Xuất bản ghi bán hàng vào PDF

Chia sẻ hồ sơ bán hàng với khách hàng của bạn ở định dạng PDF chuyên nghiệp, chỉ đọc, được tạo bằng mẫu Word chuẩn của bạn.

Yêu cầu về giấy phép và vai trò

Loại yêu cầu	Bạn phải có
Giấy phép	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise hoặc Dynamics 365 Sales Professional Thông tin thêm: Giá bán của Dynamics 365
Vai trò bảo mật	Bất kỳ vai trò bán hàng chính nào, chẳng hạn như nhân viên bán hàng hoặc quản lý bán hàng Thông tin thêm: Các vai trò bán hàng chính

Điều kiện tiên quyết

Người quản lý của bạn phải,

• Cho phép tạo PDF từ hồ sơ bán hàng.
• Đảm bảo rằng các mẫu Word có sẵn cho các thực thể mà bạn muốn tạo tệp PDF. Các mẫu có sẵn có sẵn cho các thực thể Tài khoản, Cơ hội, Đơn hàng, Báo giá và Hóa đơn. Để bật tính năng tạo PDF cho các thực thể khác, quản trị viên của bạn phải tạo mẫu Word mới.

Xuất sang PDF

Sử dụng khả năng tạo PDF để tạo và chia sẻ các tệp PDF chuyên nghiệp, chỉ đọc cho các bản ghi Dynamics 365 với khách hàng của bạn. Tệp PDF được tạo bằng cách sử dụng mẫu Word tiêu chuẩn từ tổ chức của bạn. Bạn có thể tạo tệp PDF chứa hồ sơ từ các thực thể sau: Tài khoản, Liên hệ, Khách hàng tiềm năng, Cơ hội, Đơn hàng, Báo giá, Hóa đơn trên cả ứng dụng web và ứng dụng di động.

Quan trọng

Việc tạo PDF của hồ sơ thực thể tùy chỉnh chỉ được hỗ trợ trên ứng dụng web.

1. Mở bản ghi mà bạn muốn xuất dưới dạng PDF. Ví dụ, nếu bạn muốn tạo tệp PDF cho báo giá, hãy mở bản ghi báo giá.

2. Trên thanh lệnh, chọn Xuất sang PDF.

   Lưu ý

   Nếu bạn không thấy tùy chọn Xuất sang PDF , hãy liên hệ với quản trị viên của bạn để bật tính năng tạo tệp PDF cho thực thể.

   Hộp thoại Xuất sang PDF sẽ xuất hiện.

   

   Bản xem trước dựa trên mẫu đã chọn được hiển thị và tên tệp PDF được điền. Nếu bạn muốn sử dụng một mẫu khác với mẫu đã chọn, hãy tìm kiếm và chọn mẫu đó trong hộp Chọn mẫu để tạo tài liệu PDF . Sau khi bạn chọn mẫu, bản xem trước sẽ được làm mới.

   Quan trọng

   • Nếu có nhiều mẫu Word có sẵn cho thực thể, theo mặc định, mẫu đầu tiên trong danh sách sẽ được chọn.
   • Nếu cài đặt để xem hoặc tải xuống tệp PDF tự động bị tắt trong cài đặt trình duyệt của bạn, thì chức năng xem trước sẽ không hoạt động.

3. Trong trường Lưu thành , hãy đổi tên tệp PDF nếu bạn muốn.

4. Thực hiện một trong các thao tác sau:

   1. Để tải tệp PDF xuống máy tính của bạn, hãy chọn Tải xuống.

   2. Để gửi tệp PDF cho khách hàng qua email, hãy chọn Email.

      Biểu mẫu email sẽ mở ra và tự động điền các trường quan trọng.

      

      Lưu ý

      Trường Liên quan được điền bằng bản ghi mà email được kích hoạt. Cờ Gửi email trong thực thể chính phải được bật trong vùng Tùy chỉnh để trường Liên quan được điền vào. Để biết thêm thông tin về cờ này, hãy xem Tùy chọn thực thể chỉ có thể được bật.

   3. Chọn Lưu vào SharePoint hoặc Lưu vào Dynamics.

   • Sử dụng Lưu vào SharePoint để lưu tệp PDF vào một SharePoint trang web. Nút này chỉ khả dụng khi SharePoint tích hợp được bật cho tổ chức của bạn và hộp kiểm Quản lý tài liệu được chọn trên trang thực thể trong vùng Tùy chỉnh . Nếu bạn không thấy nút này, hãy liên hệ với quản trị viên hệ thống của bạn.
   • Nếu SharePoint tích hợp không được bật, bạn sẽ thấy nút Lưu vào Dynamics . Lệnh này lưu tệp PDF dưới dạng ghi chú vào bản ghi chính. Nút Lưu vào Dynamics sẽ khả dụng nếu ghi chú được bật cho thực thể chính. Nếu bạn không thấy nút này, hãy liên hệ với quản trị viên hệ thống của bạn.

