Відстеження повідомлень електронної пошти в Outlook шляхом переміщення до відстежуваної папки Exchange
Відстежуйте взаємодії з клієнтами будь-де і практично з будь-якого пристрою за допомогою відстеження папок. Після настроювання папки, що відстежується, ви можете перетягувати або переміщувати повідомлення електронної пошти до цієї папки, щоб відстежувати їх автоматично в програмах для взаємодії з клієнтами (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing і Dynamics 365 Project Service Automation). Крім того, якщо ви встановите відповідний запис (наприклад, певний бізнес-партнер або запис потенційної угоди) для папки, програма для взаємодії з клієнтами автоматично зв’язуватиме всі повідомлення електронної пошти в цій папці для цього конкретного запису. Відстежувані папки працюють в Exchange Online, інтернет-версії Outlook або будь-якій іншій програмі для мобільних пристроїв, що підтримує Exchange.
Порада
Відстежувані папки працюють із правилами папки "Вхідні" Exchange. Це полегшує автоматичну маршрутизацію повідомлень електронної пошти до певної папки. Наприклад, ви можете настроїти правило Exchange для автоматичного переспрямування електронної пошти від контактної особи Contoso до відстежуваної папки Contoso, зв’язаної з певною потенційною угодою Contoso. Розкажіть детальніше про налаштування правил.
Щоб побачити, як працює відстеження папки, див. відео Відстеження на рівні папок у CRM Online.
Вимоги щодо використання відстежуваних папок
Функцію відстеження папок має ввімкнути адміністратор. Для отримання додаткових відомостей зверніться до адміністратора. Відомості для адміністраторів про ввімкнення відстежуваних папок див. у Настроювання відстеження на рівні папок.
Ваша організація має використовувати синхронізацію на сервері як метод синхронізації електронної пошти. Якщо ви не знаєте, який метод синхронізації використовується у вашій організації, зверніться до адміністратора. Відомості для адміністраторів про настроювання синхронізації на сервері див. у Настроювання синхронізації на сервері.
Настроювання відстежуваної папки
У веб-програмі на панелі переходів натисніть «Параметри»
.У діалоговому вікні Вибір особистих параметрів виберіть вкладку Електронна пошта і в розділі Виберіть повідомлення електронної пошти для відстеження у програмі Dynamics 365 виберіть Настроїти правила відстеження папок.
У діалоговому вікні Відстеження на рівні папок в розділі Папка Exchange виберіть + Створити зіставлення папки, виберіть стрілку вниз у полі, що з’явиться, а потім виберіть папку, яку слід відстежувати.
Нотатка
Ви можете відстежувати лише папки та підпапки всередині папки «Вхідні» Exchange. Буде відстежуватися лише вибрана папка. Наприклад, якщо вибрати папку, що містить підпапки, підпапки не відстежуватимуться, доки ви їх спеціально не виберете в цьому діалоговому вікні. Максимальна кількість папок, яку можна відстежувати – 25.
Якщо потрібно пов’язати папку з певним записом, наприклад обліковим записом або потенційною угодою, у розділі Щодо запису в Dynamics 365 програмах натисніть кнопку Пошук,
а потім виконайте пошук запису.Повторюйте кроки 3 і 4 для будь-яких додаткових папок, які потрібно відстежувати і (за бажанням) пов’язувати з пов’язаними записами.
Завершивши додавання та пов’язування папок, натисніть кнопку Зберегти.
Поради щодо відстеження папок
Не забудьте скористатися відстеженням папок на мобільних пристроях. Якщо пристрій підтримує відстеження електронної пошти Exchange, відстеження папок працюватиме автоматично. Не потрібно нічого встановлювати. Просто перетягніть або перемістіть повідомлення електронної пошти до відстежуваної папки, щоб автоматично відстежувати його.
Чи ви вкажете пов’язаний запис для папки, чи ні, залежить від того, як ви плануєте використовувати папку:
Якщо ви отримуєте невеликий обсяг електронної пошти від багатьох різних клієнтів, можна створити одну папку під назвою «Відстежувати в Dynamics 365» (або щось подібне), не пов’язану з конкретним записом. Таким чином можна перетягнути повідомлення до папки, щоб відстежувати їх автоматично. Якщо пізніше знадобиться пов’язати повідомлення електронної пошти в цій папці з конкретним записом, відкрийте цей запис справи й заповніть поле «Стосовно».
Якщо ви отримуєте великі обсяги електронної пошти від конкретного клієнта, створіть папку (або використовуйте наявну папку) тільки для цього клієнта і пов’яжіть його з конкретним записом. Наприклад, створіть папку Contoso і встановіть пов’язаний запис із записом бізнес-партнера Contoso або записом потенційної угоди.
Будь-які повідомлення електронної пошти у відповідь на лист, який має відстежуватися, будуть відстежуватися автоматично лише тоді, якщо відповідь електронної пошти в папці «Вхідні». Якщо вона була переміщена вручну або за допомогою правил Outlook до під-папки всередині папки "Вхідні", відповіді відстежуватися автоматично не будуть. Тимчасове рішення: (1) не використовуйте маршрутизацію папки на основі правил або (2) не переміщайте вручну електронну пошту з папки до папки «Вхідні» для будь-якої відповіді електронною поштою, яку, на вашу думку, необхідно відстежувати.
