Tổng quan về quản lý dự án và kế toán
Chức năng quản lý dự án và kế toán có thể được sử dụng trong nhiều ngành để cung cấp dịch vụ, sản xuất sản phẩm hoặc đạt được kết quả.
Dự án là một nhóm hoạt động được thiết kế để cung cấp dịch vụ, sản xuất sản phẩm hoặc đạt được kết quả. Dự án sử dụng nguồn lực và tạo ra kết quả tài chính dưới dạng doanh thu hoặc tài sản.
Dự án trong các ngành
Chức năng quản lý dự án và kế toán có thể được sử dụng trong nhiều ngành như hình minh họa sau.
Trong tổng đài, phiếu có thể được sử dụng để mô tả tập hợp hành động phải thực hiện để giải quyết một cuộc gọi. Các công ty tư vấn, như tổ chức tư vấn quản lý hoặc kỹ thuật hay đại lý quảng cáo, coi các hoạt động của họ là dự án. Trong lĩnh vực tiếp thị, một chiến dịch đại diện cho một tập hợp công việc phải thực hiện. Trong ngành sản xuất theo dự án, đơn hàng sản xuất liên quan đến các công việc khác nhau phải thực hiện để sản xuất một thành phẩm nào đó. Bất kể các dự án này được gọi bằng cái tên nào, chúng cũng đều liên quan đến nguồn lực, lịch trình và chi phí, vậy nên, chức năng quản lý dự án và kế toán có thể giúp lập kế hoạch, thực hiện và phân tích chúng.
Giai đoạn dự án
Mặc dù luồng quy trình sau đây được thiết kế cho dự án bên ngoài hoặc dự án được hoàn thành cho một hoặc nhiều khách hàng, nhưng chức năng này cũng áp dụng được cho các dự án nội bộ, chỉ chi phí.
Như trong hình minh họa trước, việc quản lý dự án và kế toán có thể được chia thành ba giai đoạn:
- Bắt đầu
- Thực thi
- Phân tích
Bắt đầu dự án
Trong quá trình bắt đầu dự án có một số quá trình chính xảy ra. Bạn có thể sử dụng phần báo giá dự án để thông báo về nhân công, chi phí và vật liệu ước tính cho khách hàng. Bạn có thể ghi lại các điều khoản, giới hạn và thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng dự án. Bạn có thể sử dụng cấu trúc phân chia công việc (WBS) để lập kế hoạch và ước tính công việc. Bạn có thể thiết lập thông tin dự báo và ngân sách để hướng dẫn việc thực hiện dự án. Hình minh họa sau đây cho thấy cấu trúc của một dự án.
Tạo báo giá dự án
Trong giai đoạn bán hàng ban đầu của một dự án, báo giá dự án cho phép bạn cung cấp một đề nghị không ràng buộc cho khách hàng. Báo giá có thể bao gồm các yếu tố như: mặt hàng và dịch vụ được báo giá, thông tin liên hệ cơ bản, các thỏa thuận thương mại đặc biệt và chiết khấu, cũng như các khoản thuế và phụ phí có thể có.
Bạn cũng có thể phát hành thư bảo lãnh cho một giao dịch báo giá dự án giữa tổ chức của bạn và khách hàng. Sau khi báo giá dự án được tạo, bạn có thể tạo yêu cầu lấy thư bảo lãnh cho khách hàng và gửi cho ngân hàng. Sau khi ngân hàng chấp thuận yêu cầu, thư bảo lãnh sẽ được phát hành cho khách hàng.
Để biết thêm thông tin, xem Báo giá dự án.
Tạo hợp đồng dự án
Khi bạn ký hợp đồng với khách hàng hoặc nguồn tiền khác để hoàn thành một dự án, trước tiên, bạn phải tạo hợp đồng dự án. Sau đó, khi bạn tạo dự án, bạn phải gán dự án đó với hợp đồng tương ứng. Loại dự án mà bạn tạo cho hợp đồng dự án sẽ xác định phương pháp được sử dụng để lập hóa đơn cho khách hàng của dự án. Bạn có thể sửa đổi hợp đồng dự án và dự án liên quan, nhưng bạn không thể thay đổi loại dự án. Để biết thêm thông tin về các loại dự án, hãy xem phần "Tạo dự án".
Để biết thêm thông tin về hợp đồng dự án, xem Hợp đồng dự án.
Tạo cấu trúc phân tích công việc
Mức độ chi tiết trong WBS phụ thuộc vào mức độ chính xác được yêu cầu trong các ước tính và mức độ theo dõi được yêu cầu đối với các ước tính đó. Các dự án có dung sai trượt tiến độ hoặc chi phí rất thấp thường đòi hỏi có WBS chi tiết hơn, đồng thời cũng yêu cầu theo dõi cẩn thận tiến độ công việc và chi phí so với WBS.
Để biết thêm thông tin, hãy xem Tổng quan về cấu trúc phân chia công việc.
Tạo dự báo dự án và ngân sách
Bạn có thể sử dụng tính năng dự báo nếu tổ chức của bạn có quan điểm ưu tiên hoạt động, tập trung vào doanh thu và chi phí nảy sinh trong các giao dịch cụ thể. Tuy nhiên, nếu tổ chức của bạn chú trọng hơn vào các khoản tài chính, thì bạn có thể sử dụng lập ngân sách. Mỗi phương pháp lại có những ưu điểm riêng. Để biết thêm thông tin, hãy xem Dự báo và ngân sách của dự án.
