Керування документами SharePoint

Примітка

З 12 жовтня 2022 року портали Power Apps перейменовано на Power Pages. Додаткова інформація: Microsoft Power Pages тепер у загальному доступі (блоґ)
Незабаром документацію порталів Power Apps буде перенесено та об’єднано з документацією Power Pages.

Microsoft Dataverse підтримує інтеграцію з SharePoint Online, яка дає змогу використовувати можливості керування документами SharePoint у Dataverse. Портали Power Apps тепер підтримують передавання і відображення документів безпосередньо до та з SharePoint у базовій формі або багатоетапній формі на порталі. Це дасть змогу користувачам порталу переглядати, завантажувати, додавати та видаляти документи з порталу. Користувачі порталу можуть створювати вкладені папки для впорядкування своїх документів.

Примітка

Ви також можете керувати документами SharePoint у Power Pages. Додаткові відомості: Що таке Power Pages

Примітка

• Керування документами працює лише з SharePoint Online.
• Керування документами підтримується завдяки інтеграції на основі сервера.

Для використання можливостей керування документами SharePoint у системі Dataverse потрібно:

1. Увімкнення функції керування документами для середовища

2. Налаштування інтеграції SharePoint у центрі адміністрування порталів Power Apps

3. Увімкнення керування документами для таблиць

4. Налаштуйте потрібну форму в документах Power Apps

5. Створення відповідного дозволу таблиці та призначення його відповідній веб-ролі

Крок 1: увімкніть функцію керування документами в модельних програмах

Необхідно увімкнути функцію керування документами у модельних програмах за допомогою серверної інтеграції SharePoint. Серверна інтеграція SharePoint дає змогу модельним програмам та SharePoint Online виконувати міжсерверне підключення. За замовчуванням запис місця SharePoint використовується порталом. Для отримання додаткових відомостей про ввімкнення функції керування документами у модельних програмах див. Налаштування модельних програм на основі моделей у SharePoint Online.

Крок 2. Налаштування інтеграції SharePoint у центрі адміністрування порталів Power Apps

Щоб використовувати можливості керування документами SharePoint, потрібно ввімкнути інтеграцію SharePoint у центрі адміністрування порталів Power Apps.

Примітка

Виконати цю дію може тільки користувач із правами глобального адміністратора.

1. Відкрийте центр адміністрування порталів Power Apps.

2. Перейдіть до Налаштування інтеграції SharePoint > Увімкнути інтеграцію SharePoint.

   

3. У вікні підтвердження, виберіть Увімкнути. Це дозволить портал спілкуватися з SharePoint. Хоча інтеграція SharePoint ввімкнута, портал перезапуститься і буде недоступний кілька хвилин. Відобразиться повідомлення, коли інтеграція SharePoint увімкнута.

Коли інтеграція SharePoint увімкнена, стають доступними такі дії:

• Вимкніть інтеграцію SharePoint: дає змогу вимкнути інтеграцію SharePoint з порталом. Коли інтеграція SharePoint вимкнута, портал перезапуститься і буде недоступний кілька хвилин. Відобразиться повідомлення, коли інтеграція SharePoint вимкнута.

  

Ввімкнення або вимкнення інтеграції SharePoint оновить програму Ідентифікатор Microsoft Entra (Azure AD) на порталі та додасть або видалить необхідні дозволи SharePoint відповідно. Вас буде переспрямовано, щоб надати згоду на зміни, які можна внести у програмі Azure AD.

Якщо ви не дасте вашої згоди:

• Увімкнення або вимкнення інтеграції SharePoint не буде завершено, і буде відображено повідомлення про помилку.

• Стандартні дані AD для входу Azure на портал не працюватимуть.

Крок 3. Увімкнення керування документами для таблиць

Необхідно ввімкнути керування документами для таблиць для зберігання документів, пов'язаних із записами таблиці в SharePoint. Відомості про увімкнення керування документами для таблиць див. тут: Увімкнення керування документами SharePoint для певних таблиць.

