Навчальний посібник: Створення потоку бізнес-процесу

Важливо

Починаючи з серпня 2022 року, ви більше не можете створювати потоки бізнес-процесів або керувати ними з-за Power Automate меж провідника рішень. Потоки та інсталяції бізнес-процесів продовжують підтримуватися за допомогою провідника Power Apps рішень і Dataverse табличних подань.

У цій статті ви дізнаєтеся, як створити потік бізнес-процесу за допомогою Power Apps. Щоб дізнатися більше про переваги використання потоків бізнес-процесів, перейдіть до Огляду потоків бізнес-процесів. Щоб дізнатися, як створювати потоки завдань для мобільних пристроїв, перегляньте статтю Створення потоку завдань для мобільних пристроїв.

Коли користувач запускає потік бізнес-процесу, етапи та кроки процесу відображаються на панелі процесів у верхній частині форми.

Порада

Створивши визначення потік бізнес-процесу, ви можете контролювати, хто може створювати, читати, оновлювати або видаляти потік бізнес-процесу екземпляр. Наприклад, для процесів, пов’язаних із обслуговуванням, надайте повний доступ для служба підтримки клієнтів представників для зміни потік бізнес-процесу екземпляр, але надайте доступ лише для читання, щоб торгові представники могли відстежувати дії своїх клієнтів після продажу. Щоб настроїти безпеку для створеного визначення потоку бізнес-процесу, виберіть «Увімкнути ролі безпеки» на панелі дій.

вимоги

• Для створення потоків бізнес-процесів потрібна Power Apps ліцензія або Power Automate ліцензія на користувача , або ліцензійний план a Dynamics 365, який включає права на використання потік бізнес-процесу.
• Таблиця, з якою пов’язаний потік бізнес-процесу. Якщо потік бізнес-процесу не пов’язаний з існуючою таблицею, створіть нову таблицю перед створенням ланцюжка.

Створення потоку бізнес-процесу

1. У Power Apps меню або Power Automate виберіть Рішення на панелі навігації ліворуч.

2. Виберіть або створіть рішення для потоку бізнес-процесу.

3. У межах рішення виберіть Новий>процес> автоматизаціїпотік>бізнес-процесу.

   1. Надайте своєму ланцюжку відображуване ім’я та ім’я ( логічне ім’я).
   2. Виберіть таблицю, яку потрібно використовувати для потоку.
   3. Виберіть Створити.

   Створюється новий потік бізнес-процесу. Тепер ви можете редагувати його за допомогою першого етапу, створеного для вас.
   

4. Додавайте етапи. Якщо ваші користувачі переходять з одного етапу бізнесу на інший:

   1. Перетягніть компонент Stage з вкладки Компоненти та перетягніть його на + журнал у конструкторі.

      

   2. Щоб встановити властивості для етапу, виділіть сцену, а потім встановіть властивості на вкладці Властивості в правій частині екрана:

      • Введіть коротке ім’я сутності.

      • За бажання виберіть категорію для стадії. Категорія (наприклад , «Кваліфікація » або «Розробка») відображається у вигляді шеврона на панелі процесу.

        

      • Коли ви закінчите змінювати властивості, натисніть кнопку Застосувати .

5. Додавайте кроки до етапу. Щоб переглянути кроки на етапі, виберіть «Деталі» в нижньому правому куті етапу. Щоб додати кілька кроків:

   1. Перетягніть крок на сцену з вкладки Компоненти .

      

   2. Виберіть крок, а потім встановіть властивості на вкладці Властивості :

      1. Уведіть коротке ім’я для кроку.
      2. Якщо ви хочете, щоб користувачі вводили дані для виконання кроку, виберіть відповідний стовпець зі списку.
      3. Виберіть «Обов’язково», якщо людям потрібно заповнити стовпець, щоб виконати крок, перш ніж переходити до наступного етапу процесу.
      4. Виберіть Застосувати , коли закінчите.

   Нотатка

   • Якщо встановити логічний стовпець із двома параметрами як обов’язковий, користувачі не зможуть продовжувати, доки не вказано значення стовпця « Так». Користувач зобов’язаний відзначити колонку як виконану, перш ніж переходити до наступного етапу.
   • Якщо допустимими значеннями стовпців є «Так » або «Ні », то вам слід вибрати стовпець замість стовпця з двома варіантами логічного рівня.