Tạo dự án
Bạn có thể tạo sáu loại dự án trong Finance. Mỗi loại dự án được thiết lập khác nhau để ghi nhận chi phí và doanh thu. Loại dự án mà bạn chọn sẽ phụ thuộc vào mục đích của dự án. Bảng sau đây mô tả cách sử dụng điển hình của từng loại dự án.
| Loại dự án | Mô tả |
| Thời gian và vật tư | Trong dự án Thời gian và vật tư, khách hàng được lập hóa đơn cho tất cả các chi phí phát sinh trên một dự án. Các mục này bao gồm giờ công, chi phí, mặt hàng và lệ phí. |
| Giá cố định | Trong dự án Giá cố định, hóa đơn bao gồm các giao dịch trên tài khoản. Dự án Giá cố định được lập hóa đơn theo lịch trình thanh toán dựa trên hợp đồng dự án. Doanh thu của dự án Giá cố định có thể được tính và công bố trong toàn bộ dự án bằng phương pháp phần trăm hoàn thành. Hoặc, doanh thu có thể được tính và công bố khi dự án hoàn thành, bằng phương pháp hợp đồng hoàn thành. Các công ty thường có thể hưởng lợi từ việc sử dụng giá trị của công việc đang làm (WIP) để tính mức độ hoàn thành của một dự án hoặc nhóm dự án. |
| Đầu tư | Dự án Đầu tư là những dự án không tạo ra thu nhập ngay lập tức. Chúng thường được sử dụng cho các dự án nội bộ dài hạn, trong đó chi phí phải được vốn hóa. Chỉ có thể ghi nhận chi phí mặt hàng, giờ công và chi phí cho một dự án Đầu tư. Chi phí trong dự án Đầu tư được theo dõi và kiểm soát bằng chức năng ước tính. Dự án đầu tư có thể được thiết lập với mức vốn hóa tối đa tùy chọn. Khi dự án Đầu tư được tiến hành, bạn ghi lại chi phí của dự án trong tài khoản WIP, đây là nơi lưu giữ chi phí cho đến khi dự án hoàn thành. Khi dự án bị loại bỏ, bạn chuyển giá trị WIP đó sang tài sản cố định, tài khoản sổ cái hoặc dự án mới. LƯU Ý: Giao dịch về dự án đầu tư không được hiển thị trên Chi phí sau, Doanh thu tích lũy hoặc Tạo trang đề xuất hóa đơn . |
| Dự án Chi phí | Tương tự như dự án Đầu tư, dự án Chi phí thường được sử dụng để theo dõi các dự án nội bộ và chỉ có thể ghi lại giờ công, chi phí và mặt hàng. Tuy nhiên, dự án Chi phí thường có thời gian ngắn hơn dự án Đầu tư. Ngoài ra, khác với dự án Đầu tư, dự án Chi phí không thể được vốn hóa vào tài khoản kết toán. Thay vào đó, các giao dịch trong dự án chỉ được đăng vào tài khoản lãi và lỗ. LƯU Ý: Các giao dịch trên các dự án Chi phí không được phản ánh trên Chi phí sau, Doanh thu tích lũy hoặc Tạo trang đề xuất hóa đơn . Vì dự án chi phí thường được dùng để theo dõi dự án nội bộ, nên chúng thường không phải liên kết với tài khoản khách hàng. Tuy nhiên, nếu phần thiết lập của bạn đòi hỏi phải tạo các yêu cầu về mặt hàng cho đơn đặt hàng, thì bạn phải liên kết dự án Chi phí với khách hàng. Sự liên kết này là bắt buộc, vì các yêu cầu về mặt hàng được quản lý dưới dạng các dòng đơn đặt hàng và hệ thống yêu cầu phải chỉ định khách hàng. Tuy nhiên, phần thiết lập này sẽ không khiến các yêu cầu về mặt hàng được tạo tự động từ đơn đặt hàng. Đối với dự án Chi phí, mục thiết đặt Tạo yêu cầu về mặt hàng bị bỏ qua. Nếu bạn cần có yêu cầu về mặt hàng trong dự án Chi phí, thì bạn có thể tạo thủ công mục đó, với điều kiện là khách hàng được liên kết với dự án. |
| Nội bộ | Dự án nội bộ được sử dụng để theo dõi chi phí trên một dự án nội bộ của tổ chức của bạn. Dự án nội bộ có thể là một công cụ lập kế hoạch để quản lý việc sử dụng nguồn lực. LƯU Ý: Các giao dịch trong dự án nội bộ không được phản ánh trên Tích lũy doanh thu hoặc Tạo đề xuất hóa đơn trang. |
| Giờ | Dự án Thời gian được sử dụng để theo dõi thời gian có liên quan đến các hoạt động không tạo năng suất và không tính phí, chẳng hạn như dự án theo dõi thời gian nghỉ ốm của nhân viên. Các giao dịch trong dự án Thời gian không được đăng vào sổ cái. Thay vào đó, chúng được đưa vào báo cáo thời gian làm việc của nhân viên. Chỉ các giao dịch giờ mới có thể được ghi vào dự án Thời gian. Bạn sử dụng bút toán giờ hoặc bảng chấm công để đăng ký những giờ này cho dự án. Sau khi số giờ được đăng ký, chúng xuất hiện dưới dạng giao dịch trong dự án nhưng không có giao dịch chứng từ tương ứng. LƯU Ý: Các giao dịch đúng thời hạn của dự án không được phản ánh trên Chi phí sau, Tích lũy doanh thu hoặc Tạo trang đề xuất hóa đơn . |
Chỉ định nhân viên, danh mục và nguồn lực
Bạn có thể lên lịch cho nguồn lực nhân viên dựa trên các yêu cầu và lịch trình của dự án hoặc dựa trên kỹ năng và tình trạng sẵn sàng nhận việc của nhân viên. Khi sử dụng khả năng lập lịch cho nguồn lực, bạn có thể triển khai nhân viên của tổ chức một cách hiệu quả và có hiệu suất cao. Bạn có thể nhanh chóng tìm thấy nhân viên có trình độ cao nhất, sẵn sàng làm việc trong dự án của bạn. Bạn cũng có thể dễ dàng nhìn ra cách sử dụng những nhân viên đó như thế nào cho hiệu quả hơn trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Dưới đây là một số cách thức vận dụng chức năng lập lịch cho nguồn lực:
- Sử dụng thông tin về các thuộc tính của nhân viên, như: trình độ học vấn, kỹ năng, chứng chỉ và kinh nghiệm dự án, để so khớp với các yêu cầu của dự án.
