Sử dụng tương tác email để xem tương tác thông báo

Tương tác email trong Dynamics 365 Sales theo dõi tương tác của khách hàng với tin nhắn của bạn. Bạn có thể tìm hiểu xem họ đã chọn liên kết, mở tệp đính kèm hay gửi thư trả lời. Bạn cũng có thể nhận thông báo để giúp bạn ghi nhớ theo dõi với khách hàng của mình.

Yêu cầu về giấy phép và vai trò

Loại yêu cầu	Bạn phải có
Giấy phép	Dynamics 365 Sales Premium hoặc Dynamics 365 Sales Enterprise
Vai trò bảo mật	Bất kỳ vai trò bán hàng chính nào

Điều kiện tiên quyết

• Quản trị viên của bạn đã bật tương tác email.
• Quản trị viên của bạn đã bật trợ lý. Tương tác qua email sử dụng trợ lý để gửi thông báo và các tin nhắn khác.

Cách tương tác qua email giúp bạn trở thành người bán hàng hiệu quả hơn

Với tính năng tương tác qua email, bạn có thể:

• Tìm hiểu thời điểm khách hàng mở tin nhắn của bạn, chọn liên kết, mở tệp đính kèm hoặc gửi trả lời. (Khi ứng dụng email của khách hàng quét email của bạn vì lý do bảo mật, nó có thể làm tăng số lượng các lựa chọn liên kết và mở email một cách giả tạo.)
• Nhận thông báo ngay lập tức khi khách hàng mở tin nhắn của bạn lần đầu tiên.
• Lên lịch thời gian giao hàng hiệu quả nhất dựa trên múi giờ của người nhận.
• Chọn mẫu tin nhắn hiệu quả nhất dựa trên lịch sử tương tác email của tổ chức bạn.
• Đặt thông báo để nhắc bạn khi đến lúc theo dõi trên email.
• Xem lại toàn bộ lịch sử tương tác của một tin nhắn hoặc xem các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho tất cả tin nhắn của bạn.

Một số tính năng của tương tác email có thể hiển thị ngay cả khi tính năng này bị tắt. Các tính năng này vẫn xuất hiện nhưng trống:

• Bảng Tệp đính kèm được hiển thị khi bạn soạn thư email hoặc mẫu email, luôn bao gồm cột Theo dõi .
• Bảng Email được theo dõi luôn hiển thị Số lần mở, Thời gian mở lần cuối, Lượt xem tệp đính kèm, Số nhấp chuột vào liên kết và Trả lời cột.
• Bảng Mẫu email luôn hiển thị Tỷ lệ trả lời, Tỷ lệ mở, Các cột được đề xuất và Số lượng email .
• Tất cả các phiên bản sẵn dùng của biểu mẫu tài khoản, người liên hệ và khách hàng tiềm năng đều bao gồm trường Email theo dõi .

Điểm cần lưu ý

Hãy xem xét những điều cần cân nhắc sau đây trước khi bạn sử dụng tính năng tương tác qua email:

• Email chỉ được theo dõi nếu danh sách người nhận chứa các bản ghi tài khoản, người liên hệ hoặc khách hàng tiềm năng trong Tới hoặc CC các trường. Nếu các loại bản ghi khác được thêm vào trường Đến và CC thì không thể theo dõi email. Trong những trường hợp như vậy, một thông báo sẽ hiển thị cho biết không thể theo dõi email vì danh sách người nhận không chứa bản ghi tài khoản, khách hàng tiềm năng hoặc người liên hệ.

Xem lịch sử tương tác email

Trạng thái, số liệu thống kê tương tác và chỉ báo hiệu suất chính (KPI) cho các email được theo dõi của bạn có sẵn trong nhiều phần của Dynamics 365 Sales cho từng bản ghi nếu chúng có liên quan.

Lịch sử email trong cột Hoạt động

Sau khi bạn lưu hoặc gửi tin nhắn, tin nhắn đó sẽ xuất hiện trong danh sách Hoạt động cho bản ghi Liên quan đến , thường là bản ghi bạn đang xem khi bạn soạn nó. Trong một số trường hợp, nó có thể là một bản ghi liên quan.

