Який найкращий спосіб спільного використання Outlook і програм для взаємодії з клієнтами?
Є три способи спільного використання програм на основі моделі в програмах для взаємодії з клієнтами (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing і Dynamics 365 Project Service Automation) і Outlook.
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
Microsoft Exchange відстеження папок
Використовуйте Dynamics 365 App for Outlook у парі із синхронізацією на сервері для перегляду даних програм для взаємодії з клієнтами в Outlook і відстежуйте записи Outlook у програмах для взаємодії з клієнтами. Ви можете використовувати Dynamics 365 App for Outlook разом з Microsoft Outlook в Інтернеті, настільною програмою Outlook або з Outlook для мобільних пристроїв. У Dynamics 365 App for Outlook інформація програм для взаємодії з клієнтами відображається поряд із електронними листами або зустрічами Outlook користувача. Наприклад, користувачі можуть виконати попередній перегляд інформації щодо контактів і потенційних клієнтів, яка зберігається в програмах для взаємодії з клієнтами, а також додати контакти безпосередньо з повідомлення електронної пошти. Вони можуть також зв’язувати електронну пошту, зустрічі та записи контактів з новим або наявним записом, наприклад, із потенційною угодою, обліковим записом або інцидентом. Щоб використовувати Dynamics 365 App for Outlook, потрібно синхронізувати електронну пошту за допомогою синхронізації на сервері. Додаткову інформацію див. в розділі Інтеграція системи електронної пошти
Як часто записи синхронізуються через серверну синхронізацію?
Під час синхронізації записів за допомогою синхронізації на сервері процес є динамічним і унікальним для кожної поштової скриньки користувача. Алгоритм синхронізації гарантує, що поштові скриньки синхронізуються згідно динамічних параметрів, таких як кількість повідомлень електронної пошти та справ в поштовій скриньці. Зазвичай, синхронізація електронної пошти відбувається кожні 5 хвилин. Коли поштова скринька має багато повідомлень електронної пошти, інтервал може зменшитися динамічно до 2 хвилин. Якщо поштова скринька менш активним, інтервал може збільшитися до 12 хвилин. Загалом можна припустити, що поштова скринька буде синхронізована принаймні один раз кожні 12 хвилин.
Однак, під час використання програми Dynamics 365 App for Outlook для відстеження або встановлення запису "стосовно" для електронної пошти або зустрічі синхронізація виконується одразу у більшості сценаріїв для отриманих повідомлень електронної пошти та надісланих зустрічей. Якщо не вдається здійснити негайну синхронізацію в Dynamics 365 App for Outlook, ми використовуємо синхронізацію на сервері, щоб створити чи оновити запис справи.
Де можна знайти відомості про виправлення помилок серверної синхронізації?
Ви можете знайти інформацію про виправлення неполадок і поширені проблеми тут: Усунення несправностей і важливих фактів про синхронізацію на сервері.
Чи впливають на синхронізацію дозволи безпеки?
Так. Якщо системний адміністратор встановив безпеку для певних полів або записів, це може вплинути на дані, які синхронізуються.
Зауваження щодо дотримання конфіденційності
Якщо ви використовуєте Dynamics 365, під час синхронізації на сервері, контактні особи та справи Dynamics 365 (зокрема електронна пошта, зустрічі, контактні особи й завдання) синхронізуються з указаною поштовою системою (наприклад, Exchange).
У настройках синхронізації на сервері адміністратор може вказати, які користувачі можуть надсилати повідомлення електронної пошти або організовувати зустрічі в Dynamics 365, або синхронізувати справи й контактних осіб між Dynamics 365 і поштовою скринькою користувача. І адміністратор, і кінцеві користувачі можуть додатково настроїти параметри фільтра. Адміністратори також можуть вказати поля сутностей для синхронізації.
Якщо ви використовуєте Dynamics 365 (online), під час використання функції «Синхронізація з Outlook» дані Dynamics 365 «експортуватимуться» до Outlook. Зберігається зв’язок між інформацією в Outlook та інформацією в Dynamics 365 (online), щоб забезпечити актуальність інформації в обох програмах. Функція «Синхронізація з Outlook» завантажує тільки відповідні ідентифікатори записів Dynamics 365, коли користувач намагається відстежити та настроїти певний елемент Outlook. Дані компанії не зберігаються на пристрої.
За допомогою ролей безпеки адміністратор вказує, чи можуть користувачі організації синхронізувати дані Dynamics 365 з Outlook.
Щоб скористатися Microsoft Dynamics 365 for Outlook, вам потрібно увійти в систему, використовуючи свої облікові дані (адресу електронної пошти та пароль). За необхідності ці дані можна зберегти локально, щоб не вводити їх під час кожного відкриття Outlook. Якщо користувач вибере зберегти ці дані локально, клієнт Dynamics 365 for Outlook автоматично підключатиметься до системи Microsoft Dynamics 365 (online) щоразу, як користувач відкриватиме Outlook.
Після першого входу до системи й використання клієнта Dynamics 365 for Outlook підключення між комп’ютером і системою Dynamics 365 (online) завжди лишатиметься відкритим, поки є доступ до Інтернету. Ви можете вимкнути з’єднання між комп’ютером і Dynamics 365 лише за допомогою параметра конфігурації, але це погіршить продуктивність Dynamics 365 for Outlook.
Якщо ви використовуєте Dynamics 365 for Outlook для відстеження електронної пошти, ланцюжок повідомлень бачитимуть усі користувачі організації з дозволом на перегляд.
Для кожного отриманого повідомлення електронної пошти система Dynamics 365 for Outlook надсилатиме до Dynamics 365 (online) адреси електронної пошти відправника й одержувача та рядок теми повідомлення. Це дасть змогу системі Dynamics 365 (online) перевірити, чи слід зберігати відповідне повідомлення в службі Dynamics 365 (online). Під час відстеження елемента в службі Dynamics 365 зберігається його копія, а сам елемент відображається для користувачів організації з належними дозволами. Коли ви скасовуєте відстеження елемента, копія автоматично видаляється зі служби Dynamics 365 (online), тільки якщо ви відповідаєте за елемент.