6. Додайте гілку (умову) до процесу. Щоб додати умову відгалуження:

   1. Перетягніть компонент «Умова » з вкладки «Компоненти » на знак «+» між двома етапами.

      

   2. Виберіть умову, а потім встановіть властивості на вкладці Властивості . Щоб отримати додаткові відомості про властивості розгалуження, перейдіть до розділу Покращення потоків бізнес-процесів за допомогою розгалуження. Завершивши настроювання властивостей для умови, виберіть Застосувати.

7. Додайте робочий процес. Для виклику робочого циклу:

   1. Перетягніть компонент робочого процесу з вкладки «Компоненти » на етап або елемент «Глобальний робочий процес » у конструкторі. Де ви його додасте, залежить від таких умов:

      • Перетягніть його на етап , щоб запустити робочий процес при вході або виході зі сцени. Компонент workflow має базуватися на тій самій первинній таблиці, що й етап.
      • Перетягніть його до елемента Глобальний робочий процес, щоб запустити робочий процес під час активації або архівування процесу (коли стан змінюється на Завершено або Залишено). Компонент робочого процесу має базуватися на тій самій первинній таблиці, що й процес.

   2. Виберіть робочий процес, а потім встановіть властивості на вкладці Властивості :

      1. Введіть коротке ім’я сутності.
      2. Виберіть умову, за якої ініціюватиметься робочий цикл.
      3. Знайдіть наявний активний робочий процес на вимогу, який відповідає таблиці етапів, або створіть новий, вибравши пункт Створити.
      4. Виберіть Застосувати , коли закінчите.

   Щоб отримати додаткові відомості про робочі процеси, перейдіть до розділу Процеси робочого процесу.

8. Щоб перевірити потік бізнес-процесу, виберіть «Перевірити » на панелі дій.

9. Щоб зберегти процес як чернетку, продовжуючи працювати над ним, виберіть « Зберегти » на панелі дій.

   Важливо

   Поки процес є чернеткою, люди не можуть ним скористатися.

10. Щоб активувати процес і зробити його доступним для своєї команди, виберіть «Активувати » на панелі дій.

11. Щоб керувати тим, хто може створювати, читати, оновлювати або видаляти потік бізнес-процесу екземпляр, виберіть «Редагувати ролі безпеки» на панелі команд дизайнера. Наприклад, для процесів, пов’язаних із обслуговуванням, надайте повний доступ для служба підтримки клієнтів представників для зміни потік бізнес-процесу екземпляр, а також доступ лише для читання для відстеження дій своїх клієнтів після продажу.

На екрані «Ролі безпеки» виберіть ім’я ролі, щоб відкрити сторінку з інформацією про роль безпеки. Перейдіть на вкладку «Потоки бізнес-процесів» і призначте відповідні привілеї на потік бізнес-процесу для ролі безпеки.

Нотатка

Ролі безпеки системного адміністратора та системного настроювача за замовчуванням мають доступ до нових потоків бізнес-процесів.

Вкажіть привілеї, вибравши відповідні перемикачі, і натисніть Зберегти. Щоб дізнатися більше про привілеї, перейдіть допотік бізнес-процесу привілеїв.

Потім обов'язково призначте ролі безпеки для відповідних користувачів у своїй організації.

Порада

Нижче наведено кілька порад, які слід мати на увазі, коли працюєте над вашим потоком завдань у вікні конструктора.

• Щоб зробити знімок всього у вікні потоку бізнес-процесу, виберіть знімок на панелі дій. Ця опція корисна, якщо ви хочете поділитися процесом і отримати коментарі щодо процесу від члена команди.
• Використовуйте міні-карту, щоб швидко переміщатися до різних частин процесу. Ця функція корисна, коли у вас складний процес, який прокручується за межі екрана.
• Щоб додати опис бізнес-процесу, виберіть «Деталі» під назвою процесу в лівому куті вікна потоку бізнес-процесу. Можна ввести до 2000 символів.

Проектування потоків бізнес-процесів з філіями

Враховуйте ці моменти при проектуванні потоків бізнес-процесів з філіями:

• Процес може охоплювати не більше п’яти унікальних таблиць.

• Використовуйте максимум 30 етапів на процес і 30 кроків на етап.

• Кожне відгалуження може мати не більше ніж 10 рівнів.

• Правила розгалуження повинні ґрунтуватися на кроках на попередньому етапі.

• Можна об’єднати кілька умов у правилі за допомогою оператора AND або оператора OR , але не обох операторів.