Các tin nhắn được theo dõi hiển thị trạng thái tương tác hiện tại của họ trên ô trong danh sách Hoạt động . Sử dụng các nút ở góc trên bên phải của ô email để mở rộng nội dung và lịch sử tương tác ngay trong danh sách hoặc để mở trang thư đầy đủ.

KPI của email trong danh sách email

Bạn có thể xem số lần mở, số lượt xem tệp đính kèm, số lần nhấp vào liên kết và số câu trả lời cho các thư được theo dõi trong danh sách email mà tổ chức bán hàng của bạn đã gửi.

1. Chuyển đến Bán hàng>Hoạt động.

2. Trong danh sách ở đầu trang, chọn Email>Tất cả email được theo dõi.

Thông tin chi tiết

Để mở chế độ xem chỉ đọc chi tiết của thư đã gửi, hãy chọn chủ đề của thư đó trong Hoạt động hoặc Email danh sách. Thông tin chi tiết bạn có thể xem bao gồm lịch sử tương tác tin nhắn và KPI.

KPI ở đầu dòng thời gian hiển thị tổng số lần mở, số lượt xem tệp đính kèm, số lần nhấp và số câu trả lời đã được ghi lại cho thư. Dòng thời gian hiển thị biểu tượng cho từng sự kiện tương tác, với biểu tượng mới nhất ở trên cùng và một số chi tiết về từng sự kiện.

Kết quả mẫu và đề xuất trong danh sách mẫu

Bạn có thể xem hiệu suất của các mẫu email của mình, bao gồm tỷ lệ trả lời, tỷ lệ mở, số lần chúng được sử dụng và liệu chúng có được đề xuất hay không.

Đi tới Cài đặt>Doanh nghiệp>Mẫu rồi chọn Mẫu email.

Hiểu lịch sử tương tác email

Thông thường khi gửi email, bạn sẽ không biết nó đã được mở hay đọc trừ khi người nhận chọn viết lại cho bạn. Đó là vì email được tạo ra để mô phỏng thư truyền thống và không được thiết kế với mục đích theo dõi phản hồi. Dynamics 365 Sales sử dụng các kỹ thuật đặc biệt để khắc phục hạn chế này và cung cấp các tính năng theo dõi thư trong tương tác email.

• Tìm hiểu thời điểm thư của bạn được mở: Khi bạn gửi thư email được theo dõi từ Dynamics 365 Sales, hệ thống sẽ tạo một ảnh GIF một pixel, trong suốt, có tên duy nhất và thêm ảnh đó vào thư dưới dạng hình ảnh được liên kết. GIF vô hình này cùng với mọi hình ảnh khác mà bạn thêm vào tin nhắn đều được lưu trữ trong Dynamics 365. Chúng được tìm nạp khi người nhận mở tin nhắn và chọn tải hình ảnh của nó xuống. Khi yêu cầu một GIF duy nhất, Dynamics 365 Sales sẽ đăng ký rằng thư liên quan đã được mở.

  Chúng tôi khuyên bạn nên luôn đưa hình ảnh vào tin nhắn của mình, chẳng hạn như biểu trưng công ty hoặc hình minh họa bắt mắt vì điều đó sẽ thúc đẩy người nhận tải chúng xuống. Bạn sẽ không biết họ đã mở tin nhắn nếu hình ảnh không được tải.

• Tìm hiểu thời điểm mỗi liên kết được nhấp vào: Khi bạn gửi email được theo dõi từ Dynamics 365 Sales, hệ thống sẽ thay thế từng siêu liên kết của nó bằng một liên kết chuyển hướng duy nhất trỏ đến Dynamics 365. Mỗi liên kết chuyển hướng bao gồm một ID giúp xác định cả thư chứa liên kết và URL của đích liên kết ban đầu. Khi Dynamics 365 nhận được yêu cầu liên kết, nó sẽ ghi lại lượt nhấp và sau đó chuyển hướng lượt nhấp đến địa chỉ ban đầu để người nhận nhận được thông tin chính xác với ít hoặc không có độ trễ.