- Sử dụng thông tin về lịch và tình trạng sẵn sàng nhận việc của nhân viên để so khớp lịch của nhân viên với lịch của dự án.
- Xem xét năng lực của từng nhân viên và xác định cách thức vận dụng năng lực đó. Ví dụ: nếu một nhân viên không được sử dụng đúng mức, nhân viên đó có thể được chỉ định vào một dự án phù hợp với tính khả dụng và thuộc tính của họ.
- Xem xét tình trạng sẵn sàng nhận việc của nhân viên để bảo đảm rằng công việc bạn giao không xung đột với lịch của nhân viên.
- Xem xét thông tin về thời gian làm việc của công nhân ở dạng xem tóm tắt (ví dụ: theo bộ phận hoặc theo nhân viên) hoặc dạng xem chi tiết (ví dụ: theo công nhân trong một bộ phận hoặc theo thông tin chi tiết hằng tuần cho từng công nhân).
- Sửa đổi mục chỉ định nguồn lực cho các đơn vị thời gian khác nhau, như: ngày, tuần hoặc tháng, để tối ưu hóa cách sử dụng nhân viên.
Thực hiện dự án
Trong quá trình thực hiện dự án, các thành viên trong nhóm hoặc người quản lý ghi lại công việc và các chi phí phát sinh bằng bảng chấm công, báo cáo chi phí và các tài liệu kinh doanh khác. Người quản lý dự án có các công cụ giám sát việc sử dụng số tiền ngân sách dành cho dự án. Người quản lý dự án cũng có thể đặt hàng, chọn hoặc mua tài liệu cho dự án bằng đơn đặt hàng và các tài liệu kinh doanh khác. Hóa đơn được lập và được phê duyệt để tính phí khách hàng đối với công việc đang thực hiện. Cuối cùng, doanh thu được ghi nhận trong quá trình này để cập nhật tình hình tài chính của tổ chức.
Quản lý cấu trúc phân tích công việc
WBS là phần mô tả công việc sẽ được hoàn thành cho một dự án. WBS là hệ thống phân cấp nhiệm vụ. Nó không chỉ đại diện cho công việc của từng nhiệm vụ mà còn thể hiện quy mô, chi phí và thời gian của nhiệm vụ.
Để biết thêm thông tin, hãy xem Tổng quan về cấu trúc phân chia công việc.
Quản lý dự báo dự án và ngân sách
Có hai cách quản lý và kiểm soát dự án của bạn: dự báo dự án và ngân sách dự án. Bạn có thể sử dụng tính năng dự báo nếu tổ chức của bạn có quan điểm ưu tiên hoạt động, tập trung vào doanh thu và chi phí nảy sinh trong các giao dịch cụ thể. Tuy nhiên, nếu tổ chức của bạn chú trọng hơn vào các khoản tài chính, thì bạn có thể sử dụng lập ngân sách.
Để biết thêm thông tin, hãy xem Dự báo và ngân sách của dự án.
Tạo đơn hàng sản xuất
Đơn hàng sản xuất liên quan đến dự án có thể được liên kết với đơn bán hàng hoặc một yêu cầu về mặt hàng bằng phương pháp thành phẩm hoặc phương pháp mặt hàng tiêu thụ. Ngoài ra, nếu đơn hàng sản xuất được tạo thủ công, thì không có sự liên kết nào giữa đơn hàng sản xuất và đơn bán hàng hay yêu cầu về mặt hàng (không có liên kết với đơn hàng). Tuy nhiên, nếu đơn hàng sản xuất được tạo tự động để hoàn thành đơn bán hàng hoặc yêu cầu về mặt hàng, thì có mối liên kết giữa đơn hàng sản xuất và đơn bán hàng hoặc yêu cầu về mặt hàng (liên kết với đơn hàng).
Dựa trên tổ hợp các yếu tố này, hãy sử dụng một trong các phương pháp sau:
- Sản phẩm đã hoàn thành/liên kết đến đơn hàng – Liên kết dự án với đơn đặt hàng hoặc yêu cầu về mặt hàng. Khi bạn sử dụng phương pháp này, chi phí dự án thực tế sẽ được đăng khi đơn bán hàng được lập hóa đơn hoặc khi phiếu đóng gói được cập nhật cho yêu cầu về mặt hàng. Chi phí được đăng ở dạng thành phẩm.
- Mặt hàng đã hoàn thành/không có liên kết đến đơn đặt hàng – Không thể đăng chi phí thực tế cho đến khi chu kỳ sản xuất của một mặt hàng có trạng thái Đã kết thúc. Chi phí cho thành phẩm được đăng ở dạng một giao dịch duy nhất.
- Mặt hàng đã tiêu thụ/liên kết đến đơn hàng – Liên kết dự án với một yêu cầu về mặt hàng. Khi sử dụng phương pháp này, bạn có thể xem chi phí dự án thực tế khi hoạt động sản xuất có trạng thái Đã bắt đầu hoặc được báo cáo là đã hoàn tất. Chi phí được đăng ở dạng nhiều giao dịch hạng mục dự án cho nguyên liệu thô và giờ công sản xuất. Khi phiếu đóng gói được cập nhật cho yêu cầu về mặt hàng, không có chi phí dự án nào được đăng. Bạn cũng có thể xác định cấp độ dùng để theo dõi dự án đang sản xuất trong hệ thống phân cấp hóa đơn vật tư (BOM).
- Mặt hàng đã tiêu thụ/không có liên kết đến đơn hàng – Liên kết dự án với một yêu cầu về mặt hàng. Khi sử dụng phương pháp này, bạn có thể xem chi phí dự án thực tế khi hoạt động sản xuất có trạng thái Đã bắt đầu hoặc được báo cáo là đã hoàn tất. Chi phí được đăng ở dạng nhiều giao dịch hạng mục dự án cho nguyên liệu thô và giờ công sản xuất. Bạn cũng có thể xác định cấp độ dùng để theo dõi dự án đang sản xuất trong hệ thống phân cấp BOM.
