Microsoft Syntex benimsemeye başlama

Microsoft Syntex, içerik işlemeyi ve bilgi ayıklamayı otomatikleştirmek için yapay zeka (AI) uygulayan bulut tabanlı bir hizmettir. İçeriğinizi kolayca aranabilen, analiz edilebilen ve yeniden kullanılabilen yapılandırılmış verilere dönüştürmenize yardımcı olur.

Microsoft Syntex, bir kuruluştaki içerik yönetimini geliştirmek için çeşitli kullanım örnekleri sunar. Bunun nasıl uygulanabileceğine dair bazı örnekler aşağıda verilmiştir:

• Rutin belgeleri otomatik olarak oluşturma — Düzenli bakım raporları gibi düzenli olarak oluşturulması gereken dosyalar için modern şablonlar oluşturmak için içerik derlemesini kullanın.

• Belgeleri toplu olarak oluşturma — Büyük miktarlarda benzer belge (örneğin sözleşme yenilemeleri) oluşturmak için içerik derlemesini kullanın.

• Gelen belgeleri işleme — Sigorta formları, iş doğrulamaları ve kiralama sözleşmeleri gibi gelen iş belgelerini yönetmek ve işlemek için Microsoft Syntex kullanın.

• Bilgilerin daha kolay bulunmasını sağlama — İş belgelerinin ve ilkeler ve yordamlar gibi belge kitaplıklarındaki çalışan bilgilerinin bulunabilirliğini ve kullanılabilirliğini artırmak için Microsoft Syntex kullanın.

• İçerik ayrıntılarını bulma — Patent bilgileri gibi belirli ayrıntıların daha kolay bulunmasını sağlamak için Microsoft Syntex kullanarak içeriği merkezileştirin, düzenleyin ve alın.

• Belge uyumluluğu — Olay veya konferans dosyaları dahil olmak üzere iş belgelerinizde saklama ve duyarlılık gereksinimlerine uymaya yardımcı olmak için Microsoft Syntex kullanın.

İş senaryolarını tanımlama

Kuruluşunuzda Microsoft Syntex kullanmaya hazırlanmak için öncelikle bunun yararlı olacağı senaryoları anlamanız gerekir. "Neden", hangi özelliklerin en yararlı olacağını ve belge işlemenin gerekli olup olmadığını, hangi model türünün gerekli olacağını belirlemeye yardımcı olur. bir iş sonucunu karşılamak için birden çok Microsoft Syntex özelliğini birleştirmek yararlı olabilir. Kuruluşunuzda Microsoft Syntex nasıl kullanabileceğiniz hakkında fikir almak için örnek senaryoları ve kullanım örneklerini kullanın.

İçerik, kuruluşun can damarıdır. Kuruluşunuzdaki birçok iş birimi verileri işlemekle sorumludur ve bunu bugün birden çok adımı içeren el ile veya yarı otomatikleştirilmiş işlemlerin bir karışımıyla yapıyor olabilir. Microsoft Syntex özellikleri kullanmak, kuruluşunuzun aşağıdakiler gibi içerik yönetimi uygulamalarını geliştirmenize yardımcı olabilir:

• Arama bulma ve alma işlemini geliştirmek için gelişmiş arama ve filtreleme sağlayın.

• Belgeleri kolayca görüntülemek ve filtrelemek için koşullu biçimlendirme ayarlayın.

• Ayıklanan meta verileri kullanarak tek tıklamayla bir Power BI raporu oluşturun.

• Power Automate aracılığıyla belge kitaplığında veya iş iş akışlarında kurallar oluşturun.

• Bekletme ve duyarlılık etiketleri uygulaması aracılığıyla uyumluluğu sağlayın.

İçerik yaşam tarzınızı göz önünde bulundurun

İçeriğin oluşturulduğu ve yeniden oluşturulduğu tipik içerik yaşam döngüsünü düşünmek, içerik anlama ve işleme ile içerik bulma ve arama yoluyla, Microsoft Syntex içinde işletmenize yardımcı olabilecek birçok özellik vardır.

