Створення стандартизованих документів за допомогою шаблонів Word

Нотатка

Новий і вдосконалений Power Platform Центр адміністрування тепер загальнодоступний. Наразі ми оновлюємо документацію, щоб відобразити ці зміни, тому перевіряйте її, щоб переконатися, що ви отримуєте останні оновлення.

Після створення та імпорту шаблонів Office Word до програм для взаємодії з клієнтами (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing і Dynamics 365 Project Service Automation) користувачі одним клацанням миші можуть створювати стандартні документи, автоматично заповнені даними. Ця функція має деякі особливості, про які ви повинні знати, щоб створювати шаблони Word.

Попередження

Існує відома проблема під час створення шаблонів у Word. Цей розділ містить відомості про те, як запобігти взаємодіям, які потенційно можуть дестабілізувати Word. Див. IВажливо! Відома проблема і як її уникнути

Підтримуються нижченаведені версії Word.

Область	Версія Word
Створення шаблона Word	2013, 2016
Використання документів Word, створених у програмах для взаємодії з клієнтами	2010, 2013, 2016

Нотатка

Документи Word із підтримкою макросів (DOCM) не підтримуються.

Виконайте кроки в цьому розділі, щоб створити та використовувати шаблони Word у програмах для взаємодії з клієнтами.

Крок 1. Створення шаблона Word

Де можна створювати шаблони

Є три місця в програмах для взаємодії з клієнтами, де ви можете створити шаблон Word.

• на сторінці Налаштування. Перейдіть до налаштувань>Шаблони>>документів new(). Для доступу до сторінки параметрів необхідні відповідні доступи, наприклад, доступ системного адміністратора або настроювача системи.

• Із запису. Відкрийте запис, наприклад, бізнес-партнера у Sales. Перейдіть до Продажі>Бізнес-партнери клієнтів>Мої активні бізнес-партнери. Виберіть бізнес-партнера, щоб його відкрити, і натисніть кнопку Додатково (…) >Шаблони Word>Створити шаблон Word. Шаблони, створені тут, є особистими і доступними лише для користувачів, які створили шаблон.

• Зі списку записів. Наприклад, перейдіть до Продажі>Бізнес-партнери клієнтів>Мої активні бізнес-партнери. Виберіть одного бізнес-партнера, щоб його відкрити, і натисніть кнопкуДодатково (…) >Шаблони Word>Створити шаблон Word.

  

Порада

Щоб видалити зразки особистих документів, виконайте такі дії:

1. Натисніть Розширений пошук ().
2. Для Шукати виберіть Особисті шаблони документів.
3. Натисніть Результати (!).
4. Виберіть шаблон особистого документа, який потрібно видалити, а потім натисніть Delete().

Щоб оновити шаблони, видаліть шаблон і завантажте його оновлену версію.

Після натискання кнопки Створити шаблон Word, виберіть об'єкт для фільтрування, а потім натисніть кнопку Шаблон Word>Вибрати об'єкт

Відобразиться сторінка вибору зв’язку.

Де зв’язки 1:N, N:1 та N:N?

Цей екран вимагає розуміння структури даних програм для взаємодії з клієнтами. Надати інформацію про зв’язок сутностей може ваш адміністратор або настроювач. Щоб отримати контент адміністратора, див. Огляд зв’язків сутностей.

Нижче наведено деякі приклади зв’язків для сутності «Бізнес-партнер».

Відносини	Опис
	Бізнес-партнер може мати кілька контактів.
	Потенційний клієнт, бізнес-партнер або контакт може мати кілька облікових записів.
	Бізнес-партнер може мати маркетингових списків. Маркетинговий список може мати кілька бізнес-партнерів.

Зв’язки на цьому екрані визначають сутності й поля, доступні під час визначення шаблона Word. Вибирайте лише ті зв’язки, які потрібні для додавання даних у шаблон Word.

Нотатка

Щоб гарантувати своєчасне завантаження документів, для кожного зв’язку повертається максимум 100 пов’язаних записів. Наприклад, якщо ви експортуєте шаблон для бізнес-партнера, і хочете додати список контактних осіб, документ поверне максимум 100 контактних осіб бізнес-партнера.

Завантажити шаблон

Натисніть Завантажити шаблон на сторінці Вибрати сутність, щоб створити на локальному комп’ютері файл Word з експортованою сутністю, включену як дані XML.

Важливо

Шаблон документа, завантажений з одного середовища, можна використовувати лише в межах цього середовища. Перенесення шаблонів Word та Excel між середовищами зараз не підтримується.

Крок 2: Увімкнення вкладки «Розробник»

Відкрийте файл шаблона Word. На цей момент документ буде відображатися пустим.