Mua sản phẩm và dịch vụ
Mua bán mặt hàng là hoạt động phổ biến ở nhiều doanh nghiệp tập trung vào dự án.
Đơn đặt hàng cho dự án
Mục đích của đơn đặt hàng sẽ xác định thời điểm cần thực hiện đơn đặt hàng và từ đó xác định khi nào tính phí mặt hàng cho dự án.
| Phương pháp | Mục đích | Tiêu thụ mặt hàng |
|---|---|---|
| Tạo trực tiếp đơn đặt hàng. | Mua mặt hàng từ nhà cung cấp bên ngoài để tiêu dùng cho một dự án. Bạn có thể tạo đơn đặt hàng theo các cách sau:
|
Mặt hàng được tiêu thụ khi hóa đơn của nhà cung cấp được cập nhật. |
| Tạo đơn đặt hàng từ đơn bán hàng. | Mua mặt hàng khi bạn tạo đơn bán hàng từ dự án. | Mặt hàng được tiêu thụ khi đơn bán hàng được lập hóa đơn cho khách hàng. |
| Tạo đơn đặt hàng từ yêu cầu về mặt hàng. | Mua mặt hàng khi bạn tạo yêu cầu về mặt hàng từ dự án. | Mặt hàng được tiêu thụ khi phiếu đóng gói cho yêu cầu về mặt hàng được cập nhật. |
Đơn bán hàng cho dự án
Trong phần Quản lý dự án và kế toán, bạn có thể đăng ký việc tiêu thụ mặt hàng theo một vài cách. Bạn có thể bán hoặc mua mặt hàng từ một dự án hay đặt trước mặt hàng cho một dự án.
Bạn có thể đặt hàng các mặt hàng từ kho của công ty để tiêu dùng cho dự án. Hoặc, bạn có thể mua mặt hàng từ nhà cung cấp bên ngoài. Mặt hàng có thể được tiêu dùng trên tất cả các loại dự án, trừ dự án Thời gian.
Cách thức đặt hàng sẽ phụ thuộc vào nơi bạn đặt hàng:
- Để đặt hàng từ kho của công ty, bạn phải nhập đơn hàng dưới dạng yêu cầu về mặt hàng. Nếu sử dụng trang Yêu cầu về mặt hàng , bạn có thể thiết lập yêu cầu để nhận được mặt hàng dưới dạng giao hàng một phần. Do đó, bạn có thể trì hoãn việc tiêu thụ một lượng mặt hàng nhất định cho đến khi cần dùng mặt hàng đó.
- Để đặt hàng từ nhà cung cấp bên ngoài, bạn phải tạo đơn hàng dưới dạng đơn đặt hàng trên trang Đơn đặt hàng .
Lưu ý
Không thể hủy phiếu đóng gói cho đơn bán hàng liên quan đến dự án nếu mặt hàng đã được đánh dấu để đóng gói.
Bảng sau liệt kê các phương pháp đặt hàng và mô tả cách tiêu thụ mặt hàng.
| Phương pháp | Mục đích | Giao dịch tiêu thụ mặt hàng |
|---|---|---|
| Đơn hàng bán hàng | Nhập trực tiếp giao dịch trên dự án Thời gian và vật tư. | Giao dịch mặt hàng được tiêu thụ khi hóa đơn cho khách hàng được đăng. |
| Nhật ký hàng tồn kho | Nhập và duy trì bản ghi mặt hàng một cách nhanh chóng. Chẳng hạn, nếu bạn muốn nhập một yêu cầu về mặt hàng dựa trên danh sách đã in, thì bạn có thể áp dụng nhật ký hàng tồn kho. | Giao dịch mặt hàng được tiêu thụ khi nhật ký được đăng. |
| Yêu cầu về mặt hàng | Nhập các mặt hàng sẽ không tiêu dùng ngay. Phương pháp này giúp bạn theo dõi số lượng mặt hàng đã tiêu dùng trong một bản ghi yêu cầu về mặt hàng. | Giao dịch mặt hàng được tiêu thụ khi phiếu đóng gói được cập nhật. Nói cách khác, yêu cầu về mặt hàng sẽ được tạo khi phiếu đóng gói được đăng. |
| Đơn hàng mua hàng | Nhập giao dịch ở một trong ba địa điểm, tùy theo phương thức mua. | Giao dịch mặt hàng được tiêu thụ khi phiếu đóng gói được cập nhật hay khi khách hàng hoặc nhà cung cấp được lập hóa đơn. |
Xử lý hóa đơn dự án
Loại dự án sẽ xác định quy trình lập hóa đơn nào được áp dụng. Chỉ có thể lập hóa đơn cho hai loại dự án bên ngoài (Thời gian và vật tư, Giá cố định). Dự án Thời gian và vật tư và dự án Giá cố định luôn được đính kèm với hợp đồng dự án.
Trước khi tạo hóa đơn dự án cho khách hàng, bạn có thể tạo hóa đơn sơ bộ hoặc đề xuất hóa đơn. Trong đề xuất hóa đơn, bạn có thể chọn các giao dịch dự án sẽ đưa vào hóa đơn dự án. Sau đó, bạn có thể xem lại thông tin chi tiết trên hóa đơn trước khi đăng hóa đơn dự án và gửi cho khách hàng hoặc nguồn tiền khác.
Để biết thêm thông tin về cách xử lý hóa đơn dự án, hãy xem Lập hóa đơn dự án.
Tính toán chi phí hoàn thành dự án
Khi tạo mục ước tính, bạn có thể chọn phương pháp dùng để tính toán chi phí hoàn thành dự án. Bạn chọn một phương pháp trong trường Chi phí để hoàn thành phương pháp trên trang Tạo ước tính . Phương pháp bạn chọn sẽ được áp dụng riêng cho từng dòng chi phí trong mục ước tính chi phí. Mặc dù một dòng có trạng thái Đã tạo, bạn có thể thay đổi phương thức được áp dụng cho dòng đó trên Ước tính chi phí trang.