İçerik oluşturma ve yeniden kullanma

İçeriğin yaşam döngüsü içinde, içerik oluşturmayı otomatikleştirmek için kullanım örnekleri olabilir; özellikle işlemsel veya standartlaştırılmış içerik ve içerik derlemesi bunun için yararlı olabilir. İçerik derlemesi otomatik olarak sözleşmeler, iş beyanları, hizmet sözleşmeleri, onay mektupları, satış sunumları ve yazışmalar gibi standart yinelenen iş belgeleri oluşturabilir.

Yinelenen belge türlerini tanımladıktan sonra, belgeler için kaynak olarak kullanılabilecek veri kaynağını tanımlamak istersiniz. Belgeleri doldurmak için bir listenin veya veri kaynağının olması, modern şablonlar oluşturup belge oluşturmak için bu şablonları kullanarak bunu daha hızlı, daha tutarlı ve daha az hatayla yapmanıza olanak tanır. Bu özelliği kullanmak için bir Azure aboneliğinin Microsoft Syntex kurulumu içinde yapılandırılması gerekir.

İçerik işbirliği

Microsoft Syntex'daki ek açıklamalar özelliği, belge kitaplıklarındaki içeriğe kendiniz veya başkalarıyla işbirliği yapmak amacıyla notlar ve açıklamalar eklemek için kullanılır. Ek açıklamalar özelliği, özgün dosyalar değiştirilmeden kullanılabilir, böylece özgün kayıtlar korunur.

Ek açıklama araçları şu anda mürekkep vuruşlarını ve önceki ek açıklamaları kaldırmak için bir silgi ile birlikte renklerin seçilebildiği kalem ve vurgulayıcı içerir. Kiracınızda Microsoft Syntex için bir Azure aboneliği yapılandırdığınızda, bu özellik kullanıcılarınız için etkinleştirilir. Son kullanıcılara özellikle yoğun bir şekilde işaretleme veya belgelere ek açıklama ekleyebilen iş gruplarına özellik hakkında ayrıntılar sağlamayı düşünebilirsiniz.

İçerik anlama ve işleme

Belge işleme ve taksonomi etiketleme veya görüntü etiketleme özelliklerini kullanarak içerikten sınıflandırmayı ve veri ayıklamayı otomatikleştirmek için Microsoft Syntex kullanmak, yazım hatası veya cevapsız bilgi riskini en aza indirirken zaman ve para tasarrufu sağlayabilir.

Microsoft Syntex içeriğinizde sınıflandırma, ayıklama ve anahtar sözcükler gibi farklı türde görevler gerçekleştirebilir. Aşağıdaki tabloda bu görevler ve ilgili özellikler gösterilmektedir.

Görev	Açıklama	Microsoft Syntex özelliği
Sınıflandırma	Dosyanın temsil edilen içerik türünü tanımlar (örneğin, bir rapor, fatura veya form)	Yapılandırılmamış belge işleme
Çıkarma	Belgenin içinden bir varlığı temel alan bilgileri tanımlar	Yapılandırılmış belge işleme Serbest biçimli belge işleme Önceden oluşturulmuş belge işleme Optik karakter tanıma
Anahtar sözcük etiketleme	Anahtar sözcükleri kullanarak belgenin özelliğine veya kararına göre bilgi önerir	Taksonomi etiketlemesi Görüntü etiketleme

İçerik uyumluluğu

Belge işleme modelleri, belge kitaplıklarına eklenen içeriğe duyarlılık etiketleri ve bekletme etiketleri uygulamalarını sağlayarak uyumluluk eklemek için de kullanılabilir ve modellerle yapılandırılmıştır.

İçerik türü ve meta veriler bir belge kitaplığında kullanılabilir olduğunda, iş kullanıcıları içerik üzerinde yeni görünümler oluşturma, rapor oluşturma, kuralları kullanarak sunulan belirli bilgilere göre içerik taşıma ve onaylar için iş süreci iş akışları oluşturma, diğer sistemlere veri ekleme, iş siparişleri ve el ile yapılmış olabilecek diğer birçok görev gibi veriler üzerinde birçok eylem gerçekleştirebilir.