Можна настроїти кілька папок, які посилаються на однаковий пов’язаний запис. Наприклад, ви можете пов’язати папку пропозицій збуту Contoso і папку правових питань Contoso із однаковим записом бізнес-партнера Contoso.
Рекомендовано не використовувати ту саму папку для різних записів протягом певного часу. Наприклад, скажімо, ви відстежуєте повідомлення електронної пошти для потенційної угоди клієнта 1, але ви уклали потенційну угоду і тепер вам не потрібно відстежувати подальшу комунікацію з цим клієнтом. Є спокуса просто змінити стосовний запис для цієї папки на нового клієнта (клієнт 2) з яким ви працюєте. Однак якщо це зробити, вся електронна пошта папки, включно з електронною поштою, що належить Клієнту 1, буде пов’язана з Клієнтом 2. Тому найкраще в цьому випадку створити нову папку, пов’язану з Клієнтом 2, а потім встановити стосовний запис для цієї нової папки для Клієнта 2. Потім можна видалити пов’язаний запис для папки Клієнта 1.
Ви можете включити невідстежувані папки всередині відстежуваної папки. Наприклад, скажімо, ви бажаєте зберігати особисту електронну пошту від контактної особи Contoso. Ви можете створити підпапку «Особисте» у папці Contoso і залиште її невідстежуваною.
Якщо більше не потрібно відстежувати папку, рекомендовано вимкнути відстеження для покращення продуктивності. Щоб вимкнути відстеження папки, видаліть її в діалоговому вікні Відстеження на рівні папок.
Що відбувається, коли ви скасовуєте відстеження, переміщаєте, видаляєте чи перейменовуєте папки пов’язаного запису?
У таблиці показано, що відбувається, коли вимкнути відстеження, перемістити чи видалити папки, чи змінити пов’язаний запис, зв’язаний із відстежуваною папкою.
| Дія | Результат |
|---|---|
| Щоб вимкнути відстеження папки, видаліть її в діалоговому вікні Відстеження на рівні папок | Всі повідомлення, які раніше було включено в цю папку будуть відстежуватися і пов’язаний запис буде як і раніше пов’язаний із цими повідомленнями електронної пошти. Нові повідомлення електронної пошти, додані до цієї папки, не будуть відстежуватися. |
| Видалення папки з Outlook або Exchange | Всі повідомлення електронної пошти, включені в цю папку, буде видалено з Outlook або Exchange Online. Однак повідомлення електронної пошти, які вже відстежуються за допомогою цієї папки не буде видалено з програм для взаємодії з клієнтами. |
| Переміщення папки в Outlook або Exchange | Папка та весь її вміст, як і раніше, будуть відстежуватися. Якщо перемістити папку за межі папки «Вхідні», правила відстеження на рівні папок буде вимкнуто. |
| Перейменування папки в Outlook або Exchange | Папка та весь її вміст, як і раніше, будуть відстежуватися. Порада: Коли ви перейменовуєте папки, програмне забезпечення використовує ідентифікатор папки Exchange для цілей відстеження - це не залежить від фактичного імені папки. Це дуже важливо знати, якщо ви видаляєте папку, а потім перейменовуєте нову папку на така саме ім’я, як видалена папка. Скажімо, наприклад, що ви видаляєте папку 1, створюєте папку 2, а потім перейменовуєте папку 2 в папку 1. У такому випадку відомості про відстеження для оригінальної папки 1 не збережуться. |
| Видалення зв’язку між відстежуваною папкою та конкретним записом, видаливши посилання в діалоговому вікні Відстеження на рівні папок | Усі повідомлення в цій папці, які раніше були позв’язані, будуть пов’язані і надалі. Нові повідомлення, які додаватимуться до цієї папки, не буде пов’язано. |
| Переміщення повідомлення електронної пошти у відстежувану папку, яка нов’язана з певним записом в іншій папці | Якщо нова папка не містить стосовного запису, повідомлення електронної пошти буде надалі пов’язано з вихідним записом. Якщо нова папка містить пов’язаний запис, повідомлення електронної пошти буде пов’язано з пов’язаним записом. |
| Ручна зміна стосовного запису для повідомлення електронної пошти, пов’язаного з іншим стосовним записом за допомогою відстежуваної папки | Пріоритет отримує правило відстежуваної папки. Коли папка синхронізована, повідомлення електронної пошти буде повторно зв’язано із записом, указаним у правилі відстеження папки, навіть якщо ви зміните пов’язаний запис вручну. Щоб змінити пов’язаний запис у цьому випадку виконайте одну з таких дій: – Перемістіть повідомлення до відстежуваної папки, зв’язаної із потрібним записом. – Перш ніж вручну змінювати запис "Стосовно", видаліть посилання на нього в діалоговому вікні Відстеження на рівні папок, цей запис. – Перемістіть повідомлення електронної пошти за межі відстежуваної папки, а потім вручну змініть запис "Стосовно" для цього повідомлення електронної пошти. |
| Два користувачі переміщують одне й те саме повідомлення електронної пошти в окремі папки, які містять різні пов’язані записи | Можна настроїти лише один пов’язаний запис для повідомлення електронної пошти. У цьому випадку запис, який обробляється першим, пов’язується зі стосовним записом. |
Статті за темою:
Поширені запитання про синхронізацію записів між програмами customer engagement та Microsoft Outlook
Налаштування відстеження на рівні папок