Bảng sau đây mô tả các phương pháp tính toán chi phí hoàn thành dự án.
| Phương pháp | Mô tả |
|---|---|
| Tổng chi phí – thực tế | Chi phí ước tính phải được nhập thủ công. Sau bạn nhập dữ liệu vào cột Tổng chi phí hoặc Tổng số lượng trên trang Ước tính chi phí, chi phí thực tế sẽ được trừ vào tổng số do người dùng nhập. Kết quả thu được chính là chi phí hoàn thành dự án. Thông thường, tiến trình chi tiêu không được theo dõi dựa trên, chẳng hạn, số lần lưu trú khách sạn và các bữa ăn được ghi lại trong mỗi kỳ. Thay vào đó, việc theo dõi thường dựa trên sự so sánh với tổng số giờ ước tính. Phương pháp này không yêu cầu có mô hình dự báo và tổng chi phí hoặc tổng số lượng có thể thay đổi thủ công. Khi giá trị được nhập vào Tổng chi phí hoặc Tổng số lượng, Finance sẽ so sánh giá trị này với các giao dịch thực tế được đăng trong kỳ, sau đó giảm giá trị ở cột Số lượng cần hoàn thành hoặc Chi phí hoàn thành. |
| Tổng ngân sách – thực tế | Chi phí thực tế được so sánh với mô hình dự báo mà bạn chọn để xác định chi phí. Phương pháp này sử dụng mô hình tổng ngân sách gồm cả các giao dịch được dự báo. Để có cái nhìn chính xác hơn về dự án, bạn có thể điều chỉnh mô hình ngân sách khi dự án đang được thực hiện. Nếu bạn phải điều chỉnh dự báo, hãy làm theo quy trình chung sau:
LƯU Ý: Khi bạn chọn phương pháp này, hãy sử dụng ít nhất hai mô hình dự báo. Một mô hình phải có dữ liệu dự báo ban đầu. Với mô hình kia, bạn nên sao chép các giao dịch dự báo từ một mô hình khác. Phương pháp này chỉ phù hợp với các dự án Giá cố định và Đầu tư. |
| Ngân sách còn lại | Phương pháp này sử dụng mô hình ngân sách còn lại để tính toán chi phí hoàn thành dự án. Khi bạn sử dụng phương pháp này, chi phí thực tế và số tiền dự báo trong mô hình ngân sách còn lại được cộng với nhau. Kết quả có được là tổng chi phí. Trước khi sử dụng phương pháp này, bạn phải thiết lập mô hình ngân sách còn lại để khấu trừ giao dịch dựa trên các giao dịch thực tế, được ghi lại trong hệ thống. Trên trang Mô hình dự báo, hãy bảo đảm rằng các trường được đánh dấu trong nhóm Khấu trừ dự báo tự động. Thông thường, ngân sách còn lại được sao chép từ ngân sách ban đầu. Khi bạn nhập giao dịch, các giao dịch trên ngân sách còn lại sẽ giảm đi. Trong quá trình thực hiện dự án, nếu bạn xác định rằng cần phải điều chỉnh ngân sách còn lại, thì bạn tính các giao dịch dự báo vào ngân sách còn lại. LƯU Ý: Phương pháp này chỉ có thể được áp dụng nếu mô hình dự báo được đính kèm với ước tính. |
| Như ước tính trước | Phương pháp ước tính đã dùng trong kỳ trước được áp dụng lần nữa. Phương pháp này đòi hỏi có mô hình dự báo nếu kỳ trước yêu cầu có mô hình dự báo. |
| Đặt chi phí hoàn thành thành 0 | Thông thường, phương pháp này được sử dụng trước khi dự án ước tính bị loại bỏ. Phương pháp này so khớp tổng giá trị ước tính với các giao dịch thực tế đã đăng và xóa bỏ cột Chi phí hoàn thành. Tỷ lệ hoàn thành thu được luôn là 100 phần trăm. Trường Dự báo không được chọn cho mỗi dòng chi phí mà bạn tạo và tổng ước tính được sao chép từ phần ước tính chi phí trước. Mức tiêu hao thực tế cho kỳ dự toán được trừ vào chi phí hoàn thành dự án. Phương pháp này không yêu cầu có mô hình dự báo. |
| Từ mẫu chi phí | Áp dụng phương pháp tính chi phí hoàn thành được thiết lập trong mẫu chi phí được liên kết với dự án ước tính đã chọn. |
Phân tích dự án
Ở cấp độ cơ bản nhất, một dự án được sử dụng để nhóm các giao dịch có ghi lại chi phí, sau đó, các chi phí này được đưa vào sổ cái.
Nói chung, các giao dịch này là kết quả của các tài liệu kinh doanh, như: bảng chấm công, báo cáo chi phí, hóa đơn của nhà cung cấp hoặc giao dịch hàng tồn kho. Vòng đời của một dự án thường bắt đầu với các giá trị ước tính, dự báo và ngân sách dùng để giúp lập kế hoạch và tiên liệu công việc và tác động tài chính của dự án. Khi phân tích dự án, bạn có thể đánh giá không chỉ các giao dịch xảy ra trong dự án, mà còn cả độ chính xác của các giá trị ước tính và dự báo của bạn, tỷ lệ thời gian làm việc của các thành viên trong nhóm dự án và thành công tổng thể của dự án.
Phân tích dòng tiền
Sử dụng tùy chọn giám sát dòng tiền để đánh giá cả dòng tiền dự báo và dòng tiền thực tế cho dự án. Bạn có thể đánh giá các dòng tiền khi dự án đang được thực hiện hoặc bạn có thể xem các dòng tiền của dự án đã hoàn thành.
Khi giám sát dòng tiền, bạn có thể đánh giá một dự án riêng lẻ, sử dụng báo cáo để xem nhiều dự án và chuyển dòng tiền của dự án thành dự báo dòng tiền trong sổ cái.
