Chia sẻ qua

Tạo và triển khai các mẫu Word

  • Bài viết

Microsoft Word mang đến cho bạn nhiều cách thức trình bày dữ liệu Dynamics 365 trong tài liệu được chuẩn hóa và đúng định dạng. Với mẫu Word, bạn có thể dễ dàng tạo và chia sẻ mẫu với người khác. Vì thế, tất cả các tài liệu đến tay khách hàng của bạn đều có kiểu trình bày thống nhất, phù hợp với thương hiệu của tổ chức bạn.

Khi mẫu đã sẵn sàng, người dùng có thể tạo tài liệu chuẩn hóa, tự động điền dữ liệu Dynamics 365 vào các trường chỉ bằng một lần bấm chuột.

Bước 1: Tạo mẫu Word

  1. Đăng nhập vào Dynamics 365 bằng tài khoản người dùng có vai trò là Quản trị viên hệ thống.

  2. Mở menu Cài đặtBiểu tượng menu Cài đặt. ở đầu trang và chọn Cài đặt nâng cao.

  3. Khu vực thiết đặt nâng cao sẽ mở trong tab trình duyệt mới. Lưu ý rằng khu vực này sử dụng bộ điều hướng ngang ở đầu trang thay vì bộ điều hướng bên. Điều hướng tới Cài đặt>Doanh nghiệp>Mẫu.

  4. Trên màn hình tiếp theo, hãy chọn Mẫu tài liệu, sau đó chọn + Mới ở dải băng trên cùng.

  5. Chọn Mẫu Word rồi chọn thực thể áp dụng mẫu đó. Mẫu sẽ dùng dữ liệu từ thực thể này.

    Chọn một mẫu Word.

  6. Để chọn các trường bạn muốn đưa vào mẫu Word, hãy chọn Chọn Thực thể.

  7. Hộp thoại Chọn thực thể sẽ mở ra. Các mối quan hệ bạn chọn trên màn hình này sẽ xác định những thực thể và trường cung cấp sẵn sau này, khi bạn xác định mẫu Word. Chỉ chọn các mối quan hệ bạn cần để thêm dữ liệu Dynamics 365 vào mẫu Word. Dưới đây là một số ví dụ về mối quan hệ dành cho thực thể khách hàng:

    • Mối quan hệ 1:N. Một khách hàng có thể có nhiều liên hệ.
    • Mối quan hệ N:1. Một người liên hệ, khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng có thể có nhiều tài khoản.
    • Mối quan hệ N:N. Một khách hàng có thể có nhiều danh sách khách hàng tiếp thị. Danh sách khách hàng tiếp thị có thể có nhiều tài khoản.

    Khi bạn chọn xong mối quan hệ, hãy chọn Tải mẫu xuống. Thao tác này sẽ tạo tệp Word trên máy tính cục bộ của bạn với thực thể đã xuất được bao gồm dưới dạng dữ liệu XML.

    Lưu ý

    Để đảm bảo kịp thời tải xuống tài liệu, giới hạn trên sẽ là 100 đối với số lượng bản ghi có liên quan được trả lại cho từng mối quan hệ. Ví dụ: nếu bạn đang xuất bản mẫu cho khách hàng và muốn bao gồm danh sách liên hệ của khách hàng đó thì tài liệu sẽ trả lại tối đa 100 liên hệ của khách hàng.

  8. Để tải mẫu lên sau khi bạn tùy chỉnh dữ liệu, hãy chuyển đến danh sách mẫu rồi chọn Tải mẫu lên. Thông tin thêm: Bước 4: Tải lại mẫu Word lên Dynamics 365

Bước 2: Bật tab Nhà phát triển

Mở tệp mẫu Word. Tại điểm này, tài liệu sẽ được để trống.

Mẫu Word mới.

Để xem và thêm dữ liệu XML Dynamics 365, bạn cần bật tab Word Developer .

  1. Đi tới Tệp>Tùy chọn>Tùy chỉnh dải băng rồi chọn Nhà phát triển hộp kiểm.

    Hộp thoại Tùy chỉnh Ribbon trong Word.

