz, bir müşteri için 30.000 kişilik bir bordro muhasebe paketi geliştirmeyi kabul eder. Müşteri, tamamlanan işin yüzdesine göre kuruluşunuza ödeme yapmayı kabul eder. Proje maliyetinin 20.000 olduğunu tahmin ediyorsunuz. Proje sözleşmesi, faturalama işleminde kullandığınız iş kategorilerini belirtir. Her kategori için tamamlanan çalışma yüzdesi için fatura tutarlarını otomatik olarak hesaplayan faturalama kuralları ayarlarsınız. Her kategori için bir bütçe belirlersiniz:

• Geliştirme – 15.000 maliyet ve 20.000 gelir
• Kurulum – 5.000 maliyet ve 10.000 gelir

İlk kez bir müşteri faturası oluşturduğunuzda, fatura tutarı aşağıdaki bilgilere göre otomatik olarak hesaplanır:

• Bir ay sonra, projedeki çalışan proje için bir zaman çizelgesi gönderir. İşçinin çalışma saatlerinin maliyeti geliştirme için 5.000 ve kurulum için 1.000'dir. Geliştirme çalışmasının yüzde 33'ü tamamlandı (5.000 fiili maliyet, 15.000 bütçe maliyeti) ve kurulum işi yüzde 20 tamamlandı (1.000 fiili maliyet, 5.000 bütçe maliyeti).
• 8.667 fatura tutarı otomatik olarak hesaplanır (20.000'in yüzde 33'ü + 10.000'in yüzde 20'si).
• 8.667 için bir fatura oluşturur ve müşteriye gönderirsiniz.

Örnek: Üzerinde anlaşmaya varılan kilometre taşlarını temel alan bir faturalama kuralı oluşturma

Bir yönetim danışmanlığı firması olan kuruluşunuz, müşterinin satmayı planladığı bir tüketici ürünü için pazar araştırması yapmayı kabul eder. Müşteri, Mart ayından itibaren üç aylık bir süre için hizmetlerinizi kullanmayı kabul eder ve kuruluşunuza 50.000 ödeme yapmayı kabul eder. Projenin üç kilometre taşı vardır:

• 1. Kilometre Taşı: Tüketici verilerini toplayın – 31 Mart
• Kilometre Taşı 2: Tüketici verilerini analiz edin – 30 Nisan
• Kilometre Taşı 3: Bir ürün uygulanabilirliği teklifi sunun – 31 Mayıs

Müşteri, kuruluşunuza ilk aşama için 10.000, ikinci aşama için 20.000 ve üçüncü aşama için 20.000 ödeme yapmayı kabul eder.

Proje sözleşmesini ayarladığınızda, tamamlanan kilometre taşına göre müşteriyi faturalandırmayı kabul edersiniz. Faturalama kuralı kurulumu aşağıdaki adımları içerir:

• Proje kilometre taşlarını tanımlayın.
• Her kilometre taşı tamamlandığında müşteriye fatura edilecek tutarı tanımlayın.

İlk kilometre taşı 31 Mart'ta tamamlandığında, kilometre taşını tamamlandı olarak işaretlersiniz ve ardından 10.000 tutarında bir fatura oluşturup müşteriye gönderirsiniz. Kilometre taşını tamamlandı olarak işaretlemeden bir kilometre taşı için fatura oluşturamazsınız.

Örnek: Hizmetlere ek olarak yönetim ücretini temel alan bir faturalama kuralı oluşturma

Bir yönetim danışmanlığı firması olan kuruluşunuz, bir perakende şirketi olan müşterinin geliştirmekte olduğu bir ürünün uygulanabilirliğini değerlendirmek için pazar araştırması yapmayı kabul eder. Anlaşmanın şartları, araştırmayı zaman ve malzeme esasına göre yürüten ilk üç yönetim danışmanınızın hizmetlerini sağladığınızı belirtir. Müşteri, saat başına 100 ücret ve projeye ücretlendirilen danışmanlık saatleri için yüzde 10 yönetim ücreti ödemeyi kabul eder.

Proje sözleşmesini ayarladığınızda, projeye ücretlendirilen danışmanlık saatlerine yüzde 10 yönetim ücreti eklemek için bir faturalama kuralı oluşturun.

Müşteri için bir fatura oluşturduğunuzda, müşteriye yüzde 10 yönetim ücreti artı danışmanlık saatlerinin maliyeti faturalandırılır. Örneğin, üç danışman projede toplam 200 saat çalıştıysa, aşağıdaki hesaplamaya göre 22.000 tutarında bir fatura oluşturulur:

• Saatlik 100 olmak üzere 200 saat = 20.000
• Yüzde 10 yönetim ücreti = 2.000
• Toplam fatura tutarı = 22.000

Ücretler bir müşteri için vergiye tabiyse ve proje sözleşmesinde bir satış vergisi grubu seçerseniz, satış vergisi grubu ücretler için bir faturalama kuralına otomatik olarak girilir.

Örnek: Zaman ve malzeme değeri için bir faturalama kuralı oluşturun

Bir yazılım danışmanlık firması olan kuruluşunuz, önümüzdeki altı ay boyunca bir müşteri için bir yazılım geliştirme projesi üzerinde çalışmak üzere beş teknik danışman sağlamayı kabul eder. Müşteri, her danışmanlık saati için 150 artı ofis malzemelerinin maliyetini ödemeyi kabul eder. Kuruluşunuz her ayın sonunda müşteriye bir fatura gönderir.

Proje sözleşmesini ayarladığınızda, projedeki zaman ve malzemeler için müşteriye her ay fatura kesmeyi kabul edersiniz. Aşağıdaki bilgileri içeren bir faturalama kuralı oluşturursunuz:

• Sözleşme süresi altı aydır.
• Danışmanlık süresi saatte 150 oranında hesaplanır.
• Ofis malzemeleri maliyet üzerinden faturalandırılır ve projenin toplam maliyeti 10.000'i aşmamalıdır.
• Proje süresince her takvim ayının sonunda bir müşteri faturası oluşturursunuz.

İlk ay boyunca proje üzerinde danışmanlar tarafından toplam 800 saat kayıt altına alınır. Projeye ücretlendirilen ofis malzemelerinin maliyeti 2.000'dir. Bu nedenle, ay sonunda, 800 saatlik çalışma için saat başına 150 ve ofis malzemeleri için 2.000 olmak üzere toplam 122.000 tutarında bir fatura oluşturursunuz.