Dự báo dòng tiền thu
Dựa trên phần thiết lập của bạn, bạn có thể dự báo dòng tiền thu cho dự án đã chọn. Chẳng hạn, nếu dự án được ghi ngày 5 tháng 3 năm 2012 và bạn lập hóa đơn vào ngày 31 tháng 3 năm 2012, thì bạn có thể dự báo ngày đến hạn và ngày thanh toán bán hàng dự kiến như sau:
- Ngày thực hiện dự án: 05/03/2012.
- Ngày lập hóa đơn: 31/03/2012. Ngày này được xác định dựa trên tần suất xuất hóa đơn. Đối với ví dụ này, bạn thiết lập tần suất lập hóa đơn là tháng hiện tại. Do đó, tất cả các giao dịch đã đăng trong tháng 3 đều được lập hóa đơn vào ngày cuối tháng.
- Ngày hết hạn: 14/04/2012. Ngày này được xác định dựa trên điều khoản thanh toán đã thiết lập cho dự án. Đối với ví dụ này, bạn đã chọn thời hạn thanh toán là 14 ngày. Do đó, 14 ngày sau ngày lập hóa đơn chính là ngày đến hạn: 14/04/2012.
- Ngày thanh toán tiền bán hàng dự kiến: 27/04/2012. Ngày này được tính bằng cách cộng số ngày trong trường Số ngày đệm chung trên các thông số kế toán và quản lý dự án trang tới số ngày trong trường Số ngày đệm riêng lẻ trên trang Hợp đồng dự án , sau đó thêm tổng số ngày trong trường Ngày đến hạn . Đối với ví dụ này, bạn đã nhập 3 trong trường Ngày đệm chung và 10 trong trường Ngày đệm riêng lẻ . Do đó, ngày thanh toán bán hàng dự kiến sẽ là 13 ngày sau ngày đến hạn, tức là 27/04/2012.
Số ngày đệm chung có thể thay thế số ngày đệm riêng lẻ hoặc cộng thêm với số ngày đệm riêng lẻ:
- Để sử dụng số ngày đệm chung thay thế cho số ngày đệm riêng lẻ, hãy nhập số ngày trung bình giữa ngày đến hạn và ngày thanh toán thực tế cho khách hàng.
- Để thêm số ngày đệm chung vào những ngày đệm riêng lẻ, trong trường Ngày đệm chung , hãy nhập ước tính của bạn về số ngày tính từ ngày khách hàng gửi thanh toán và ngày tổ chức của bạn nhận được khoản thanh toán.
Thiết lập số ngày đệm riêng lẻ trong hợp đồng của dự án. Số ngày này được tính dựa trên cả ngày đến hạn của hóa đơn bán hàng và trải nghiệm của tổ chức bạn với hình thức thanh toán của khách hàng.
Dòng tiền mặt thu thực tế
Dòng tiền mặt thu thực tế tương tự như tùy chọn dự báo, nhưng bạn có thể bắt đầu tính toán từ ngày lập hóa đơn đầu tiên. Dưới đây là một ví dụ:
- Ngày lập hóa đơn: Ngày 2 tháng 3 năm 2012.
- Ngày hết hạn: 16/03/2012. Thời hạn thanh toán được thiết lập là 14 ngày.
- Ngày thanh toán tiền bán hàng dự kiến: 29/03/2012. Trong phép tính có cả 3 ngày đệm chung và 10 ngày đệm riêng lẻ.
Dự báo chi phí
Dựa trên số ngày đã xác định, ngày thanh toán chi phí có thể khác với ngày dự án. Trong trường hợp này, ngày thanh toán chi phí được tính bằng cách cộng số ngày kể từ ngày thực hiện dự án với số ngày trong điều khoản thanh toán.
Lấy ví dụ, ngày thực hiện giao dịch trong dự án là 05/03/2012 và các điều khoản thanh toán được thiết lập như sau:
- Giờ: Tháng hiện tại (M)
- Chi phí: 14 ngày (D14)
- Hạng mục: 30 ngày (D30)
Dựa trên các mục thiết đặt này, sau đây là ngày thanh toán chi phí cho từng loại giao dịch:
- Giờ: Ngày 31 tháng 3 năm 2012, là ngày cuối cùng của tháng đã chọn.
- Chi phí: 19/03/2012, tức là 14 ngày kể từ ngày giao dịch.
- Khoản mục: Ngày 04/04/2012, tức là sau 30 ngày kể từ ngày giao dịch.
Lưu ý
Ngày đến hạn của đơn đặt hàng là dựa trên giao dịch của nhà cung cấp khi đơn đặt hàng của dự án được tạo. Ngày đến hạn không được xác định theo bất kỳ mục thiết đặt mặc định nào.
Ngày thanh toán chi phí không được tính bằng số ngày đệm. Sau khi dự án hoàn thành, khi tất cả các hoạt động tính chi phí và lập hóa đơn đã hoàn thành, cả chi phí và doanh thu đều được đăng vào tài khoản lãi và lỗ.
Khi tất cả hóa đơn bán hàng và nhà cung cấp được hoàn thành, bạn có thể xem mối quan hệ giữa các trường trên trang Dòng tiền và các trường trên báo cáo dự án trang.
Trang dòng tiền
- Dòng tiền thu
- Dòng tiền chi
- Dòng tiền ròng
Trang báo cáo dự án
- Doanh thu
- Tổng chi phí
- Lãi gộp
Đánh giá chi phí
Bạn có thể theo dõi chi phí mà tổ chức của bạn phải chịu trong quá trình thực hiện dự án trên trang Kiểm soát chi phí . Khi so sánh chi phí dự trù ban đầu cho dự án với chi phí thực tế hiện tại và chi phí đã cam kết, bạn có thể xác định xem dự án đang đi đúng hướng hay chi tiêu vượt quá ngân sách hoặc chưa dùng hết ngân sách.
Lưu ý
Khi bạn sử dụng trang Kiểm soát chi phí để xem trạng thái hiện tại của chi phí dự án, hãy sử dụng các mô hình dự báo đã được chọn cho ngân sách ban đầu và ngân sách còn lại. Nếu bạn chọn các mô hình dự báo khác khi tính toán chi phí, kết quả tính toán sẽ không chính xác.