İçerik bulunabilirliği

Microsoft Syntex'de belge işleme özelliklerini kullanmak, içerikten ayıklanan her meta veri parçası artık aranabilir olduğundan arama deneyimini geliştirebilir. İçerik sorgusu özelliği, SharePoint belge kitaplıklarında belirli meta veri tabanlı sorgular gerçekleştirmenizi sağlar. Yalnızca anahtar sözcükleri aramak yerine belirli meta veri sütunu değerlerine göre daha hızlı ve daha hassas sorgular yapabilirsiniz.

SharePoint kitaplığına eklenen içerikten verileri sınıflandırmaya ve ayıklamaya ek olarak, kuruluşunuzda şu anda bulunması zor görüntülerde kilitli içerik olabilir. Microsoft Syntex'deki optik karakter tanıma (OCR) hizmeti, resim ve belgelerden yazdırılan veya el yazısı metinleri ayıklamanıza olanak tanır. Resimlere örnek olarak posterler, çizimler ve ürün etiketleri verilebilir. Belgelere örnek olarak makaleler, raporlar, formlar ve faturalar verilebilir. Metin genellikle sözcükler, metin satırları ve paragraflar veya metin blokları olarak ayıklanır ve taranan metnin dijital sürümüne erişim sağlar. Ayıklanan bilgiler aramada dizine alınır ve veri kaybı önleme (DLP) gibi uyumluluk özellikleri için kullanılabilir hale getirilebilir.

Kullanmaya başlamayı planlama

Microsoft Syntex kullanmaya başlarken, kuruluşun içerik yönetimi, işleme ve analizle ilgili geçerli durumunu ve gereksinimlerini değerlendirmek isteyeceksiniz. Kuruluşunuzdaki gruplar tarafından kullanılan belirli önemli içerik depolarını tanımlamaya ve bu ekiplerle geçerli iş süreçlerini ve senaryolarını tartışmaya yardımcı olabilir. Şu anda otomatikleştirilebilir içerikleri el ile yönetebilecekleri durumlar var mı? Bunlar, standart formların veya İk belgeleri gibi belgelerin alımını veya işlenmek üzere satın alma siparişlerini işledikleri ya da teklif mektupları veya teklifler gibi büyük ölçekte yinelenen içerik üretip oluşturmadıklarını içerebilir. Ya da ek açıklamalarını kalem ve kağıt veya üçüncü taraf bir uygulama aracılığıyla yaptıkları alanlar için bunu artık mevcut SharePoint ortamınızda yapabilirsiniz.

Dikkate almanız gereken iş senaryolarını düşünürken kendinize aşağıdaki soruları sorun:

• Gerçek bir sorunu çözer mi?
• Yaygın olarak kullanılacak mı yoksa geniş bir etkisi olacak mı?
• Elde edilebilir mi?
• Başarıyı ölçebilir misiniz?

Microsoft 365 Değerlendirme aracındaki Microsoft Syntex komutları, SharePoint ortamınızın Microsoft Syntex özelliklerden yararlanabilecek olası alanlarını belirlemeye de yardımcı olabilir.

Nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, Microsoft Syntex ayarladıktan ve Azure aboneliğinizi yapılandırdıktan sonra kiracınızda bulunan Microsoft Syntex site şablonlarına göz atabilirsiniz. Bu şablonlar tüm ekip sitelerinde kullanılabilir ve önceden oluşturulmuş, dağıtılmaya hazır ve özelleştirilebilir. Birden çok Microsoft Syntex özelliği kullanarak kuruluşunuzdaki iş belgelerini yönetmek, işlemek ve durumunu izlemek için profesyonel bir site oluşturmak için bu şablonları kullanın. Bu siteler, özelliklerin sözleşme yönetimi ve muhasebe gibi iş alanları için nasıl değer katabileceğini göstererek iş ekiplerine tanıtım özellikleri sunmanıza ve kuruluşunuz için planlamaya ve senaryo geliştirmeye başlamanıza yardımcı olabilir.

Rolleri ve sorumlulukları belirleme

Kuruluşunuzda kimlerin Microsoft Syntex projelerinizde yer alması gerektiğini belirlerken, gerekli özelliklerin eşlenmesine yardımcı olur. Kullanmak istediğiniz özelliklere bağlı olarak aşağıdaki tabloda yer alan roller söz konusu olabilir.

