Cộng tác bằng cách sử dụng các mẫu nhóm
Sử dụng nhóm trong Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) là tùy chọn, tuy nhiên, nhóm mang đến cho bạn một cách dễ dàng để chia sẻ thông tin và cộng tác với người dùng trong đơn vị kinh doanh. Nhóm là một tập hợp người dùng. Là một nhóm, bạn sẽ có thể theo dõi các thông tin về các bản ghi và thực hiện các nhiệm vụ được gán theo cách hiệu quả và phối hợp hơn nữa. Mặc dù một nhóm chỉ thuộc về một đơn vị kinh doanh, nó có thể bao gồm người dùng từ các đơn vị kinh doanh khác. Một người dùng có thể liên kết với hơn một nhóm.
Có hai loại nhóm mà bạn có thể làm việc: chủ sở hữu và truy cập.
Nhóm chủ sở hữu nắm giữ bản ghi và có vai trò bảo mật được gán cho nhóm. Các đặc quyền của nhóm được xác định bởi những vai trò bảo mật này. Ngoài các đặc quyền được cung cấp bởi vai trò bảo mật của nhóm, người dùng còn có đặc quyền được xác định bởi vai trò bảo mật cá nhân của họ và các vai trò từ các nhóm khác trong đó họ là thành viên. Một nhóm có đầy đủ quyền truy cập vào các bản ghi mà nhóm đó sở hữu.
Nhóm truy cập không sở hữu các bản ghi và không có vai trò bảo mật được gán cho nhóm. Người dùng có các đặc quyền được xác định bởi vai trò bảo mật cá nhân của họ và các vai trò từ các nhóm khác mà họ là thành viên. Các bản ghi được chia sẻ với nhóm truy cập và các thành viên nhóm được cấp quyền truy cập vào các bản ghi, chẳng hạn như Đọc, Viết, hoặc Gắn thêm.
Nhóm truy cập có thể được tạo ra bằng cách thủ công (người dùng tạo ra) hoặc tự động (được hệ thống quản lý). Bạn có thể chia sẻ nhiều bản ghi với một nhóm truy cập do người dùng tạo. Nhóm do hệ thống quản lý được tạo ra cho một bản ghi cụ thể, và các bản ghi khác không thể chia sẻ được với nhóm này. Đối với nhóm được hệ thống quản lý, bạn phải cung cấp bản mẫu nhóm mà hệ thống sử dụng để tạo ra một nhóm. Trong bản mẫu này, bạn xác định loại thực thể và quyền truy cập vào bản ghi được cấp cho các thành viên nhóm khi nhóm được tạo ra. Bản mẫu nhóm được hiển thị trên tất cả các biểu mẫu bản ghi cho thực thể được chỉ định dưới dạng danh sách. Khi bạn thêm người dùng đầu tiên vào danh sách, nhóm truy cập thực tế cho bản ghi này được tạo ra. Bạn có thể thêm và loại bỏ các thành viên trong nhóm bằng cách sử dụng danh sách này. Bản mẫu nhóm áp dụng cho các hồ sơ của loại thực thể được chỉ định và các thực thể có liên quan, theo các quy tắc phân tầng. Để cấp cho thành viên nhóm quyền truy cập khác trên bản ghi, bạn có thể cung cấp một số bản mẫu nhóm, mỗi bản mẫu xác định các quyền truy cập khác nhau. Ví dụ: bạn có thể tạo một bản mẫu nhóm cho thực thể khách hàng với quyền truy cập để Đọc, cho phép các thành viên nhóm xem khách hàng được chỉ định. Đối với một nhóm khác yêu cầu truy cập thêm vào cùng một khách hàng, bạn có thể tạo một bản mẫu nhóm với các quyền Đọc, Viết, Chia sẻ và các quyền truy cập khác.
Chỉ các thực thể được kích hoạt cho các nhóm truy cập được hệ thống quản lý mới có thể được chỉ định trong bản mẫu.
Nếu bạn thay đổi quyền truy cập trong bản mẫu nhóm, những thay đổi này chỉ được áp dụng với nhóm truy cập được hệ thống quản lý mới. Các nhóm đã tồn tại không bị ảnh hưởng.
Để biết thông tin về cách tạo mẫu nhóm, bật thực thể cho các nhóm truy cập do hệ thống quản lý và cách tùy chỉnh biểu mẫu thực thể để thêm mẫu nhóm, hãy xem Tạo mẫu nhóm và thêm vào biểu mẫu thực thể.
Xem thêm
Tạo mẫu nhóm và thêm vào biểu mẫu thực thể
Quản lý nhóm
Các nhóm truy cập trong Microsoft Dynamics CRM