Крак 4: Настроювання відповідної форми для відображення документів

Настроювання Power Apps

Визначення форми, де потрібно використовувати можливості керування документами. Вам потрібно змінити форму за допомогою редактора форм модельної програми й додати до неї вкладену сітку. Вкладена сітка додає розділ до форми, яка дає змогу працювати з документами з порталу. У вкладеній сітці для роботи цієї функції необхідно встановити такі властивості:

• В області Джерело даних виберіть Розташування документів зі списку Таблиця.

• В області Джерело даних виберіть Активні розташування документів зі списку Подання за замовчуванням.

Ви можете вказати ім'я та підпис відповідно до вимог. Збережіть та опублікуйте форму після додавання і налаштування вкладеної сітки.

Примітка

Необхідно ввімкнути керування документами для таблиці, для якої ви змінили форму. Додаткові відомості: Увімкнення керування документами для таблиць

Конфігурація порталів Power Apps

Крім стандартного налаштування, потрібного для базової або багатоетапної форми, потрібно налаштувати такі властивості для ввімкнення керування документами:

• Ім'я таблиці та Ім'я форми: Введіть імена таблиці й форми, настроєних у попередньому кроці відповідно.

• Виберіть прапорець Увімкнути дозвіл таблиці у формі, щоб дати змогу користувачу читати документи.

• Встановіть Режим у значення Змінити, щоб дозволити додавання документа.

Примітка

Завантаження документа вимагає наявності запису батьківської таблиці. Якщо режим встановлено у значення "Вставити", завантаження документа не працюватиме, оскільки запис батьківської таблиці не можна буде створити, доки не буде надіслана форма.

Крок 5. Створення відповідного дозволу таблиці та призначення його відповідній веб-ролі

Два записи дозволу для таблиць необхідні, щоб встановити потрібний доступ для перегляду та завантаження документів.

• Дозволи у таблиці форми таблиці або багатоетапної форми:
  • Створіть запис Дозвіл таблиці, що вказує Ім’я таблиці як таблицю основної або багатоетапної форми, налаштовану раніше.
  • Виберіть Тип доступу та тип доступу, відповідний до потрібної поведінки форми.
  • Увімкніть права Читання і Додавання до для доступу читання до документів, а також за бажання встановіть права Записування, які дають змогу виконувати додавання документа. Не звертайте поки увагу на розділ Дочірні дозволи таблиці, оскільки його буде заповнено у наступному кроці.
• Дозволи для Розташування документа з Первинним типом доступу, що посилається до попереднього запису дозволу:
  • Створіть запис Дозвіл таблиці, що вказує Ім'я таблиці як таблиця Розташування документа з Типом доступу, що встановлено як Первинний.
  • Виберіть дозвіл на читання первинної таблиці до запису дозволу таблиці, створеного в попередньому кроці.
  • Права
    • Мінімальні права, що дають дозвіл на читання документів, включають Читання, Створення і Додавання.
    • Включіть право Записування для доступу із завантаженням документа.
    • Включіть Видалення, щоб дозволити видалення документа.

Примітка

Відповідний дозвіл дочірньої таблиці в таблиці Розташування документа слід створити для кожної інсталяції запису дозволу первинної таблиці, що існує в таблиці у формі таблиці або багатоетапній формі, де мають відображатися документи.

Конфігурація розміру файлу для передавання

За замовчуванням встановлено розмір файлу 10 МБ. Однак, ви можете налаштувати розмір файлу до максимального значення 50 МБ за допомогою параметра сайту SharePoint/MaxUploadSize.

Максимальний розмір файлу завантаження

Рекомендовано обмежити розмір окремих файлів, доступних для завантаження, до 250 МБ або менше. Якщо портали використовувати для завантаження з SharePoint більших файлів, операція може завершитися невдало за кілька хвилин при перевищенні часу очікування.

