Quản lý tài liệu với tích hợp Microsoft Teams

Quản lý tài liệu với SharePoint cho phép bạn quản lý các loại tài liệu phổ biến, chẳng hạn như Word, Excel, PowerPoint và OneNote. Bạn cũng có thể tạo các thư mục để lưu và quản lý các tài liệu đó trong các ứng dụng tương tác với khách hàng (chẳng hạn như Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing và Dynamics 365 Project Service Automation) được lưu trữ trong SharePoint.

Với tích hợp Microsoft Teams với Dynamics 365, bạn có thể sử dụng quản lý tài liệu với Microsoft Teams. Nó cho phép người dùng đồng tác giả tài liệu và tự động đồng bộ hóa tài liệu với các ứng dụng tương tác với khách hàng bằng SharePoint. Đối với mỗi đối tượng thuê, có một phiên bản SharePoint duy nhất. Tài liệu trong Dynamics 365 và tệp trong Microsoft Teams đều nằm trên cùng một site SharePoint. Các trang con có thể khác nhau nhưng trang web gốc là như nhau.

Không có mối quan hệ tự động giữa quyền SharePoint và quyền đối với ứng dụng tương tác với khách hàng. Để truy cập tài liệu giữa Microsoft Teams và ứng dụng tương tác với khách hàng, bạn cần có quyền rõ ràng để sử dụng quản lý tài liệu cho ứng dụng tương tác với khách hàng và SharePoint. Để biết thông tin: Quyền cần thiết cho các tác vụ quản lý tài liệu

Sử dụng tab Tệp trong Microsoft Teams hoặc tab Tài liệu trong ứng dụng tương tác với khách hàng của bạn để lưu trữ và quản lý tài liệu trong ngữ cảnh của bản ghi trên SharePoint Server. Tài liệu được lưu trữ trên SharePoint Server cho phép người dùng trên Microsoft Teams truy cập tài liệu trên SharePoint Server – miễn là người dùng có quyền thích hợp.

Quyền truy cập của người dùng vào các tệp trong Microsoft Teams hoặc ứng dụng tương tác với khách hàng phụ thuộc vào quyền truy cập của họ vào site SharePoint mà tệp được lưu trữ.

Ghi

• Người dùng khách trong Microsoft Teams sẽ nhận được thông báo lỗi khi họ cố gắng truy cập bản ghi ứng dụng tương tác với khách hàng đã ghim.
• Người dùng là thành viên của kênh Microsoft Teams hoặc nhóm có quyền truy cập vào ứng dụng tương tác với khách hàng sẽ không có quyền truy cập vào bản ghi trong Microsoft Teams.

Câu hỏi thường gặp

1. Người dùng khách trong Microsoft Teams có quyền truy cập vào bản ghi ứng dụng Dynamics 365 không?

Không, họ sẽ thấy thông báo lỗi khi cố gắng truy cập bản ghi được ghim.

2. Những người tham gia các cuộc trò chuyện và kênh Microsoft Teams có thể xem bản ghi ứng dụng Dynamics 365 đã ghim nếu họ không có giấy phép Dynamics 365 không?

Không, họ sẽ thấy thông báo lỗi khi cố gắng truy cập bản ghi được ghim.

3. Tôi có thể thêm tài liệu vào bản ghi của mình nếu tài liệu đó không được ghim vào kênh Microsoft Teams không?

Điều này phụ thuộc vào việc đối tượng thuê Dynamics 365 của bạn có thiết lập tích hợp SharePoint hay không. Nếu bạn đã bật tích hợp SharePoint, thì bạn có thể thêm tài liệu.

Nếu bạn không bật tích hợp SharePoint, bạn cần ghim bản ghi vào kênh Microsoft Teams, nếu không bạn sẽ không thể thêm tài liệu vào bản ghi.

4. Điều gì xảy ra khi tôi thêm tài liệu vào kênh Microsoft Teams được kết nối với bản ghi ứng dụng Dynamics 365 và sau đó xóa thành viên khỏi kênh?

Nó phụ thuộc vào việc người dùng có quyền truy cập bản ghi ứng dụng Dynamics 365 hay không.

Nếu họ có quyền truy cập bản ghi ứng dụng, thì người dùng có thể chỉnh sửa bản ghi trong Dynamics 365 nhưng không thể truy cập các tệp từ Dynamics 365, SharePoint hoặc Microsoft Teams.