  2. Chọn OK.

Tab Nhà phát triển hiện xuất hiện trong dải băng Word.

Tab Nhà phát triển đã được thêm vào dải băng Word.

Bước 3: Xác định mẫu Word

Sử dụng Ngăn ánh xạ XML để xác định mẫu Word bằng cách sử dụng các trường thực thể Dynamics 365.

  1. Trong mẫu Word của bạn, hãy chọn Nhà phát triển>Ngăn ánh xạ XML.

    Nút Ngăn ánh xạ XML trên tab Nhà phát triển.

    Ngăn Ánh xạ XML mở ra với lược đồ XML mặc định được chọn.

    Ngăn Ánh xạ XML trong Word.

  2. Chọn lược đồ XML Dynamics 365. Lược đồ bắt đầu bằng "urn:microsoft-crm/document-template/".

    Chọn lược đồ XML Dynamics 365.

    Quan trọng

    Nếu việc chỉnh sửa thường vô tình khiến Word ngừng hoạt động hoặc giảm hiệu suất chương trình, bạn nên tắt các tùy chọn Tự động sửa.

  3. Mở rộng thực thể để xem tất cả các trường có sẵn, nhấp chuột phải vào trường bạn muốn thêm rồi chọn Chèn kiểm soát nội dung>Văn bản thuần túy.

    Chèn menu Kiểm soát nội dung.

    Trường từ Dynamics 365 sẽ được thêm vào mẫu Word.

    Mẫu Word có thêm một trường.

  4. Thêm các trường thực thể bổ sung, thêm văn bản và nhãn mô tả, đồng thời định dạng tài liệu. Một mẫu hoàn chỉnh có thể trông giống thế này:

    Một ví dụ về mẫu Word hoàn chỉnh.

  5. Một số trường kiểm soát nội dung mà bạn đã nhập có thể có nhiều dòng dữ liệu. Ví dụ: khách hàng có nhiều người liên hệ. Để bao gồm mọi dữ liệu trong mẫu Word, bạn đặt trường kiểm soát nội dung lặp lại như sau:

    1. Đặt các trường có dữ liệu lặp lại vào một hàng của bảng.

    2. Chọn toàn bộ hàng của bảng trong mẫu.

      Một bảng trong Word có đầy đủ hàng được chọn.

    3. Trong ngăn Ánh xạ XML , nhấp chuột phải vào mối quan hệ chứa các trường kiểm soát nội dung rồi chọn Lặp lại.

      Đặt trường thành lặp lại trong ngăn Ánh xạ XML.

      Khi bạn sử dụng mẫu Word trong Dynamics 365 để tạo tài liệu, bảng sẽ điền trước nhiều hàng dữ liệu.

  6. Khi mẫu có các trường và định dạng bạn muốn, hãy lưu và tải mẫu lên vào Dynamics 365.

Bước 4: Tải mẫu Word lên Dynamics 365

Sau khi có mẫu Word được tạo theo cách mình muốn, bạn lưu mẫu đó để có thể tải lên Dynamics 365.

Quản trị viên có thể sử dụng trang Cài đặt để tải mẫu Word lên Dynamics 365.

Lưu ý

Người dùng trong tổ chức của bạn có thể xem các mẫu có sẵn cho họ bằng cách chọn Mẫu Word trên thanh lệnh trong danh sách bản ghi.

  1. Mở trình đơn Cài đặtBiểu tượng menu Cài đặt. ở đầu trang và chọn Cài đặt nâng cao.

  2. Điều hướng tới Cài đặt>Doanh nghiệp>Mẫu.

  3. Trên màn hình tiếp theo, hãy chọn Mẫu tài liệu, sau đó chọn Tải mẫu lên ở dải băng trên cùng.

  4. Tìm và tải tệp lên.

    Hộp thoại tải mẫu lên.

  5. Chọn Tải lên. Bạn sẽ thấy phần tóm tắt của tệp mà bạn đang tải lên.

  6. Chọn biểu tượng X ở phía trên bên phải của dải băng trên cùng để đóng màn hình thông tin.