Щоб побачити й додати дані XML програм для взаємодії з клієнтами, потрібно включити вкладку «Розробник» у Word.

1. Перейдіть до Файл>Параметри>Настроїти стрічку та увімкніть Розробник.

   

2. Натисніть кнопку OK.

   Тепер слово «Розробник» відображається на стрічці Word.

   

Важливо! Відома проблема і як її уникнути

Існує відома проблема із шаблонами Word, створеними в програмах для взаємодії з клієнтами, та Office Word. У наступному розділі ви дізнаєтесь, як додавати поля елементів керування вмістом XML до шаблону Word.

Попередження

Існує низка причин, які можуть призводити до зависання Word і які вимагають використання Диспетчера завдань для зупинки Word:

• Вставлення іншого елемента керування вмістом, ніж Малюнок або Звичайний текст.
• У разі зміни текстового вмісту, наприклад, заміна капіталізації або додавання тексту, в елементі керування вмістом. Ці зміни можуть статися через автоматичне виправлення, а також користувацькі правки. За замовчуванням функція автовиправлення Microsoft Word записує речення великими літерами. Коли ви додасте поле елемента керування вмістом, Word вважатиме його новим реченням і писатиме великими літерами, коли курсор переміщається з поля.

Для уникнення проблем з полем керування виконайте такі дії:

Додавайте поля лише як простий текст або малюнок

1. Додавайте поля сутностей у шаблон Word за допомогою області зіставлення XML. Додавайте тільки такі поля лише як Простий текст або Малюнок.

   

Не додавайте будь-яких текстових змін до керування доданим вмістом

1. Ви можете зробити зміни форматування до поля керування вмістом, наприклад, зробити жирний шрифт тексту, але не інші зміни тексту, включно зі зміною регістра літер.

   

   Якщо Word зависає або повільно працює, спробуйте вимкнути функцію автовиправлення.

Вимкнути автозаміну

1. Відкрийте у Word файл шаблону і перейдіть у розділ Файл>Параметри>Правопис>Параметри автовиправлення.

   

2. Зніміть виділення з Змінювати перші літери речень на верхній регістр, та Автоматично використовувати пропозиції правопису.

   

3. Зніміть виділення з Дефіси (--) з тире (–) на вкладках Автоформат і Автоформат під час введення тексту.

4. Натисніть кнопку OK.

   Якщо вищезазначені рекомендації виконано, усе готово для визначення шаблона Word.

Крок 3. Визначення шаблона Word

Визначте шаблон Word із полями сутностей за допомогою області зіставлення XML.

1. У своєму шаблоні Word натисніть Розробник>Область зіставлення XML.

   

   Вибрана XML-схема за замовчуванням.

   

2. Виберіть XML-схему. Починається з «urn: microsoft-crm/document-template/».

   

   Важливо

   Якщо у вас є частими випадки редагування, які спричиняють зависання Word або знижують ефективність, обов’язково вимкніть параметри автовиправлення відповідно до розділу «Відома проблема та як її уникнути».

3. Розгорніть сутність, клацніть поле сутності правою кнопкою миші й виберіть Вставлення елемента керування вмістом>Звичайний текст.

   

   Поле сутності додано до шаблона Word.

   

   Додайте додаткові поля сутності, описові позначки та текст і форматуйте документ.

   Завершений шаблон може виглядати наступним чином:

   

   Деякі введені вами поля керування вмістом швидше за все мають кілька рядків даних. Наприклад, бізнес-партнери мають більше одного контакту. Щоб включати всі дані в шаблон Word, налаштуйте поле керування вмістом на повторення.

Налаштуйте поле керування вмістом на повторення

1. Покладіть поля з повторюваними даними в рядок таблиці.

2. Виділіть цілий рядок таблиці у шаблоні.

   

3. В області зіставлення XML клацніть правою кнопкою зв’язки, що містять поля елементів керування вмістом та натисніть пункт Повторюється.

   

   Якщо ви створюєте документ за допомогою шаблона Word у програмах для взаємодії з клієнтами, таблицю буде заповнено кількома рядками даних.

   Коли шаблон має потрібні поля й форматування, збережіть його та передайте в програми для взаємодії з клієнтами.

Крок 4: Завантажте цей шаблон Word знову до програм для взаємодії з клієнтами

Коли у вас буде шаблон Word, створений відповідно до ваших уподобань, збережіть його, щоб передати в програми для взаємодії з клієнтами.

Доступ до новоствореного шаблону Word залежить від того, як ви завантажили його і яку роль безпеки надали. Обов'язково перевіряйте Використання ролей безпеки, щоб керувати доступом до шаблонів.