Приклад конфігурації, щоб увімкнути керування документами у базовій формі інциденту

У наведеному нижче прикладі описано конфігурацію з використанням таблиці «Інцидент», для якої потрібна програма Dynamics 365 Customer Service. Хоча у цьому прикладі використовується таблиця «Інцидент», це лише ілюстрація зазначених вище кроків і їх можна виконати з будь-якою іншою настроюваною таблицею або будь-якою таблицею Dataverse, яка підтримує керування документами в SharePoint.

1. Дотримуйтеся вказівок у Кроці 1, щоб переконатися, що серверна конфігурація є повною для середовища та для інтеграції SharePoint.

2. Дотримуйтеся вказівок у Кроці 2, щоб переконатися, що портал має дозволи для інтеграції з SharePoint.

3. Дотримуйтеся вказівок у Кроці 3 для забезпечення керування документами для таблиці «Інцидент».

4. Дотримуйтеся вказівок у Кроці 4, використовуючи такі конфігурації:

   • Настроювання модельних програм

     a. Виберіть Настройки > Настроювання > Настроїти систему.

     б. У Рішенні за замовчуванням виберіть таблицю Інцидент > Форми.

     в. Відкрийте Інцидент веб-редагування у редакторі форм.

     

     г. Виберіть поле Створено у формі, а у вкладці Вставити виберіть Вкладена сітка.

     

     ґ. У діалоговому вікні Визначити властивості можна встановити вказані нижче властивості списку, і виберіть ОК:

     • Ім'я (це може бути будь-яке ім'я): CaseDocuments

     • Підпис (це може бути будь-який підпис): документи інциденту

     • Таблиця: розташування документів

     • Подання за замовчуванням: активні розташування документів

     

     д. У редакторі форми виберіть Зберегти, а тоді натисніть Опублікувати.

   • Конфігурація порталів Power Apps

     a. Відкрийте програму «Керування порталом» -> Базові форми.

     б. Знайдіть і відкрийте базову форму Customer Service — редагування інциденту.

     в. Перегляньте та забезпечте такі властивості:

     • Ім'я таблиці: інцидент

     • Ім'я форми: веб - редагування інциденту

     • Режим: редагування

     • Дозвіл таблиці: ввімкнено

     г. Якщо будь-які зміни внесені до форми, виберіть Зберегти.

5. Дотримуйтеся кроку 5 і переконайтеся, що дозволи таблиці надаються для користувачів.

   1. Виберіть запис Веб-роль, пов'язаний з користувачем. Для цього зразка припустімо, що користувач має веб-роль адміністратора.

   2. Переконайтеся, що запису дозволу таблиці існує за назвою Customer Service — Інциденти, де контактна особа є клієнтом.

      Примітка

      Переконайтеся, що ваша веб-роль має доданий дозвіл таблиці. Якщо користувач вже є адміністратором, то вказаний вище дозвіл таблиці не потрібно призначати.

   3. Створіть новий дозвіл таблиці, введіть зазначені нижче дані та виберіть Зберегти:

   • Ім'я (це може бути будь-яке ім'я): Customer Service - пов’язані документи

   • Назва таблиця: розташування документів

   • Тип дозволу: батьківський

   • Дозвіл первинної таблиці: Customer Service — інциденти, у яких контактна особа є клієнтом

   • Первинний зв'язок: incident_SharePointDocumentLocations

   • Права: читання, створення, додавання, записування, видалення

   4. Увійдіть на портал, щоб перевірити, що функція керування документами увімкнена для таблиці «Інцидент».

      a. Перейдіть до сторінки Підтримка.

      

      б. Виберіть наявний запис інциденту зі списку. Перейдіть до розділу Документи інциденту на сторінці та перегляньте доданий список документів.

      

Див. також

Керування документами за допомогою SharePoint

Примітка

Розкажіть нам про свої уподобання щодо мови документації? Візьміть участь в короткому опитуванні. (зверніть увагу, що це опитування англійською мовою)

Проходження опитування займе близько семи хвилин. Персональні дані не збиратимуться (декларація про конфіденційність).