Nếu họ không có quyền truy cập bản ghi ứng dụng Dynamics 365, thì người dùng sẽ gặp lỗi và họ sẽ không có quyền truy cập vào tệp từ Dynamics 365, SharePoint hoặc Microsoft Teams

5. Người dùng nhận được những quyền nào khi tôi thêm họ vào kênh Microsoft Teams đã ghim bản ghi và tài liệu được thêm vào tab tệp?

Nó phụ thuộc vào việc người dùng có quyền truy cập bản ghi ứng dụng Dynamics 365 hay không.

Nếu họ có quyền truy cập bản ghi ứng dụng Dynamics 365, thì người dùng sẽ có thể chỉnh sửa bản ghi trong Dynamics 365 và Microsoft Teams. Họ cũng sẽ đọc, viết. xóa tệp khỏi Dynamics 365, SharePoint và Microsoft Teams.

Nếu họ không có quyền truy cập vào bản ghi ứng dụng Dynamics 365 của bạn, thì họ sẽ gặp lỗi, nhưng họ sẽ có quyền đọc, ghi, xóa khi truy cập tệp từ Dynamics 365, SharePoint và Microsoft Teams.

6. Vị trí SharePoint của tab tệp Microsoft Teams so với tab tài liệu của bản ghi Dynamics 365 được liên kết là gì?

Thông tin dưới đây áp dụng khi tích hợp SharePoint chưa được bật cho một thực thể trong Dynamics 365.

Khi thêm tệp từ bản ghi ứng dụng Dynamics 365 được liên kết với kênh Microsoft Teams, tài liệu được lưu trữ trong thư mục SharePoint với đường dẫn tệp [Tên nhóm] Tài > liệu > [Tên kênh] > [Tên tệp]. Tệp hiển thị trong tab tệp của kênh Microsoft Teams và lưới liên kết tài liệu của bản ghi ứng dụng Dynamics 365.

Không thể thêm tệp từ bản ghi ứng dụng Dynamics 365 không được liên kết với kênh Teams, vì tích hợp SharePoint không được bật.

Khi thêm tệp từ kênh Microsoft Teams được liên kết với bản ghi ứng dụng Dynamics 365, tài liệu được lưu trữ trong thư mục SharePoint với đường dẫn tệp [Tên nhóm] Tài > liệu >[Tên kênh] > [Tên tệp]. Tệp hiển thị trong cả tab Tệp của kênh Microsoft Teams và Lưới liên kết tài liệu của bản ghi Dynamics.

Khi thêm tệp từ kênh Teams không được liên kết với bản ghi ứng dụng Dynamics 365, tài liệu được lưu trữ trong thư mục SharePoint với đường dẫn tệp [Tên nhóm] Tài > liệu > [Tên kênh] > [Tên tệp]. Tệp hiển thị trong tab Tệp của kênh Microsoft Teams.

Khi kênh Microsoft Teams có nhiều bản ghi ứng dụng Dynamics 365 được liên kết với kênh đó, tài liệu được lưu trữ trong thư mục SharePoint với đường dẫn tệp [Tên nhóm] Tài > liệu >[Tên kênh] > [Tên tệp]. Tệp hiển thị trong kênh Microsoft Teams từ tab tệp và lưới liên kết tài liệu cho tất cả các bản ghi ứng dụng Dynamics 365 được liên kết với kênh.

Khi bản ghi ứng dụng Dynamics 365 được liên kết với kênh Microsoft Teams, các tệp đã được thêm vào kênh Microsoft Teams đó sẽ hiển thị trong lưới liên kết tài liệu cho bản ghi ứng dụng Dynamics 365 đó.

Nếu bản ghi ứng dụng Dynamics 365 trước đây đã được liên kết với kênh Microsoft Teams và người dùng liên kết bản ghi đó với kênh Microsoft Teams mới, thì một vị trí tài liệu khác sẽ được thêm vào Dynamics 365 cho kênh Microsoft Teams mới được liên kết với bản ghi. Người dùng có thể chuyển đổi qua lại giữa các vị trí tài liệu.

7. Vị trí SharePoint của tab tệp Microsoft Teams so với tab tài liệu của bản ghi ứng dụng Dynamics 365 được liên kết là gì?

Thông tin dưới đây áp dụng khi tích hợp SharePoint đã được bật cho thực thể Dynamics 365.