• При визначенні потоку процесу за бажанням слід вибрати зв’язок між таблицями. Цей зв’язок має бути відношенням 1:N (One-to-Many).

• Кілька активних процесів можуть виконуватися одночасно в одному записі.

• Переставляйте плитки (етапи, кроки, умови) на потоці процесу, перетягуючи та відпускаючи.

• При об’єднанні гілок за допомогою команди connector всі однорангові гілки повинні об’єднатися на єдиний етап. Гілки-однорангові повинні об’єднатися до єдиного етапу або завершити процес. Однорангова гілка не може об’єднатися з іншими гілками і завершити процес одночасно.

• Ви можете переглянути таблицю, яка використовується в процесі кілька разів (кілька замкнутих циклів сутностей).

• Процес може повернутися до попереднього етапу незалежно від типу таблиці.

  Наприклад, якщо активним етапом є «Надіслати цінову пропозицію » в записі цінової пропозиції, користувачі можуть перемістити активний етап назад до етапу « Пропозиція » в записі потенційної угоди.

  В іншому прикладі, припустимо, що процес знаходиться на стадії «Поточна пропозиція » у вашому потоці процесів: Кваліфікувати потенційного клієнтаВизначити> потреби>Створити пропозицію>Презентувати пропозицію>закрити. Якщо пропозиція потребує додаткових досліджень для виявлення потреб клієнтів, користувачі можуть вибрати етап «Визначити потреби » вашого процесу та вибрати «Встановити активний».

Редагування потоку бізнес-процесу

Щоб відредагувати потік бізнес-процесу, відкрийте провідник рішень, виберіть «Процеси», а потім виберіть потік бізнес-процесу зі списку процесів, які потрібно відредагувати.

Виберіть зі списку процесів потік бізнес-процесу, який ви хочете редагувати. Він відкриється в конструкторі, де можна вносити оновлення. Розгорніть розділ «Деталі» під назвою процесу, щоб перейменувати його або додати опис, а також переглянути додаткову інформацію.

Інші речі, які потрібно знати про потоки бізнес-процесів

Етапи редагування
Потоки бізнес-процесу можуть мати до 30 стадій.

Можна додати або змінити такі властивості стадії:

• Сценічне ім’я

• У табл. Ви можете змінити таблицю для будь-якого етапу, крім першого.

• Категорія етапу. Категорія дає змогу групувати стадії за типом дії. Це корисно для звітів, які групують рядки за етапом, на якому вони перебувають. Параметри для категорії етапу походять із глобального вибору категорії етапу. Ви можете додати більше параметрів до цього глобального вибору та змінити підписи існуючих параметрів, якщо хочете. Можна також видалити ці параметри, якщо потрібно, але рекомендовано зберегти наявні параметри. Ви не зможете повернути ту саму опцію, якщо видалите її. Якщо їх не потрібно використовувати, змініть підпис на «Не використовувати».

• Взаємовідносини. Введіть зв’язок, якщо попередній етап процесу базується на іншій таблиці. Для етапу, який наразі визначено, виберіть « Вибрати зв’язки », щоб визначити зв’язок, який використовуватиметься під час переходу між двома етапами. Виберіть відносини з наступними перевагами:

  • Зв’язки часто мають визначені карти стовпців, які автоматично переносять дані між рядками, мінімізуючи введення даних.

  • Коли ви вибираєте Наступний етап на панелі процесу для рядка, усі рядки, які використовують зв’язок, відображаються в потоці процесу, що сприяє повторному використанню рядків у процесі. Крім того, ви можете використовувати робочі процеси для автоматизації створення рядків, щоб користувач просто вибирав їх, а не створював, щоб ще більше спростити процес.

Кроки редагування
Кожна стадія може мати до 30 кроків.

Додати гілку
Щоб дізнатися про додавання гілки до етапу, перейдіть до розділу Покращення потоків бізнес-процесів за допомогою розгалуження.

Щоб зробити потік бізнес-процесу доступним для використання, потрібно впорядкувати потік процесів, увімкнути ролі безпеки та активувати їх.

Встановіть порядок потоку процесів
Якщо у вас є кілька потік бізнес-процесу для таблиці (тип рядка), потрібно встановити, який процес автоматично призначається новим рядкам. На панелі команд виберіть «Процес замовлення». Для нових рядків або рядків, з якими ще не пов’язаний потік процесів, використовується перший потік бізнес-процесу, до якого користувач має доступ.