Xem số tiền ngân sách còn lại
Nếu Ngân sách còn lại được chọn làm phương pháp kiểm soát chi phí trên trang quản lý dự án và các thông số kế toán thì Trang kiểm soát chi phí tính toán các chi phí chưa được đăng là thực tế hoặc chưa được đánh dấu là đã cam kết. Cụ thể, số tiền trên tab Chung ở ngăn dưới của trang Kiểm soát chi phí được tính như sau cách:
- Chi phí thực tế – Tổng số tiền đã chi cho dự án cho dòng chi phí đã chọn. Số tiền chi phí thực tế được tính toán trên trang Cập nhật sổ cái .
- Chi phí cam kết – Số chi phí bổ sung mà pháp nhân đã cam kết chi trả. Số chi phí cam kết cụ thể được tính trên trang Chi phí cam kết .
- Ngân sách còn lại – Số tiền dự toán ban đầu vẫn có sẵn cho dòng chi phí đã chọn. Số tiền ngân sách còn lại được tính trên trang xem trước sổ cái tổng hợp .
- Tổng chi phí – Tổng chi phí thực tế, chi phí cam kết và số tiền ngân sách còn lại.
Trên trang Kiểm soát chi phí , trên tab Độ lệch , bạn có thể xem so sánh tổng chi phí dự kiến với ngân sách ban đầu. So sánh này thể hiện mọi sự khác biệt giữa các số tiền này. Do đó, bạn có thể thấy dữ liệu không khớp nhau ở đâu. Số tiền sai lệch được tính theo những cách sau:
- Ngân sách ban đầu – Số tiền được lập ngân sách ban đầu cho dòng chi phí đã chọn. Số tiền ngân sách ban đầu được tính trên trang xem trước sổ cái tổng hợp .
- Tổng chi phí – Tổng chi phí thực tế, chi phí cam kết và ngân sách còn lại, như được báo cáo trên tab Chung .
- Độ lệch – Chênh lệch giữa tổng chi phí và ngân sách ban đầu.
- Phương sai dựa trên số lượng – Tổng chênh lệch giữa dự báo ban đầu và tổng dự báo. Chênh lệch này có thể được biểu thị ở dạng toán học là: (Tổng số lượng dự báo) × (Giá trung bình ban đầu – Tổng giá trung bình). Phép tính này chỉ áp dụng được cho giờ dự án.
- Phương sai dựa trên giá – Tổng chênh lệch giữa dự báo ban đầu và tổng dự báo. Chênh lệch này có thể được biểu thị ở dạng toán học là: (Giá dự báo ban đầu) × (Số lượng dự báo ban đầu – Tổng số lượng dự báo). Phép tính này chỉ áp dụng được cho giờ dự án.
Xem tổng số tiền dự trù
Nếu Tổng ngân sách được chọn làm phương pháp kiểm soát chi phí trên trang quản lý dự án và các thông số kế toán thì Trang kiểm soát chi phí tính toán chi phí thực tế và tổng chi phí của dự án để giúp bạn phát hiện bất kỳ sự khác biệt nào giữa hai chi phí này. Cụ thể, trên trang Kiểm soát chi phí , số tiền trong các cột ở khung bên dưới trên tab Chung là được tính theo các cách sau:
- Tổng dự toán – Tổng dự toán cho dòng chi phí đã chọn.
- Chi phí thực tế – Tổng số chi phí đã phát sinh của dự án cho đến nay đối với các dòng chi phí đã chọn.
- Chi phí cam kết – Tổng số tiền đã cam kết cho dòng chi phí đã chọn.
- Phương sai – Chênh lệch giữa tổng chi phí thực tế và chi phí cam kết với tổng chi phí. Phương sai cho biết liệu bạn có phải chỉ định chi phí bổ sung cho tổng ngân sách hay không.
Trên trang Kiểm soát chi phí , trên tab Độ lệch , bạn có thể xem chênh lệch giữa tổng ngân sách và ngân sách ban đầu bằng cách xem xét các trường sau:
- Ngân sách ban đầu– Số tiền được lập ngân sách ban đầu cho dòng chi phí. Ngân sách ban đầu được tính trên trang xem trước sổ cái tổng hợp .
- Tổng chi phí dự toán – Tổng chi phí được dự toán ban đầu cho dòng chi phí. Tổng chi phí dự toán được tính trên trang Xem trước sổ cái tổng hợp .
- Độ lệch – Độ lệch của đường chi phí. Số tiền này được tính bằng cách lấy ngân sách ban đầu trừ đi tổng chi phí.
- Phương sai dựa trên số lượng – Tổng chênh lệch giữa ngân sách ban đầu và tổng ngân sách. Số tiền này được tính bằng cách lấy số giờ ngân sách ban đầu trừ đi tổng số giờ ngân sách, rồi nhân hiệu số đó với giá vốn dự trù ban đầu. Chênh lệch này có thể được biểu thị ở dạng toán học là: (Giá vốn dự trù ban đầu) × (Số giờ ngân sách ban đầu – Tổng số giờ ngân sách). Phép tính này chỉ áp dụng được cho giờ dự án.
- Sự khác biệt dựa trên giá – Số tiền này được tính bằng cách lấy số giờ ngân sách ban đầu trừ đi tổng số giờ ngân sách và sau đó nhân chênh lệch với tổng số giờ đã sử dụng. Chênh lệch này có thể được biểu thị ở dạng toán học là: (Tổng số giờ đã sử dụng) × (Số giờ ngân sách ban đầu – Tổng số giờ ngân sách). Phép tính này chỉ áp dụng được cho giờ dự án.
Phân tích thời gian làm việc
Tỷ lệ thời gian làm việc là tỷ lệ phần trăm thời gian mà nhân viên thực hiện công việc có thể tính phí hoặc tạo năng suất trong một khoảng thời gian làm việc cụ thể. Số giờ có thể tính phí là số giờ công có thể được tính phí cho một khách hàng cụ thể.