Khi thêm tệp vào bản ghi ứng dụng Dynamics 365 được liên kết với kênh Microsoft Teams từ vị trí tài liệu cho kênh Microsoft Teams, tài liệu được lưu trữ trong thư mục SharePoint với đường dẫn tệp [Tên nhóm] Tài > liệu > [Tên kênh] > [Tên tệp]. Tệp hiển thị trong cả tab tệp của kênh Microsoft Teams và lưới liên kết tài liệu của bản ghi ứng dụng Dynamics 365 ở vị trí tài liệu cho kênh Microsoft Teams.

Khi thêm tệp vào bản ghi ứng dụng Dynamics 365 được liên kết với kênh Microsoft Teams thông qua vị trí tài liệu cho site mặc định, tài liệu được lưu trữ trong site SharePoint mặc định đã được thiết lập với môi trường Dynamics 365. Tài liệu không hiển thị trong tab tệp Microsoft Teams cho kênh được liên kết với bản ghi.

Khi thêm tệp từ bản ghi ứng dụng Dynamics 365 không được liên kết với kênh Microsoft Teams, tài liệu được lưu trữ trong trang SharePoint mặc định đã được thiết lập với môi trường Dynamics 365.

Khi thêm tệp từ kênh Microsoft Teams được liên kết với bản ghi ứng dụng Dynamics 365, tài liệu được lưu trữ trong thư mục SharePoint với đường dẫn tệp [Tên nhóm] Tài > liệu > [Tên kênh] > [Tên tệp]. Tệp hiển thị trong cả tab tệp của kênh Microsoft Teams và lưới liên kết tài liệu của bản ghi ứng dụng Dynamics 365 ở vị trí tài liệu cho kênh Microsoft Teams.

Khi kênh Microsoft Teams có nhiều bản ghi Dynamics được liên kết với kênh đó, tài liệu được lưu trữ trong thư mục SharePoint với đường dẫn tệp [Tên nhóm] Tài > liệu > [Tên kênh] > [Tên tệp]. Tệp hiển thị trong tab tệp của kênh Microsoft Teams và lưới liên kết tài liệu trong vị trí tài liệu cho kênh Microsoft Teams cho tất cả các bản ghi ứng dụng Dynamics 365 được liên kết với kênh.

Khi bản ghi Dynamics được liên kết với kênh Microsoft Teams, các tệp đã được thêm vào kênh Microsoft Teams đó sẽ hiển thị trong lưới liên kết tài liệu cho bản ghi ứng dụng Dynamics 365 đó trong vị trí tài liệu cho kênh Microsoft Teams.

Khi bản ghi Dynamics được liên kết với kênh Microsoft Teams, các tệp đã được thêm vào bản ghi ứng dụng Dynamics 365 đó (trên trang SharePoint mặc định đã được thiết lập với môi trường Dynamics 365), các tệp sẽ không hiển thị trong tab tệp của kênh Microsoft Teams và chúng vẫn còn trên trang SharePoint mặc định đã được thiết lập với môi trường Dynamics 365.

Nếu bản ghi ứng dụng Dynamics 365 trước đây đã được liên kết với kênh Microsoft Teams và người dùng liên kết bản ghi đó với kênh Microsoft Teams mới, thì một vị trí tài liệu khác sẽ được thêm vào ứng dụng Dynamics 365 cho kênh Microsoft Teams mới được liên kết với bản ghi. Người dùng có thể chuyển đổi qua lại giữa các vị trí tài liệu.

8. Ai có thể xem vị trí nào?

Quyền xem vị trí phụ thuộc vào quyền của người dùng đối với thư mục trong SharePoint. Nếu thư mục SharePoint được tạo trong kênh Microsoft Teams, thì người dùng sẽ có quyền đọc và ghi.

9. Tôi đã xóa người dùng khỏi kênh Microsoft Teams, nhưng họ vẫn có quyền truy cập vào bản ghi được liên kết từ Dynamics 365. Làm cách nào để hạn chế khả năng mở, chỉnh sửa và xóa tài liệu khỏi Dynamics 365?

Quyền truy cập vào các tệp phụ thuộc vào quyền của người dùng trong SharePoint. Để hạn chế người dùng truy cập các tệp này, hãy xóa họ khỏi site SharePoint.

10. Điều gì xảy ra khi tôi xóa tài khoản Microsoft Teams?

Các tệp được xóa khỏi Dynamics 365 và SharePoint.