Xuất sang PDF từ ứng dụng di động Dynamics 365 dành cho điện thoại

Nếu bạn đang sử dụng Dynamics 365 dành cho điện thoại trên thiết bị di động, khả năng tạo tệp PDF bị giới hạn ở các thực thể sau: Khách hàng, Người liên hệ, Khách hàng tiềm năng, Cơ hội, Đơn hàng, Báo giá và Hóa đơn.

1. Mở bản ghi mà bạn muốn xuất dưới dạng PDF. Ví dụ, nếu bạn muốn tạo tệp PDF cho báo giá, hãy mở bản ghi báo giá.

2. Trên thanh lệnh, chọn Tạo PDF và sau đó chọn mẫu bạn muốn sử dụng để tạo PDF.

   

3. Trong hộp thoại xuất hiện, hãy lưu hoặc tải xuống PDF.

   • Nếu bạn chọn Lưu, tệp PDF sẽ được lưu trữ trong SharePoint trang web mặc định nếu SharePoint được định cấu hình và bật cho thực thể chính. Nếu SharePoint không được định cấu hình, tệp PDF được lưu dưới dạng tệp đính kèm Ghi chú vào bản ghi thực thể chính trong Dynamics 365 Sales.

   • Nếu bạn chọn Tải xuống, tệp PDF sẽ được tải xuống ổ đĩa cục bộ của bạn. Sau khi tải xuống, bạn có thể thêm tệp này vào ghi chú, đưa vào phần đính kèm trong email hoặc tải lên SharePoint.

Gửi email PDF từ ứng dụng di động Dynamics 365 dành cho điện thoại

Bạn cũng có thể tạo một tệp PDF và gửi trực tiếp qua email cho khách hàng.

1. Mở bản ghi mà bạn muốn xuất dưới dạng PDF.

2. Trên thanh lệnh, chọn Gửi email dưới dạng PDF, sau đó chọn một mẫu tài liệu.

   

   Biểu mẫu email sẽ mở ra và tự động điền các trường quan trọng.

3. Xác minh hoặc thay đổi bất kỳ thông tin chi tiết nào trong biểu mẫu email nếu cần, sau đó chọn Gửi.

Quan trọng

Thời gian để tạo tệp PDF và tải xuống hoặc gửi email phụ thuộc vào kích thước của tệp. Bạn sẽ thấy hiệu suất tối ưu khi kích thước tệp nhỏ hơn 2 MB. Các tệp lớn hơn có thể yêu cầu thời gian phản hồi nhiều hơn đáng kể.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Câu hỏi: Điều gì xảy ra nếu có nhiều hơn một SharePoint vị trí tài liệu được liên kết với một bản ghi?
Trả lời: Bất kể số lượng SharePoint vị trí tài liệu tồn tại cho một bản ghi, tệp PDF được tạo luôn được lưu vào vị trí mặc định: [<record_name>_<record_id>].

Câu hỏi: Tôi có thể chỉ định tên khác cho tệp PDF trước khi tạo tệp không?
Trả lời: Có. Bạn có thể chỉ định một tên tệp khác nếu bạn không sử dụng Dynamics 365 dành cho điện thoại trên thiết bị di động.

Câu hỏi: Tôi có thể chọn lưu tệp PDF vào ứng dụng Bán hàng dưới dạng ghi chú hoặc SharePoint không?
Trả lời: Không. Nếu SharePoint được bật cho thực thể mà bạn đang tạo PDF, tệp PDF sẽ được lưu vào vị trí SharePoint theo mặc định.

Câu hỏi: Khả năng tạo PDF có khả dụng trên tất cả các thực thể không?
Trả lời Không. Khả năng tạo PDF chỉ dành cho 7 thực thể có sẵn: Tài khoản, Liên hệ, Khách hàng tiềm năng, Cơ hội, Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn. Với bản phát hành 2020 đợt 2, khả năng tạo PDF được nâng cao để hỗ trợ các thực thể tùy chỉnh.

Câu hỏi: Tệp PDF được tạo có hỗ trợ phông chữ tùy chỉnh không?
Trả lời: Các phông chữ trong tệp được tạo ra bị giới hạn ở các phông chữ được cài đặt trên máy chủ tạo ra tệp PDF. Dưới đây là danh sách các phông chữ được hỗ trợ:

• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
• Microsoft-Windows-Font-FMS
• Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
• Microsoft-Windows-Font-StaticCache
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
• Microsoft-Windows-Font-Vector
• Microsoft-Windows-Type1-Fonts

Không thể tìm thấy các tùy chọn trong ứng dụng của bạn?

Có ba khả năng như sau:

• Bạn không có giấy phép hoặc vai trò cần thiết. Kiểm tra phần Yêu cầu về giấy phép và vai trò ở đầu trang này.
• Quản trị viên của bạn chưa bật tính năng này.
• Tổ chức của bạn đang sử dụng một ứng dụng tùy chỉnh. Hãy kiểm tra với quản trị viên của bạn để biết chính xác các bước cần thực hiện. Các bước được mô tả trong bài viết này là dành riêng cho ứng dụng Trung tâm bán hàng và Sales Professional loại dùng được ngay.

Thông tin liên quan

Bật hoặc tắt tính năng tạo PDF từ hồ sơ bán hàng