Tỷ lệ thời gian làm việc của nhân viên được tính bằng cách chia số giờ có thể tính phí cho số giờ làm việc trong một khoảng thời gian cụ thể. Lấy ví dụ, nếu nhân viên có 30 giờ có thể tính phí trong một khoảng thời gian và số giờ làm việc trong khoảng thời gian đó là 40 giờ, thì tỷ lệ thời gian làm việc của công nhân là 75%.
Khi bạn tính toán tỷ lệ thời gian làm việc cho nhân viên, bạn có thể tính tỷ lệ giờ có thể tính phí hoặc tỷ lệ mức hiệu quả:
- Tỷ lệ có thể tính phí – Sự khác biệt giữa số giờ có thể tính phí và số giờ không có tính phí hoặc số giờ bình thường.
- Tỷ lệ hiệu quả – Sự khác biệt giữa số giờ làm việc hiệu quả và số giờ không làm việc hiệu quả hoặc số giờ định mức. Số giờ tạo năng suất là số giờ mà nhân viên có đóng góp cho một dự án cụ thể. Số giờ tạo năng suất thường được tính cho khách hàng, ngoại trừ trường hợp dự án nội bộ. Số giờ không tạo năng suất không bao giờ được tính cho khách hàng.
Bạn tính tỷ lệ sử dụng trên trang Thời gian sử dụng . Việc tính toán được thực hiện dựa trên các tùy chọn mặc định. Những tùy chọn này cũng chỉ định cách tính số giờ bằng cách chỉ định Sử dụng hoặc Gánh nặng cho từng loại dự án. Điều này áp dụng được cho cả phép tính tỷ lệ giờ có thể tính phí và phép tính tỷ lệ mức hiệu quả.
- Mức sử dụng – Số giờ được báo cáo cho loại dự án đã chọn luôn được xem xét để tính phí hoặc mức sử dụng hiệu quả.
- Gánh nặng – Số giờ được báo cáo cho loại dự án đã chọn luôn được coi là sử dụng không hiệu quả hoặc không tính phí.
- Theo thuộc tính dòng – Thuộc tính dòng của một giao dịch giờ cụ thể xác định xem số giờ được xem xét để sử dụng hiệu quả hay phải trả hóa đơn.
- Không được bao gồm – Số giờ không được tính vào việc tính toán mức sử dụng hiệu quả hoặc phải trả hóa đơn.
Trên trang Thời gian làm việc , bên cạnh tỷ lệ phần trăm tỷ lệ làm việc tổng thể cho một công nhân hoặc một dự án, bạn có thể xem số giờ đã được sử dụng để tính toán tỷ lệ làm việc cho mỗi người. các loại giờ sau:
- Số giờ không được bao gồm – Những giờ này không được tính vào tỷ lệ sử dụng giờ.
- Số giờ bao gồm – Những giờ này được tính bằng cách cộng số giờ sử dụng và số giờ phụ trách. Những giờ này được tính trong tỷ lệ thời gian làm việc.
- Số giờ gánh nặng – Nếu bạn đang tính mức có thể tính phí, những giờ này giống như số giờ không tính phí. Nếu bạn đang tính toán tỷ lệ mức hiệu quả, thì những giờ này giống như số giờ không tạo năng suất.
- Số giờ sử dụng – Nếu bạn đang tính mức giá phải trả, những giờ này giống với số giờ phải trả. Nếu bạn đang tính toán tỷ lệ mức hiệu quả, thì những giờ này giống như số giờ tạo năng suất.
Khi bạn tính toán tỷ lệ thời gian làm việc cho nhân viên, bạn có thể sử dụng số giờ định mức hoặc số giờ đã bao gồm. Nếu bạn sử dụng số giờ đã bao gồm, thì bạn phải bảo đảm rằng nhân viên ghi lại tất cả thời gian làm việc của họ cho các khoảng thời gian trên bảng chấm công, vì giá trị tính được biểu thị dưới dạng tỷ lệ phần trăm của số giờ được nhập. Khi bạn tính toán tỷ lệ thời gian làm việc cho dự án, hợp đồng dự án, bản ghi của khách hàng hoặc danh mục, bạn phải sử dụng số giờ đã bao gồm để tính toán.
Xem xét báo cáo dự án
Bạn có thể tạo báo cáo dự án để xem nhanh tiến độ của một dự án. Khi chạy một câu lệnh dự án, bạn có thể chỉ định các tiêu chí được sử dụng để tính toán câu lệnh đó bằng cách thực hiện các lựa chọn trên tab Chung trên Dự án trang báo cáo . Bạn có thể chọn bao gồm hoặc loại trừ thông tin sau:
- Loại dự án
- Loại giao dịch
- Ngày dự án/ngày ghi vào sổ cái
- Dữ liệu
Sau khi báo cáo được tính toán, bạn có thể xem thông tin sau trên các tab khác nhau trên trang báo cáo dự án :
- Tổng quát – Thông tin chung về cơ cấu lãi lỗ cơ bản của dự án.
- Lãi lỗ – Thông tin về doanh thu lũy kế.
- WIP – Thông tin về số dư tài khoản WIP.
- Mức tiêu thụ – Thông tin về mức tiêu thụ giờ, hạng mục, chi phí và giao dịch tiền lương.
- Hóa đơn – Thông tin về hóa đơn và lập hóa đơn trên tài khoản.
- Tỷ lệ giờ – Tỷ lệ giờ cho số giờ được đăng vào tài khoản doanh thu và chi phí.
Phản hồi
Sắp ra mắt: Trong năm 2024, chúng tôi sẽ dần gỡ bỏ Sự cố với GitHub dưới dạng cơ chế phản hồi cho nội dung và thay thế bằng hệ thống phản hồi mới. Để biết thêm thông tin, hãy xem: https://aka.ms/ContentUserFeedback.
Gửi và xem ý kiến phản hồi dành cho