Адміністратори можуть використовувати сторінку «Параметри», щоб передати шаблон Word у програми для взаємодії з клієнтами. Шаблон, завантажений на сторінці «Настройки», доступний усім користувачам у вашій організації.

Для адміністраторів: завантажте цей шаблон Word знову до програм для взаємодії з клієнтами

1. Виберіть Настройки>Шаблони>Шаблони документів.

2. Клацніть Завантажити шаблон.

3. Перетягніть файл Word у діалоговому вікні чи знайдіть його.

   

4. Натисніть Завантажити.

   Користувачі, які не є користувачами, можуть завантажити шаблон для власного використання зі списку записів.

Адміністратори або не адміністратори, які бажають створити особистий шаблон: завантажте шаблон Word у програми для взаємодії з клієнтами

1. Відкрийте сторінку зі списком записів, наприклад список бізнес-партнерів клієнтів у Sales.

2. Виберіть один елемент (наприклад, обліковий запис), натисніть Додатково(…)>Шаблони Word>Створити шаблон Word.

3. Клацніть Шаблон Word>Завантажити.

   

4. Перетягніть файл Word у діалоговому вікні чи знайдіть його.

5. Натисніть Завантажити.

Крок 5. Створення документа з шаблону Word

Для використання створеного шаблону Word виконайте такі дії:

1. Відкрийте запис інформації, з якою потрібно створити документ. Наприклад, відкрийте запис бізнес-партнера клієнта у Sales.

2. Натисніть кнопку Додатково (...) > Шаблони Word, а потім у Шаблони Word виберіть шаблон, який ви створили.

   Якщо створений шаблон не відображається, є дві можливості:

   1. Відображається лише шаблони, створені для вибраного типу запису (сутності). Наприклад, якщо відкрити запис потенційних угод, ви не побачите шаблон, який ви створили за допомогою сутності облікового запису.

   2. Щоб переглянути шаблон, потрібно оновити програми для взаємодії з клієнтами. Оновіть сторінку браузера або закрийте та знову відкрийте програми для взаємодії з клієнтами.

   Після вибору шаблону Word програми для взаємодії з клієнтами створюють документ Word на основі вибраного вами запису.

Випробуйте зразок шаблону Word

Є п’ять шаблонів Word, що містять програми для взаємодії з клієнтами.

Зразки шаблонів Word були створені з конкретного типу записів (сутності). Шаблон можна буде застосувати лише до записів одного типу.

Ім’я	Об'єкт
Зведення потенційної угоди	Потенційна угода (область «Збут»)
Зведення кампанії	Кампанія (область «Маркетинг»)
Зведення інцидентів	Інцидент (область «Послуги»)
Рахунок	Рахунок (область «Збут»)
Зведення бізнес-партнера	Обліковий запис клієнта (області «Збут», «Послуги» і «Маркетинг»)

Щоб застосувати зразок шаблону Word

1. Відкрийте запис з інформацією з типом сутності, який відповідає зразку шаблону. Наприклад, відкрийте запис бізнес-партнера клієнта в області Sales, щоб застосовувати шаблон «Зведення бізнес-партнера».

2. Натисніть кнопку Додатково (...) > Шаблони Word, а потім у Шаблони Word виберіть зразок шаблону.

   Відкрийте новостворений шаблон Word і прогляньте його.

Нотатка

Ви можете переглядати, але не редагувати шаблони, які входять до програм для взаємодії з клієнтами.

Додаткові міркування

Використовуйте ролі безпеки, щоб керувати доступом до шаблонів

Адміністратори можуть керувати доступом до шаблонів Word із більшою деталізацією. Наприклад, ви можете дати продавцям доступ для читання, а не для редагування шаблону Word.

1. Послідовно виберіть елементи Настройки>Безпека>Ролі безпеки.

2. Виберіть роль і клацніть вкладку «Керування бізнесом».

3. Виберіть Шаблон документа, щоб установити доступ до шаблонів, доступних для всієї організації. Виберіть Особистий шаблон документа для шаблонів з доступом для окремих користувачів.

4. Натисніть кола, щоб налаштувати рівень доступу.

   

Списки у створених документах не в тому ж порядку, що записи

Списки записів, створені із шаблону користувача, можуть не відображатися в тому ж порядку в документі Word, що й у документі програм для взаємодії з клієнтами. Записи подані в порядку часу і дати, коли вони були створені.

Проблема з мовами з написанням справа наліво

Вміст мовами справа наліво (RTL) може мати деякі проблеми з форматуванням у файлі Word після створення документа.

Див. також

Аналізуйте свої дані за допомогою шаблонів Excel

Усунення несправностей із шаблонами Word