Увімкніть ролі безпеки
Користувачі мають доступ до потоку бізнес-процесу залежно від права, визначеного в потоці бізнес-процесу в ролі безпеки, призначеній користувачеві.

За замовчуванням лише ролі безпеки системного адміністратора та системного настроювача можуть переглядати новий потік бізнес-процесу.

Щоб вказати привілеї на потік бізнес-процесу, відкрийте потік бізнес-процесу для редагування, а потім виберіть «Редагувати ролі безпеки» на панелі команд дизайнера потоку бізнес-процесів. Дивіться крок 13 у розділі «Створення потоку бізнес-процесу», переліченому раніше в цій статті.

Активувати
Щоб потік бізнес-процесу став доступним для використання, потрібно його активувати. На панелі команд виберіть Активувати. Після підтвердження активації потік бізнес-процесу готовий до використання. Якщо в потоці бізнес-процесу є помилки, ви не зможете активувати його, доки помилки не будуть виправлені.

Додайте дію за вимогою до потоку бізнес-процесу

Оновлення Dynamics 365 (online) версії 9.0 вводить функцію потоку бізнес-процесу: автоматизацію потоку бізнес-процесів за допомогою Action Steps. Ви можете додати кнопку до потоку бізнес-процесу, який запускає дію або робочий процес.

Додати неавтоматичні робочі цикли або дії, використовуючи Крок дії

Як частина процесу кваліфікації можливостей, Contoso вимагає, щоб призначений рецензент розглянув усі можливості. Пізніше Contoso створив дію, яка:

• Створює рядок завдання, який призначається рецензенту можливостей.
• Додайте "Готовий до огляду" до теми потенційної угоди.

Крім того, Contoso повинна мати можливість виконувати ці дії на вимогу. Для того, щоб інтегрувати ці завдання в процес кваліфікації потенційної угоди, дії повинні відображається в потоці бізнес-процесу потенційної угоди. Щоб увімкнути цю функцію, виберіть Як потік бізнес-процесу крок дії.

Потім кроку дії буде додано до потоку бізнес-процесу потенційної угоди Contoso. Потім потік процесу підтверджується та оновлюється.

Тепер учасники відділу продажів Contoso можуть розпочати дію з бізнес-процесу Opportunity Qualify крок на вимогу, вибравши Виконати.

Важливо

• Щоб мати змогу виконувати дії або робочий цикл автоматично, потік бізнес-процесу повинен включати в себе Крок дії. Якщо Крок дії запускає робочий цикл, робочий цикл повинен бути налаштований для виконання за запитом.
• Таблиця, пов’язана з дією або робочим процесом, має збігатися з таблицею, пов’язаною з потоком бізнес-процесу.

Обмеження використання Кроків дії у потоці бізнес-процесу

• Дії недоступні як кроки дії, якщо вхідними або вихідними параметрами є типи Table, EntityCollection або OptionSet (Вибір). Дії з більш ніж одним вихідним параметром EntityReference або будь-якою кількістю вхідних параметрів EntityReference недоступні як кроки дії. Дії, не пов’язані з основною таблицею (глобальна дія), недоступні як кроки дії.

Центр підтримки

Якщо вам потрібно переглянути список потоків бізнес-процесів, у яких ви берете участь, відвідайте Єдиний центр підтримки.

У єдиному центрі підтримки відображаються всі бізнес-процеси, у яких призначено принаймні один Microsoft Dataverse рядок таблиці, який використовується цим процесом. Наприклад, якщо бізнес-процес використовує таблиці «Потенційний клієнт » і «Потенційна угода Dataverse», ви побачите всі екземпляри цього процесу, де вам призначено рядок «Потенційний клієнт» або «Потенційна угода».

Перегляньте всі екземпляри, які зараз працюють, у вкладці Активні . На цій вкладці можна переглянути такі відомості:

• Назва процесу.
• Поточний етап для кожного процесу.
• У володаря ряду Dataverse пов’язана активна стадія.
• Час, що минув з моменту створення екземпляра.

Виберіть екземпляр, щоб відкрити його в новій вкладці, або виберіть його, щоб скопіювати пов’язати, поділитися пов’язаним електронною поштою, відмовитися від екземпляра або видалити його.

Наступні кроки

• Огляд потоків бізнес-процесів
• Покращуйте потоки бізнес-процесів за допомогою розгалуження
• Огляд схвалень
• Детальні кроки для додавання миттєвого ланцюжка до потоку бізнес-процесу