• Tìm hiểu thời điểm từng tệp đính kèm được mở: Khi bạn thêm tệp đính kèm được theo dõi vào thư, tệp sẽ không được đính kèm trực tiếp như với email tiêu chuẩn. Thay vào đó, nó được lưu trữ trên OneDrive chia sẻ dành cho doanh nghiệp được Dynamics 365 sử dụng và thêm vào tin nhắn dưới dạng liên kết. Giống như các liên kết được theo dõi, khi người nhận nhấp chuột để tải xuống tệp đính kèm, Dynamics 365 sẽ ghi lại thao tác nhấp chuột và thời gian. Người nhận của bạn thậm chí có thể thích nhận tệp đính kèm dưới dạng liên kết hơn là tệp vì tin nhắn của bạn chiếm ít chỗ hơn trong hộp thư đến của họ.

  Bạn có thể kết hợp các tệp đính kèm được theo dõi và không được theo dõi trong một email. Điều đó có thể quan trọng nếu bạn đang gửi các tệp nhạy cảm mà bạn không muốn lưu vào OneDrive cho Doanh nghiệp.

Các hành động được thực hiện trên email sẽ được lưu trữ trong Microsoft Azure Bộ nhớ. Bộ lưu trữ Azure là duy nhất cho mỗi tổ chức. Nếu một tổ chức được khôi phục sang một tổ chức khác thì lịch sử các tác vụ email trong tổ chức trước đó sẽ không được chuyển sang tổ chức được khôi phục.

Quan trọng

Bạn nên coi tất cả dữ liệu tương tác email dưới dạng dữ liệu xấp xỉ. Hệ thống chỉ có thể đăng ký sự kiện mở email nếu người nhận cũng tải xuống hình ảnh của thư, bao gồm cả ảnh GIF vô hình. Số lần mở thực tế có thể lớn hơn số lượng được ghi trong Dynamics 365 Sales. Tương tự, nếu hình ảnh được lưu vào bộ nhớ đệm, điều này thường xảy ra với ứng dụng email dựa trên web thì các lần mở tiếp theo có thể không được báo cáo cho Bộ phận bán hàng.

Những cân nhắc về số lượng email

Tương tác qua email cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về email của bạn, nhưng kết quả dương tính giả có thể xảy ra do bộ lọc thư rác và các cơ chế khác do tổ chức của bạn triển khai. Do đó, số lượng email có thể không chính xác và nên được sử dụng để xác định xu hướng thay vì thước đo chính xác xem khách hàng tiềm năng đã đọc một tin nhắn cụ thể hay chưa. Dưới đây là một số cân nhắc mà bạn phải biết:

• Vì lý do bảo mật, tổ chức của bạn có thể định cấu hình tính năng quét thư đi và những lần quét này có thể đăng ký khi email mở ra, đặc biệt đối với các email có chứa siêu liên kết hoặc tệp đính kèm. Đây có thể là lý do khiến nhiều email dường như được mở đồng thời, đặc biệt khi được gửi đến nhiều người nhận thuộc các tổ chức khác nhau.
• Một số Nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) nhất định quét các thư gửi đi, chủ yếu nhắm mục tiêu vào các hộp thư mới, những hộp thư có hoạt động gửi thư tăng gần đây và các hộp thư bị gắn cờ vì hành vi đáng ngờ hoặc giống thư rác. Ngoài ra, ESP tiến hành quét ngẫu nhiên tạm thời một phần hộp thư. Thông thường, người dùng không thể định cấu hình quy trình này nhằm ngăn chặn những kẻ gửi thư rác khai thác nền tảng của họ.
• Tiện ích mở rộng hoặc tích hợp của bên thứ ba quét các tin nhắn gửi đi của bạn để tìm thư rác hoặc báo cáo nội bộ. Mỗi khi một email được mở, thậm chí bằng công cụ quét hoặc theo dõi, nó sẽ được ghi nhận là một sự kiện mở.
• Bộ lọc thư rác của người nhận có thể quét và mở email bạn gửi và điều này có thể được tính là mở trong quá trình quét bảo mật.

Xem thêm

Bật tương tác email
Tạo và gửi tin nhắn email
Định cấu hình tùy chọn quyền riêng tư