Örneğin, belge işlemeye odaklandıysanız SharePoint yönetici rolü, modelleri büyük ölçekte yönetmek için gereken içerik merkezleri oluşturma ve yönetme konusunda önemli olacaktır. OCR ve uyumluluk gibi özelliklere odaklandıysanız Purview Uyumluluk yöneticisi gerekir. Taksonomi etiketlemesi izlenecekse, kurumsal terim deposu yönetiminizi anlamanız veya içerik merkezi kullanıp kullanmayabileceğinizi belirlemeniz önemlidir.

Yönetici	Gereksinim	Sorumluluk
Azure Abonelikleri yöneticisi	Microsoft Entra rolü	Azure abonelik ayarlarını yapılandırın, Azure verilerinde Microsoft maliyet yönetimini gözden geçirin
Purview Uyumluluk yöneticisi	Microsoft Entra rolü	Duyarlılık etiketleri, bekletme ilkeleri ve OCR ayarları gibi uyumluluk ayarlarını planlama
SharePoint yöneticisi	Microsoft Entra rolü	İş kullanım örneklerini toplayın, özelliklerin tüm sitelerde mi yoksa seçili siteler için mi etkinleştirileceğini belirleyin İçerik merkezlerini ve izinleri yönetme En iyi uygulamaları oluşturma ve model analizini gözden geçirme
Power Platform yöneticisi	Microsoft Entra rolü	Serbest biçimli ve yapılandırılmış modeller için Dataverse ortamını yapılandırma (gerekirse)
SharePoint Terim Deposu yöneticisi	SharePoint yönetim merkezinde SharePoint yöneticisi tarafından yapılandırıldı	Kurumsal terim kümelerini yönetme, son kullanıcıların belirli terim kümelerini değiştirip değiştiremediğini belirleme
Microsoft Syntex iş kullanıcısı (modelleri yönetme, içerik derlemesini kullanma)	Site düzeyinde veya içerik merkezlerinde yönetilen izinler İçerik düzenleme izinlerini girin Modelleri yayımlamak veya içerik derleme özelliklerini kullanmak istediğiniz SharePoint Listeleri Yönet izinleri	İş kullanım örneklerini toplama Model oluşturma, eğitma ve uygulama

Kurulum ve yapılandırmayla ilgili dikkat edilmesi gerekenler

Microsoft Syntex dağıtımını planlamak, özellikle kullandıkça öde hizmetlerinin ortaya çıkmasıyla Microsoft Syntex maliyetleri tahmin etmeye yardımcı olmak için Microsoft Syntex maliyet hesaplayıcısını kullanarak hangi özellikleri etkinleştirebileceğinizi belirlemeyi ve maliyetleri planlamayı içerir. Bu araç, daha bilinçli kararlar alabilmeniz için kuruluşunuzun kullanım düzenlerini ve tahmini maliyetlerini daha iyi anlamanızı sağlar. Ayrıca, bilgi mimarinizi analiz eden ve syntex destekli otomasyondan yararlanabilecek müşteri içerik türleri ve genişletilmiş sütunlarla kitaplıkları vurgulayan Microsoft 365 Değerlendirme aracıyla birlikte yararlıdır.

Hazırlık denetim listesi

Microsoft Syntex uygulamaya hazırlanmak için şunları yapmanız gerekir:

1. Bitiş durumunu planlama

   • Aşağıdaki gibi alanlardaki Microsoft Syntex özelliklerinin değerinden yararlanmayı planlayın:
     • Arama
     • Biçimlendirmeyi filtreleme ve görüntüleme
     • Uyumluluk
     • Otomasyon

2. Tanımlamak

   • Mevcut bilgi mimarisini ve içerik yönetimi özellik kullanımını anlama.
   • Mevcut içerik türleri modeller için iyi adaylar mıdır?
   • Meta verilerle hangi mevcut işlemler geliştirilebilir?
   • Ne kadar içerik işleyeceksiniz?

3. Design

   • Bilgi mimarisine, yönetilen meta verilere ve içerik türlerine yaklaşımınızı tasarlar.
   • Tanım, oluşturma ve yönetim sürecini tasarlar.